Die 10 besten Meeting-Management-Softwarelösungen 2026

Meeting-Management-Software hilft Ihnen dabei, Meetings zu organisieren, zu planen und zu dokumentieren, damit Ihr Team abgestimmt und fokussiert bleibt. Wenn Sie nach den besten Lösungen im Bereich Meeting-Management suchen, jonglieren Sie vermutlich mit vollen Kalendern, verstreuten Agenden und zu vielen Nachverfolgungen, die untergehen. 

Das richtige Tool kann Verwirrung verringern, die Zusammenarbeit verbessern, durch automatisierte Workflows wiederkehrende Aufgaben übernehmen und für umsetzbare Meetings sorgen.

Top Meeting-Management-Software – Übersicht

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Meeting-Management-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden können.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Parabol	Am besten geeignet für agile Team-Retrospektiv-Meetings	Kostenlose Version verfügbar	Ab $8/aktiver Nutzer/Monat	Website
2	Fathom	Ideal für sofortige Gesprächs-Highlights und Zusammenfassungen	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $15/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	Otter.ai	Am besten für die Erfassung von Live-Meeting-Notizen	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $8.33/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Fireflies.ai	Am besten für automatische Spracherkennung und Transkription	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $10/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Notta	Am besten für das Teilen durchsuchbarer Meeting-Transkripte	Kostenloses Paket verfügbar	Ab $8.17/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Fellow	Am besten geeignet für die gemeinsame Erstellung von Agenden	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Avoma	Am besten für KI-gesteuerte Gesprächseinblicke	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $19/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
8	MeetingBooster	Am besten für strukturierte Meeting-Workflows geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	tl;dv	Am besten für Video-Meeting-Notizen mit Zeitstempel	Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $18/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
10	Spinach AI	Am besten für die Integration von Notizen in Projekt-Tools	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Wrike

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.3

   Visit Website
3. 

   monday.com

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.6

   Visit Website

Top Meeting-Management-Software – Bewertungen

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Meeting-Management-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Integrationen und optimale Einsatzbereiche jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung für sich finden.

1

Parabol

Am besten geeignet für agile Team-Retrospektiv-Meetings

• Kostenlose Version verfügbar
• Ab $8/aktiver Nutzer/Monat

Visit Website

Rating: 4.7/5

Parabol ist ein agiles Meeting-Tool, das Retrospektiven, Sprint Poker Sessions, Stand-ups und Team-Check-ins strukturiert – mit integrierten Vorlagen, anonymer Eingabe und Aufgaben-Erfassung direkt in Ihrem Backlog-Management-Tool.

Für wen ist Parabol am besten geeignet?

Parabol passt ideal zu Scrum-Teams und agilen Coaches, die regelmäßige Retrospektiven, Sprint-Reviews und Planungssitzungen in verteilten oder hybriden Umgebungen durchführen.

Warum ich Parabol ausgewählt habe

Ich habe Parabol in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das einzige Meeting-Tool ist, das speziell für agile Zeremonien entwickelt wurde, anstatt sie nur nachträglich zu integrieren. Mir gefällt, wie das Retrospektiven-Format strukturierte Phasen durchsetzt: anonyme Ideensammlung, Gruppieren ähnlicher Rückmeldungen, Diskussion und Aufgaben-Erfassung – alles in einem Ablauf. 

Besonders überzeugt mich die Sprint Poker Funktion, die sich direkt mit Ihrem Backlog-Tool synchronisiert und die Story Points in Echtzeit aktualisiert, während Ihr Team schätzt, sodass nach der Session keine doppelte Arbeit entsteht.

Parabol Hauptfunktionen

• Über 40 Meeting-Vorlagen: Wählen Sie aus vordefinierten Formaten für Retrospektiven und Schätz-Meetings oder erstellen Sie eigene Vorlagen.
• Automatische Meeting-Zusammenfassungen: Parabol erstellt am Ende jedes Meetings automatisch eine Zusammenfassung, ganz ohne manuelle Notizen.
• Integrierte Diskussions-Timer: Setzen Sie Zeitlimits für Agendapunkte, damit Gespräche während der Live-Sitzungen fokussiert bleiben.
• Team Health Check: Führen Sie zu Beginn eines Meetings eine anonyme Stimmungsumfrage durch, um die Teamstimmung vor Beginn der Diskussion einzufangen.

Parabol-Integrationen

Parabol bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen, die auf Backlog-Management und Teamkommunikation ausgerichtet sind – darunter Jira, GitHub, GitLab, Linear, Azure DevOps, Slack, Microsoft Teams, Mattermost, Zoom und Google Kalender. Die Integration von Jira Server ist in der Enterprise-Stufe verfügbar. 

Pros and Cons

Pros:

• Anonyme Rückmeldungen beugen Gruppendenken bei Retrospektiven vor
• Vollständige Meeting-Historie pro Team gespeichert
• Open-Source mit Self-Hosting-Option verfügbar

Cons:

• Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar
• E-Mail-Zusammenfassungen werden ungeachtet der Teilnahme versendet

LEARN MORE ABOUT PARABOL:

• Check out Parabol on their website

2

Fathom

Ideal für sofortige Gesprächs-Highlights und Zusammenfassungen

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $15/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.6/5

Fathom ist ein KI-Notizassistent, der Videokonferenzen automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst sowie Aufgabenpunkte aus jedem Meeting extrahiert.

Für wen ist Fathom am besten geeignet?

Fathom ist ideal für Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die eine hohe Anzahl von Videogesprächen oder Webinaren führen und eine schnelle, präzise Dokumentation jedes Gesprächs benötigen.

Warum habe ich Fathom ausgewählt?

Ich habe Fathom als eines der besten ausgewählt, weil es unmittelbar nach Gesprächsende Zusammenfassungen liefert – ohne Wartezeit. Besonders gefällt mir die 'Ask Fathom'-Funktion, mit der Sie vergangene Meetings in natürlicher Sprache abfragen können, um schnell Kontext zu erhalten. 

Ebenfalls praktisch finde ich die Aufnahmemöglichkeit ohne sichtbare Bots: Fathom kann Gespräche aufnehmen, ohne einen sichtbaren Bot im Meeting einzublenden.

Fathom Hauptfunktionen

• Markieren von Highlights im Call: Markieren Sie wichtige Momente während eines Live-Gesprächs, damit diese direkt nach dem Meeting ausgeschnitten und abrufbar sind.
• Automatische CRM-Synchronisierung: Übertragen Sie Notizen und Zusammenfassungen direkt in verbundene CRMs wie Salesforce und HubSpot – ohne manuelle Dateneingabe.
• Transkripte mit Sprecherzuweisung: In den Transkripten werden die Redner namentlich zugeordnet, sodass Sie nachvollziehen können, wer was gesagt hat.
• Team-Anrufbibliothek: Alle aufgezeichneten Gespräche werden in einem gemeinsamen Arbeitsbereich gespeichert und organisiert, sodass Ihr ganzes Team vergangene Meetings durchsuchen und überprüfen kann.

Fathom Integrationen

Fathom bietet native Integrationen mit HubSpot, Salesforce, Close CRM, Slack, Asana, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams sowie Partnerintegrationen mit Tools wie Pylon, Twine und GetAccept. Es verbindet sich auch mit Zapier und bietet eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Großzügiger kostenloser Tarif mit unbegrenzten Aufnahmen
• Teilbare Clips aus jedem aufgezeichneten Meeting
• Entspricht HIPAA, SOC 2 Typ II und DSGVO

Cons:

• Die mobile App ist nur für iOS verfügbar
• Hochgeladene Audio- oder Videodateien können nicht verarbeitet werden

LEARN MORE ABOUT FATHOM:

• Check out Fathom on their website

3

Otter.ai

Am besten für die Erfassung von Live-Meeting-Notizen

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $8.33/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.4/5

Otter.ai ist eine Meeting-Notizen-Plattform, die Live-Transkriptionen aufzeichnet, in Echtzeit Zusammenfassungen generiert und es den Teilnehmern ermöglicht, während des Anrufs direkt an den Notizen zusammenzuarbeiten.

Für wen ist Otter.ai am besten geeignet?

Otter.ai eignet sich besonders gut für Teams in schnelllebigen Meetings, die Entscheidungen mit einem gemeinsamen, live erstellten Protokoll von Beschlüssen und Aufgabenpunkten beschleunigen möchten.

Warum habe ich Otter.ai ausgewählt?

Otter.ai verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil es bei Echtzeit-Transkriptionen wirklich glänzt. Während die meisten Tools erst nachträglich transkribieren, erscheinen bei Otter die gesprochenen Worte direkt auf dem Bildschirm – mit Sprecherangabe in Echtzeit. 

Mir gefällt zudem die OtterPilot-Funktion, die automatisch an Anrufen teilnimmt und es den Teilnehmern ermöglicht, das Live-Transkript während des Meetings zu lesen, hervorzuheben und zu kommentieren. Das macht es besonders nützlich für verteilte Teams, bei denen nicht alle dem Audio aufmerksam folgen können.

Wichtige Funktionen von Otter.ai

• Automatisierte Erkennung von Aufgabenpunkten: Otter identifiziert und extrahiert Aufgabenpunkte aus dem Transkript, damit nach dem Meeting nichts verloren geht.
• KI-Meeting-Zusammenfassungen: Erstellt nach jedem Meeting eine komprimierte Zusammenfassung der gesamten Konversation.
• Otter AI Chat: Ermöglicht es, Fragen zu vergangenen Meetings zu stellen und die Antworten direkt aus gespeicherten Transkripten zu erhalten.
• Gemeinsamer Arbeitsbereich: Organisiert alle Meeting-Notizen in einem Team-Arbeitsbereich, in dem Mitglieder nach vergangenen Meetings suchen und darauf zugreifen können.

Otter.ai Integrationen

Otter.ai bietet über 30 native Integrationen, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, HubSpot, Salesforce, Notion, Jira, Google Docs und Asana. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile App erfasst persönliche Meetings
• Durchsuchbares Transkript-Archiv über alle Meetings hinweg
• Benutzerdefiniertes Vokabular verbessert die Transkriptionsgenauigkeit

Cons:

• Begrenzte Automatisierungsoptionen für Aufgaben nach dem Meeting
• OtterPilot-Bot tritt sichtbar Anrufen bei

LEARN MORE ABOUT OTTER.AI:

• Check out Otter.ai on their website

4

Fireflies.ai

Am besten für automatische Spracherkennung und Transkription

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $10/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.3/5

Fireflies.ai ist eine Sprachintelligenz-Plattform, die automatisch an Ihren Meetings teilnimmt, Gespräche aufzeichnet, transkribiert und analysiert – mit durchsuchbaren Transkripten, Themen-Erkennung und KI-generierten Zusammenfassungen.

Für wen ist Fireflies.ai am besten geeignet?

Fireflies.ai ist bestens geeignet für verteilte Vertriebs-, Kundenservice- und Customer-Success-Teams, die genaue und durchsuchbare Aufzeichnungen jeder Kundenkommunikation benötigen.

Warum ich Fireflies.ai gewählt habe

Ich habe Fireflies.ai als eines der besten ausgewählt, weil die Transkriptionsgenauigkeit wirklich schwer zu übertreffen ist. Es wird eine Genauigkeit von 95% in über 100 Sprachen behauptet, mit automatischer Sprechererkennung, die im gesamten Transkript kennzeichnet, wer was gesagt hat. 

Ich schätze auch die automatische Spracherkennung, die zwischen Meetings die Sprache wechselt, ohne manuelle Einstellungen. Für Teams mit aufeinanderfolgenden Anrufen ermöglicht das AskFred-Feature, vergangene Transkripte mit einfachen Sprachfragen zu durchsuchen, anstatt sich durch Roh-Notizen zu scrollen.

Fireflies.ai Hauptfunktionen

• KI-Meeting-Zusammenfassungen: Automatisch komprimierte Meeting-Zusammenfassungen mit zentralen Diskussionspunkten nach jedem Anruf generieren.
• Themen-Tracker: Markiert und kategorisiert bestimmte Wörter oder Phrasen in Transkripten, sodass Sie Meetings nach Thema filtern können.
• Soundbites: Ermöglicht das Ausschneiden kurzer Audio- oder Videosequenzen aus jedem aufgezeichneten Meeting, um einzelne Momente zu teilen.
• Inline-Zusammenarbeit: Fügen Sie Kommentare und Reaktionen direkt zu Transkriptzeilen hinzu, damit Teammitglieder die Plattform nicht verlassen müssen, um Anmerkungen zu machen.

Fireflies.ai Integrationen

Fireflies.ai bietet native Integrationen mit über 100 Apps, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, HubSpot, Salesforce, Notion, Confluence, Asana und Linear. Es ist außerdem mit Zapier verbunden und bietet eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Transkription unterstützt über 100 Sprachen nativ
• Teilt Audioausschnitte einfach aus Aufnahmen
• Stimmungsanalyse erkennt Tonalitätswechsel im Meeting

Cons:

• Funktionsfülle kann überwältigend wirken
• Genauigkeit sinkt bei sich überschneidenden Sprechern

LEARN MORE ABOUT FIREFLIES.AI:

• Check out Fireflies.ai on their website

5

Notta

Am besten für das Teilen durchsuchbarer Meeting-Transkripte

• Kostenloses Paket verfügbar
• Ab $8.17/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Notta ist ein KI-Meeting-Assistent, der Live-Meetings und Audiodateien aufzeichnet und transkribiert, um die Ergebnisse anschließend in teilbare, durchsuchbare Transkripte mit KI-generierten Zusammenfassungen und Aktionspunkten zu organisieren.

Für wen ist Notta am besten geeignet?

Notta eignet sich besonders gut für Teams mit asynchroner Arbeitsweise, bei denen Nichtteilnehmende schnell nachverfolgen oder nachschlagen müssen, was in den Meetings besprochen oder entschieden wurde, die sie verpasst haben.

Warum habe ich Notta ausgewählt?

Ich habe Notta in meine Favoriten aufgenommen, weil der gesamte Transkriptionsprozess – von der Erfassung bis zur Weitergabe – sehr überzeugend abgedeckt wird. Transkripte sind nach Stichworten durchsuchbar und mit Zeitstempeln versehen, sodass alle, die ein Meeting verpasst haben, direkt zum genauen Zeitpunkt springen können, an dem etwas gesagt wurde. 

Mir gefällt außerdem, dass man bestimmte Zeilen als Schlüsselpunkte, To-dos oder Projektnotizen markieren und das Transkript mit bereits sichtbaren Highlights für Empfänger:innen teilen kann.

Notta Hauptfunktionen

• KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen: Notta erstellt automatisch komprimierte Zusammenfassungen nach jedem Meeting, sodass man nicht das gesamte Transkript lesen muss.
• Extraktion von Aktionspunkten: Die KI erkennt und extrahiert direkt die Aktionspunkte aus dem Transkript und führt sie in einer separaten Liste auf.
• Mehrsprachige Transkription: Notta unterstützt Transkription in über 58 Sprachen, einschließlich dem nahtlosen Wechsel zwischen Sprachen während des Meetings.
• Automatischer Teilnahme-Bot: Der Notta-Bot nimmt stellvertretend an geplanten Anrufen teil und startet dank Kalendersynchronisierung automatisch die Aufzeichnung.

Notta Integrationen

Notta bietet über 20 native Integrationen, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, Slack, Notion, Google Docs, Salesforce, HubSpot und ClickUp. Es ist zudem mit Zapier verbunden und unterstützt die Kalendersynchronisierung mit Google Calendar und Outlook Calendar für die automatisierte Meeting-Aufzeichnung.

Pros and Cons

Pros:

• Mindmap-Funktion unterstützt Brainstorming-Sitzungen
• Wandelt Notizen in Infografiken und Tabellen um
• Zweisprachige Transkription für mehrsprachige Meetings

Cons:

• Genauigkeit nimmt bei überlappender Sprache ab
• Im kostenlosen Paket sind Aufzeichnungen auf drei Minuten begrenzt

LEARN MORE ABOUT NOTTA:

• Check out Notta on their website

6

Fellow

Am besten geeignet für die gemeinsame Erstellung von Agenden

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Fellow ist ein KI-Meeting-Assistent, der Meetings über Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Slack aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. Zudem unterstützt er die gemeinsame Erstellung von Tagesordnungen und die Nachverfolgung von To-dos.

Für wen ist Fellow am besten geeignet?

Fellow eignet sich besonders für Manager und Teamleiter in mittelgroßen Tech-Unternehmen, die Meetings planen, häufig Einzelgespräche führen und funktionsübergreifende Abstimmungen managen müssen.

Warum ich Fellow ausgewählt habe

Ich habe Fellow als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Funktion für gemeinsam nutzbare Tagesordnungen Meetings von Anfang an verändert. Vor einem Meeting können alle Teilnehmer direkt Gesprächspunkte zur gemeinsamen Agenda hinzufügen, sodass niemand unvorbereitet erscheint. 

Auch die Vorbereitungs-Briefings gefallen mir, die automatisch den Kontext zusammentragen, damit Sie vorbereitet ins Meeting gehen. Kombiniert man das mit der To-do-Nachverfolgung, die sich nahtlos mit Tools wie Asana und Jira synchronisiert, werden Nachverfolgungen tatsächlich umgesetzt.

Wichtige Funktionen von Fellow

• Meeting-Automatisierungen: Ausgewählte Meetings werden automatisch aufgezeichnet, Teilnehmer werden zur Agenda-Vorbereitung aufgefordert und Erinnerungen vor dem Meeting verschickt – ganz ohne manuelle Einrichtung.
• 500+ Meeting-Vorlagen: Zugriff auf eine Bibliothek mit Agenda-Vorlagen für jeden Meeting-Typ, mit der Möglichkeit, eigene wiederkehrende Formate individuell anzupassen.
• KI-Aufzeichnungsbibliothek: Alle aufgezeichneten Meetings werden in einer zentralen, durchsuchbaren Bibliothek mit rollenbasierten Zugriffsrechten gespeichert, sodass die richtigen Personen den passenden Inhalt finden können.
• Intelligenz über Meetings hinweg: Mit dem Ask Fellow KI-Agenten lassen sich alle Transkripte und Zusammenfassungen durchsuchen und Entscheidungen oder Kontexte aus früheren Meetings schnell auffinden.

Fellow-Integrationen

Fellow bietet mehr als 50 native Integrationen, darunter Slack, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Asana, Jira, Linear, Salesforce, HubSpot und Confluence. Es verbindet sich mit Zapier und verfügt über eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Geteilte Agenden sorgen für gut vorbereitete Teilnehmer
• To-dos werden nach dem Meeting automatisch verteilt
• Leistungsstarke Tools für Einzelgesprächs-Tracking

Cons:

• Suche in alten Meetingnotizen ist umständlich
• Vorlagen können unintuitiv zu individualisieren sein

LEARN MORE ABOUT FELLOW:

• Check out Fellow on their website

7

Avoma

Am besten für KI-gesteuerte Gesprächseinblicke

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $19/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Avoma ist ein KI-Meeting-Assistent, der Anrufaufzeichnung, Agenda-Management, automatische Notizen und Gesprächsanalyse in einem verbundenen Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist Avoma am besten geeignet?

Avoma eignet sich besonders gut für B2B-Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die strukturierte Gesprächsanalysen über den gesamten Verkaufsprozess hinweg benötigen.

Warum ich Avoma gewählt habe

Ich habe Avoma in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil dessen Gesprächsintelligenz tiefer geht als bei den meisten Meeting-Tools. Das KI-basierte Call-Scoring läuft automatisch über 100% der aufgezeichneten Anrufe, sodass Vertriebsleiter konsistente, objektive Coaching-Daten erhalten, ohne die Aufzeichnungen manuell überprüfen zu müssen. 

Mir gefallen auch die benutzerdefinierten Smart Tracker sehr, die semantisches Matching nutzen, um Schlüsselwörter und Themen präzise über alle Anrufe hinweg zu verfolgen. Diese Nuance macht das Tool wesentlich nützlicher als Lösungen, die sich nur auf exakte Übereinstimmungen verlassen.

Wichtige Funktionen von Avoma

• KI-generierte Follow-up-E-Mails: Erstellt nach jedem aufgezeichneten Meeting automatisch Follow-up-E-Mails auf Basis von Transkripten und Notizen.
• Live-Antwort-Assistent: Zeigt in Echtzeit empfohlene Antworten während aktiver Anrufe an, damit Mitarbeitende Einwände direkt bearbeiten können.
• KI-Vertriebs-Methodik-Scoring: Bewertet Anrufe automatisch anhand von Frameworks wie MEDDIC und SPICED, ohne manuelle Eingaben von Mitarbeitenden.
• Gesprächsmuster-Analysen: Zerlegt Metriken wie Sprech-/Hörverhältnis und Thema-Trends über alle aufgezeichneten Anrufe des Teams.

Avoma-Integrationen

Avoma bietet native Integrationen mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Slack, Aircall, RingCentral und Salesloft. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und bietet eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatische Aktualisierung von CRM-Feldern nach Anrufen
• Transkription in über 75 Sprachen verfügbar
• Modulares Preismodell, sodass Sie nur das kaufen, was Sie benötigen

Cons:

• Vor allem für kundenorientierte Teams entwickelt
• Sprecher-Zuordnung in Transkripten sollte verbessert werden

LEARN MORE ABOUT AVOMA:

• Check out Avoma on their website

8

MeetingBooster

Am besten für strukturierte Meeting-Workflows geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

MeetingBooster ist eine Plattform für das Sitzungsmanagement, die sich auf die Erstellung von Tagesordnungen, strukturiertes Notieren und das formale Erstellen von Protokollen konzentriert, mit integrierter Aufgabenverfolgung und Verwaltung von Sitzungsserien für wiederkehrende Meetings.

Für wen ist MeetingBooster am besten geeignet?

MeetingBooster eignet sich besonders für Organisationen in regulierten Umgebungen wie Kommunalverwaltungen, Vorständen und Ausschüssen, bei denen formale Protokolle, dokumentierte Entscheidungen und strukturierte Tagesordnungen Standardanforderungen sind.

Warum ich MeetingBooster ausgewählt habe

Ich habe MeetingBooster als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes mir bekanntes Tool Sitzungsstrukturen derart konsequent einfordert. Besonders gut gefällt mir das Notizkarten-Feature, das Sie Schritt für Schritt durch ein Live-Meeting führt und dabei Notizen, Entscheidungen und Aufgaben direkt zu jedem Tagesordnungspunkt in Echtzeit festhält. 

Am Ende des Meetings kann ich einen Protokollstil auswählen, den Entwurf prüfen und das finale Protokoll in wenigen Minuten verteilen – ganz ohne Nachbearbeitung. Es ist das einzige mir bekannte Tool, bei dem Tagesordnung, Notizen und Protokolle einen wirklich verbundenen Workflow darstellen.

MeetingBooster Schlüsselfunktionen

• Genehmigungsprozess für Tagesordnungen: Lassen Sie Tagesordnungen vor der Sitzung durch einen versionierten Genehmigungsworkflow laufen, damit alle Beteiligten die Struktur im Voraus abzeichnen können.
• Meeting-Analysen: Verfolgen Sie Anwesenheit, Meetingkosten, Aufgabenabschlüsse und Statusberichte über mehrere Sitzungen hinweg, um Muster im Zeitverlauf sichtbar zu machen.
• Teilnehmerbezogene Notizen: Weisen Sie bestimmten Teilnehmern die Notizaufzeichnung zu, wobei jede Person Notizen direkt zu ihrer Rolle im Meeting festhält.
• Entscheidungstools: Nutzen Sie integrierte Abstimmungen, Pro-/Contra-Analysen und Bewertungstools während des Meetings, um Gruppenentscheidungen zu treffen und formell zu dokumentieren.

MeetingBooster Integrationen

MeetingBooster integriert sich nativ mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Google Kalender und Active Directory. Darüber hinaus werden Integrationen mit Jira, Microsoft Planner, Trello und Slack über die API unterstützt und eine Anbindung an Zapier sowie Microsoft Power Automate ist möglich. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Abstimmungs- und Entscheidungstracking-Tools
• Formale Protokolle werden automatisch aus Notizen generiert
• Aufgabenverfolgung über mehrere Meetings hinweg mit Fälligkeitsdaten

Cons:

• Begrenzte Flexibilität bei der Veröffentlichung von Maßnahmenpunkten
• Die Rollenverteilung zwischen Moderator und Protokollant ist schwierig

LEARN MORE ABOUT MEETINGBOOSTER:

• Check out MeetingBooster on their website

9

tl;dv

Am besten für Video-Meeting-Notizen mit Zeitstempel

• Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $18/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

tl;dv ist ein Meeting-Aufzeichnungs- und Notizentool, mit dem Sie Videokonferenzen mit Zeitstempel-Highlights, KI-generierten Zusammenfassungen und teilbaren Clips aus Zoom-, Google Meet- und Microsoft Teams-Anrufen erfassen können.

Für wen ist tl;dv am besten geeignet?

tl;dv ist besonders geeignet für Produkt- und Forschungsteams, die Schlüsselmomente aus Meetings ausschneiden, mit Zeitstempeln versehen und teilen müssen, ohne sich komplette Aufzeichnungen ansehen zu müssen.

Warum ich tl;dv ausgewählt habe

tl;dv hat seinen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil seine Notizen mit Zeitstempel wirklich benutzbarer sind als bei den meisten anderen Meeting-Recordern. Mir gefällt, dass jede KI-generierte Notiz direkt den exakten Moment im Video verlinkt, sodass jeder, der die Aufnahme überprüft, sofort zum relevanten Kontext springen kann, statt das gesamte Video durchsuchen zu müssen. 

Die Clip- und Reel-Funktionen ermöglichen es meinem Team, bestimmte Momente auszuschneiden und asynchron zu teilen, was ich besonders nützlich finde, um Nutzerforschungs-Erkenntnisse für Stakeholder, die nicht dabei waren, zugänglich zu machen.

tl;dv Hauptfunktionen

• KI-Reports über mehrere Meetings hinweg: Erkenntnisse aus mehreren aufgezeichneten Meetings abfragen und zusammenfassen sowie Trends erkennen, ohne einzelne Aufnahmen prüfen zu müssen.
• Anpassbare Notizvorlagen: Strukturierte Zusammenfassungsformate einrichten, einschließlich Vertriebsmethodiken wie MEDDIC, in der bevorzugten Sprache Ihres Teams.
• Automatische CRM-Protokollierung: Überträgt Gesprächsnotizen und Abschlussergebnisse nach jedem Meeting direkt in Ihr CRM, ganz ohne manuelle Dateneingabe.
• Mehrsprachige Transkription: Transkribiert und übersetzt Meetings in über 30 Sprachen, mit vollständiger Lokalisierung in 7 Sprachen.

tl;dv Integrationen

tl;dv bietet native Integrationen mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Slack, Google Docs und Notion. Über Zapier sind mehr als 6.000 zusätzliche Apps verfügbar. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• One-Click-Zeitstempel während Live-Anrufen
• Clips und Reels aus aufgezeichneten Meetings
• Meeting-übergreifende Suche in allen Aufzeichnungen

Cons:

• Kostenloser Plan löscht Aufzeichnungen nach 3 Monaten
• Begrenzte quantitative Analysen zu Anrufdaten

LEARN MORE ABOUT TL;DV:

• Check out tl;dv on their website

10

Spinach AI

Am besten für die Integration von Notizen in Projekt-Tools

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Spinach AI ist ein KI-Meeting-Assistent, der Meetings automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst und anschließend Aufgaben, Entscheidungen und Nachverfolgungen direkt in Ihre Projektmanagement-Tools überträgt.

Für wen ist Spinach AI am besten geeignet?

Spinach AI eignet sich besonders für Produkt- und Entwicklungsteams, die häufig Stand-ups, Sprint-Reviews und bereichsübergreifende Abstimmungen mit Tools wie Jira oder Linear durchführen.

Warum ich Spinach AI ausgewählt habe

Spinach AI sichert sich seinen Platz auf meiner Shortlist, weil es die Lücke zwischen gemeinsam besprochenen Themen in Meetings und deren tatsächlicher Umsetzung schließt. Besonders gefällt mir, dass Spinach AI erkannte Aufgaben automatisch als Tickets in Jira, Linear oder Asana anlegt, ohne dass jemand nach dem Termin Notizen manuell übertragen muss. 

Ein weiteres Highlight ist für mich das CRM-Auto-Update: Vertriebs- und Customer-Success-Gespräche übertragen Follow-ups direkt in HubSpot oder Salesforce, sobald das Meeting beendet ist.

Wichtige Funktionen von Spinach AI

• Mehrsprachige Transkription: Spinach AI transkribiert Meetings in 100 Sprachen und ist damit weltweit in verteilten Teams einsetzbar.
• Erstellung von Zusammenfassungs-E-Mails: Am Ende jedes Meetings verfasst und verschickt Spinach AI automatisch eine Zusammenfassungs-E-Mail an alle Teilnehmenden.
• KI-Meeting-Coach: Spinach AI analysiert Meetingmuster und liefert Erkenntnisse, damit Führungskräfte effizientere Einzel- und Teamgespräche führen können.
• Gemeinsamer Agenda-Builder: Teams können vor dem Termin gemeinsam die Agenda erstellen und Punkte hinzufügen.

Spinach AI Integrationen

Spinach AI bietet native Integrationen mit Jira, Asana, Trello, Linear, ClickUp, monday.com, Notion, Confluence, Slack, HubSpot, Salesforce, Zoho und Attio. Außerdem funktioniert Spinach AI mit Google Meet, Microsoft Teams und Zoom als Meeting-Quellen. Spinach AI lässt sich über Zapier anbinden und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Zusammenfassungen nach Entscheidungen und To-dos gegliedert
• Speziell auf agile Meeting-Formate zugeschnitten
• Keine Erstellung eines eigenen KI-Agenten nötig

Cons:

• Format der Zusammenfassungen ist manchmal uneinheitlich
• Keine Möglichkeit, KI-Agenten von Grund auf zu erstellen

LEARN MORE ABOUT SPINACH AI:

• Check out Spinach AI on their website

Weitere Meeting-Management-Software

Hier sind einige weitere Meeting-Management-Software-Optionen, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

1. MeetGeek

   Am besten für automatisierte Videozusammenfassungen von Meetings

2. Sembly AI

   Am besten geeignet für mehrsprachige Meeting-Transkription

Wie wählt man Meeting-Management-Software aus?

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie im Auswahlprozess für die passende Software nicht den Überblick verlieren, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie im Blick behalten sollten:

Was ist Meeting-Management-Software?

Meeting-Management-Software hilft Teams dabei, Meetings zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren, indem Agenden, Notizen, Aufgaben und Nachverfolgungen zentral an einem Ort verwaltet werden. Diese Tools vereinfachen die Terminplanung, fördern Zusammenarbeit und stellen Verantwortlichkeit sicher, indem sie wichtige Entscheidungen und Aufgaben projektübergreifend sichtbar halten. 

Oft integriert sich Meeting-Management-Software mit Kalendern, Videoplattformen und Projektmanagement-Systemen, sodass Meetings umsetzbar bleiben und Ergebnisse nicht verloren gehen.

Funktionen

Beim Auswählen einer Meeting-Management-Software sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:

• Agenda-Erstellung: Erstellen, teilen und bearbeiten Sie Tagesordnungen gemeinsam im Vorfeld von Meetings, damit alle Klarheit über Themen, Ziele und Verantwortlichkeiten haben.
• Kollaboratives Notizenmachen: Halten Sie Protokolle und Diskussionspunkte in Echtzeit mit mehreren Mitwirkenden fest, damit kein wichtiger Punkt verloren geht.
• Nachverfolgung von Aufgaben: Weisen Sie Folgeaufgaben mit Verantwortlichen und Fristen bereits im Meeting zu und verfolgen Sie die Erledigung in zukünftigen Sitzungen.
• Entscheidungsprotokollierung: Halten Sie Vereinbarungen und wichtige Entscheidungen in einem zugänglichen, organisierten Protokoll fest, um einen einfachen Überblick und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Kalenderintegration: Synchronisieren Sie mit Google, Outlook oder anderen Kalendern, um die Terminplanung zu vereinfachen und Meetings für alle relevanten Teilnehmenden sichtbar zu machen.
• Integration für Videokonferenzen: Nehmen Sie direkt aus der App an Videomeetings teil und übernehmen Sie Details aus Plattformen wie Zoom, Teams oder Meet.
• Vorlagen für wiederkehrende Meetings: Standardisieren Sie Standups, Projekt-Reviews oder Retrospektiven mit vorgefertigten Vorlagen, um Zeit zu sparen und für Konsistenz zu sorgen.
• Dokumentenanhänge: Fügen Sie relevante Dateien, Präsentationen oder unterstützende Dokumente den Tagesordnungen oder Protokollen hinzu – so sind sie vor, während und nach Meetings leicht zugänglich.
• Berechtigungen und Zugriffskontrolle: Steuern Sie, wer Tagesordnungen und Notizen einsehen, bearbeiten oder teilen darf, um Vertraulichkeit bei Bedarf zu wahren.
• Durchsuchbare Archive: Finden Sie vergangene Diskussionen, Entscheidungen oder Notizen schnell wieder, damit Teammitglieder auf frühere Kontexte zugreifen und doppelte Gespräche vermeiden können.

Gängige KI-Funktionen in Meeting-Management-Software

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI, mit Features wie:

• Automatische Meeting-Transkription: KI hört während der Besprechung zu und erstellt genaue, durchsuchbare Transkripte, damit Sie Diskussionen nachlesen oder Protokolle mit abwesenden Teammitgliedern teilen können.
• KI-generierte Zusammenfassungen: Sie erhalten sofort prägnante Zusammenfassungen der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben – das spart Zeit beim manuellen Protokollieren und Nachbereiten.
• Intelligente Aufgabenextraktion: Die KI erkennt Aufgaben aus Gesprächen und weist diese direkt zu – so sinkt das Risiko vergessener To-dos und Verantwortlichkeiten werden ohne zusätzlichen Administrationsaufwand festgelegt.
• Intelligente Agenda-Vorschläge: Basierend auf vorherigen Meetings und Projektkontext empfiehlt die KI relevante Themen oder Tagesordnungspunkte, damit Meetings fokussiert und produktiv bleiben.
• Sprecherkennung: Die KI unterscheidet in Transkripten zwischen Teilnehmenden und ordnet Kommentare sowie Entscheidungen den richtigen Personen zu; das sorgt für mehr Klarheit und Nachvollziehbarkeit.
• Stimmungsanalyse: KI bewertet den Ton und das Engagement der Diskussionen und hilft Führungskräften, mögliche Probleme oder Entwicklungen der Teamstimmung im Zeitverlauf zu erkennen.

Vorteile

Die Einführung von Meeting-Management-Software bringt für Ihr Team und Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Verbesserte Organisation: Zentralisiert Agenden, Protokolle und Aufgaben, damit Teams Entscheidungen und zu erledigende Aufgaben über alle Meetings und Projekte hinweg nachverfolgen können.
• Mehr Verantwortlichkeit: Weist Folgeaufgaben zu und protokolliert Ergebnisse – so ist immer klar, wer für welche Aufgabe oder Entscheidung zuständig ist, wodurch weniger Zusagen vergessen werden.
• Zeitersparnis: Durch Vorlagen, Integrationen und mitunter KI-Funktionen werden sich wiederholende Vor- und Nachbereitungsaufgaben automatisiert – so bleibt mehr Zeit für Projektarbeit.
• Konsequente Meeting-Ergebnisse: Standardisierte Abläufe und Meetingformate helfen Teams, keine Tagesordnungspunkte zu verpassen und gewährleisten, dass wichtige Themen besprochen werden.
• Bessere Projektabstimmung: Die Ergebnisse von Meetings werden mit Projektmanagement-Tools synchronisiert, sodass Aufgaben und Entscheidungen nahtlos in die Teamprozesse einfließen können.
• Vereinfachte Compliance: Berechtigungssteuerung und durchsuchbare Archive unterstützen Transparenz, Aufzeichnungspflichten oder Governance-Anforderungen, wo dies erforderlich ist.
• Bessere Meeting-Insights: Analysen und Dashboards helfen Führungskräften, die optimale Meetinghäufigkeit zu bestimmen, Engagement zu steuern und eine Überlastung durch Meetings zu vermeiden.

Kosten und Preise

Die Auswahl einer Meeting-Management-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preisstrukturen und Pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzfunktionen und mehr. Die folgende Tabelle fasst gängige Pläne, deren Durchschnittspreise und typische in Meeting-Management-Lösungen enthaltene Features zusammen:

Vergleichstabelle der Pläne für Meeting-Management-Software