10 beste Softwarelösungen für Meeting-Management im Jahr 2026
Beste Software zur Besprechungsverwaltung – Kurzliste
Software zur Besprechungsverwaltung hilft Ihnen dabei, Besprechungen zu organisieren, zu planen und zu dokumentieren, damit Ihr Team abgestimmt und konzentriert arbeiten kann. Wenn Sie nach den besten Lösungen zur Besprechungsverwaltung suchen, jonglieren Sie wahrscheinlich mit vollen Kalendern, verstreuten Tagesordnungen und zu vielen Nachverfolgungsaufgaben, die unter den Tisch fallen.
Das richtige Tool kann Verwirrung reduzieren, die Zusammenarbeit verbessern, automatisierte Workflows zur Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben nutzen und dafür sorgen, dass Besprechungen zu konkreten Ergebnissen führen.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software zur Besprechungsverwaltung
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine besten Softwarelösungen zur Besprechungsverwaltung zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für die gemeinsame Erstellung von Agenden | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für agile Team-Retrospektiv-Meetings | Kostenlose Version verfügbar | Ab $8/aktiver Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Ideal für sofortige Gesprächs-Highlights und Zusammenfassungen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $15/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für KI-gesteuerte Gesprächseinblicke | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten für die Erfassung von Live-Meeting-Notizen | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $8.33/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten für automatische Spracherkennung und Transkription | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für das Teilen durchsuchbarer Meeting-Transkripte | Kostenloses Paket verfügbar | Ab $8.17/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für strukturierte Meeting-Workflows geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für Video-Meeting-Notizen mit Zeitstempel | Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $18/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 10 | Am besten für die Integration von Notizen in Projekt-Tools | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Bewertungen der besten Software zur Besprechungsverwaltung
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Besprechungsverwaltung, die es auf meine Kurzliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Integrationen und besten Einsatzmöglichkeiten jeder Plattform und helfen Ihnen dabei, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden.
Fellow
Am besten geeignet für die gemeinsame Erstellung von Agenden
Fellow ist ein KI-Meeting-Assistent, der Meetings über Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Slack aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. Zudem unterstützt er die gemeinsame Erstellung von Tagesordnungen und die Nachverfolgung von To-dos.
Für wen ist Fellow am besten geeignet?
Fellow eignet sich besonders für Manager und Teamleiter in mittelgroßen Tech-Unternehmen, die Meetings planen, häufig Einzelgespräche führen und funktionsübergreifende Abstimmungen managen müssen.
Warum ich Fellow ausgewählt habe
Ich habe Fellow als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Funktion für gemeinsam nutzbare Tagesordnungen Meetings von Anfang an verändert. Vor einem Meeting können alle Teilnehmer direkt Gesprächspunkte zur gemeinsamen Agenda hinzufügen, sodass niemand unvorbereitet erscheint.
Auch die Vorbereitungs-Briefings gefallen mir, die automatisch den Kontext zusammentragen, damit Sie vorbereitet ins Meeting gehen. Kombiniert man das mit der To-do-Nachverfolgung, die sich nahtlos mit Tools wie Asana und Jira synchronisiert, werden Nachverfolgungen tatsächlich umgesetzt.
Wichtige Funktionen von Fellow
- Meeting-Automatisierungen: Ausgewählte Meetings werden automatisch aufgezeichnet, Teilnehmer werden zur Agenda-Vorbereitung aufgefordert und Erinnerungen vor dem Meeting verschickt – ganz ohne manuelle Einrichtung.
- 500+ Meeting-Vorlagen: Zugriff auf eine Bibliothek mit Agenda-Vorlagen für jeden Meeting-Typ, mit der Möglichkeit, eigene wiederkehrende Formate individuell anzupassen.
- KI-Aufzeichnungsbibliothek: Alle aufgezeichneten Meetings werden in einer zentralen, durchsuchbaren Bibliothek mit rollenbasierten Zugriffsrechten gespeichert, sodass die richtigen Personen den passenden Inhalt finden können.
- Intelligenz über Meetings hinweg: Mit dem Ask Fellow KI-Agenten lassen sich alle Transkripte und Zusammenfassungen durchsuchen und Entscheidungen oder Kontexte aus früheren Meetings schnell auffinden.
Fellow-Integrationen
Fellow bietet mehr als 50 native Integrationen, darunter Slack, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Asana, Jira, Linear, Salesforce, HubSpot und Confluence. Es verbindet sich mit Zapier und verfügt über eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Geteilte Agenden sorgen für gut vorbereitete Teilnehmer
- To-dos werden nach dem Meeting automatisch verteilt
- Leistungsstarke Tools für Einzelgesprächs-Tracking
Cons:
- Suche in alten Meetingnotizen ist umständlich
- Vorlagen können unintuitiv zu individualisieren sein
Parabol
Am besten geeignet für agile Team-Retrospektiv-Meetings
Parabol ist ein agiles Meeting-Tool, das Retrospektiven, Sprint Poker Sessions, Stand-ups und Team-Check-ins strukturiert – mit integrierten Vorlagen, anonymer Eingabe und Aufgaben-Erfassung direkt in Ihrem Backlog-Management-Tool.
Für wen ist Parabol am besten geeignet?
Parabol passt ideal zu Scrum-Teams und agilen Coaches, die regelmäßige Retrospektiven, Sprint-Reviews und Planungssitzungen in verteilten oder hybriden Umgebungen durchführen.
Warum ich Parabol ausgewählt habe
Ich habe Parabol in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das einzige Meeting-Tool ist, das speziell für agile Zeremonien entwickelt wurde, anstatt sie nur nachträglich zu integrieren. Mir gefällt, wie das Retrospektiven-Format strukturierte Phasen durchsetzt: anonyme Ideensammlung, Gruppieren ähnlicher Rückmeldungen, Diskussion und Aufgaben-Erfassung – alles in einem Ablauf.
Besonders überzeugt mich die Sprint Poker Funktion, die sich direkt mit Ihrem Backlog-Tool synchronisiert und die Story Points in Echtzeit aktualisiert, während Ihr Team schätzt, sodass nach der Session keine doppelte Arbeit entsteht.
Parabol Hauptfunktionen
- Über 40 Meeting-Vorlagen: Wählen Sie aus vordefinierten Formaten für Retrospektiven und Schätz-Meetings oder erstellen Sie eigene Vorlagen.
- Automatische Meeting-Zusammenfassungen: Parabol erstellt am Ende jedes Meetings automatisch eine Zusammenfassung, ganz ohne manuelle Notizen.
- Integrierte Diskussions-Timer: Setzen Sie Zeitlimits für Agendapunkte, damit Gespräche während der Live-Sitzungen fokussiert bleiben.
- Team Health Check: Führen Sie zu Beginn eines Meetings eine anonyme Stimmungsumfrage durch, um die Teamstimmung vor Beginn der Diskussion einzufangen.
Parabol-Integrationen
Parabol bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen, die auf Backlog-Management und Teamkommunikation ausgerichtet sind – darunter Jira, GitHub, GitLab, Linear, Azure DevOps, Slack, Microsoft Teams, Mattermost, Zoom und Google Kalender. Die Integration von Jira Server ist in der Enterprise-Stufe verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Anonyme Rückmeldungen beugen Gruppendenken bei Retrospektiven vor
- Vollständige Meeting-Historie pro Team gespeichert
- Open-Source mit Self-Hosting-Option verfügbar
Cons:
- Benutzeroberfläche nur auf Englisch verfügbar
- E-Mail-Zusammenfassungen werden ungeachtet der Teilnahme versendet
Fathom
Ideal für sofortige Gesprächs-Highlights und Zusammenfassungen
Fathom ist ein KI-Notizassistent, der Videokonferenzen automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst sowie Aufgabenpunkte aus jedem Meeting extrahiert.
Für wen ist Fathom am besten geeignet?
Fathom ist ideal für Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die eine hohe Anzahl von Videogesprächen oder Webinaren führen und eine schnelle, präzise Dokumentation jedes Gesprächs benötigen.
Warum habe ich Fathom ausgewählt?
Ich habe Fathom als eines der besten ausgewählt, weil es unmittelbar nach Gesprächsende Zusammenfassungen liefert – ohne Wartezeit. Besonders gefällt mir die 'Ask Fathom'-Funktion, mit der Sie vergangene Meetings in natürlicher Sprache abfragen können, um schnell Kontext zu erhalten.
Ebenfalls praktisch finde ich die Aufnahmemöglichkeit ohne sichtbare Bots: Fathom kann Gespräche aufnehmen, ohne einen sichtbaren Bot im Meeting einzublenden.
Fathom Hauptfunktionen
- Markieren von Highlights im Call: Markieren Sie wichtige Momente während eines Live-Gesprächs, damit diese direkt nach dem Meeting ausgeschnitten und abrufbar sind.
- Automatische CRM-Synchronisierung: Übertragen Sie Notizen und Zusammenfassungen direkt in verbundene CRMs wie Salesforce und HubSpot – ohne manuelle Dateneingabe.
- Transkripte mit Sprecherzuweisung: In den Transkripten werden die Redner namentlich zugeordnet, sodass Sie nachvollziehen können, wer was gesagt hat.
- Team-Anrufbibliothek: Alle aufgezeichneten Gespräche werden in einem gemeinsamen Arbeitsbereich gespeichert und organisiert, sodass Ihr ganzes Team vergangene Meetings durchsuchen und überprüfen kann.
Fathom Integrationen
Fathom bietet native Integrationen mit HubSpot, Salesforce, Close CRM, Slack, Asana, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams sowie Partnerintegrationen mit Tools wie Pylon, Twine und GetAccept. Es verbindet sich auch mit Zapier und bietet eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Großzügiger kostenloser Tarif mit unbegrenzten Aufnahmen
- Teilbare Clips aus jedem aufgezeichneten Meeting
- Entspricht HIPAA, SOC 2 Typ II und DSGVO
Cons:
- Die mobile App ist nur für iOS verfügbar
- Hochgeladene Audio- oder Videodateien können nicht verarbeitet werden
Avoma
Am besten für KI-gesteuerte Gesprächseinblicke
Avoma ist ein KI-Meeting-Assistent, der Anrufaufzeichnung, Agenda-Management, automatische Notizen und Gesprächsanalyse in einem verbundenen Arbeitsbereich vereint.
Für wen ist Avoma am besten geeignet?
Avoma eignet sich besonders gut für B2B-Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die strukturierte Gesprächsanalysen über den gesamten Verkaufsprozess hinweg benötigen.
Warum ich Avoma gewählt habe
Ich habe Avoma in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil dessen Gesprächsintelligenz tiefer geht als bei den meisten Meeting-Tools. Das KI-basierte Call-Scoring läuft automatisch über 100% der aufgezeichneten Anrufe, sodass Vertriebsleiter konsistente, objektive Coaching-Daten erhalten, ohne die Aufzeichnungen manuell überprüfen zu müssen.
Mir gefallen auch die benutzerdefinierten Smart Tracker sehr, die semantisches Matching nutzen, um Schlüsselwörter und Themen präzise über alle Anrufe hinweg zu verfolgen. Diese Nuance macht das Tool wesentlich nützlicher als Lösungen, die sich nur auf exakte Übereinstimmungen verlassen.
Wichtige Funktionen von Avoma
- KI-generierte Follow-up-E-Mails: Erstellt nach jedem aufgezeichneten Meeting automatisch Follow-up-E-Mails auf Basis von Transkripten und Notizen.
- Live-Antwort-Assistent: Zeigt in Echtzeit empfohlene Antworten während aktiver Anrufe an, damit Mitarbeitende Einwände direkt bearbeiten können.
- KI-Vertriebs-Methodik-Scoring: Bewertet Anrufe automatisch anhand von Frameworks wie MEDDIC und SPICED, ohne manuelle Eingaben von Mitarbeitenden.
- Gesprächsmuster-Analysen: Zerlegt Metriken wie Sprech-/Hörverhältnis und Thema-Trends über alle aufgezeichneten Anrufe des Teams.
Avoma-Integrationen
Avoma bietet native Integrationen mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Slack, Aircall, RingCentral und Salesloft. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und bietet eine API für eigene Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Aktualisierung von CRM-Feldern nach Anrufen
- Transkription in über 75 Sprachen verfügbar
- Modulares Preismodell, sodass Sie nur das kaufen, was Sie benötigen
Cons:
- Vor allem für kundenorientierte Teams entwickelt
- Sprecher-Zuordnung in Transkripten sollte verbessert werden
Otter.ai
Am besten für die Erfassung von Live-Meeting-Notizen
Otter.ai ist eine Meeting-Notizen-Plattform, die Live-Transkriptionen aufzeichnet, in Echtzeit Zusammenfassungen generiert und es den Teilnehmern ermöglicht, während des Anrufs direkt an den Notizen zusammenzuarbeiten.
Für wen ist Otter.ai am besten geeignet?
Otter.ai eignet sich besonders gut für Teams in schnelllebigen Meetings, die Entscheidungen mit einem gemeinsamen, live erstellten Protokoll von Beschlüssen und Aufgabenpunkten beschleunigen möchten.
Warum habe ich Otter.ai ausgewählt?
Otter.ai verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil es bei Echtzeit-Transkriptionen wirklich glänzt. Während die meisten Tools erst nachträglich transkribieren, erscheinen bei Otter die gesprochenen Worte direkt auf dem Bildschirm – mit Sprecherangabe in Echtzeit.
Mir gefällt zudem die OtterPilot-Funktion, die automatisch an Anrufen teilnimmt und es den Teilnehmern ermöglicht, das Live-Transkript während des Meetings zu lesen, hervorzuheben und zu kommentieren. Das macht es besonders nützlich für verteilte Teams, bei denen nicht alle dem Audio aufmerksam folgen können.
Wichtige Funktionen von Otter.ai
- Automatisierte Erkennung von Aufgabenpunkten: Otter identifiziert und extrahiert Aufgabenpunkte aus dem Transkript, damit nach dem Meeting nichts verloren geht.
- KI-Meeting-Zusammenfassungen: Erstellt nach jedem Meeting eine komprimierte Zusammenfassung der gesamten Konversation.
- Otter AI Chat: Ermöglicht es, Fragen zu vergangenen Meetings zu stellen und die Antworten direkt aus gespeicherten Transkripten zu erhalten.
- Gemeinsamer Arbeitsbereich: Organisiert alle Meeting-Notizen in einem Team-Arbeitsbereich, in dem Mitglieder nach vergangenen Meetings suchen und darauf zugreifen können.
Otter.ai Integrationen
Otter.ai bietet über 30 native Integrationen, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, HubSpot, Salesforce, Notion, Jira, Google Docs und Asana. Es verbindet sich außerdem mit Zapier und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile App erfasst persönliche Meetings
- Durchsuchbares Transkript-Archiv über alle Meetings hinweg
- Benutzerdefiniertes Vokabular verbessert die Transkriptionsgenauigkeit
Cons:
- Begrenzte Automatisierungsoptionen für Aufgaben nach dem Meeting
- OtterPilot-Bot tritt sichtbar Anrufen bei
Am besten für automatische Spracherkennung und Transkription
Fireflies.ai ist eine Sprachintelligenz-Plattform, die automatisch an Ihren Meetings teilnimmt, Gespräche aufzeichnet, transkribiert und analysiert – mit durchsuchbaren Transkripten, Themen-Erkennung und KI-generierten Zusammenfassungen.
Für wen ist Fireflies.ai am besten geeignet?
Fireflies.ai ist bestens geeignet für verteilte Vertriebs-, Kundenservice- und Customer-Success-Teams, die genaue und durchsuchbare Aufzeichnungen jeder Kundenkommunikation benötigen.
Warum ich Fireflies.ai gewählt habe
Ich habe Fireflies.ai als eines der besten ausgewählt, weil die Transkriptionsgenauigkeit wirklich schwer zu übertreffen ist. Es wird eine Genauigkeit von 95% in über 100 Sprachen behauptet, mit automatischer Sprechererkennung, die im gesamten Transkript kennzeichnet, wer was gesagt hat.
Ich schätze auch die automatische Spracherkennung, die zwischen Meetings die Sprache wechselt, ohne manuelle Einstellungen. Für Teams mit aufeinanderfolgenden Anrufen ermöglicht das AskFred-Feature, vergangene Transkripte mit einfachen Sprachfragen zu durchsuchen, anstatt sich durch Roh-Notizen zu scrollen.
Fireflies.ai Hauptfunktionen
- KI-Meeting-Zusammenfassungen: Automatisch komprimierte Meeting-Zusammenfassungen mit zentralen Diskussionspunkten nach jedem Anruf generieren.
- Themen-Tracker: Markiert und kategorisiert bestimmte Wörter oder Phrasen in Transkripten, sodass Sie Meetings nach Thema filtern können.
- Soundbites: Ermöglicht das Ausschneiden kurzer Audio- oder Videosequenzen aus jedem aufgezeichneten Meeting, um einzelne Momente zu teilen.
- Inline-Zusammenarbeit: Fügen Sie Kommentare und Reaktionen direkt zu Transkriptzeilen hinzu, damit Teammitglieder die Plattform nicht verlassen müssen, um Anmerkungen zu machen.
Fireflies.ai Integrationen
Fireflies.ai bietet native Integrationen mit über 100 Apps, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack, HubSpot, Salesforce, Notion, Confluence, Asana und Linear. Es ist außerdem mit Zapier verbunden und bietet eine API für individuelle Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Transkription unterstützt über 100 Sprachen nativ
- Teilt Audioausschnitte einfach aus Aufnahmen
- Stimmungsanalyse erkennt Tonalitätswechsel im Meeting
Cons:
- Funktionsfülle kann überwältigend wirken
- Genauigkeit sinkt bei sich überschneidenden Sprechern
Notta ist ein KI-Meeting-Assistent, der Live-Meetings und Audiodateien aufzeichnet und transkribiert, um die Ergebnisse anschließend in teilbare, durchsuchbare Transkripte mit KI-generierten Zusammenfassungen und Aktionspunkten zu organisieren.
Für wen ist Notta am besten geeignet?
Notta eignet sich besonders gut für Teams mit asynchroner Arbeitsweise, bei denen Nichtteilnehmende schnell nachverfolgen oder nachschlagen müssen, was in den Meetings besprochen oder entschieden wurde, die sie verpasst haben.
Warum habe ich Notta ausgewählt?
Ich habe Notta in meine Favoriten aufgenommen, weil der gesamte Transkriptionsprozess – von der Erfassung bis zur Weitergabe – sehr überzeugend abgedeckt wird. Transkripte sind nach Stichworten durchsuchbar und mit Zeitstempeln versehen, sodass alle, die ein Meeting verpasst haben, direkt zum genauen Zeitpunkt springen können, an dem etwas gesagt wurde.
Mir gefällt außerdem, dass man bestimmte Zeilen als Schlüsselpunkte, To-dos oder Projektnotizen markieren und das Transkript mit bereits sichtbaren Highlights für Empfänger:innen teilen kann.
Notta Hauptfunktionen
- KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen: Notta erstellt automatisch komprimierte Zusammenfassungen nach jedem Meeting, sodass man nicht das gesamte Transkript lesen muss.
- Extraktion von Aktionspunkten: Die KI erkennt und extrahiert direkt die Aktionspunkte aus dem Transkript und führt sie in einer separaten Liste auf.
- Mehrsprachige Transkription: Notta unterstützt Transkription in über 58 Sprachen, einschließlich dem nahtlosen Wechsel zwischen Sprachen während des Meetings.
- Automatischer Teilnahme-Bot: Der Notta-Bot nimmt stellvertretend an geplanten Anrufen teil und startet dank Kalendersynchronisierung automatisch die Aufzeichnung.
Notta Integrationen
Notta bietet über 20 native Integrationen, darunter Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex, Slack, Notion, Google Docs, Salesforce, HubSpot und ClickUp. Es ist zudem mit Zapier verbunden und unterstützt die Kalendersynchronisierung mit Google Calendar und Outlook Calendar für die automatisierte Meeting-Aufzeichnung.
Pros and Cons
Pros:
- Mindmap-Funktion unterstützt Brainstorming-Sitzungen
- Wandelt Notizen in Infografiken und Tabellen um
- Zweisprachige Transkription für mehrsprachige Meetings
Cons:
- Genauigkeit nimmt bei überlappender Sprache ab
- Im kostenlosen Paket sind Aufzeichnungen auf drei Minuten begrenzt
MeetingBooster ist eine Plattform für das Sitzungsmanagement, die sich auf die Erstellung von Tagesordnungen, strukturiertes Notieren und das formale Erstellen von Protokollen konzentriert, mit integrierter Aufgabenverfolgung und Verwaltung von Sitzungsserien für wiederkehrende Meetings.
Für wen ist MeetingBooster am besten geeignet?
MeetingBooster eignet sich besonders für Organisationen in regulierten Umgebungen wie Kommunalverwaltungen, Vorständen und Ausschüssen, bei denen formale Protokolle, dokumentierte Entscheidungen und strukturierte Tagesordnungen Standardanforderungen sind.
Warum ich MeetingBooster ausgewählt habe
Ich habe MeetingBooster als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes mir bekanntes Tool Sitzungsstrukturen derart konsequent einfordert. Besonders gut gefällt mir das Notizkarten-Feature, das Sie Schritt für Schritt durch ein Live-Meeting führt und dabei Notizen, Entscheidungen und Aufgaben direkt zu jedem Tagesordnungspunkt in Echtzeit festhält.
Am Ende des Meetings kann ich einen Protokollstil auswählen, den Entwurf prüfen und das finale Protokoll in wenigen Minuten verteilen – ganz ohne Nachbearbeitung. Es ist das einzige mir bekannte Tool, bei dem Tagesordnung, Notizen und Protokolle einen wirklich verbundenen Workflow darstellen.
MeetingBooster Schlüsselfunktionen
- Genehmigungsprozess für Tagesordnungen: Lassen Sie Tagesordnungen vor der Sitzung durch einen versionierten Genehmigungsworkflow laufen, damit alle Beteiligten die Struktur im Voraus abzeichnen können.
- Meeting-Analysen: Verfolgen Sie Anwesenheit, Meetingkosten, Aufgabenabschlüsse und Statusberichte über mehrere Sitzungen hinweg, um Muster im Zeitverlauf sichtbar zu machen.
- Teilnehmerbezogene Notizen: Weisen Sie bestimmten Teilnehmern die Notizaufzeichnung zu, wobei jede Person Notizen direkt zu ihrer Rolle im Meeting festhält.
- Entscheidungstools: Nutzen Sie integrierte Abstimmungen, Pro-/Contra-Analysen und Bewertungstools während des Meetings, um Gruppenentscheidungen zu treffen und formell zu dokumentieren.
MeetingBooster Integrationen
MeetingBooster integriert sich nativ mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams, SharePoint, Google Kalender und Active Directory. Darüber hinaus werden Integrationen mit Jira, Microsoft Planner, Trello und Slack über die API unterstützt und eine Anbindung an Zapier sowie Microsoft Power Automate ist möglich. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Abstimmungs- und Entscheidungstracking-Tools
- Formale Protokolle werden automatisch aus Notizen generiert
- Aufgabenverfolgung über mehrere Meetings hinweg mit Fälligkeitsdaten
Cons:
- Begrenzte Flexibilität bei der Veröffentlichung von Maßnahmenpunkten
- Die Rollenverteilung zwischen Moderator und Protokollant ist schwierig
tl;dv ist ein Meeting-Aufzeichnungs- und Notizentool, mit dem Sie Videokonferenzen mit Zeitstempel-Highlights, KI-generierten Zusammenfassungen und teilbaren Clips aus Zoom-, Google Meet- und Microsoft Teams-Anrufen erfassen können.
Für wen ist tl;dv am besten geeignet?
tl;dv ist besonders geeignet für Produkt- und Forschungsteams, die Schlüsselmomente aus Meetings ausschneiden, mit Zeitstempeln versehen und teilen müssen, ohne sich komplette Aufzeichnungen ansehen zu müssen.
Warum ich tl;dv ausgewählt habe
tl;dv hat seinen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil seine Notizen mit Zeitstempel wirklich benutzbarer sind als bei den meisten anderen Meeting-Recordern. Mir gefällt, dass jede KI-generierte Notiz direkt den exakten Moment im Video verlinkt, sodass jeder, der die Aufnahme überprüft, sofort zum relevanten Kontext springen kann, statt das gesamte Video durchsuchen zu müssen.
Die Clip- und Reel-Funktionen ermöglichen es meinem Team, bestimmte Momente auszuschneiden und asynchron zu teilen, was ich besonders nützlich finde, um Nutzerforschungs-Erkenntnisse für Stakeholder, die nicht dabei waren, zugänglich zu machen.
tl;dv Hauptfunktionen
- KI-Reports über mehrere Meetings hinweg: Erkenntnisse aus mehreren aufgezeichneten Meetings abfragen und zusammenfassen sowie Trends erkennen, ohne einzelne Aufnahmen prüfen zu müssen.
- Anpassbare Notizvorlagen: Strukturierte Zusammenfassungsformate einrichten, einschließlich Vertriebsmethodiken wie MEDDIC, in der bevorzugten Sprache Ihres Teams.
- Automatische CRM-Protokollierung: Überträgt Gesprächsnotizen und Abschlussergebnisse nach jedem Meeting direkt in Ihr CRM, ganz ohne manuelle Dateneingabe.
- Mehrsprachige Transkription: Transkribiert und übersetzt Meetings in über 30 Sprachen, mit vollständiger Lokalisierung in 7 Sprachen.
tl;dv Integrationen
tl;dv bietet native Integrationen mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Slack, Google Docs und Notion. Über Zapier sind mehr als 6.000 zusätzliche Apps verfügbar. Eine API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- One-Click-Zeitstempel während Live-Anrufen
- Clips und Reels aus aufgezeichneten Meetings
- Meeting-übergreifende Suche in allen Aufzeichnungen
Cons:
- Kostenloser Plan löscht Aufzeichnungen nach 3 Monaten
- Begrenzte quantitative Analysen zu Anrufdaten
Spinach AI ist ein KI-Meeting-Assistent, der Meetings automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst und anschließend Aufgaben, Entscheidungen und Nachverfolgungen direkt in Ihre Projektmanagement-Tools überträgt.
Für wen ist Spinach AI am besten geeignet?
Spinach AI eignet sich besonders für Produkt- und Entwicklungsteams, die häufig Stand-ups, Sprint-Reviews und bereichsübergreifende Abstimmungen mit Tools wie Jira oder Linear durchführen.
Warum ich Spinach AI ausgewählt habe
Spinach AI sichert sich seinen Platz auf meiner Shortlist, weil es die Lücke zwischen gemeinsam besprochenen Themen in Meetings und deren tatsächlicher Umsetzung schließt. Besonders gefällt mir, dass Spinach AI erkannte Aufgaben automatisch als Tickets in Jira, Linear oder Asana anlegt, ohne dass jemand nach dem Termin Notizen manuell übertragen muss.
Ein weiteres Highlight ist für mich das CRM-Auto-Update: Vertriebs- und Customer-Success-Gespräche übertragen Follow-ups direkt in HubSpot oder Salesforce, sobald das Meeting beendet ist.
Wichtige Funktionen von Spinach AI
- Mehrsprachige Transkription: Spinach AI transkribiert Meetings in 100 Sprachen und ist damit weltweit in verteilten Teams einsetzbar.
- Erstellung von Zusammenfassungs-E-Mails: Am Ende jedes Meetings verfasst und verschickt Spinach AI automatisch eine Zusammenfassungs-E-Mail an alle Teilnehmenden.
- KI-Meeting-Coach: Spinach AI analysiert Meetingmuster und liefert Erkenntnisse, damit Führungskräfte effizientere Einzel- und Teamgespräche führen können.
- Gemeinsamer Agenda-Builder: Teams können vor dem Termin gemeinsam die Agenda erstellen und Punkte hinzufügen.
Spinach AI Integrationen
Spinach AI bietet native Integrationen mit Jira, Asana, Trello, Linear, ClickUp, monday.com, Notion, Confluence, Slack, HubSpot, Salesforce, Zoho und Attio. Außerdem funktioniert Spinach AI mit Google Meet, Microsoft Teams und Zoom als Meeting-Quellen. Spinach AI lässt sich über Zapier anbinden und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Zusammenfassungen nach Entscheidungen und To-dos gegliedert
- Speziell auf agile Meeting-Formate zugeschnitten
- Keine Erstellung eines eigenen KI-Agenten nötig
Cons:
- Format der Zusammenfassungen ist manchmal uneinheitlich
- Keine Möglichkeit, KI-Agenten von Grund auf zu erstellen
Weitere Software zur Besprechungsverwaltung
Hier finden Sie einige zusätzliche Optionen für Software zur Besprechungsverwaltung, die es nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- MeetGeek
Am besten für automatisierte Videozusammenfassungen von Meetings
- Sembly AI
Am besten geeignet für mehrsprachige Meeting-Transkription
- Hive Notes
Am besten für die gemeinsame Echtzeit-Notizenaufnahme
Wie ich Meeting-Management-Software bewerte
Meine Bewertung unterteilt sich in zwei Ebenen: die Kernfunktionen, die jedes Tool abdecken muss – Agendaerstellung, Nachverfolgung von Aktionspunkten, PM-Integrationen – und die Unterscheidungsmerkmale, die die Lösungen voneinander abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen gelten als Aufnahmekriterien für meine Liste:
- Agendaerstellung: Ich achte auf gemeinsames Bearbeiten, wiederverwendbare Vorlagen und die Möglichkeit, Themen bestimmten Teilnehmern vor einem Standup oder Status-Meeting zuzuweisen.
- Gemeinsame Notizen: Echtzeit-Notizen sind entscheidend, aber ich prüfe auch die Zuweisung, damit nachvollziehbar bleibt, wer einen bestimmten Diskussionspunkt festgehalten hat.
- Nachverfolgung von Aktionspunkten: Jedes Tool sollte es ermöglichen, Verantwortliche und Fälligkeitstermine zuzuweisen. Ich bewerte zudem, ob Aufgaben automatisch in wiederkehrende Meetings übernommen werden.
- Erfassung von Entscheidungen: Ich achte auf ein eigenes, durchsuchbares Entscheidungsprotokoll statt Entscheidungen, die in allgemeinen Notizen leicht untergehen.
- Kalender- und Videointegration: Die Tools sollten sich mit gängigen Kalendern und Videokonferenz-Plattformen synchronisieren, damit Agenden und Notizen direkt dort erscheinen, wo die Meetings stattfinden.
- PM-Tool-Integrationen: Ich prüfe, ob Aktionspunkte bidirektional mit Plattformen wie Jira oder Asana synchronisierbar sind, sodass Aufgaben in Ihren Projekt-Workflows landen.
Ich bewerte jeden Anbieter auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jedes Kriterium.
Anbieter müssen eine bestimmte Mindestdurchschnittspunktzahl erreichen, um in meine Liste aufgenommen zu werden. Darüber hinaus achte ich darauf, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste erstellt habe, so vergleiche und unterscheide ich die Anbieter:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Zusammenfassungen und Aktionspunkte sparen echte Zeit, wenn man einen Sprint-Review nach dem anderen durchführt und selbst keine detaillierten Notizen machen kann. Ich schaue mir außerdem Meeting-Analyse-Dashboards an, die PMO-Direktoren helfen, Muster wie übermäßige wiederkehrende Meetings oder geringe Teilnahme zu erkennen. Wiederkehrende Meeting-Vorlagen sind für Teams wichtig, die wöchentlich Standups oder Retros durchführen – standardisierte Formate reduzieren den Aufwand und sorgen für Konsistenz bei den Diskussionen in verschiedenen Arbeitsbereichen.
Mehr als reine Funktionen
Das Integrations-Ökosystem ist ein großer Faktor. Ich prüfe, ob sich ein Tool nativ mit Ihrer Video-Plattform, Ihrem Kalender und Ihrer Projektmanagement-Landschaft verbindet – ein Meeting-Tool, das außerhalb des täglichen Workflows lebt, wird kaum akzeptiert. Auch der Implementierungsaufwand spielt eine Rolle, besonders bei Teams, die bereits viele Tools nutzen. Browser-Erweiterungen oder eingebettete Erlebnisse sorgen in der Regel für eine schnellere Nutzung als eigenständige Apps. Für Teams, die sensible Inhalte wie HR-Bewertungen oder Vorstandsgespräche behandeln, bewerte ich zudem fein abgestufte Berechtigungssteuerungen und Compliance-Zertifikate.
So wählen Sie Software zur Besprechungsverwaltung aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der Auswahl der passenden Software auf Ihre individuellen Anforderungen konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren:
| Faktor | Was Sie beachten sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt das Tool Ihr Team beim Wachstum und kann es mehrere Projekte oder wiederkehrende Besprechungen abteilungsübergreifend verwalten? |
| Integrationen | Verbindet es sich zuverlässig mit Ihren Kalender-, Video-, Chat- und Projektmanagement-Tools, sodass es ohne manuelle Umwege in Ihren Arbeitsablauf passt? |
| Anpassbarkeit | Können Sie Besprechungsvorlagen, Berechtigungen und Berichte an die Prozesse oder Compliance-Anforderungen Ihres Teams anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Benutzeroberfläche intuitiv genug für unterschiedliche technische Kenntnisse? Werden die Beteiligten die Software tatsächlich in ihren täglichen Abläufen verwenden? |
| Implementierung und Einführung | Wie viel Zeit und Unterstützung benötigen Sie, um die Software einzuführen und Ihr gesamtes Team einzuarbeiten? Sind Schulungsressourcen für alle Benutzer zugänglich? |
| Kosten | Wie passen die Preisstufen zu Ihrer Benutzeranzahl, dem erwarteten Wachstum und Ihrem Funktionsbedarf? Achten Sie auf versteckte Gebühren für Speicherplatz, Compliance oder Analysen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Erfüllt die Plattform Ihre Anforderungen an Datenschutz, Zugriffskontrolle und Privatsphäre, insbesondere bei vertraulichen oder regulierten Inhalten? |
| Verfügbarkeit des Supports | Können Sie bei auftretenden Problemen während Ihrer üblichen Arbeitszeiten und über Ihre bevorzugten Kommunikationskanäle zeitnah Hilfe erhalten? |
Was ist Software zur Besprechungsverwaltung?
Software zur Besprechungsverwaltung hilft Teams dabei, Besprechungen zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren, indem sie Tagesordnungen, Notizen, Aufgaben und Nachverfolgungen zentral zusammenführt. Diese Tools vereinfachen die Planung, fördern die Zusammenarbeit und sorgen für klare Verantwortlichkeiten, indem sie wichtige Entscheidungen und Aufgaben projektübergreifend sichtbar halten.
Software zur Besprechungsverwaltung lässt sich häufig in Kalender, Videoplattformen und Projektmanagementsysteme integrieren, damit Besprechungen zu konkreten Ergebnissen führen und diese nicht verloren gehen.
Funktionen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software für das Meeting-Management auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Erstellung von Agenden: Erstellen, teilen und bearbeiten Sie Agenden vor Meetings gemeinsam, damit alle über Themen, Ziele und Verantwortlichkeiten im Klaren sind.
- Gemeinsames Erstellen von Notizen: Erfassen Sie Meeting-Protokolle und Diskussionspunkte in Echtzeit mit mehreren Mitwirkenden, damit nichts Wichtiges übersehen wird.
- Nachverfolgung von Aufgaben: Weisen Sie während des Meetings Folgeaufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen zu und verfolgen Sie deren Erledigung über zukünftige Sitzungen hinweg.
- Protokollierung von Entscheidungen: Zeichnen Sie Vereinbarungen und wichtige Entscheidungen in einem zugänglichen, übersichtlichen Protokoll auf, damit sie leicht nachgeschlagen werden können und Verantwortlichkeit gewährleistet ist.
- Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Google, Outlook oder andere Kalender, um die Terminplanung zu vereinfachen und Meetings für alle relevanten Teilnehmer sichtbar zu halten.
- Integration von Videokonferenzen: Nehmen Sie direkt über die App an Videoanrufen teil und übernehmen Sie Details aus Plattformen wie Zoom, Teams oder Meet.
- Vorlagen für wiederkehrende Meetings: Standardisieren Sie tägliche Kurzbesprechungen, Projektbesprechungen oder Retrospektiven mit vorgefertigten Vorlagen, um Zeit zu sparen und Einheitlichkeit zu fördern.
- Dokumentanhänge: Fügen Sie relevante Dateien, Präsentationen oder unterstützende Dokumente zu Agenden oder Meeting-Notizen hinzu, damit sie vor, während und nach Meetings leicht zugänglich sind.
- Berechtigungen und Zugriffskontrolle: Steuern Sie, wer Agenden und Notizen anzeigen, bearbeiten oder teilen darf, und wahren Sie bei Bedarf die Vertraulichkeit.
- Durchsuchbare Archive: Finden Sie vergangene Diskussionen, Entscheidungen oder Notizen schnell, damit Teammitglieder auf den historischen Kontext zurückgreifen und doppelte Gespräche vermeiden können.
Gängige KI-Funktionen von Software für das Meeting-Management
Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software für das Meeting-Management hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:
- Automatische Transkription von Meetings: KI hört Ihren Meetings zu und erstellt genaue, durchsuchbare Transkripte, sodass Sie Diskussionen überprüfen oder Notizen mit abwesenden Teammitgliedern teilen können.
- Von KI erstellte Zusammenfassungen: Erhalten Sie sofort prägnante Zusammenfassungen der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben. So sparen Sie Zeit bei der manuellen Erstellung von Notizen und Dokumentationen zu Folgeaktivitäten.
- Intelligente Erfassung von Aufgaben: KI erkennt Aufgaben in Gesprächen und weist sie zu. Dadurch wird das Risiko übersehener Aufgaben verringert und die Verantwortlichkeit ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand sichergestellt.
- Intelligente Agenda-Vorschläge: Auf Grundlage vorheriger Meetings und des Projektkontexts empfiehlt die KI relevante Themen oder Agendapunkte, damit Meetings fokussiert und produktiv bleiben.
- Sprechererkennung: KI unterscheidet zwischen Teilnehmern in Transkripten und ordnet Kommentare und Entscheidungen den richtigen Personen zu, wodurch Klarheit und Verantwortlichkeit verbessert werden.
- Stimmungsanalyse: KI bewertet den Ton und das Engagementniveau von Diskussionen und hilft Führungskräften dabei, potenzielle Probleme oder Entwicklungen der Teamstimmung im Laufe der Zeit zu erkennen.
Vorteile
Die Implementierung einer Software für das Meeting-Management bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:
- Bessere Organisation: Zentralisiert Agenden, Notizen und Aufgaben, sodass Teams Entscheidungen und Aufgaben über alle Meetings und Projekte hinweg verfolgen können.
- Größere Verantwortlichkeit: Weist Folgeaufgaben zu und protokolliert Ergebnisse. Dadurch ist klar, wer für die einzelnen Aufgaben oder Entscheidungen verantwortlich ist, und versäumte Verpflichtungen werden reduziert.
- Zeiteinsparungen: Nutzt Vorlagen, Integrationen und manchmal KI-Funktionen, um sich wiederholende Vorbereitungs- und Nachbereitungsaufgaben zu automatisieren, sodass mehr Zeit für die eigentliche Projektdurchführung bleibt.
- Einheitliche Meeting-Ergebnisse: Standardisiert Meeting-Formate und -Prozesse, hilft Teams dabei, vergessene Agendapunkte zu vermeiden, und stellt sicher, dass wichtige Themen behandelt werden.
- Bessere Projektausrichtung: Synchronisiert Meeting-Ergebnisse mit Projektmanagement-Tools, sodass Aufgaben und Entscheidungen direkt in die Teamabläufe einfließen und nahtlos umgesetzt werden können.
- Vereinfachte Compliance: Bietet Berechtigungskontrollen und durchsuchbare Archive und unterstützt dadurch bei Bedarf Anforderungen an Transparenz, Aufbewahrung von Aufzeichnungen oder Governance.
- Bessere Einblicke in Meetings: Stellt Analysen und Dashboards bereit, die Führungskräften helfen, die Meeting-Häufigkeit angemessen zu gestalten, das Engagement zu verwalten und eine Überlastung durch Meetings zu reduzieren.
Kosten und Preise
Die Auswahl einer Software für das Meeting-Management setzt ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Lösungen für das Meeting-Management zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Besprechungsmanagement-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Tagesordnungen, eingeschränkte gemeinsame Notizerstellung, Zugriff für einen einzelnen Benutzer, begrenzte Besprechungsvorlagen und grundlegende Integrationen. |
| Persönlicher Tarif | $5-$15/Benutzer/Monat | Unbegrenzte Besprechungen, persönliche Tagesordnungsbibliothek, erweiterte Suche, Kalendersynchronisierung und einfache Nachverfolgung von Aufgaben. |
| Geschäftstarif | $15-$30/Benutzer/Monat | Team-Arbeitsbereiche, Automatisierung wiederkehrender Besprechungen, Integrationen für das Projektmanagement, Berichtsdashboards und Verwaltung von Berechtigungen. |
| Unternehmenstarif | $30-$50/Benutzer/Monat | Erweiterte Sicherheit, Unterstützung bei der Compliance, detaillierte Administratorkontrollen, dedizierte Unterstützung, benutzerdefinierte Rollen und Prüfprotokolle. |
Häufig gestellte Fragen zu Besprechungsmanagement-Software
Hier finden Sie Antworten auf einige häufige Fragen zu Besprechungsmanagement-Software:
Kann Besprechungsmanagement-Software dabei helfen, unnötige Besprechungen zu reduzieren?
Ja, viele Plattformen bieten Analysen und Tools für wiederkehrende Besprechungen, mit denen Sie Sitzungen mit geringem Mehrwert erkennen, die Teilnahme verfolgen und die Häufigkeit von Besprechungen optimieren können. So gewinnen Teams Zeit zurück und können sich auf Gespräche konzentrieren, die zu Ergebnissen führen.
Wie unterstützt Besprechungsmanagement-Software verteilte Teams?
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Remote- oder Hybridteams, in Echtzeit gemeinsam an Tagesordnungen, Notizen und Aufgaben zu arbeiten. Integrationen mit Videokonferenz- und Chat-Apps halten alle vor, während und nach Besprechungen miteinander verbunden.
Worauf sollte ich in Bezug auf Sicherheit und Compliance achten?
Achten Sie auf Funktionen wie detaillierte Berechtigungen, Datenverschlüsselung, Prüfpfade und die Einhaltung von Standards wie SOC 2 und GDPR. Dies ist besonders wichtig für vertrauliche Besprechungen der Personalabteilung, der Rechtsabteilung oder des Vorstands.
Können diese Tools mit unserem bestehenden Projektmanagementsystem zusammenarbeiten?
Ja, die meisten führenden Lösungen bieten direkte Integrationen mit beliebten Plattformen wie Asana, Jira oder monday.com. Dadurch werden Aufgaben aus Besprechungen in den Aufgabenverwaltungsprozess Ihres Teams übernommen und konsequent nachverfolgt.
Gibt es kostenlose oder kostengünstigere Optionen für kleinere Teams oder Start-ups?
Ja, die meisten Anbieter bieten kostenlose Tarife oder günstige persönliche Tarife mit grundlegenden Funktionen an. Wenn Ihre Organisation wächst, können Sie häufig ein Upgrade durchführen, um erweiterte Funktionen, Sicherheit und Administratorkontrollen für größere Teams hinzuzufügen.