10 beste kostenlose Softwarelösungen für Hot Desk Buchungen im Jahr 2026

Kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitsplätze zu reservieren, ohne ein Abonnement bezahlen zu müssen. Sie erhalten durch einen kostenlosen Plan oder eine Testversion Zugriff auf grundlegende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, flexible Sitzplätze zu verwalten, Doppelbuchungen zu vermeiden und Ihr hybrides Büro reibungslos am Laufen zu halten – ohne Ihr Budget zu belasten – ist diese Liste genau das Richtige für Sie. 

Ich stelle Ihnen die besten kostenlosen Tools für die Buchung von Hot Desks vor, damit Sie die Optionen vergleichen und die richtige Lösung für die Anforderungen Ihres Teams auswählen können.

Zusammenfassung: Beste kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten kostenlosen Software-Lösungen für die Buchung von Hot Desks zusammen, damit Sie die passende für Ihr Budget und Ihre Unternehmensanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Joan	Am besten für berührungslose Desk-Reservierungen	Kostenlose Testphase verfügbar	Ab $51/Monat	Website
2	PULT	Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $3.40/Nutzer/Monat	Website
3	Officely	Am besten für Slack-basierte Schreibtischbuchungs-Workflows	Kostenlose Testphase + Gratisplan verfügbar	Ab $2.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	FLYDESK	Am besten für mobile-first Desk-Booking-Erlebnisse	Kostenloser Tarif + kostenlose Testphase verfügbar	Ab $1.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Flexwhere	Am besten geeignet für die visuelle Auswahl von Schreibtischen im Grundriss	Kostenlose Version verfügbar	Ab £1.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Waldo	Am besten für prädiktive KI-Buchungen	Kostenloser Plan verfügbar	Ab €30/Nutzer/Jahr	Website
7	Offision	Am besten geeignet für die Verwaltung mehrerer Bürostandorte	30-tägige kostenlose Testphase verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
8	desk.ly	Am besten für DSGVO-konformes Arbeitsplatzmanagement	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab €1,65/Benutzer/Monat	Website
9	Sharvy	Am besten für integriertes Parkplatzmanagement	Kostenloser Plan verfügbar	Ab €2/Platz/Monat	Website
10	Deskfound	Am besten für visuelle Schreibtischplanung	Kostenlose Version + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.50/Nutzer/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Smartsheet

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   4.5

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2. 

   Accelo

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   4.4

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3. 

   Celoxis

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   4.4

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Bewertungen: Kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Softwares für die Buchung von Hot Desks, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Anwendungsfälle und Preise jeder Plattform, damit Sie die beste für sich finden können.

1

Joan

Am besten für berührungslose Desk-Reservierungen

• Kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $51/Monat

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Rating: 4.5/5

Joan ist eine Hot-Desk-Buchungs-App, die berührungslose Reservierungen, interaktive Grundrisse, mobilen Zugriff und Echtzeit-Desk-Verfügbarkeit für Teams bietet, die flexible Arbeitsbereiche verwalten.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Joan eignet sich besonders für Facility-Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die kontaktlose Desk-Buchungslösungen suchen.

Warum ich Joan ausgewählt habe

Ich habe Joan als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich es schätze, dass sie berührungslose Desk-Reservierungen mit QR-Codes und drahtlosen Joan-Geräten ermöglicht. Mein Team kann die Auslastung von Arbeitsbereichen in Echtzeit verwalten und interaktive Grundrisse für eine einfache Navigation einrichten. Außerdem gefällt mir, dass die Hardware-Displays von Joan Buchungsänderungen sofort synchronisieren, was uns hilft, alles aktuell zu halten.

Joan Hauptfunktionen

• Kalenderintegrationen: Synchronisiert sich mit Google Workspace und Microsoft 365 Kalendern für eine einheitliche Terminplanung.
• Individuelle Buchungsregeln: Ermöglicht Administratoren, Buchungsrichtlinien und Einschränkungen für Arbeitsplätze festzulegen.
• Belegungsanalysen: Verfolgt die Nutzung von Arbeitsbereichen und erstellt Belegungsberichte.
• Mobile App: Ermöglicht Anwendern, Arbeitsplätze zu buchen und Reservierungen vom Smartphone aus zu verwalten.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen mit Microsoft Active Directory, Google Kalender, Microsoft Teams und Slack. Eine API für eigene Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Berührungslose Schreibtischbuchung mit QR-Code-Unterstützung
• Hardware-Displays synchronisieren sich sofort mit Buchungen
• Individuelle Buchungsregeln für Arbeitsplatzmanagement

Cons:

• Kein kostenloser Plan für unbegrenzte Nutzer
• Hardwaregeräte müssen separat erworben werden

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

2

PULT

Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $3.40/Nutzer/Monat

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Rating: 4.7/5

PULT ist eine Schreibtisch-Buchungsplattform für hybride Büros, mit der Sie Büroflächenreservierungen verwalten, die Belegung überwachen und interaktive Raumpläne für Ihr Team einrichten können.

Für wen ist PULT am besten geeignet?

PULT eignet sich besonders für Manager von hybriden Büros und Workplace-Teams, die die Schreibtischnutzung über mehrere Standorte koordinieren müssen.

Warum habe ich PULT ausgewählt?

Ich habe PULT als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit an allen Standorten einsehen kann. So verhindert mein Team Doppelbuchungen. Besonders gefällt mir, dass der interaktive Raumplan sofort aktualisiert wird, sobald Schreibtische reserviert oder freigegeben werden. Mein Team nutzt außerdem die Belegungsanalysen, um Nutzungstrends zu erkennen und unser Arbeitsplatz-Setup nach Bedarf anzupassen.

PULT Hauptfunktionen

• Schreibtisch-Check-in via QR-Code: Nutzer können sich an reservierten Schreibtischen per QR-Code am Arbeitsplatz einchecken.
• Individuelle Buchungsregeln: Administratoren können Buchungsbeschränkungen, Genehmigungsprozesse und Zeitlimits für Reservierungen festlegen.
• Zugriff über Mobile App: Teams können Schreibtischreservierungen direkt über das Smartphone buchen, ändern oder stornieren.
• Besuchermanagement: Die Plattform enthält Tools zur Registrierung und Nachverfolgung von Besuchern im Büro.

PULT Integrationen

PULT bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta, Cisco Meraki und Fortinet. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Aktualisierungen der Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit an allen Standorten
• QR-Code-Check-in für reservierte Schreibtische
• Individuelle Buchungsregeln für Admin-Kontrolle

Cons:

• Begrenzte Optionen zur individuellen Berichtserstellung
• Keine integrierte Unterstützung für Parkplatzbuchungen

LEARN MORE ABOUT PULT:

• Check out PULT on their website

3

Officely

Am besten für Slack-basierte Schreibtischbuchungs-Workflows

• Kostenlose Testphase + Gratisplan verfügbar
• Ab $2.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 5/5

Officely ist eine Schreibtisch-Buchungssoftware, mit der Teams Schreibtische reservieren, die Büroanwesenheit verwalten und hybride Arbeitspläne direkt in Slack koordinieren können.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Teams, die Slack bereits als ihre primäre Kommunikationsplattform nutzen.

Warum habe ich Officely ausgewählt?

Ich habe Officely als eines der besten Tools ausgewählt, weil es meinem Team ermöglicht, Schreibtische zu buchen, die Büroanwesenheit zu verwalten und hybride Arbeitszeiten direkt in Slack zu koordinieren. Mir gefällt, dass ich wiederkehrende Bürotage einrichten und sehen kann, wer sonst noch ins Büro kommt – und das alles, ohne Slack zu verlassen. Die Integration mit Slack-Kanälen sorgt dafür, dass mein Team Echtzeit-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Buchungen erhält.

Wichtige Funktionen von Officely

• Schreibtisch-Check-in über Slack: Nutzer bestätigen ihre Schreibtischbuchungen direkt jeden Tag in Slack.
• Steuerung der Büro-Kapazität: Administratoren legen fest, wie viele Personen pro Tag Schreibtische buchen können.
• Besuchermanagement: Externe Besucher, die ins Büro kommen, können verwaltet und genehmigt werden.
• Gesundheits-Checks: Sammeln von Gesundheitsangaben von Nutzern, bevor sie ins Büro kommen.

Officely-Integrationen

Officely bietet native Integrationen für Google Kalender, Microsoft Outlook und Slack und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Vollständige Slack-Integration für Schreibtischbuchungen
• Unterstützt wiederkehrende und einmalige Schreibtischbuchungen
• Echtzeit-Sichtbarkeit der Büroanwesenheit in Slack

Cons:

• Slack ist für Kernfunktionen erforderlich
• Begrenzte Anpassung der Buchungsregeln

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• Check out Officely on their website

4

FLYDESK

Am besten für mobile-first Desk-Booking-Erlebnisse

• Kostenloser Tarif + kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $1.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.9/5

FLYDESK ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform für Hot-Desk-Buchungen, die mobile Apps, interaktive Grundrisse und Echtzeit-Verfügbarkeiten für flexible Arbeitsumgebungen bietet.

Für wen ist FLYDESK am besten geeignet?

FLYDESK eignet sich besonders für verteilte Teams und hybride Arbeitsplätze, die Wert auf mobilen Zugriff auf Schreibtischbuchungen und Arbeitsplatzmanagement legen.

Warum ich FLYDESK ausgewählt habe

Ich habe FLYDESK als eine der besten Desk-Booking-Software gewählt, weil der mobile Ansatz es meinem Team ermöglicht, Schreibtische und Besprechungsräume direkt über das Handy zu buchen. Mir gefällt, dass die interaktiven Grundrisse in Echtzeit aktualisiert werden, sodass wir immer wissen, welche Plätze verfügbar sind. Das Check-in-Feature über QR-Codes ist besonders praktisch für hybride Teams, die zwischen Standorten wechseln.

FLYDESK Hauptfunktionen

• Multi-Standort-Management: Buchungen über mehrere Büros oder Coworking Spaces hinweg von einem einzigen Dashboard verwalten.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Berechtigungen für Admins, Manager und normale Nutzer festlegen.
• Kalender-Synchronisation: Buchungen mit Google Calendar und Microsoft Outlook verbinden.
• Buchungsanalysen: Nutzungsstatistiken und Buchungstrends für Schreibtische und Räume einsehen.

FLYDESK Integrationen

FLYDESK bietet native Integrationen mit Google Calendar und Microsoft Outlook. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• QR-Code-Check-in für den Arbeitsplatz-Zugang
• Multi-Standort-Management über ein zentrales Dashboard
• Rollenbasierte Berechtigungen zur Zugriffskontrolle

Cons:

• Analysen sind im Vergleich zu Mitbewerbern einfach gehalten
• Kostenloser Tarif schränkt erweiterte Buchungsoptionen ein

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• Check out FLYDESK on their website

5

Flexwhere

Am besten geeignet für die visuelle Auswahl von Schreibtischen im Grundriss

• Kostenlose Version verfügbar
• Ab £1.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 5/5

Flexwhere ist eine Schreibtischbuchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, Bürolayouts visualisieren und die Belegung von Schreibtischen mithilfe interaktiver Grundrisse und Echtzeit-Verfügbarkeiten überwachen können.

Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?

Facility Manager und Büroverwalter in mittelständischen Organisationen, die Schreibtischbuchungen über dynamische Bürolayouts hinweg verwalten und visualisieren müssen.

Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?

Ich habe Flexwhere als eines der besten ausgewählt, weil ich schnell Schreibtische über einen detaillierten, interaktiven Grundriss auswählen kann, was ideal zur Visualisierung von Bürolayouts ist. Ich finde es gut, dass mein Team die aktuelle Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit sehen und direkt aus der Karte heraus Plätze buchen kann. Die Plattform ermöglicht es uns außerdem, Belegungs-Trends zu überwachen, sodass wir unsere Arbeitsplatzgestaltung an die sich verändernden Bedürfnisse anpassen können.

Flexwhere: Wichtige Funktionen

• Mobile App: Schreibtische buchen und Reservierungen direkt vom Handy aus verwalten.
• Outlook-Integration: Schreibtischbuchungen mit dem Outlook-Kalender synchronisieren.
• Besucherregistrierung: Besucher im Büro innerhalb der Plattform registrieren und verfolgen.
• Individuelle Buchungsregeln: Buchungsbeschränkungen und Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen festlegen.

Flexwhere-Integrationen

Integrationen umfassen Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender und TopDesk.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive visuelle Grundrisskarten
• Echtzeit-Standortverfolgung der Kollegen
• Unterstützung für 25 kostenlose Nutzer

Cons:

• Ein Grundriss-Limit
• Acht-Tage-Buchungslimit

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• Check out Flexwhere on their website

6

Waldo

Am besten für prädiktive KI-Buchungen

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab €30/Nutzer/Jahr

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Waldo ist eine Schreibtisch-Buchungsplattform, die KI einsetzt, um Arbeitsplatzreservierungen zu automatisieren, Besprechungsräume zu verwalten und Büroflächen für hybride Teams zu optimieren.

Für wen ist Waldo am besten geeignet?

Waldo eignet sich besonders für hybride Teams und Office Manager in mittelständischen Unternehmen, die eine KI-gestützte Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen wünschen.

Warum ich Waldo ausgewählt habe

Ich habe Waldo als eines der besten Tools ausgewählt, weil die prädiktive KI-Buchungsmaschine automatisch Schreibtische vorschlägt und reserviert – basierend auf Teamplänen und Vorlieben. Mir gefällt, dass mein Team sowohl Schreibtisch- als auch Raumreservierungen an einem Ort verwalten kann. Die intelligenten Empfehlungen der Plattform unterstützen uns dabei, die Flächennutzung ohne manuelle Planung zu optimieren.

Waldo Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Nutzer können direkt auf einem visuellen Büroplan Schreibtische auswählen und buchen.
• Mobile App: Schreibtische buchen und Reservierungen von iOS- oder Android-Geräten verwalten.
• Bereichsverwaltung: Schreibtische in Zonen gruppieren für teambezogene Buchungen.
• Zutrittskontroll-Integration: Verbindet sich mit Gebäudesystemen zur Verwaltung von Zutrittsberechtigungen.

Waldo-Integrationen

Waldo bietet eine native Integration mit Microsoft Teams und wird über das Microsoft 365 Admin-Portal verwaltet. Weitere native Integrationen mit anderen Plattformen sind nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Prädiktive KI schlägt optimale Schreibtischbuchungen vor
• Visuelle Grundrisse für einfache Schreibtischauswahl
• Unterstützt Buchungen von Besprechungsräumen und Schreibtischen zusammen

Cons:

• Begrenzte native Integrationen
• Keine öffentliche API für individuelle Integrationen

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• Check out Waldo on their website

7

Offision

Am besten geeignet für die Verwaltung mehrerer Bürostandorte

• 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Offision ist eine Plattform für das Management von Arbeitsplätzen, die das Buchen von Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkplätzen ermöglicht. Sie bietet Funktionen zur Verwaltung mehrerer Bürostandorte und zur Festlegung individueller Buchungsregeln.

Für wen ist Offision am besten geeignet?

Facility Manager und Administratoren in Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine zentrale Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen benötigen.

Warum habe ich Offision gewählt?

Ich habe Offision als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich mehrere Bürostandorte über ein einziges Dashboard verwalten kann, was bei kostenlosen Hot-Desk-Buchungstools selten ist. Mir gefällt, dass ich für jeden Standort individuelle Buchungsregeln festlegen und verschiedenen Administratoren bestimmte Bereiche zur Verwaltung zuweisen kann. Mein Team kann Schreibtisch-, Besprechungsraum- und Parkplatzreservierungen über mehrere Büros hinweg erledigen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

Wichtige Funktionen von Offision

• Interaktive Raumpläne: Nutzer können Arbeitsplätze direkt auf einer visuellen Karte auswählen und buchen.
• Mobile Buchungs-App: Schreibtische und Räume über iOS- oder Android-Geräte buchen.
• Check-in-/Check-out-System: Nutzung von Arbeitsplätzen mit QR-Code oder manueller Anmeldung verfolgen.
• Export der Buchungshistorie: Buchungsdaten für Berichte oder Analysen herunterladen.

Offision-Integrationen

Offision bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace und Webex.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
• Verwaltet mehrere Bürostandorte zentral
• Ermöglicht individuelle Buchungsregeln pro Standort

Cons:

• Preise werden online nicht transparent angegeben
• Kein kostenloser Tarif, nur kostenlose Testphase

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8

desk.ly

Am besten für DSGVO-konformes Arbeitsplatzmanagement

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €1,65/Benutzer/Monat

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desk.ly ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform für die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen. Sie bietet interaktive Grundrisse, Benutzerverwaltung und Compliance-Funktionen für Organisationen, die flexible Büroumgebungen managen.

Für wen ist desk.ly am besten geeignet?

desk.ly eignet sich besonders für europäische Unternehmen und HR-Teams, die eine DSGVO-konforme Arbeitsplatzverwaltung und flexible Schreibtischbuchung benötigen.

Warum ich mich für desk.ly entschieden habe

Ich habe desk.ly als eine der besten Plattformen ausgewählt, weil sie konsequent auf DSGVO-Konformität ausgelegt ist – ein Muss für europäische Unternehmen. Mir gefällt, dass mein Team Arbeitsplatzbuchungen mit detaillierten Benutzerrechten und anonymisierter Datenverarbeitung managen kann. Mit dem interaktiven Grundriss-Editor lassen sich Schreibtische visuell zuweisen und überwachen, während gleichzeitig höchste Datenschutzstandards eingehalten werden.

desk.ly Hauptfunktionen

• Mobile Buchungs-App: Schreibtische und Räume direkt per Smartphone reservieren.
• QR-Code-Check-in: QR-Codes an Arbeitsplätzen scannen für schnelles, kontaktloses Einchecken.
• Ressourcenbuchung: Parkplätze, Spinde und Besprechungsräume zusammen mit Schreibtischen buchen.
• Team-Buchungsmodus: Arbeitsplätze für ganze Teams mit nur einer Aktion reservieren.

desk.ly Integrationen

Desk.ly bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Personio und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Integriertes Parkplatzreservierungssystem
• Native Microsoft Teams-Buchungsoberfläche

Cons:

• Begrenzte automatisierte Hardware-Integrationen
• Fehlende 3D-Grundrisse

LEARN MORE ABOUT DESK.LY:

• Check out desk.ly on their website

9

Sharvy

Am besten für integriertes Parkplatzmanagement

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab €2/Platz/Monat

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Sharvy ist eine Plattform für Arbeitsplatz- und Schreibtischbuchungen, mit der Sie Hot Desks, Besprechungsräume und Parkplätze in einem System verwalten können.

Für wen ist Sharvy am besten geeignet?

Facility Manager in mittelständischen Unternehmen, die sowohl Schreibtischbuchungen als auch Parkraumbuchungen koordinieren müssen.

Warum habe ich Sharvy ausgewählt?

Ich habe mich für Sharvy als eine der besten Lösungen entschieden, weil es das einzige Hot-Desk-Buchungstool ist, das ich verwendet habe, das auch Parkplätze auf derselben Plattform verwaltet. Ich finde es praktisch, dass ich sowohl Schreibtische als auch Parkplätze für Mitarbeitende über ein einziges Dashboard zuweisen kann. Mein Team kann die Regeln zur Raumzuteilung automatisieren und Buchungskontingente für verschiedene Ressourcen einrichten, was besonders hilfreich ist, wenn hybride Arbeitszeitmodelle koordiniert werden.

Wichtige Funktionen von Sharvy

• Mobile Buchungs-App: Reservieren Sie Schreibtische und Plätze direkt vom Handy aus.
• Interaktive Grundrisse: Visualisieren und wählen Sie verfügbare Arbeitsplätze auf einem digitalen Plan aus.
• Integration von Zugangskontrollen: Anbindung an Ausweissysteme zur automatisierten Zutrittsverwaltung.
• Automatisierte Wartelisten: Anfragen werden automatisch verwaltet, wenn alle Plätze ausgebucht sind.

Sharvy-Integrationen

Sharvy bietet native Integrationen mit Kelio, Lucca, Cegedim, SAP, Power BI und Tableau. Außerdem ist eine Anbindung an Zugangskontrollsysteme, RFID-Lesegeräte und Microsoft Teams möglich. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Verwaltet sowohl Schreibtische als auch Parkplätze
• Unterstützt automatisierte Buchungsregeln und Kontingente
• Integration mit Google Workspace

Cons:

• Begrenzte Analysen zu Trends bei der Platzauslastung
• Optionen für individuelles Branding sind eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT SHARVY:

• Check out Sharvy on their website

10

Deskfound

Am besten für visuelle Schreibtischplanung

• Kostenlose Version + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.50/Nutzer/Monat

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Rating: 4.9/5

Deskfound ist eine Hot-Desk-Buchungsplattform, mit der Teams Schreibtische reservieren, Bürogrundrisse verwalten und die Arbeitsplatzplanung automatisieren können – dank integrierter Schnittstellen zu Tools für das Büromanagement.

Für wen ist Deskfound am besten geeignet?

Für Teams, die eine übersichtliche Möglichkeit suchen, Schreibtischbuchungen, Bürogrundrisse und das hybride Arbeitsplatzmanagement aus einem System heraus zu steuern.

Warum ich Deskfound ausgewählt habe

Ich habe Deskfound gewählt, weil die visuellen Planungswerkzeuge die Organisation von Schreibtischreservierungen und Bürogrundrissen an einem Ort erleichtern. Mir gefällt, dass Teams Grundrisse einsehen, Schreibtische reservieren und die Planung verwalten können, ohne unnötige Komplexität zu schaffen. Das macht es zu einer praxisnahen Lösung, um die Arbeitsplatzplanung einfach und transparent zu halten.

Wichtige Funktionen von Deskfound

• Interaktiver Grundriss-Editor: Entwerfen und aktualisieren Sie Bürogrundrisse für eine präzise Schreibtischzuordnung.
• Unterstützung für wiederkehrende Buchungen: Richten Sie wiederkehrende Schreibtischreservierungen für regelmäßige Arbeitszeiten ein.
• Analyse der Schreibtischauslastung: Verfolgen Sie die Auslastung und Buchungstrends im Zeitverlauf.
• Verwaltung von Admin-Rollen: Berechtigungen vergeben und Zugriff für verschiedene Teammitglieder verwalten.

Deskfound-Integrationen

Deskfound bietet native Integrationen mit Slack, Google Calendar und Google Maps und stellt zudem eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung. 

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse zur Schreibtischauswahl
• Unterstützt wiederkehrende und nach Bereichen gruppierte Buchungen
• Mobile App für Reservierungen unterwegs

Cons:

• Keine integrierten Tools für Besuchermanagement
• Keine umfangreichen Integrationen mit anderen Ökosystemen

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• Check out Deskfound on their website

Weitere kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks

Hier sind einige weitere kostenlose Software-Optionen für die Buchung von Hot Desks, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Whatspot

   Ideal für schnelle Buchungen per QR-Code-Scan

2. Dibsido

   Am besten für unbegrenzte Arbeitsplatzbuchungen

3. Envoy

   Am besten für die Integration in das Besuchermanagement geeignet

4. Tidaro

   Am besten für wiederkehrende Schreibtischreservierungen

So wählen Sie kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie bei der Auswahl eines passenden Tools fokussiert bleiben, finden Sie hier eine Checkliste an Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist kostenlose Software für die Buchung von Hot Desks?

Kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks ist ein digitales Tool, mit dem Teams gemeinsam genutzte Arbeitsplätze reservieren können, ohne für ein Abonnement zu zahlen. Mit diesen Plattformen können Sie die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen verwalten, flexible Platzvergaben unterstützen und die Nutzung von Arbeitsbereichen nachverfolgen. 

Sie sind für Organisationen mit Hybrid-Arbeitsmodellen oder dynamischen Büroumgebungen konzipiert, die eine einfache Möglichkeit zur Koordination benötigen, wer wo, wann und wie lange sitzt.

Funktionen

Sehen wir uns die Funktionen an, die häufig in Hot-Desk-Buchungssoftware zu finden sind, und welche davon normalerweise in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.

Typischerweise kostenlose Funktionen von Hot-Desk-Buchungssoftware

• Schreibtischbuchungskalender: Ermöglicht es Nutzern, Schreibtische für bestimmte Daten und Zeiten zu reservieren, damit Teams Bürobesuche planen und Doppelbuchungen vermeiden können.
• Verfügbarkeiten in Echtzeit: Zeigt an, welche Schreibtische frei oder belegt sind, sodass Nutzer direkt fundierte Buchungsentscheidungen treffen können.
• Einfache Benutzerverwaltung: Admins können Benutzer hinzufügen, entfernen oder Rollen zuweisen, damit nur autorisierte Personen Schreibtische buchen können.
• Mobiler Zugriff: Stellt eine mobilfreundliche Oberfläche oder App bereit, um auch unterwegs bequem Schreibtische zu buchen.
• Buchungsbenachrichtigungen: Versendet E-Mails oder App-Benachrichtigungen zur Buchungsbestätigung, Erinnerung an Reservierungen oder für Änderungen.
• Einfache Grundrissansicht: Zeigt eine einfache Karte oder Liste verfügbarer Schreibtische, um die Arbeitsplatzoptionen anschaulich darzustellen.
• Buchungshistorie: Erlaubt Nutzern und Admins, vergangene und bevorstehende Reservierungen einzusehen – für bessere Planung und Nachvollziehbarkeit.
• Selbstständige Stornierung: Nutzer können Buchungen eigenständig stornieren oder ändern, ohne dass Admins eingreifen müssen.

Typischerweise kostenpflichtige Funktionen von Hot-Desk-Buchungssoftware

• Erweiterte Analysen und Berichte: Bietet detaillierte Einblicke in die Nutzung der Schreibtische, Auslastungstrends und Möglichkeiten zur Flächenoptimierung.
• Integration mit Kalender-Tools: Synchronisiert Buchungen mit Google Kalender, Microsoft Outlook oder anderen Planungstools für eine reibungslose Koordination.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Unterstützt Buchung und Verwaltung mehrerer Büros oder Gebäude über ein zentrales Dashboard.
• Individuelle Buchungsregeln: Ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien wie Buchungsfenster, Genehmigungsabläufe oder wiederkehrende Reservierungen festzulegen.
• Besuchermanagement: Erfasst externe Gäste, vergibt Besucherausweise und integriert sich mit Empfangssystemen für erhöhte Sicherheit.
• Kontaktloses oder QR-Code-Check-in: Nutzende können mit QR-Codes oder per mobilem Gerät an ihrem reservierten Schreibtisch einchecken – ganz ohne physischen Kontakt.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Fein granulierte Berechtigungen für verschiedene Nutzergruppen wie Admins, Manager und reguläre Nutzer.
• Integration mit Hardware-Sensoren: Koppelt an Belegungssensoren oder IoT-Geräte an, um Schreibtischstatus automatisch zu aktualisieren und Genauigkeit zu verbessern.
• Priorisierte Buchung oder Wartelisten: Bestimmte Nutzer können vor anderen buchen oder sich auf Wartelisten für stark nachgefragte Plätze eintragen.
• Dedizierter Kundensupport: Bevorzugte Supportkanäle, Unterstützung bei der Einführung und Service Level Agreements für zahlende Kunden.

Vorteile

Die Einführung kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware bringt für Ihr Team und Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Auf diese können Sie sich freuen:

• Kosteneinsparungen: Vermeidung von Abonnementgebühren und gleichzeitig die wichtigsten Funktionen zum Schreibtisch-Management für hybride oder flexible Teams nutzen.
• Bessere Übersicht über Arbeitsplätze: Echtzeit-Verfügbarkeit und Grundriss-Ansicht ermöglichen allen, vorab zu erkennen, welche Schreibtische frei sind.
• Vereinfachter Buchungsprozess: Selbstbestimmte Reservierungen und mobiler Zugriff machen es Nutzern leicht, Schreibtische eigenständig zu buchen, ändern oder zu stornieren.
• Optimierte Flächennutzung: Buchungshistorie und Nutzungsdaten helfen, den Bedarf besser zu verstehen und Grundrisse oder Richtlinien entsprechend anzupassen.
• Schnellere Einarbeitung: Intuitive Benutzeroberflächen und einfache Benutzerverwaltung ermöglichen neuen Nutzern einen schnellen Einstieg bei geringem Schulungs- oder IT-Aufwand.
• Mehr Nachvollziehbarkeit: Benutzerrollen und Buchungsprotokolle sorgen dafür, dass nur autorisierte Teammitglieder Schreibtische buchen und ein transparenter Audit-Trail vorhanden ist.
• Unterstützung für hybrides Arbeiten: Flexible Buchungstools erleichtern die Koordination der Präsenztage im Büro und die Anpassung an wechselnde Zeitpläne – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.

Kosten und Preise

Mir ist bewusst, dass Sie in diesem Artikel auf der Suche nach den besten kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftwares sind. Dennoch bieten die Gratis-Tarife nur eingeschränkte Funktionen – daher ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihr Paket zukünftig erweitern müssen.

Die untenstehende Tabelle fasst gängige Tarife, durchschnittliche Preisbereiche und typische Funktionen von Hot-Desk-Buchungssoftware zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Hot-Desk-Buchungssoftware