10 beste kostenlose Software zur Buchung von Hot Desks im Jahr 2026
Auswahlliste kostenloser Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze
Kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze ermöglicht es Ihrem Team, Arbeitsplätze zu reservieren, ohne für ein Abonnement zu bezahlen. Über einen kostenlosen Tarif oder eine Testversion erhalten Sie Zugriff auf wichtige Funktionen zur Schreibtischverwaltung. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, flexible Sitzplätze zu verwalten, Doppelbuchungen zu vermeiden und Ihr hybrides Büro reibungslos am Laufen zu halten – ohne Ihr Budget zusätzlich zu belasten –, ist diese Liste genau das Richtige für Sie.
Ich stelle Ihnen die besten verfügbaren kostenlosen Lösungen zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze vor, damit Sie die Optionen vergleichen und die passende Lösung für die Anforderungen Ihres Teams auswählen können.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner Auswahl der besten kostenlosen Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für berührungslose Desk-Reservierungen | Kostenlose Testphase verfügbar | Ab $51/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für unbegrenzte Arbeitsplatzbuchungen | Kostenlose Version verfügbar | Ab $1.9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $3.40/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Slack-basierte Schreibtischbuchungs-Workflows | Kostenlose Testphase + Gratisplan verfügbar | Ab $2.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für mobile-first Desk-Booking-Erlebnisse | Kostenloser Tarif + kostenlose Testphase verfügbar | Ab $1.5/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für die visuelle Auswahl von Schreibtischen im Grundriss | Kostenlose Version verfügbar | Ab £1.99/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für prädiktive KI-Buchungen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab €30/Nutzer/Jahr | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für die Verwaltung mehrerer Bürostandorte | 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für DSGVO-konformes Arbeitsplatzmanagement | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab €1,65/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für integriertes Parkplatzmanagement | Kostenloser Plan verfügbar | Ab €2/Platz/Monat | Website |
Testberichte zu kostenloser Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze, die es in meine Auswahlliste geschafft hat. Meine Testberichte geben einen detaillierten Überblick über die Funktionen, die besten Einsatzmöglichkeiten und die Preise jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden können.
Joan
Am besten für berührungslose Desk-Reservierungen
Joan ist eine Hot-Desk-Buchungs-App, die berührungslose Reservierungen, interaktive Grundrisse, mobilen Zugriff und Echtzeit-Desk-Verfügbarkeit für Teams bietet, die flexible Arbeitsbereiche verwalten.
Für wen ist Joan am besten geeignet?
Joan eignet sich besonders für Facility-Manager und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die kontaktlose Desk-Buchungslösungen suchen.
Warum ich Joan ausgewählt habe
Ich habe Joan als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich es schätze, dass sie berührungslose Desk-Reservierungen mit QR-Codes und drahtlosen Joan-Geräten ermöglicht. Mein Team kann die Auslastung von Arbeitsbereichen in Echtzeit verwalten und interaktive Grundrisse für eine einfache Navigation einrichten. Außerdem gefällt mir, dass die Hardware-Displays von Joan Buchungsänderungen sofort synchronisieren, was uns hilft, alles aktuell zu halten.
Joan Hauptfunktionen
- Kalenderintegrationen: Synchronisiert sich mit Google Workspace und Microsoft 365 Kalendern für eine einheitliche Terminplanung.
- Individuelle Buchungsregeln: Ermöglicht Administratoren, Buchungsrichtlinien und Einschränkungen für Arbeitsplätze festzulegen.
- Belegungsanalysen: Verfolgt die Nutzung von Arbeitsbereichen und erstellt Belegungsberichte.
- Mobile App: Ermöglicht Anwendern, Arbeitsplätze zu buchen und Reservierungen vom Smartphone aus zu verwalten.
Joan Integrationen
Joan bietet native Integrationen mit Microsoft Active Directory, Google Kalender, Microsoft Teams und Slack. Eine API für eigene Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Berührungslose Schreibtischbuchung mit QR-Code-Unterstützung
- Hardware-Displays synchronisieren sich sofort mit Buchungen
- Individuelle Buchungsregeln für Arbeitsplatzmanagement
Cons:
- Kein kostenloser Plan für unbegrenzte Nutzer
- Hardwaregeräte müssen separat erworben werden
Dibsido
Am besten für unbegrenzte Arbeitsplatzbuchungen
Dibsido ist eine Desk-Booking-Softwareplattform zur Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen, wiederkehrenden Buchungen und Ressourcenplanung mit unbegrenzten Arbeitsplätzen und Nutzern.
Für wen ist Dibsido am besten geeignet?
Dibsido ist ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine flexible Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen ohne Nutzer- oder Arbeitsplatzbeschränkungen benötigen.
Warum ich Dibsido ausgewählt habe
Ich habe Dibsido als eines der besten Systeme ausgewählt, weil mein Team unbegrenzt viele Arbeitsplätze und Nutzer buchen kann, ohne auf künstliche Begrenzungen zu stoßen. Ich schätze, dass ich wiederkehrende Buchungen für regelmäßige Zeitpläne einrichten und mehrere Ressourcen über die Arbeitsplätze hinaus verwalten kann. Das Admin-Dashboard der Plattform bietet mir einen klaren Überblick über alle Reservierungen und die Ressourcenauslastung an einem zentralen Ort.
Dibsido Hauptfunktionen
- Individuelle Buchungsformulare: Erfassen Sie spezifische Informationen von Nutzern bei der Reservierung eines Arbeitsplatzes.
- Kalendersynchronisierung: Verbinden Sie Buchungen mit Google Kalender oder Outlook für eine bessere Terminübersicht.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Weisen Sie unterschiedlichen Rollen für Admins, Manager und Nutzer verschiedene Zugriffsrechte zu.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Senden Sie automatisierte Buchungsbestätigungen und Erinnerungen an Nutzer.
Dibsido Integrationen
Integriert sind Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Outlook und Microsoft Entra ID. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Arbeitsplätze und Nutzer im Gratis-Tarif
- Wiederkehrende Buchungen für regelmäßige Zeitpläne
- SAML 2.0 SSO und Google Workspace SSO
Cons:
- Keine mobile App für Buchungen von unterwegs
- Begrenzte Analysen im kostenlosen Plan
PULT
Am besten für Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit
PULT ist eine Schreibtisch-Buchungsplattform für hybride Büros, mit der Sie Büroflächenreservierungen verwalten, die Belegung überwachen und interaktive Raumpläne für Ihr Team einrichten können.
Für wen ist PULT am besten geeignet?
PULT eignet sich besonders für Manager von hybriden Büros und Workplace-Teams, die die Schreibtischnutzung über mehrere Standorte koordinieren müssen.
Warum habe ich PULT ausgewählt?
Ich habe PULT als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit an allen Standorten einsehen kann. So verhindert mein Team Doppelbuchungen. Besonders gefällt mir, dass der interaktive Raumplan sofort aktualisiert wird, sobald Schreibtische reserviert oder freigegeben werden. Mein Team nutzt außerdem die Belegungsanalysen, um Nutzungstrends zu erkennen und unser Arbeitsplatz-Setup nach Bedarf anzupassen.
PULT Hauptfunktionen
- Schreibtisch-Check-in via QR-Code: Nutzer können sich an reservierten Schreibtischen per QR-Code am Arbeitsplatz einchecken.
- Individuelle Buchungsregeln: Administratoren können Buchungsbeschränkungen, Genehmigungsprozesse und Zeitlimits für Reservierungen festlegen.
- Zugriff über Mobile App: Teams können Schreibtischreservierungen direkt über das Smartphone buchen, ändern oder stornieren.
- Besuchermanagement: Die Plattform enthält Tools zur Registrierung und Nachverfolgung von Besuchern im Büro.
PULT Integrationen
PULT bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Personio, HRworks, Workday, BambooHR, Okta, Cisco Meraki und Fortinet. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Aktualisierungen der Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit an allen Standorten
- QR-Code-Check-in für reservierte Schreibtische
- Individuelle Buchungsregeln für Admin-Kontrolle
Cons:
- Begrenzte Optionen zur individuellen Berichtserstellung
- Keine integrierte Unterstützung für Parkplatzbuchungen
Officely
Am besten für Slack-basierte Schreibtischbuchungs-Workflows
Officely ist eine Schreibtisch-Buchungssoftware, mit der Teams Schreibtische reservieren, die Büroanwesenheit verwalten und hybride Arbeitspläne direkt in Slack koordinieren können.
Für wen ist Officely am besten geeignet?
Officely eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Teams, die Slack bereits als ihre primäre Kommunikationsplattform nutzen.
Warum habe ich Officely ausgewählt?
Ich habe Officely als eines der besten Tools ausgewählt, weil es meinem Team ermöglicht, Schreibtische zu buchen, die Büroanwesenheit zu verwalten und hybride Arbeitszeiten direkt in Slack zu koordinieren. Mir gefällt, dass ich wiederkehrende Bürotage einrichten und sehen kann, wer sonst noch ins Büro kommt – und das alles, ohne Slack zu verlassen. Die Integration mit Slack-Kanälen sorgt dafür, dass mein Team Echtzeit-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Buchungen erhält.
Wichtige Funktionen von Officely
- Schreibtisch-Check-in über Slack: Nutzer bestätigen ihre Schreibtischbuchungen direkt jeden Tag in Slack.
- Steuerung der Büro-Kapazität: Administratoren legen fest, wie viele Personen pro Tag Schreibtische buchen können.
- Besuchermanagement: Externe Besucher, die ins Büro kommen, können verwaltet und genehmigt werden.
- Gesundheits-Checks: Sammeln von Gesundheitsangaben von Nutzern, bevor sie ins Büro kommen.
Officely-Integrationen
Officely bietet native Integrationen für Google Kalender, Microsoft Outlook und Slack und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Vollständige Slack-Integration für Schreibtischbuchungen
- Unterstützt wiederkehrende und einmalige Schreibtischbuchungen
- Echtzeit-Sichtbarkeit der Büroanwesenheit in Slack
Cons:
- Slack ist für Kernfunktionen erforderlich
- Begrenzte Anpassung der Buchungsregeln
FLYDESK
Am besten für mobile-first Desk-Booking-Erlebnisse
FLYDESK ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform für Hot-Desk-Buchungen, die mobile Apps, interaktive Grundrisse und Echtzeit-Verfügbarkeiten für flexible Arbeitsumgebungen bietet.
Für wen ist FLYDESK am besten geeignet?
FLYDESK eignet sich besonders für verteilte Teams und hybride Arbeitsplätze, die Wert auf mobilen Zugriff auf Schreibtischbuchungen und Arbeitsplatzmanagement legen.
Warum ich FLYDESK ausgewählt habe
Ich habe FLYDESK als eine der besten Desk-Booking-Software gewählt, weil der mobile Ansatz es meinem Team ermöglicht, Schreibtische und Besprechungsräume direkt über das Handy zu buchen. Mir gefällt, dass die interaktiven Grundrisse in Echtzeit aktualisiert werden, sodass wir immer wissen, welche Plätze verfügbar sind. Das Check-in-Feature über QR-Codes ist besonders praktisch für hybride Teams, die zwischen Standorten wechseln.
FLYDESK Hauptfunktionen
- Multi-Standort-Management: Buchungen über mehrere Büros oder Coworking Spaces hinweg von einem einzigen Dashboard verwalten.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Berechtigungen für Admins, Manager und normale Nutzer festlegen.
- Kalender-Synchronisation: Buchungen mit Google Calendar und Microsoft Outlook verbinden.
- Buchungsanalysen: Nutzungsstatistiken und Buchungstrends für Schreibtische und Räume einsehen.
FLYDESK Integrationen
FLYDESK bietet native Integrationen mit Google Calendar und Microsoft Outlook. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- QR-Code-Check-in für den Arbeitsplatz-Zugang
- Multi-Standort-Management über ein zentrales Dashboard
- Rollenbasierte Berechtigungen zur Zugriffskontrolle
Cons:
- Analysen sind im Vergleich zu Mitbewerbern einfach gehalten
- Kostenloser Tarif schränkt erweiterte Buchungsoptionen ein
Am besten geeignet für die visuelle Auswahl von Schreibtischen im Grundriss
Flexwhere ist eine Schreibtischbuchungssoftware, mit der Sie Arbeitsplatzreservierungen verwalten, Bürolayouts visualisieren und die Belegung von Schreibtischen mithilfe interaktiver Grundrisse und Echtzeit-Verfügbarkeiten überwachen können.
Für wen ist Flexwhere am besten geeignet?
Facility Manager und Büroverwalter in mittelständischen Organisationen, die Schreibtischbuchungen über dynamische Bürolayouts hinweg verwalten und visualisieren müssen.
Warum habe ich Flexwhere ausgewählt?
Ich habe Flexwhere als eines der besten ausgewählt, weil ich schnell Schreibtische über einen detaillierten, interaktiven Grundriss auswählen kann, was ideal zur Visualisierung von Bürolayouts ist. Ich finde es gut, dass mein Team die aktuelle Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit sehen und direkt aus der Karte heraus Plätze buchen kann. Die Plattform ermöglicht es uns außerdem, Belegungs-Trends zu überwachen, sodass wir unsere Arbeitsplatzgestaltung an die sich verändernden Bedürfnisse anpassen können.
Flexwhere: Wichtige Funktionen
- Mobile App: Schreibtische buchen und Reservierungen direkt vom Handy aus verwalten.
- Outlook-Integration: Schreibtischbuchungen mit dem Outlook-Kalender synchronisieren.
- Besucherregistrierung: Besucher im Büro innerhalb der Plattform registrieren und verfolgen.
- Individuelle Buchungsregeln: Buchungsbeschränkungen und Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen festlegen.
Flexwhere-Integrationen
Integrationen umfassen Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender und TopDesk.
Pros and Cons
Pros:
- Interaktive visuelle Grundrisskarten
- Echtzeit-Standortverfolgung der Kollegen
- Unterstützung für 25 kostenlose Nutzer
Cons:
- Ein Grundriss-Limit
- Acht-Tage-Buchungslimit
Waldo ist eine Schreibtisch-Buchungsplattform, die KI einsetzt, um Arbeitsplatzreservierungen zu automatisieren, Besprechungsräume zu verwalten und Büroflächen für hybride Teams zu optimieren.
Für wen ist Waldo am besten geeignet?
Waldo eignet sich besonders für hybride Teams und Office Manager in mittelständischen Unternehmen, die eine KI-gestützte Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen wünschen.
Warum ich Waldo ausgewählt habe
Ich habe Waldo als eines der besten Tools ausgewählt, weil die prädiktive KI-Buchungsmaschine automatisch Schreibtische vorschlägt und reserviert – basierend auf Teamplänen und Vorlieben. Mir gefällt, dass mein Team sowohl Schreibtisch- als auch Raumreservierungen an einem Ort verwalten kann. Die intelligenten Empfehlungen der Plattform unterstützen uns dabei, die Flächennutzung ohne manuelle Planung zu optimieren.
Waldo Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisse: Nutzer können direkt auf einem visuellen Büroplan Schreibtische auswählen und buchen.
- Mobile App: Schreibtische buchen und Reservierungen von iOS- oder Android-Geräten verwalten.
- Bereichsverwaltung: Schreibtische in Zonen gruppieren für teambezogene Buchungen.
- Zutrittskontroll-Integration: Verbindet sich mit Gebäudesystemen zur Verwaltung von Zutrittsberechtigungen.
Waldo-Integrationen
Waldo bietet eine native Integration mit Microsoft Teams und wird über das Microsoft 365 Admin-Portal verwaltet. Weitere native Integrationen mit anderen Plattformen sind nicht eindeutig dokumentiert.
Pros and Cons
Pros:
- Prädiktive KI schlägt optimale Schreibtischbuchungen vor
- Visuelle Grundrisse für einfache Schreibtischauswahl
- Unterstützt Buchungen von Besprechungsräumen und Schreibtischen zusammen
Cons:
- Begrenzte native Integrationen
- Keine öffentliche API für individuelle Integrationen
Offision ist eine Plattform für das Management von Arbeitsplätzen, die das Buchen von Schreibtischen, Besprechungsräumen und Parkplätzen ermöglicht. Sie bietet Funktionen zur Verwaltung mehrerer Bürostandorte und zur Festlegung individueller Buchungsregeln.
Für wen ist Offision am besten geeignet?
Facility Manager und Administratoren in Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine zentrale Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen benötigen.
Warum habe ich Offision gewählt?
Ich habe Offision als eine der besten Optionen ausgewählt, weil ich mehrere Bürostandorte über ein einziges Dashboard verwalten kann, was bei kostenlosen Hot-Desk-Buchungstools selten ist. Mir gefällt, dass ich für jeden Standort individuelle Buchungsregeln festlegen und verschiedenen Administratoren bestimmte Bereiche zur Verwaltung zuweisen kann. Mein Team kann Schreibtisch-, Besprechungsraum- und Parkplatzreservierungen über mehrere Büros hinweg erledigen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Wichtige Funktionen von Offision
- Interaktive Raumpläne: Nutzer können Arbeitsplätze direkt auf einer visuellen Karte auswählen und buchen.
- Mobile Buchungs-App: Schreibtische und Räume über iOS- oder Android-Geräte buchen.
- Check-in-/Check-out-System: Nutzung von Arbeitsplätzen mit QR-Code oder manueller Anmeldung verfolgen.
- Export der Buchungshistorie: Buchungsdaten für Berichte oder Analysen herunterladen.
Offision-Integrationen
Offision bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Microsoft 365, Google Workspace und Webex.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Parkplätzen
- Verwaltet mehrere Bürostandorte zentral
- Ermöglicht individuelle Buchungsregeln pro Standort
Cons:
- Preise werden online nicht transparent angegeben
- Kein kostenloser Tarif, nur kostenlose Testphase
desk.ly ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform für die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen. Sie bietet interaktive Grundrisse, Benutzerverwaltung und Compliance-Funktionen für Organisationen, die flexible Büroumgebungen managen.
Für wen ist desk.ly am besten geeignet?
desk.ly eignet sich besonders für europäische Unternehmen und HR-Teams, die eine DSGVO-konforme Arbeitsplatzverwaltung und flexible Schreibtischbuchung benötigen.
Warum ich mich für desk.ly entschieden habe
Ich habe desk.ly als eine der besten Plattformen ausgewählt, weil sie konsequent auf DSGVO-Konformität ausgelegt ist – ein Muss für europäische Unternehmen. Mir gefällt, dass mein Team Arbeitsplatzbuchungen mit detaillierten Benutzerrechten und anonymisierter Datenverarbeitung managen kann. Mit dem interaktiven Grundriss-Editor lassen sich Schreibtische visuell zuweisen und überwachen, während gleichzeitig höchste Datenschutzstandards eingehalten werden.
desk.ly Hauptfunktionen
- Mobile Buchungs-App: Schreibtische und Räume direkt per Smartphone reservieren.
- QR-Code-Check-in: QR-Codes an Arbeitsplätzen scannen für schnelles, kontaktloses Einchecken.
- Ressourcenbuchung: Parkplätze, Spinde und Besprechungsräume zusammen mit Schreibtischen buchen.
- Team-Buchungsmodus: Arbeitsplätze für ganze Teams mit nur einer Aktion reservieren.
desk.ly Integrationen
Desk.ly bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Teams, Personio und Slack sowie eine API für individuelle Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- Integriertes Parkplatzreservierungssystem
- Native Microsoft Teams-Buchungsoberfläche
Cons:
- Begrenzte automatisierte Hardware-Integrationen
- Fehlende 3D-Grundrisse
Sharvy ist eine Plattform für Arbeitsplatz- und Schreibtischbuchungen, mit der Sie Hot Desks, Besprechungsräume und Parkplätze in einem System verwalten können.
Für wen ist Sharvy am besten geeignet?
Facility Manager in mittelständischen Unternehmen, die sowohl Schreibtischbuchungen als auch Parkraumbuchungen koordinieren müssen.
Warum habe ich Sharvy ausgewählt?
Ich habe mich für Sharvy als eine der besten Lösungen entschieden, weil es das einzige Hot-Desk-Buchungstool ist, das ich verwendet habe, das auch Parkplätze auf derselben Plattform verwaltet. Ich finde es praktisch, dass ich sowohl Schreibtische als auch Parkplätze für Mitarbeitende über ein einziges Dashboard zuweisen kann. Mein Team kann die Regeln zur Raumzuteilung automatisieren und Buchungskontingente für verschiedene Ressourcen einrichten, was besonders hilfreich ist, wenn hybride Arbeitszeitmodelle koordiniert werden.
Wichtige Funktionen von Sharvy
- Mobile Buchungs-App: Reservieren Sie Schreibtische und Plätze direkt vom Handy aus.
- Interaktive Grundrisse: Visualisieren und wählen Sie verfügbare Arbeitsplätze auf einem digitalen Plan aus.
- Integration von Zugangskontrollen: Anbindung an Ausweissysteme zur automatisierten Zutrittsverwaltung.
- Automatisierte Wartelisten: Anfragen werden automatisch verwaltet, wenn alle Plätze ausgebucht sind.
Sharvy-Integrationen
Sharvy bietet native Integrationen mit Kelio, Lucca, Cegedim, SAP, Power BI und Tableau. Außerdem ist eine Anbindung an Zugangskontrollsysteme, RFID-Lesegeräte und Microsoft Teams möglich. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Verwaltet sowohl Schreibtische als auch Parkplätze
- Unterstützt automatisierte Buchungsregeln und Kontingente
- Integration mit Google Workspace
Cons:
- Begrenzte Analysen zu Trends bei der Platzauslastung
- Optionen für individuelles Branding sind eingeschränkt
Weitere kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze
Hier finden Sie einige weitere kostenlose Optionen zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze, die es nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, die sich aber dennoch anzusehen lohnen:
Wie ich kostenlose Hot-Desk-Buchungssoftware bewerte
Zunächst lege ich fest, was als kostenlos gilt. Bei Hot-Desk-Buchungssoftware berücksichtige ich nur Tools mit einem dauerhaft kostenlosen Plan—die Koordination hybrider Büroarbeitstage für Projektteams ist ein fortlaufender Bedarf, kein kurzfristiges Experiment. Anschließend bewerte ich jede Option hinsichtlich der Kernfunktionen, die für diese Liste erforderlich sind, und der Merkmale, die die besten Tools vom Rest abheben.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Zusätzlich zu meinen Anforderungen an ein kostenloses Angebot verwende ich ein Bewertungssystem, um Tools für meine Liste auszuwählen. So funktioniert es:
Ich bewerte jede Funktion auf einer Skala von 0 (Funktion nicht vorhanden) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede unten aufgeführte Kernfunktion. Dann berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in Betracht gezogen zu werden.
- Schreibtisch-Reservierungssystem: Ich prüfe, ob Nutzer verfügbare Schreibtische durchsuchen und diese für bestimmte Daten und Zeitfenster buchen können, wie etwa die Reservierung eines Sitzbereichs für eine Sprintwoche.
- Interaktive Etagenpläne: Eine visuelle Karte mit Verfügbarkeitsanzeige in Echtzeit hilft Teams, Arbeitsplätze in unmittelbarer Nähe zu wählen. Ich achte auf anklickbare Grundrisse statt statischer Bilder.
- Kalender- & Terminplanungsintegration: Die Synchronisation mit Google Kalender oder Outlook hält Schreibtischbuchungen neben Stand-ups und Retros im Blick. Ich bewerte, wie gut der Abgleich in beide Richtungen funktioniert.
- Sichtbarkeit bei Teamkoordination: Ich suche nach der Möglichkeit, zu sehen, welche Teammitglieder an einem bestimmten Tag gebucht sind, damit zum Beispiel ein Scrum Master sicherstellen kann, dass das gesamte Team vor Ort ist.
- Mehrbenutzerzugang im kostenlosen Tarif: Die Freistufe muss genug Plätze für ein echtes Projektteam bieten. Ich prüfe, wie viele Nutzer unabhängig buchen können, bevor ein Upgrade erforderlich ist.
- Schreibtischbuchung per Smartphone: Pläne ändern sich schnell und Teams müssen auch unterwegs buchen oder stornieren können. Ich suche nach nativen Apps oder responsiven mobilen Oberflächen mit voller Buchungsfunktion.
Habe ich eine Liste von Tools, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich auf die besonderen Unterschiede der einzelnen Plattformen.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter auszeichnet)
So vergleiche und bewerte ich verschiedene Anbieter:
Hervorstechende Funktionen
Ich suche nach Tools, die Teams ermöglichen, Arbeitsplätze direkt aus Slack oder Microsoft Teams heraus zu buchen, da die meiste Koordination ohnehin dort stattfindet. Wiederkehrende Reservierungen sind ein großer Vorteil für Teams mit festen hybriden Rhythmen, zum Beispiel jeden Mittwoch eine Buchung für eine wöchentliche Planungssitzung. Auch die Anwesenheitskontrolle und automatische Freigabe bewerte ich genau—diese Funktionen geben Arbeitsplätze bei Nichterscheinen automatisch wieder frei und sorgen dafür, dass kurzfristige Änderungen Platzkapazitäten nicht blockieren.
Mehr als nur Funktionen
Die Benutzerobergrenzen des kostenlosen Tarifs spielen eine große Rolle—ich prüfe, ob das Limit für eine gesamte Projektgruppe oder nur für ein paar Administratoren ausreicht. Die Geschwindigkeit beim Einrichten ist ein weiterer Aspekt, besonders für Projektkoordinatoren, die einen Grundriss hochladen und das Team innerhalb eines Tages zur Buchung befähigen möchten—und nicht erst nach Wochen. Da die Schreibtischbuchung immer auch die Standortdaten der Mitarbeitenden betrifft, schaue ich außerdem auf den Umgang des Anbieters mit Datenschutz, inklusive DSGVO-Konformität und Admin-Kontrollen, wer die Buchungen von Kollegen einsehen darf.
So wählen Sie kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze aus
Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich bei der individuellen Auswahl Ihrer Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Zu berücksichtigende Aspekte |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Unterstützt die Lösung die Größe Ihres Teams und zukünftiges Wachstum? Prüfen Sie die Nutzer- und Standortbeschränkungen des kostenlosen Tarifs. |
| Integrationen | Lässt es sich mit Ihren vorhandenen Kalendern oder Lösungen für die Zusammenarbeit verbinden? Vergewissern Sie sich, dass integrierte Schnittstellen und API-Zugriff verfügbar sind. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Buchungsregeln, Berechtigungen oder Arbeitsplatzlayouts an Ihre Richtlinien und Arbeitsabläufe anpassen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Wird Ihr Team die Lösung schnell annehmen? Achten Sie auf eine übersichtliche Navigation, mobilen Zugriff und einen geringen Schulungsbedarf. |
| Implementierung und Einführung | Wie lange wird die Einrichtung dauern? Prüfen Sie, ob Anleitungen, Vorlagen und Unterstützung für eine reibungslose Einführung verfügbar sind. |
| Kosten | Gibt es versteckte Kosten oder Auslöser für ein Upgrade? Prüfen Sie, was im kostenlosen Tarif enthalten ist und wann Gebühren anfallen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Schützt die Lösung die Daten und die Privatsphäre der Nutzer? Achten Sie auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung relevanter Standards. |
| Verfügbarkeit des Supports | Welche Supportkanäle sind im kostenlosen Tarif verfügbar? Berücksichtigen Sie Reaktionszeiten und den Zugang zu Hilfsressourcen. |
Was ist kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze?
Kostenlose Software zur Buchung gemeinsam genutzter Arbeitsplätze ist eine digitale Lösung, mit der Teams gemeinsam genutzte Arbeitsplätze reservieren können, ohne für ein Abonnement zu bezahlen. Diese Plattformen helfen bei der Verwaltung der Schreibtischverfügbarkeit, unterstützen flexible Sitzplatzkonzepte und erfassen die Nutzung von Arbeitsplätzen.
Sie sind für Organisationen mit hybriden Arbeitsmodellen oder dynamischen Büroumgebungen konzipiert, die eine einfache Möglichkeit benötigen, zu koordinieren, wer wo, wann und wie lange sitzt.
Funktionen
Sehen wir uns die Funktionen an, die häufig in Software zur Buchung flexibler Schreibtische zu finden sind, und welche davon normalerweise in kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen enthalten sind.
Typische Funktionen kostenloser Software zur Buchung flexibler Schreibtische
- Kalender zur Schreibtischbuchung: Ermöglicht es Benutzern, Schreibtische für bestimmte Tage und Zeiten zu reservieren, sodass Teams ihre Bürobesuche planen und Doppelbuchungen vermeiden können.
- Verfügbarkeit in Echtzeit: Zeigt, welche Schreibtische frei oder belegt sind, damit Benutzer direkt fundierte Buchungsentscheidungen treffen können.
- Grundlegende Benutzerverwaltung: Ermöglicht Administratoren, Benutzer hinzuzufügen, zu entfernen oder ihnen Rollen zuzuweisen, sodass nur autorisierte Personen Schreibtische buchen können.
- Mobiler Zugriff: Bietet eine mobilfreundliche Oberfläche oder App, mit der Schreibtische von überall aus einfach gebucht werden können.
- Buchungsbenachrichtigungen: Sendet E-Mail- oder In-App-Benachrichtigungen, um Buchungen zu bestätigen, Benutzer an Reservierungen zu erinnern oder sie über Änderungen zu informieren.
- Einfache Ansicht des Bürogrundrisses: Zeigt eine grundlegende Karte oder Liste der verfügbaren Schreibtische an und hilft Benutzern dabei, sich die Arbeitsplatzoptionen vorzustellen.
- Buchungsverlauf: Ermöglicht es Benutzern und Administratoren, vergangene und bevorstehende Reservierungen zur besseren Planung und Nachvollziehbarkeit zu überprüfen.
- Stornierung in Eigenverwaltung: Ermöglicht es Benutzern, ihre Buchungen ohne Eingreifen eines Administrators zu stornieren oder zu ändern.
Typische Funktionen kostenpflichtiger Software zur Buchung flexibler Schreibtische
- Erweiterte Analysen und Berichte: Liefert detaillierte Einblicke in die Nutzung von Schreibtischen, Belegungstrends und Möglichkeiten zur Optimierung der Flächennutzung.
- Integration mit Kalenderwerkzeugen: Synchronisiert Buchungen mit Google Kalender, Microsoft Outlook oder anderen Planungsplattformen und sorgt so für eine reibungslosere Koordination.
- Verwaltung mehrerer Standorte: Unterstützt die Buchung und Verwaltung mehrerer Büros oder Gebäude über ein einziges Dashboard.
- Individuelle Buchungsregeln: Ermöglicht Organisationen, Richtlinien wie Buchungszeiträume, Genehmigungsabläufe oder wiederkehrende Reservierungen festzulegen.
- Besucherverwaltung: Erfasst externe Gäste, stellt Besucherausweise aus und lässt sich für zusätzliche Sicherheit in Empfangssysteme integrieren.
- Kontaktlose Anmeldung oder Anmeldung per QR-Code: Ermöglicht es Benutzern, sich über QR-Codes oder mobile Geräte an ihren reservierten Schreibtischen anzumelden, wodurch der physische Kontakt reduziert wird.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Bietet differenzierte Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen, etwa Administratoren, Führungskräfte und reguläre Benutzer.
- Integration mit Hardwaresensoren: Verbindet sich mit Belegungssensoren oder IoT-Geräten, um Aktualisierungen des Schreibtischstatus zu automatisieren und die Genauigkeit zu verbessern.
- Prioritätsbuchung oder Wartelisten: Ermöglicht es bestimmten Benutzern, Schreibtische vor anderen zu buchen oder sich für stark nachgefragte Bereiche auf Wartelisten zu setzen.
- Dedizierter Kundensupport: Bietet kostenpflichtigen Benutzern bevorzugte Supportkanäle, Unterstützung bei der Einführung und Service-Level-Vereinbarungen.
Vorteile
Die Einführung kostenloser Software zur Buchung flexibler Schreibtische bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige davon:
- Kosteneinsparungen: Vermeidet Abonnementgebühren und bietet gleichzeitig wichtige Funktionen zur Schreibtischverwaltung für hybride oder flexible Teams.
- Bessere Übersicht über die Arbeitsplätze: Die Verfügbarkeit in Echtzeit und Ansichten des Bürogrundrisses helfen allen dabei, vor dem Weg ins Büro zu sehen, welche Schreibtische frei sind.
- Vereinfachter Buchungsprozess: Selbstständige Reservierungen und mobiler Zugriff erleichtern es Benutzern, Schreibtische eigenständig zu buchen, zu ändern oder zu stornieren.
- Bessere Flächennutzung: Buchungsverlauf und Nutzungsdaten helfen Ihnen, die Nachfrage nach Arbeitsplätzen zu verstehen und Grundrisse oder Richtlinien nach Bedarf anzupassen.
- Schnellere Einführung: Intuitive Oberflächen und eine grundlegende Benutzerverwaltung ermöglichen neuen Benutzern den Einstieg mit minimalem Schulungs- oder IT-Supportaufwand.
- Mehr Nachvollziehbarkeit: Benutzerrollen und Buchungsaufzeichnungen stellen sicher, dass nur autorisierte Teammitglieder Schreibtische reservieren, und bieten eine klare Prüfspur.
- Unterstützung für hybrides Arbeiten: Flexible Buchungswerkzeuge helfen Teams dabei, Präsenztage zu koordinieren und sich ohne manuelle Erfassung an wechselnde Zeitpläne anzupassen.
Kosten und Preise
Ich weiß, dass Sie diesen Artikel aufgerufen haben, um die besten kostenlos verfügbaren Optionen für Software zur Buchung flexibler Schreibtische zu finden. Da kostenlose Tarife jedoch nur einen begrenzten Funktionsumfang bieten, ist es gut möglich, dass Sie Ihren Tarif in Zukunft erweitern müssen.
Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und die typischen enthaltenen Funktionen von Software zur Buchung flexibler Schreibtische zusammen:
Vergleichstabelle der Tarife für Hot-Desk-Buchungssoftware
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Tarif | $0 | Grundlegende Schreibtischbuchung, Verfügbarkeit in Echtzeit, einfache Anzeige des Grundrisses, mobiler Zugriff und Buchungsbenachrichtigungen. |
| Persönlicher Tarif | $5-$10/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des kostenlosen Tarifs, Kalenderintegrationen, eingeschränkte Analysen, bevorzugter Support und benutzerdefinierte Buchungsregeln. |
| Geschäftstarif | $10-$25/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des persönlichen Tarifs, Verwaltung mehrerer Standorte, erweiterte Analysen, Besucherverwaltung und rollenbasierte Zugriffskontrolle. |
| Unternehmenstarif | $25-$50/Benutzer/Monat | Alle Funktionen des Geschäftstarifs, benutzerdefinierte Integrationen, API-Zugriff, Unterstützung für Hardwaresensoren, individuelle Einführung und erweiterte Sicherheitskontrollen. |
Häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur kostenlosen Hot-Desk-Buchungssoftware:
Kann ich mit kostenloser Hot-Desk-Buchungssoftware mehrere Bürostandorte verwalten?
Nein, bei den meisten kostenlosen Tarifen von Schreibtischbuchungssystemen sind Sie auf einen einzigen Standort beschränkt. Wenn Sie Buchungen für mehrere Büros verwalten müssen, benötigen Sie in der Regel einen kostenpflichtigen Tarif.
Sind Integrationen mit Kalenderwerkzeugen in kostenlosen Tarifen verfügbar?
Nein, Integrationen mit Werkzeugen wie Google Kalender oder Outlook sind normalerweise kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Kostenlose Versionen bieten in der Regel nur grundlegende Buchungs- und Benachrichtigungsfunktionen.
Wie viele Benutzer können auf einen kostenlosen Tarif für Hot-Desk-Buchungssoftware zugreifen?
Die meisten kostenlosen Tarife unterstützen zwischen 5 und 10 Benutzer. Wenn Ihr Team größer ist, müssen Sie wahrscheinlich einen kostenpflichtigen Tarif in Betracht ziehen oder einen Anbieter mit einem höheren kostenlosen Benutzerlimit suchen.
Sind meine Daten in einem kostenlosen Tarif für Hot-Desk-Buchungssoftware sicher?
Ja, seriöse Anbieter bieten auch in kostenlosen Tarifen grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie verschlüsselte Verbindungen und Benutzerauthentifizierung. Erweiterte Sicherheitsfunktionen sind jedoch normalerweise nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Kann ich Buchungsregeln oder Berechtigungen in einem kostenlosen Tarif anpassen?
Nein, die Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsregeln und Benutzerberechtigungen sind in kostenlosen Tarifen im Allgemeinen eingeschränkt oder nicht verfügbar. Kostenpflichtige Tarife schalten normalerweise detailliertere Kontrollen frei.