Wie man Menschen führt, ohne dass sie es überhaupt merken
Wir kennen das alle – du versuchst, Mikromanagement deines Teams zu vermeiden, aber die Art und Weise, wie sie die Dinge erledigen (oder eben nicht erledigen), lässt es so wirken, als wollten sie mikrogemanagt werden. An manchen Tagen kannst du kaum auf einen Kaffee hinausgehen, bevor dein Team dir panisch schreibt, weil ein scheinbar dringendes Problem aufgetreten ist, das nur mit deinem Input gelöst werden kann.
Woran liegt das? Wie schaffst du es, dass dein Team selbstständig arbeitet, sodass weder deine Abwesenheit für eine Woche, noch sonst ein Vorfall, deine Kunden oder das Team aus der Bahn wirft? Die Lösung: Du musst lernen, Menschen zu führen – ohne dass sie es überhaupt merken.
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Wie man Menschen führt, ohne dass sie es überhaupt merken
Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist es, zu lernen, wie man Menschen so begleitet, dass sie sich effektiv selbst steuern können. Diese drei Leitlinien zeigen, wie du Menschen führen kannst, damit dein Team innovativ wird und ein Gefühl von Eigenverantwortung und Autonomie bei seinen Entscheidungen entwickelt.
1. Erwartungen definieren: Was braucht dein Einbringen?
Seien wir ehrlich: Wenn dein Team dich ständig um Hilfe bittet, signalisiert dein bisheriger Führungsstil vermutlich, dass du ihnen nicht zutraust, Entscheidungen ohne dich zu treffen. Das musst du ändern – und zwar schnell.
Selbst zur eigenen Orientierung ist es schwer zu wissen, wie man Menschen führt, wenn du mit deinem Team nicht klargestellt hast, welche Arten von Themen deinen Input benötigen. Ist dir zum Beispiel wichtig, welche Schriftart für die Launch-Grafik verwendet wird? Oder das Tool, mit dem dein Team die internen Arbeitsabläufe verwaltet? Vermutlich sind Veränderungen, die den Zeitplan oder das Budget betreffen, für dich relevanter als die detaillierten ästhetischen oder technischen Fragen zum Projekt.
Je nach deinem Wohlfühlfaktor, den Anforderungen der Kundschaft und der Art des Projekts musst du eine klare Grenze ziehen, welche Themen eine Rückmeldung von dir benötigen, bevor das Team etwas unternimmt. Bleib dann auch konsequent dabei. Jede Nachlässigkeit deinerseits führt zu Verwirrung und ruft die Anfrage-Lawine erneut hervor.
2. Verstärke deine Erwartungen
Wenn du deine Erwartungen deutlich gemacht hast und das Team sich trotzdem nicht daran hält, musst du ihnen vermitteln, ihren Teil der Abmachung einzuhalten. Da du so hervorragend in dem bist, was du tust, ist es nur logisch, dass manche es sich leicht machen wollen und dir die schwierigen Entscheidungen überlassen. Das ist okay, wenn neue oder sehr junge Mitarbeitende noch lernen, aber nach einer gewissen Zeit solltest du deinem Team die nötigen Erfahrungen gönnen, damit sie wachsen können.
Natürlich wird es immer jemanden im Team geben, der dauerhaft Unterstützung braucht. Wenn du also wissen willst, wie man Menschen führt, die zu viel Führung einfordern, dann mein Rat: Dreh den Spieß um. Wenn dich jemand fragt, wie das Protokoll aufgebaut sein soll, für das er oder sie seit zwei Wochen recherchiert, unterdrücke deinen Drang, deine starke Meinung zu äußern, und frage stattdessen nach deren Vorschlag.
Wenn sie nicht erkennen, dass jetzt ihre Zeit für eine eigene Entscheidung gekommen ist, sprich sie auf ihr Verhalten an. Vielen ist ihr eigenes Muster nicht bewusst. Frage sie, warum sie das Bedürfnis haben, dich noch einzubeziehen, und betone, dass du ihnen zutraust, eine großartige Lösung selbst zu entwickeln. Meist sind Selbstvertrauen (oder Gewohnheit) der Grund – und du musst deinem Team Zeit geben, um diese Fähigkeiten auszubauen, besonders, wenn du Coach eines agilen Projekts bist.
Manchmal habe ich aber auch erlebt, dass kein "Was denkst du?" den gewünschten Effekt bringt. Dann solltest du dein verdecktes Projektmanagement aufs nächste Level heben: Wenn dir das Team ständig Nachrichten schickt, geh einfach mal offline (ja, das geht! Die Welt geht nicht unter, versprochen!). Mach die Tür zu. Zeig auf irgendeine Weise, dass du nicht verfügbar bist. Vorher aber setze klar die Erwartung, dass das Team bis zu einem festen Zeitpunkt eigenständig eine Lösung zu Thema XYZ liefern soll.
Es kann schwierig sein, auf diese distanzierte Art zu führen, ohne dass es so wirkt, als würdest du dein Team ignorieren – genau das willst du ja schließlich nicht. Dafür solltest du für jede*n Kolleg*in ein wöchentliches Einzelgespräch vereinbaren. So lernen sie, Fragen bis zu diesem Termin aufzusparen, was die Zahl überflüssiger Anfragen auf ein Minimum reduziert. Und wenn sie dann für das Einzelgespräch nichts mitbringen, beende es einfach früher. Ich wäre überrascht, wenn sie beim nächsten Mal nicht eine Liste mit Themen hätten – das ist eine subtile Methode, dein Team in die Eigenverantwortung zu bringen.
3. Bringe deinem Team bei, sich selbst zu helfen
Du kennst das Sprichwort: Gib jemandem einen Fisch, und er hat Nahrung für einen Tag. Lehre ihn wie man fischt, und du ernährst ihn ein Leben lang.
Im obigen Beispiel hat dich ein Teammitglied gefragt, wie man einen Bericht gliedert. Ob ihm das bewusst war oder nicht, hat es damit ein größeres Problem erkannt, das einer Lösung bedurfte. Konkret: Wenn das Projekt eine Vorlage für die Arbeitsergebnisse hätte, müsste das Team dich beim Start einer neuen Aufgabe nicht immer um Rat fragen. Besonders wenn du ein agiles Projekt leitest, ist das ein perfekter Moment, um das berühmte "Fischlehren" anzuwenden. Sprich beim nächsten Daily Standup an, dass dir Uneinheitlichkeiten im Format der Arbeitsergebnisse aufgefallen sind, und gib dem Team die Aufgabe, bis nächste Woche eine Lösung zu erarbeiten. Danach halte dich zurück und warte die Ergebnisse ab. Wenn du lernst, Menschen so zu führen, wirst du vielleicht überrascht sein, mit welchen Ideen dein Team von selbst kommt — was langfristig wiederum enorme Vorteile für deine Projekte bedeutet.
Etwas Ähnliches ist mir kürzlich in einem meiner Projekte passiert. Als das Team mir das Problem schilderte, fühlte ich mich wie in einem dieser "Abenteuerbücher", die du früher als Kind gelesen hast:
- Option 1: Löse das Problem selbst. Das geht schneller und ist effizienter.
- Option 2: Sage dem Team, was zu tun ist. Du kennst den Kunden so gut, dass du weißt, dass ihm deine Idee gefallen wird.
- Option 3: Teile dem Team mit, dass es ein Problem gibt. Widerstehe dem Impuls, selbst eine Lösung zu erarbeiten, und lasse das Team entscheiden, wie es den Fehler beheben will.
Klar, mit Option 1 oder 2 gehst du den Weg des geringsten Widerstands – aber wenn du auf Seite 100 deines Abenteuers blätterst, stellst du fest, dass deine Lösung zwar kurzfristig funktioniert hat, das Projekt jedoch langfristig gescheitert ist:
- Bei Option 1 hast du dich selbst überfordert. Das Projekt ist gescheitert, weil du dich so unentbehrlich gemacht hast, dass du nie die Gelegenheit hattest, über das erwartete Budgetdefizit zu strategisieren. Du hast dich in Details verloren, statt dich auf das Wesentliche, nämlich das Management von Menschen und Projekten – den Kern deiner Aufgabe als PM – zu konzentrieren.
- Bei Option 2 hat das Team zwar eine funktionierende Lösung geliefert, ist aber nie gewachsen. Die Leistungsträger fingen an, dich zu hinterfragen. Die Schwächeren hatten keine Chance, sich weiterzuentwickeln. Die Fluktuation stieg und die verbliebenen Teammitglieder hatten kein Vertrauen mehr – weder zu dir noch zueinander. Das Projekt hat gelitten.
Dramatisch? Vielleicht ein bisschen. Aber worauf ich hinaus will: Als ich meinem Team sagte, dass sie Berichte künftig schneller liefern sollten, haben sie von sich aus einen Styleguide erstellt und einen internen Qualitätsprüfprozess eingeführt. Die Lösung war kreativer und umfassender als alles, was ich mir allein hätte ausdenken können. Die Zeit, die ich für die Prüfung aufwende, ist um 10% gesunken und im Team herrscht jetzt ein gemeinsames Verständnis darüber, was zu tun ist. Überlass deinem Team das Management der Aufgaben – dann wird es dir vertrauen und dich als Führungskraft akzeptieren.
Genieße den Weg
Menschen – und auch Projekte – zu managen, lernt man nicht über Nacht. Genau das macht es aber so interessant! Dein Team als Projektmanager zu führen, erfordert Übung, Geduld und Vertrauen. Gerade für uns, die in agilen Teams arbeiten, ist es wichtig zu wissen: Agilität ist ein iterativer Prozess, der aber zugleich von Individuen getragen wird. Wenn du als agile PM es schaffst, dich mehr im Hintergrund zu halten, wird das Team lernen, Herausforderungen selbst zu bewältigen (mit etwas Unterstützung durch dich). Wer weiß? Vielleicht kannst du anschließend sogar in Ruhe auf einen Kaffee gehen – mit oder ohne Team.
Du möchtest dein Team durch organisatorische oder teambedingte Veränderungen steuern? Lies hier weiter, wie du Teams durch diese Übergangsphasen führen kannst.
