Unsicher, welche Methodik Sie für ein Projekt verwenden sollen? 5 Beispiele zur Orientierung
Als Projektmanager ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode für Ihr Projekt. Es gibt viele verschiedene Optionen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Die von Ihnen gewählte Methode hat einen großen Einfluss auf den Gesamterfolg Ihres Projekts, daher ist es wichtig, sorgfältig zu wählen.
In diesem Artikel erläutere ich, welche Methode für ein Projekt geeignet ist und führe Beispiele dazu an. Außerdem gehe ich darauf ein, wie Sie erkennen, wann eine Änderung der Methode erforderlich sein könnte und wie Sie diese umsetzen.
Wie Sie die richtige Projektmanagement-Methode für Ihr Projekt auswählen
Projektmanagement-Methoden lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: traditionelle (oder Wasserfall-) und agile Methoden
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Traditionelle Methoden zeichnen sich durch ihren sequenziellen, phasenbasierten Ansatz aus. Agile Methoden hingegen sind iterativ und inkrementell aufgebaut.
Sowohl traditionelle als auch agile Methoden besitzen eigene Stärken und Schwächen. Daher ist es wichtig, für Ihr jeweiliges Projekt die passende Methode auszuwählen.
Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Faktoren:
- Die Art des Projekts: Ist das Projekt klar definiert und bleibt wahrscheinlich unverändert, oder sind während der Durchführung Änderungen zu erwarten? Im letzteren Fall ist ein agiler Ansatz möglicherweise besser geeignet.
- Die Teamgröße: Arbeiten Sie mit einem großen oder einem kleinen Team? Kleinere Teams sind in der Regel besser für agile Methoden geeignet, während größere Teams eher von traditionellen Methoden profitieren.
- Das Maß an Kundenbeteiligung: Sind die Kunden aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden? In diesem Fall kann ein agiler Ansatz geeigneter sein.
- Das Budget: Gibt es ein festes Budget für das Projekt oder ist es flexibel? Projekte mit festem Budget eignen sich besser für traditionelle Methoden, während flexible Budgets eher agile Methoden ermöglichen.
- Der Zeitplan: Arbeiten Sie mit einem festen Projektzeitplan oder gibt es zeitliche Flexibilität? Feste Zeitpläne sprechen für traditionelle Methoden, während flexible Zeitrahmen für agile Methoden sprechen.
Es gibt keine einzig „beste“ Projektmanagement-Methode; die ideale Methode für Ihr Projekt hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie oben erläutert. Wenn Sie diese Aspekte sorgfältig abwägen, finden Sie die richtige Methode für Ihr spezifisches Projekt.
Gängige Projekte & passende Methoden: Beispiele
Schauen wir uns nun Beispiele für die jeweilige Methode an, damit Sie für Ihr konkretes Projekt leichter den richtigen Ansatz wählen können.
Bauprojekte: Ein Paradebeispiel für die Wasserfall-Methode
Eine häufig genutzte Projektmanagement-Methode mit linearem Ablauf.
Die Wasserfall-Methode ist ein linearer Ansatz im Projektmanagement, bei dem jede Phase nacheinander abgeschlossen wird – ohne Überschneidungen oder Wiederholungen zwischen den Phasen.
Diese Methode findet besonders in Branchen Anwendung, in denen das Produkt oder Ergebnis sehr spezifische Anforderungen erfüllen muss und nach Projektstart nur wenig Raum für Änderungen oder Anpassungen bleibt.
Zum Beispiel wird im Bauprojektmanagement (auch bekannt als Kapitalprojektmanagement) mit dem Wasserfallmodell sichergestellt, dass jede Projektphase (Entwurf, Projektplanung, Ausführung usw.) abgeschlossen ist, bevor die nächste Phase beginnt.
Dies minimiert das Risiko von Fehlern und unerwarteten Überraschungen, die entstehen können, wenn Teile des Projekts nicht in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.
Auch wenn das Wasserfallmodell in manchen Situationen ein sinnvoller Ansatz ist, gibt es Einschränkungen. Insbesondere kann es unflexibel sein und zu wenig Rückmeldung von Anwendern oder Stakeholdern während der Entwicklung zulassen.
Daher werden in vielen Branchen zunehmend neue, agilere Ansätze im Projektmanagement eingesetzt.
PMI/PMBOK
Das PMI (Project Management Institute) veröffentlicht den PMBOK (Project Management Body of Knowledge), einen Leitfaden für Projektmanagement-Standards.
Daher sollte er herangezogen werden, um Best Practices im Projekt umzusetzen. Er stellt jedoch keine eigenständige Projektmanagement-Methode dar.
Projekte im öffentlichen Sektor: PRINCE2 ist eine sinnvolle Option
Ein prozessorientierter Ansatz, der eine einfache, anpassbare und skalierbare Methode bietet.
Nehmen wir an, Ihr Projekt befasst sich mit der Umsetzung einer neuen Vorschrift für Geräte im öffentlichen Gesundheitswesen. Der erste Schritt besteht darin, einen Business Case für das Projekt zu erstellen, der die Investition der Ressourcen quantifiziert.
Sobald der Business Case genehmigt wurde, gehen wir zum nächsten Projektschritt über – der Planung. Dabei erstellen wir einen detaillierten Plan für die Umsetzung, einschließlich Zeitrahmen, Meilensteinen und Ergebnissen.
Wir werden außerdem Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams zuweisen. Während der Ausführungsphase des Projekts führen wir die Umsetzung wie geplant durch.
Und schließlich werden wir in der Abschlussphase die Projektergebnisse und die gewonnenen Erkenntnisse überprüfen, um unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie PRINCE2 angewendet werden kann, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine Projektmanagement-Methodik, die einen Rahmen für das Management von Projekten jeder Größe bietet. Sie basiert auf sieben Grundprinzipien: fortwährende geschäftliche Rechtfertigung, Lernen aus Erfahrungen, Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, Phasenmanagement, Management durch Ausnahmen, Produktorientierung und Anpassung an die Projektumgebung.
Die PRINCE2-Methodik kann auf jede Art von Projekt angewandt werden. Sie wird zwar in der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft eingesetzt, ist aber besonders in Großbritannien und Europa sehr beliebt.
Fertigung: Unternehmenstransformation mit der Lean-Methodik
Verschlankung und Beseitigung von Verschwendung, um mehr mit weniger zu erreichen.
Toyota ist ein Paradebeispiel dafür, wie man durch Lean-Initiativen Produktionskosten senken kann. Auch andere Unternehmen haben ähnliche Erfolge erzielt, was zeigt, dass Lean-Projektmanagement eine äußerst effektive Methode zur Effizienzsteigerung in der Fertigung sein kann.
Die Lean-Projektmanagement-Methodik wurde Anfang der 2000er Jahre entwickelt, um Projektmanagementprozesse zu optimieren und Verschwendung zu eliminieren. Lean basiert auf den Prinzipien des Toyota-Produktionssystems (TPS), das auf kontinuierliche Verbesserung und die Beseitigung von Verschwendung setzt.
In einem Lean-Agile-Projekt sind alle Aktivitäten darauf ausgerichtet, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten. Dazu gehört es, überflüssige Tätigkeiten, also "Verschwendung", zu identifizieren und zu beseitigen.
Es gibt sieben Arten von Verschwendung: Überproduktion, Lagerbestände, Fehler, Bewegung, Überbearbeitung, Warten und Transport. Durch die Beseitigung dieser Verschwendungen können Projekte schneller und effizienter abgeschlossen werden.
Allerdings wird die Lean-Methodik häufig fälschlicherweise nur mit Fertigungsunternehmen in Verbindung gebracht, obwohl sie auf jedes Unternehmen oder jede Organisation anwendbar ist, die nicht einen Prozess an sich will, sondern vielmehr die Art und Weise verändern möchte, wie sie ihre Abläufe gestalten.
Daher wurde sie bereits in verschiedensten Branchen erfolgreich eingesetzt – von der Softwareentwicklung bis hin zum Vertrieb. In jedem Fall hat sie dazu beigetragen, die Projektqualität zu verbessern und den Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Softwareentwicklung: Die perfekte Anwendung für Agile und Scrum
Zusammenarbeit, um iterativ das zu liefern, was funktioniert.
Agiles Projektmanagement ist ein beliebter Ansatz in der Softwareentwicklung, bei dem iteratives Planen und Liefern, enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Stakeholdern sowie regelmäßige Anpassung auf Basis von Feedback im Vordergrund stehen. Ein praktisches Beispiel für eine agile Methode ist das Scrum-Framework.
Scrum ist eine spezielle Umsetzung des agilen Ansatzes, die kurze, zeitlich klar abgegrenzte Sprints (meistens zwei Wochen) beinhaltet, in denen bestimmte Aufgaben abgeschlossen und geliefert werden. Am Ende jedes Sprints reflektiert das Team, was gut gelaufen ist und was für den nächsten Sprint verbessert werden kann.
Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stellt sicher, dass das Endprodukt die Anforderungen der Stakeholder erfüllt. Da agile Methoden so flexibel sind, können sie an verschiedenste Softwareprojekte angepasst werden.
Deshalb ist dieser Ansatz in den letzten Jahren zu einer der beliebtesten Methoden in der Softwareentwicklung geworden. Auch wenn agile Methoden meist mit der Softwareentwicklung in Verbindung gebracht werden, lassen sie sich auf jedes Projekt anwenden, in dem Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gefragt sind.
Produktivitätssteigerung: Kanban
Steigerung von Geschwindigkeit und Qualität der Lieferung durch erhöhte Sichtbarkeit der laufenden Arbeit und Begrenzung von Multitasking.
Kanban ist eine weitere beliebte agile Methode, die wie Scrum frühe Releases und kollaborative, selbstorganisierte Teams betont. Ursprünglich wurde sie in den 1940er Jahren in Toyota-Fabriken entwickelt – als sehr visuelle Methode, um Engpässe zu reduzieren, indem sie ein „Bild“ des Arbeitsflusses vermittelt, sodass diese während der Entwicklung schnell erkannt werden können.
Die folgenden sechs Grundprinzipien sind zu beachten:
- Visualisierung
- Begrenzung der laufenden Arbeit
- Flussmanagement
- Regeln explizit machen
- Feedbackschleifen nutzen
- Kollaborative oder experimentelle Weiterentwicklung
Für Kanban gibt es keine festen Regeln, allerdings basiert es auf einem Kanban-Board, das die Entwicklungsstadien vom Anfang über die Ausführung bis zum Abschluss darstellt. Die Grundstruktur des Boards besteht in der Regel aus drei Spalten mit den Beschriftungen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
Kanban wurde – wie viele agile Methoden – insbesondere in der Softwareentwicklung bekannt. Aufgrund seiner Flexibilität hat es aber auch in anderen Branchen an Beliebtheit gewonnen und zählt zu den Projektmanagement-Techniken, die für jedes Projekt geeignet sind, das eine kontinuierliche Verbesserung während des gesamten Lebenszyklus erfordert.
Kanban ist wie Scrum ideal für Projekte mit kleinen Teams, die eine flexible Lösung zur Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung benötigen. Es ist zudem hervorragend geeignet, um die persönliche Produktivität zu optimieren. Einige Beispiele für die Anwendung von Kanban finden Sie hier.
Woran erkennt man, dass eine Projektmethodik nicht funktioniert?
Die Wahl der richtigen Projektmethodik ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Die passende Methodik kann Ihnen helfen, Ihr Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit hoher Qualität abzuschließen.
Die falsche Methodik kann jedoch Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und eine Vielzahl anderer Probleme verursachen. Aber woran erkennt man, dass es Zeit ist, auf eine neue Methodik umzusteigen?
Hier sind 5 Anzeichen, auf die Sie achten sollten:
- Sie überschreiten ständig das Budget.
- Ihr Projekt ist ständig im Verzug.
- Die Qualität Ihrer Ergebnisse leidet.
- Ihr Team ist unzufrieden und die Moral ist niedrig.
- Sie erzielen nicht die gewünschten Ergebnisse.
Wenn Sie eines dieser Probleme bemerken, ist es Zeit, eine neue Vorgehensweise in Betracht zu ziehen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie erfolgreich auf eine neue Projektmanagement-Methodik umsteigen können.
Wie man zu einer neuen Projektmethodik wechselt
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Situation sorgfältig zu bewerten und eine neue Methodik auszuwählen, die den besonderen Anforderungen des Projekts entspricht. Wenn zum Beispiel ein Projekt im Verzug ist, kann der Wechsel zu einer agileren Methodik wie Kanban oder Scrum dabei helfen, wieder auf Kurs zu kommen.
Wenn hingegen Budgetbeschränkungen das Problem sind, ist ein Wechsel zu einer schlankeren Methodik wie der Lean-Methodik wahrscheinlich der beste Weg. In jedem Fall sorgt eine sorgfältige Abwägung aller Optionen und die Auswahl der am besten geeigneten Methode für den Projekterfolg.
Hier sind einige Tipps, wie Sie erfolgreich zu einer neuen Projektmanagement-Methodik wechseln können.
1. Definieren Sie das Problem
Bevor Sie neue Möglichkeiten erkunden, sollten Sie zunächst einen Schritt zurückgehen und die spezifischen Probleme identifizieren, die Sie mit Ihrer aktuellen Methodik haben. So können Sie Ihre Suche fokussieren und sich auf eine Vorgehensweise konzentrieren, die Ihre individuellen Anforderungen adressiert.
2. Recherchieren Sie Ihre Möglichkeiten
Wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, geht es darum, Ihre Optionen zu recherchieren. Es gibt viele Online-Ressourcen, die Ihnen helfen, verschiedene Methoden zu vergleichen und die bestpassende für Ihr Unternehmen zu finden.
3. Führen Sie die Veränderung ein
Wenn Sie sich für eine neue Methodik entschieden haben, geht es an die Umsetzung. Der Prozess unterscheidet sich je nach Größe und Struktur Ihrer Organisation, aber es ist wichtig, einen Plan für einen reibungslosen Übergang zu haben.
Der Wechsel zu einer neuen Projektmanagement-Methodik kann eine Herausforderung sein, ist aber oft notwendig für den Projekterfolg. Wenn Sie diese Schritte befolgen, gelingt der Übergang so reibungslos wie möglich.
Jetzt sind Sie dran
Was ist also die beste Methodik für Ihr Projekt? Hoffentlich hat Ihnen dieser Artikel einen guten Ausgangspunkt gegeben. Und denken Sie daran: Wenn es nicht richtig läuft oder Sie unterwegs auf Probleme stoßen, ist es vielleicht an der Zeit, die Richtung zu ändern und einen anderen Ansatz auszuprobieren.
Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten und sich Gedanken über Skalierbarkeit machen, empfehlen wir außerdem unseren Leitfaden zu Enterprise-Projektmanagement-Methodologien.
