Warum sollte man Ressourcenmanagement-Software nutzen? 6 Vorteile & Gründe
Ressourcenmanagement-Software ist nützlich, um die Zuweisung und Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisation zu optimieren. Durch effektives Verfolgen und Verwalten von Vermögenswerten – seien es personelle, finanzielle, materielle oder zeitliche Ressourcen – stellt diese Art von Software sicher, dass Projekte effizient und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Sie unterstützt die Visualisierung der Ressourcenplanung, die Prognose des zukünftigen Ressourcenbedarfs und das Erkennen potenzieller Engpässe, sodass jedes Projektelement mit den passenden Mitteln versehen wird. Dies führt wiederum zu einer gesteigerten Produktivität, niedrigeren Kosten und einem insgesamt verbesserten Projekterfolg.
6 Gründe für den Einsatz von Ressourcenmanagement-Software
Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Ressourcenmanagement-Software Ihre Ressourcenplanung verbessert.
- Zeigt aktuelle Ressourcenzuweisungen an
- Ermittelt tatsächliche Ressourcenkapazitäten
- Überwacht Ressourcenauslastung
- Prognostiziert zukünftige Ressourcenverfügbarkeit
- Reduziert unnötige Ausfallzeiten
- Verbessert Personalentscheidungen
1. Zeigt aktuelle Ressourcenzuweisungen an
Bevor Sie Ressourcen für einen neuen Kunden oder ein neues Projekt bereitstellen, müssen Sie feststellen, ob diese verfügbar sind. Ressourcenmanagement-Software zeigt Ihnen, welche Ressourcen verfügbar sind und ihre Arbeitspensenkapazität (wie viel Arbeit sie derzeit leisten und ob sie noch mehr übernehmen können).
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Das Visualisieren dieser Daten war ein großartiger Gesprächsanlass mit den Projektmanagern. Zum Beispiel zeigt diese eine Ressource nächste Woche 16 Stunden pro Tag an. Da müssen wir eingreifen.
Mit diesen Informationen können Sie mehrere Dinge bestimmen:
- Ob Sie neues Personal einstellen oder bestehende Mitarbeitende schulen müssen, um die steigende Nachfrage zu decken
- Welche Bearbeitungszeit Sie Ihren Kunden zusagen können
- Ob Ihr Unternehmen die Fähigkeiten besitzt, das Projekt zu übernehmen
So können Projektmanager dem Management eine genauere Einschätzung geben, ob sie Anforderungen erfüllen können. Beispielsweise können Sie den Verantwortlichen mitteilen, dass wichtige Teammitglieder derzeit anderweitig tätig sind und wann diese verfügbar werden, sodass Sie keine Liefertermine versprechen, die Sie nicht einhalten können.
2. Ermittelt tatsächliche Ressourcenkapazitäten
Ressourcenkapazität bezeichnet die Anzahl verfügbarer Personen und die Stundenzahl, die sie beitragen. Kapazitätsplanungs-Software nimmt diese Berechnung für Sie vor.
Wenn zum Beispiel ein Projekt insgesamt 200 Arbeitsstunden erfordert und Sie es in einem Monat abschließen müssen, sollten Sie zuerst feststellen, wie viele Stunden jedes Ihrer Teammitglieder pro Woche tatsächlich für Aufgaben aufbringen kann, bevor Sie wissen, wie groß das zu bildende Team sein muss.
Ein Vollzeitmitarbeiter arbeitet vielleicht 40 Stunden pro Woche, aber Sie sollten auch die Zeit für Meetings und andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens berücksichtigen.
In obigem Beispiel kann, wenn ein Mitarbeiter 35 Stunden pro Woche für die Aufgabe aufbringen kann, ein sechsköpfiges Team die Aufgabe innerhalb eines Monats erledigen.
Das Verständnis von Team-Kapazitätsplanung hilft Projektmanagern auch dabei, die gleichzeitige Durchführung mehrerer Projekte zu planen.
3. Überwacht Ressourcenauslastung
Ressourcenauslastung bedeutet, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied optimal eingesetzt wird, ohne es zu überlasten. Die Software ermöglicht es Ihrem Ressourcenmanager zu erkennen, ob Teammitglieder, die einem Projekt zugewiesen sind, vielleicht in anderen Unternehmensbereichen effektiver eingesetzt werden könnten.
Analysieren Sie die Auslastungsraten der Ressourcen, um zu sehen, wie effektiv jeder Ihrer Mitarbeitenden ist, damit Sie wissen, welche Teammitglieder den größten Wertbeitrag leisten.
4. Sagt zukünftige Ressourcenverfügbarkeit voraus
Ressourcenmanagement-Software verbessert Ihre Ressourcenzuteilung und Ressourcenplanung, indem sie Ihnen hilft zu bestimmen, ob Ihre verfügbaren Ressourcen Ihrem prognostizierten Bedarf für die Zukunft entsprechen.
Dieser Prozess der Ressourcenprognose hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ressourcen stets ordnungsgemäß genutzt werden. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie in drei Monaten viele freie Ressourcen haben werden, können Sie damit beginnen, zukünftige Projekte zu planen, damit Ihre Mitarbeitenden nach Abschluss ihrer aktuellen Projekte nicht ohne Arbeit dastehen.
Oder, wenn eines Ihrer Teams an einem einfachen Projekt arbeitet und voraussichtlich früher als erwartet frei wird, können Sie planen, mehrere Teammitglieder stattdessen auf ein priorisiertes Projekt zu versetzen. Wenn Sie mehr Ressourcen zur Verfügung haben als Projekte abzuschließen sind, können Sie sich darauf konzentrieren, neue Kunden zu gewinnen, damit Sie Ihre Ressourcen einsetzen können.
5. Verringert unnötige Ausfallzeiten
Ausfallzeiten können ein entscheidender Faktor dafür sein, warum Sie nicht die gewünschte Kapitalrendite erhalten. Jede Stunde, in der Ihr Projektteam nicht bei der Sache ist, ist verschwendetes Geld.
Zu hoher Arbeitsdruck kann zwar negative Auswirkungen haben, wie z.B. Burnout, geringe Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterfluktuation, aber das Finden des optimalen Gleichgewichts kann Ihrem Unternehmen viel Geld sparen.
6. Verbessert Einstellungsentscheidungen
Wenn Sie wissen, wie Ihre Ressourcen aktuell eingesetzt werden, kann Ihr Rekrutierungsteam Ihre aktuellen Projektmanagement-Ziele nutzen, um die richtigen Personen für Ihre Projekte zu finden.
Wenn Sie aufgrund eines Mangels an Teammitgliedern mit bestimmten Fähigkeiten ein Problem bei der Ressourceneinteilung haben, können Sie entscheiden, ob es effektiver ist, eine bestehende Person weiterzubilden oder eine neue Person einzustellen, um die Lücke zu schließen.
Wenn Ihre Software zur Ressourcenplanung aufzeigt, dass Sie nicht über die benötigte Ressourcenkapazität verfügen, um Ihre bevorstehenden Ziele zu erreichen, können Sie diese Information nutzen, um Ihr Onboarding zu verstärken und jemanden einzustellen, der die Rolle ausfüllt.
Was ist Ressourcenmanagement-Software?
Ressourcenmanagement-Software ist eine Art von Software, die es Projektmanager:innen ermöglicht, zu planen, zuzuweisen und zu verfolgen, wo und wie viele Teammitglieder eingesetzt werden.
Projektmanager können Prioritäten für Projekte setzen und die Fähigkeiten der Teammitglieder mit Aufgaben und Ergebnissen abgleichen. Sie können außerdem Ausfallzeiten und Auslastung der Mitarbeitenden überwachen und nachvollziehen, wer überlastet ist (und wer freie Kapazitäten hat).
Erfahren Sie mehr darüber, wofür Ressourcenmanagement-Software eingesetzt wird. Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten kostenlosen Ressourcenmanagement-Softwares auf dem Markt.
