Versionierung bei Digital Asset Management: So funktioniert es
Ich bin mir sicher, dass du – genauso wie ich als Kind – davon geträumt hast, die Versionskontrolle beim Digital Asset Management für Hunderte oder Tausende einzelner Dateien zu überwachen.
Okay, zugegeben, das war purer Sarkasmus. Persönlich finde ich diesen Bereich des Projektmanagements langweiliger als das stückweise Schneiden von Grashalmen, aber er ist für viele digitale und kreative Projekte von entscheidender Bedeutung (und zum Glück kann er mit Digital Asset Management Software deutlich weniger mühsam werden).
Wenn die Implementierung eines besseren DAM-Systems dieses Jahr zu deinen PM-Vorsätzen gehört, findest du hier eine kurze Erklärung, was genau es ist und wie du für bessere Versionskontrolle in deinem System sorgst.
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Was ist Versionskontrolle im Digital Asset Management?
Versionskontrolle im Digital Asset Management ist der Prozess, verschiedene Versionen oder Iterationen eines digitalen Assets zu verwalten und dafür zu sorgen, dass alle mit der gleichen Version arbeiten, um Markenkonsistenz zu gewährleisten.
Es gibt viele Möglichkeiten zur Versionskontrolle, egal ob du ein formelles Digital Asset Management System nutzt oder nicht. Du kannst zum Beispiel den Dateinamen nutzen, um den Usern mitzuteilen, welche Version eines Assets sich in der Datei befindet, oder auch Metadaten hinzufügen, damit deine Dateien leichter auffindbar sind. Weitere Best Practices für DAM findest du hier.
Warum Versionskontrolle wichtig ist
Versionskontrolle ist aus vielen Gründen wichtig, besonders wenn du mit vielen digitalen Inhalten oder zahlreichen Asset-Versionen arbeitest, die sich sehr ähnlich sind, aber auf unterschiedliche Weise genutzt werden (oder wenn regelmäßig neue Versionen hinzukommen).
Bevor wir auf die konkreten Gründe eingehen, warum sie so wichtig ist, teilt Sandra De Biasi den übergeordneten Zweck der Versionskontrolle mit uns.
Du möchtest, dass dein DAM die einzige Quelle der Wahrheit ist. Du willst keine neuen Versionen separat hochladen, sondern die bestehende Version aktualisieren, um die Versionshistorie zu bewahren.
Schauen wir uns jetzt einige der wichtigsten Gründe an, warum es so essenziell ist, einen guten Prozess für die Versionskontrolle zu haben:
- Es hilft, die Verwendung des falschen Assets am falschen Ort zu vermeiden: Stellen Sie sich eine frühere Version des Assets mit einem Tippfehler oder älteren Markenfarben vor. Sie möchten nicht, dass dieses in Ihr aktuelles Kreativprojekt gelangt. Außerdem kann das System hilfreich sein, wenn Sie dasselbe Asset in verschiedenen Größen haben.
- Sie können Änderungen und Überarbeitungen einfacher nachverfolgen: Wenn Sie und Ihr Kreativteam an vielen Versionen arbeiten oder gemeinsam mit einem Kunden ein neues digitales Asset erstellen, sollten Sie nicht nur Versionen dokumentieren, sondern auch festhalten, was sich geändert hat. So können Sie einem Stakeholder, der mit demselben Feedback wie schon vor drei Runden zurückkommt (das aber in der letzten Überarbeitung verworfen wurde), freundlich darauf hinweisen.
- Es erleichtert die Zusammenarbeit: In Kombination mit leicht verständlichen Benennungsregeln für Ihre Assets kann ein Versionskontrollsystem Ihr Asset-Management-System benutzerfreundlicher machen und den Prozess optimieren. Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit kann jedes Teammitglied die neueste Version des benötigten Assets finden. Das setzt allerdings voraus, dass Ihr System auf dem neuesten Stand ist (also ältere Assets bei Ablauf archiviert werden).
- Es liefert einen Prüfpfad: Dies ist insbesondere bei Marken-Assets in streng regulierten Bereichen wie der Pharma- oder Gesundheitsbranche von Bedeutung. Aber auch alle anderen Medien-Assets profitieren von einem Prüfpfad oder zumindest einer Änderungshistorie – gerade wenn sie häufig aktualisiert werden. Falls Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, empfiehlt sich eine Digital Asset Management Zertifizierung, um audit-relevante Aspekte nicht zu übersehen.
- Es steigert Effizienz und Produktivität: Vielleicht denken Sie nicht sofort, dass Versionskontrollsysteme und erhöhte Effizienz und Produktivität zusammengehören, aber ein gutes System kann Fehler reduzieren und es viel einfacher und schneller machen, passende Assets in richtigen Größen und Formaten zu finden. Die Einrichtung und Pflege von Dateinamenskonventionen dauern weniger lange als die Korrektur von Fehlern, verursacht durch falsche Assets an den falschen Stellen, samt Nacharbeit.
- Es sichert Markenstandards und Richtlinien: Versionskontrolle ist ebenfalls wichtig, wenn es um Markenstandards und den Schutz von Markenassets geht. Während sich diese Assets weiterentwickeln und verändern, ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder markenkonforme Assets verwenden. Ein System zur klaren Identifikation von Markenassets erleichtert die Einhaltung der Richtlinien. Das Verwalten der Versionen von Markenassets ist besonders auf E-Commerce-Websites wichtig; der Einsatz eines DAM für E-Commerce ist daher eine beliebte Lösung.
Wie DAM-Software bei der Versionskontrolle hilft
Wenn Sie eine große Anzahl an Assets verwalten (von ein paar Hundert bis zu mehreren Tausend), könnte Digital Asset Management Software genau das Richtige für Sie sein, um Ihre Assets zu organisieren und Ihren Versionskontrollprozess zu steuern.
Es gibt eine überwältigende Anzahl an Tools am Markt (mehr dazu weiter unten), aber grundsätzlich sollten Sie eine Software wählen, die ein zentrales Repository für alle Ihre digitalen Assets leicht zur Verfügung stellen kann.
Darauf sollten Sie achten:
- Neben der Speicherung Ihrer Assets sollte die Software das Erstellen und Pflegen von Benennungsregeln und interner Metadaten zur Beschreibung jedes Assets einfach ermöglichen.
- Außerdem sollte die Software Versionsverfolgung bieten. Dadurch können alle Nutzer einfach die Versionhistorie einsehen und das richtige Asset auswählen. Wir alle kennen gemeinsame Ablagen voller Dateien wie clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED usw. Eine gute Software kann hier deutlich mehr Übersicht schaffen.
- Ein weiteres DAM-Feature, auf das Sie achten sollten, ist die Zugriffskontrolle – also Funktionen, die den Zugriff nach Rolle oder anderen Kriterien einschränken. So haben Nutzer nur Zugriff auf die digitalen Assets, die sie wirklich benötigen. Dies hilft außerdem zu verhindern, dass ältere Asset-Versionen verwendet werden, indem der Zugriff darauf entzogen wird.
Diese Art von Software bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Hier erfahren Sie mehr über den ROI von DAM und können sich über Trends im Digital Asset Management informieren, um sicherzugehen, dass das von Ihnen ins Auge gefasste Tool das Beste auf dem Markt ist.
Tools zur Verwaltung der Versionskontrolle
Im Bereich Digital Asset Management oder generell bei Content-Management-Systemen gibt es viele Optionen am Markt. Das richtige Tool hängt von der Größe Ihres Teams, Ihren spezifischen Anwendungsfällen für DAM und natürlich Ihrem Budget ab. Ich empfehle Ihnen, eine Ausschreibung für Digital Asset Management zu erstellen, um leichter vergleichen zu können.
Um Ihnen dabei zu helfen, das richtige Digital Asset Management Tool für Ihr Team auszuwählen, haben wir außerdem eine Liste mit einigen der besten Tools zusammengestellt, die wir bisher gesehen haben, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
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Bevor Sie eine endgültige Entscheidung für ein Tool treffen, sollten Sie sich verschiedene Digital Asset Management Demos und Preise zu jedem DAM-Tool anschauen, um sicherzustellen, dass das gewählte Tool wirklich zu Ihren Anforderungen passt. Zusätzlich können Sie gezielte Softwarelösungen für die Dokumentenversionierung in Betracht ziehen, die vielleicht besser auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Diese Tools (ebenso wie Software für den Dokumentenvergleich) unterstützen Sie beim Versionieren, indem sie alle Assets zentral speichern, detaillierte Versionshistorien bieten und regeln, wer wann auf welche Assets zugreifen darf.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit der Integration. Ein Digital Asset Management Tool, das sich mit anderen von Ihnen genutzten Werkzeugen verbinden lässt, kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz Ihres Teams steigern.
Begleiten Sie uns für mehr Einblicke ins Digital Asset Management
Egal ob Sie als Projektmanager für Webdesign und -entwicklung tätig sind oder sich auf Social Media und Werbung konzentrieren – in unserer DPM-Community gibt es viele Mitglieder, die wie Sie daran interessiert sind, ihre digitalen Assets besser zu verwalten.
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