10 Techniken zur Motivation von Teams für den Projekterfolg
Einer der entscheidenden Gründe für den Projekterfolg ist eine hohe Motivation des Projektteams.
Vor etwa zwei Jahrzehnten arbeitete ich für ein kleines, aber unternehmerisch denkendes Unternehmen. Unser Ziel war es, ein führendes Unternehmen für die Entwicklung von Softwareprodukten zu werden. Wir organisierten einen dreitägigen Firmen-Workshop außerhalb des Unternehmens, um die Wachstumsstrategien der Firma zu besprechen.
Während des Workshops haben wir verschiedene Wachstumsstrategien diskutiert und gemeinsam neue Ideen entwickelt. Alle Strategien führten zu einem Punkt – die Einbindung der Stakeholder und die Motivation der Mitarbeiter. Da ein Großteil unseres Umsatzes aus der Durchführung von Projekten stammte, haben wir beschlossen, den Fokus auf die Inspiration und Motivation der Projektteammitglieder zu legen.
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In den letzten zwei Jahrzehnten habe ich viele Projektteams geleitet und verschiedene Techniken ausprobiert, die Menschen anspornen und inspirieren. Außerdem habe ich bewährte Motivationsstrategien vermittelt, die beim Teambuilding hilfreich sind.
Lassen Sie uns die Bedeutung der Motivation von Projektteams und die zehn wichtigsten Techniken zur Einbindung von Projektteams besprechen.
Die Bedeutung der Motivation von Projektteams
Eine der Möglichkeiten, den Erfolg eines Projekts sicherzustellen, besteht darin, die Teammitglieder zu motivieren. Ein neues Projekt beginnt immer mit hoher Motivation – neue Beziehungen werden geknüpft, Ziele definiert und alle freuen sich auf etwas Neues.
Doch je weiter das Projekt voranschreitet, desto weniger rosig sieht es aus wie zu Beginn – es kommen Veränderungen auf, die Technologie wird herausfordernder, der Stresspegel steigt und insgesamt wird das Arbeitsumfeld angespannter. All dies senkt die Motivation im Team.
Laut Gallup ist die Mehrheit der US-Arbeitskräfte (65 %) nicht engagiert, was kein gutes Zeichen für Unternehmen ist.
- Abteilungen mit hohem Engagement verzeichnen einen Unterschied von 81 % bei Fehlzeiten und 14 % bei der Produktivität.
- In Organisationen mit hoher Fluktuation erreichen hoch engagierte Abteilungen einen Unterschied von 18 % bei der Mitarbeiterfluktuation.
- In Organisationen mit niedrigerer Fluktuation sind die Unterschiede noch deutlicher: Hoch engagierte Abteilungen erzielen einen Unterschied von 43 % bei der Fluktuation.
- Hoch engagierte Abteilungen erreichen einen Unterschied von 10 % bei den Kundenbewertungen und 18 % im Umsatz.
- Das Verhalten von hoch engagierten Abteilungen führt zu einem Unterschied von 23 % bei der Rentabilität.
Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers besteht darin, von Beginn des Projekts an ein hohes Maß an Motivation zu schaffen und die Teammitglieder während des gesamten Projektverlaufs zu inspirieren und zu erhalten.
Weitere Statistiken zum Projektmanagement finden Sie hier.
Techniken zur Motivation von Projektteams
1. Realistische Ziele setzen
Sie sollten Ihr Projekt damit beginnen, die wichtigsten Projekt- und Teamziele zu definieren. Achten Sie darauf, klare Ziele festzulegen und beziehen Sie erfahrene Teammitglieder bei der Definition mit ein. Sobald die Ziele definiert sind, sollten sie in messbare Zielsetzungen umgewandelt werden.
Ziele und Zielsetzungen unterscheiden sich voneinander. Ziele sind wie Vision Statements, die die angestrebten Projektergebnisse beschreiben. Sie fassen den Zweck des Projekts zusammen.
Zielsetzungen unterscheiden sich von Zielen, da sie festgelegt und gemessen werden können. Ziele hingegen sind meistens umfangreich und nicht messbar.
Sie können das SMART-Framework (wie unten beschrieben) nutzen, um praktikable Projektziele zu formulieren:
- Spezifisch: Ziele sollten präzise und auf den Punkt gebracht sein. Es darf keine Mehrdeutigkeiten oder Verwirrungen geben.
- Messbar: Stelle sicher, dass die Ziele mit Zahlen hinterlegt werden, die sich leicht messen lassen. Du solltest beurteilen können, wie viel bereits erreicht wurde und wie viel noch aussteht.
- Erreichbar: Ziele sollten realistisch und erreichbar sein. Absurde und unrealistische Ziele können Menschen entmutigen und demotivieren. Setze dir nicht den Mount Everest zum Ziel, wenn du eigentlich nur eine Anhöhe erklimmen musst.
- Relevant: Definiere Ziele, die auf die Projektergebnisse und Unternehmensziele ausgerichtet sind. Konzentriere dich auf das Notwendige und nicht auf das, was nur „nice-to-have“ ist.
- Terminiert: Gib deinen Zielen immer einen definierten, realistischen Zeitrahmen. Das macht dem Team die Zeitvorgaben deutlich und ermöglicht es den Mitgliedern, ihre Aufgaben effektiv zu steuern und zu priorisieren.
Nachdem du die Ziele gesetzt und definiert hast, solltest du sie mit deinem Team teilen. Nichts demotiviert ein Team mehr als unklare Zielvorgaben. Menschen werden demoralisiert und geraten aneinander, wenn Projektleiter keine Verantwortlichkeiten zuweisen oder keine klaren Fristen setzen können. Das kann zu Zeit- und Kostenüberschreitungen führen, was wiederum die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt.
Wenn du die Ziele teilst, solltest du so direkt wie möglich sein. Sprich direkt mit den Teammitgliedern, definiere deren Rollen und weise ihnen konkrete Verantwortlichkeiten zu. Versuche, zu Beginn des Projekts jegliche Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.
2. Werde zum Teamleiter
Führung unterscheidet sich vom Management. Management bedeutet, konstant Resultate zu liefern, aber Führung bedeutet, Menschen zu motivieren, sodass sie dir vertrauen und dich unterstützen.
Management kann man als das Verwalten von Zahlen, Vorlagen, Diagrammen und Computersystemen begreifen, aber Führung bedeutet, Menschen einzubinden und zu begeistern. Projektmanager sollten Menschen nicht als bloße Zahlen betrachten (auch wenn die Teamgröße zählbar ist).
Führungskompetenzen umfassen Soft Skills wie effektive Kommunikation, Verhandlungsgeschick, Problemlösungsfähigkeit und das Führen durch eigenes Vorbild.
Als Teamleiter solltest du während des gesamten Projekts Folgendes tun:
- Halte dich selbst motiviert: Wenn du Projektleiter bist, beginnt alles bei dir. Die Teammitglieder orientieren sich an dir; sie werden nicht begeisterungsfähig und motiviert sein, wenn sie merken, dass der Projektmanager nicht motiviert ist. Bist du jedoch positiv eingestellt, überträgt sich deine positive Einstellung auch auf andere. Sie werden dich wertschätzen, wenn du auch in schwierigen Situationen positiv bleibst und ihnen beistehst.
- Geh mit gutem Beispiel voran: Du solltest immer versuchen, mit gutem Beispiel voranzugehen. Die Kollegen beobachten ihre Vorgesetzten sehr aufmerksam. Häufig orientieren sie sich daran, was du tust – sei direkt, ehrlich und transparent in all deinen Entscheidungen. Habe Freude an der Arbeit und ermutige auch andere dazu.
- Sei menschlich: Teammitglieder vertrauen dir, wenn du freundlich bist und ihre Probleme verstehst. Jeder wünscht sich, gehört, anerkannt und geschätzt zu werden. Schon kleine Gesten – wie ein Schulterklopfen oder eine Glückwunschbotschaft – können viel bewirken und zeigen, dass dir die Menschen wirklich am Herzen liegen und du ihre Arbeit wertschätzt.
- Sei klar und direkt: Du solltest in deiner gesamten Kommunikation transparent und offen sein. Es darf keine Missverständnisse geben. Versuche zugleich, eine offene Projektkultur zu schaffen, in der Anliegen ohne Angst angesprochen werden können.
- Lobe deine Teammitglieder: Gib regelmäßig konstruktives Feedback und feiere kleine Erfolge. Bedanke dich für hervorragende Arbeit – das gibt Anerkennung und Motivation.
3. Halte Kommunikationskanäle offen
Die wichtigsten Eigenschaften eines Teamumfelds sind Offenheit und Toleranz. Teammitglieder – egal ob Junior oder Senior – sollten keine Scheu haben, ihre Meinung zu äußern. Sie sollten ihre Sichtweise vertreten können, selbst wenn diese kontrovers ist.
Teammitglieder sollten ihre Ansprechpartner jederzeit ansprechen und kontaktieren können. Um eine offene Atmosphäre zu wahren, sollten Projektleiter verschiedene Kommunikationswege nutzen, wie E-Mails, Telefonate und persönliche Gespräche. Ein Kommunikationsplan sollte frühzeitig im Projekt erstellt werden.
Wenn eine Kommunikationsmethode nicht funktioniert, sollte es alternative Wege geben, um die Führungskraft zu erreichen. Die Mitarbeitenden sollten das Gefühl haben, dass der oder die Vorgesetzte flexibel und gut erreichbar ist.
Wer sich beim Äußern seiner Meinung wohlfühlt, ist engagierter, beteiligt sich mehr und bringt Innovationen ein. Zudem hilft eine offene und transparente Arbeitsatmosphäre dabei, stillschweigende Annahmen im Team zu erkennen, die sich negativ auf die Projektqualität auswirken könnten.
Ebenso wichtig ist es, dass Teammitglieder ihre Sichtweisen ohne Zurückhaltung teilen und diskutieren können.
4. Teamleistung messen und regelmäßige Reviews durchführen
Jede*r dritte Fachkraft nennt Langeweile als Hauptgrund für eine Kündigung (Quelle).
Die meisten Unternehmen verfügen über ein jährliches Mitarbeiterbewertungsprogramm, aber oft reicht dies nicht aus, um Projektteammitglieder zu motivieren.
Als Projektleiter*in sollten Sie regelmäßige und turnusmäßige Review-Meetings mit Ihren Teammitgliedern abhalten. Die Häufigkeit der Meetings kann monatlich, vierzehntägig oder sogar wöchentlich sein, abhängig von den Umständen Ihres Projekts. Während dieser Treffen sollten Sie mit ihnen in einen Dialog treten, um ihnen formales Feedback zu geben und deren Sichtweisen zu verstehen.
Diese Meetings sollten genutzt werden, um konstruktives Feedback zu geben, das sowohl zur Erreichung der Projektziele als auch zum persönlichen Wachstum der Einzelnen beiträgt. Sie sollten sich bei Ihren Teammitgliedern bedanken und ihnen Komplimente aussprechen, wenn es angebracht ist. Sagen Sie ihnen, wie ihre harte Arbeit dem Projekt geholfen hat.
Durch diese Meetings können Sie eine stärkere Bindung zu Ihren Teammitgliedern aufbauen und sie das Gefühl geben, eingebunden zu sein.
Die regelmäßigen Rückmeldungsrunden sollten direkt zu Beginn des Projekts eingeführt werden, damit das Team von Anfang an bereit ist, sowohl positives als auch negatives Feedback während des gesamten Projekts zu erhalten.
Die regelmäßigen Review-Meetings können mit informellen Treffen kombiniert werden, in denen direktes und unkompliziertes Feedback in ungezwungener Atmosphäre gegeben werden kann.
Sie können auch diese DPM-Podcast-Folge anhören, um zu erfahren, wie Sie besseres Feedback geben.
5. Kennen Sie Ihr Team und fördern Sie Teamarbeit
Mitarbeitende, die sich gehört fühlen, sind 4,6-mal eher bereit, ihr Bestes zu geben (Quelle).
Da jeder Mensch einzigartig ist, muss der Projektleiter oder die Projektleiterin eine persönliche Bindung zu jedem Teammitglied aufbauen. Das ist ein wichtiger Teil des Mitarbeiter-Managements – sie sollten mit jedem Teammitglied einzeln und als Team in Kontakt stehen.
Dies gelingt, indem Sie sich über die Persönlichkeit der einzelnen Teammitglieder bewusst sind. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen? Führen Sie sinnvolle Gespräche und finden Sie heraus, was sie motiviert – insbesondere mit Bezug auf ihre Arbeit.
Zusätzlich sollten Projektleiter*innen die Fähigkeit entwickeln, ihre eigenen Gefühle gegenüber dem Team einschätzen, identifizieren und steuern zu können. Sie sollten Spannungen abbauen und die Zusammenarbeit verbessern, indem sie Anliegen wahrnehmen und Handlungen vorhersehen.
Teammitglieder werden ihrer vorgesetzten Person vertrauen und sie respektieren, wenn sie wissen, dass diese ihre Vorlieben, Abneigungen, Stärken und Schwächen versteht. So fühlen sie sich inspiriert und motiviert im Umgang mit dem Management.
Ein gutes Verhältnis zu jedem Teammitglied kann helfen, individuelle Situationen besser zu bewältigen.
Projektleiter*innen könnten zur zentralen Figur werden, indem sie eine unterstützende Atmosphäre schaffen, die das Team dazu ermutigt, sich miteinander zu vernetzen. Sie sollten eine führende Team-Management-Software nutzen, um die Arbeit zu koordinieren. Dadurch kann jeder sich leichter vernetzen und zur Teamarbeit beitragen.
6. Konflikte managen
Projektkonflikte entstehen aus vielerlei Gründen, etwa aufgrund von Ressourcenbedarf, Terminprioritäten oder individuellen Arbeitsstilen – aber jeder Konflikt muss gelöst werden. Andernfalls führen sie zu Frustration und Demotivation im Team.
Gute Projektmanagementpraktiken wie Projektplanung, klare Rollen, realistische Ziele, Ressourcenmanagement, regelmäßige Kommunikation und Transparenz können die Häufigkeit von Konflikten verringern – aber sie passieren trotzdem.
Projektleiter*innen sollten Konflikte schnell – und in der Regel im Privaten – angehen. Dabei können sie eine der gängigen Methoden zur Konfliktlösung anwenden. Die Lösung sollte offen und kollaborativ gestaltet werden.
Der Projekterfolg hängt davon ab, wie gut Projektleitende und ihr Team in der Lage sind, Konflikte zu lösen. Wirksame Konfliktmanagement-Techniken führen zu höherer Produktivität und einem harmonischen Arbeitsumfeld. Wird eine Meinungsverschiedenheit richtig adressiert, kann sie zu mehr Kreativität und besseren Entscheidungen führen.
Stört der Streit das Arbeitsverhältnis, können formale Verfahren wie disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden.
7. Teambuilding-Maßnahmen durchführen
Regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen sind gut, um das Projektteam zu aktivieren und die Teamatmosphäre zu beleben. Dies kann leicht durch kleine Zusammenkünfte und das Feiern von Erfolgen umgesetzt werden.
Erfolge sollten nach Projektabschluss gefeiert werden. Auch kleine Meilensteine verdienen eine Feier.
Teammitglieder fühlen sich motivierter und inspirierter und bringen sich stärker ein, wenn sie für ihre Beiträge gelobt werden. Feierlichkeiten bieten eine ausgezeichnete Gelegenheit, Teammitglieder zu loben.
Ihre Feierlichkeiten können so einfach sein wie ein gemeinsamer Kaffeebesuch oder das Organisieren eines Mittagessens.
8. Belohnung und Anerkennung
39 % der Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass sie bei der Arbeit nicht so viel Wertschätzung erfahren, wie sie sollten; 77 % geben an, dass sie härter arbeiten würden, wenn sie stärker anerkannt würden (Quelle).
Menschen sind motiviert, wenn ihre Vorgesetzten sie wertschätzen. Anerkennung und Belohnungen sind wirksame Zeichen der Wertschätzung.
Viele Organisationen glauben, dass Geld die einzige Möglichkeit ist, Teammitglieder zu belohnen, aber das reicht nicht aus. Immaterielle Belohnungen können genauso gut wirken wie materielle, finanzielle Vorteile.
Menschen fühlen sich motiviert, wenn sie die Möglichkeit zur Weiterbildung erhalten, in Aufgaben mit größerer Verantwortung eingebunden werden, öffentlich gelobt werden, für Projektziele verantwortlich gemacht werden und komplexe Herausforderungen managen dürfen. Projektmanager sollten ihre Teammitglieder während des gesamten Projekts wertschätzen, anstatt erst nach Projektabschluss.
Projektmanager sollten dabei beachten, dass jede Person unterschiedlich ist. Sie sollten die Vorlieben ihrer Teammitglieder kennenlernen und ihnen bieten, was sie sich wünschen.
9. Vertrauen Sie Ihren Teammitgliedern
Vertrauen ist eine entscheidende Voraussetzung für ein produktives Teamumfeld. Auch wenn Vertrauen ein schwer greifbarer Begriff ist, hat es einen sehr starken Einfluss auf die Team-Motivation.
Vertrauen erzeugt Vertrauen. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern vertrauen, werden auch sie Ihnen vertrauen.
Projektmanager sollten nicht mikromanagen. Sie sollten an die Fähigkeiten ihrer Teammitglieder glauben und ihnen zutrauen, die Arbeit selbstständig zu erledigen. Sie sollten ihrem Team regelmäßig mitteilen, dass sie auf deren Kompetenzen vertrauen.
Ein Projektmanager, der jede Entscheidung und jeden Moment kontrollieren will, wird letztlich das Selbstvertrauen der Teammitglieder untergraben und deren Motivation beeinträchtigen. In unserem ausführlichen Artikel über Vertrauensbildung im Projektteam finden Sie Techniken zur Stärkung des Vertrauens.
10. Schulungen anbieten
Weltweit glauben 6 von 10 Mitarbeitenden, dass betriebliche Schulungen ihnen helfen, Veränderungen besser anzunehmen (Quelle).
Schulungen steigern nicht nur die Fähigkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder, sondern erhöhen auch ihre Motivation. Ob formell oder informell – Training wirkt sich positiv auf die Stimmung aus. Kontinuierliches Lernen motiviert dazu, sich höheren Aufgaben zu stellen und mehr beizutragen.
Projektmanager müssen sicherstellen, dass das Team über die richtigen Werkzeuge und angemessene Schulungen verfügt. Das stärkt das Selbstvertrauen und versetzt alle in die Lage, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Sie können nicht erwarten, dass Menschen Projektziele erreichen, wenn ihnen das nötige Wissen für ihre Arbeit fehlt.
Schulungen können auf viele Arten stattfinden: online, im Seminarraum, computerbasiert, am Arbeitsplatz, durch Mentoring oder Coaching. Sie können an unserem Projektmanagement-Training teilnehmen, um die für erfolgreiche Projekte nötigen Fähigkeiten zu erlernen.
Was kommt als Nächstes?
Sie sollten lernen, wie Sie Projektteams managen, und Wege finden, Ihre Teammitglieder zu motivieren und fokussiert zu halten – besonders dann, wenn nicht alles wie geplant läuft.
Projekte verlaufen nicht immer wie erwartet. Es gibt immer Überraschungen und Rückschläge. Ihre zwischenmenschlichen und inspirierenden Fähigkeiten sind entscheidend für den erfolgreichen Projektabschluss.
Fortgeschrittene Kompetenzen wie Kommunikationsmanagement und Konfliktlösung im Projektmanagement können Ihr Team motivieren und aufrechterhalten – das macht den Unterschied zwischen durchschnittlichen Ergebnissen und erfolgreichen Projekten.
