Projekt-Governance: Was sie ist & wie man sie umsetzt

Warum ist Projekt-Governance wichtig?

Projekt-Governance ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Ihre Projekte auf die Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet sind. Sie bietet die notwendige Struktur und die Grundsätze, die eine effektive Projektdurchführung leiten, hilft dabei, den vorgesehenen Nutzen zu erzielen, und reduziert Risiken. 

Governance erfüllt diese wichtigen Funktionen. 

• Leitet Ihre Prozesse, Richtlinien und Strukturen
• Legt fest, wie Projekte verwaltet und kontrolliert werden
• Stellt Mechanismen für Überwachung und Kontrolle bereit  
• Legt Kriterien für den Entscheidungsprozess fest
• Hilft Ihnen, Entscheidungen zu treffen, die im besten Interesse Ihres Projekts und Ihres Unternehmens liegen
• Schafft klare Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche
• Legt fest, wer die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen

Die 3 Säulen der Projekt-Governance

Projekt-Governance hat drei zentrale Säulen: Struktur, Menschen und Informationen. 

• Struktur: Diese Säule stellt ein klar definiertes Governance-Rahmenwerk sowie Prozesse und Richtlinien bereit, die eine Hierarchie von Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, Entscheidungsbefugnisse definieren und ein System aus Kontrollmechanismen und gegenseitiger Kontrolle einrichten. Sie schafft außerdem einen klaren Fahrplan für die Projektdurchführung und hilft allen, ihre Rollen zu verstehen, um Verwirrung zu minimieren und die Produktivität des Teams zu steigern.
• Menschen: Diese Säule definiert, wer an Projekten beteiligt ist und welche Rolle diese Personen haben (z. B. der Projektinhaber, konsultierte Beteiligte, Entscheidungsträger usw.), sodass Sie die richtigen Personen identifizieren und ihnen Rollen zuweisen können, die zu ihren Fähigkeiten und Fachkenntnissen passen. Governance kann außerdem Richtlinien für fortlaufende Schulungen und Weiterentwicklung festlegen, damit die Beteiligten über bewährte Verfahren und neue Trends im Projektmanagement auf dem neuesten Stand bleiben.
• Informationen: Diese Säule trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Daten und Informationen zu Ihrem Projekt verfügen und dass diese korrekt und aktuell sind. Zur Säule der Informationen gehört auch die Einrichtung von Systemen zur Datenerfassung, Berichterstattung und Analyse. Sie nutzen diese Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, den Fortschritt zu verfolgen, die Leistung zu bewerten und potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden. Informationen verbessern außerdem die Transparenz und das Vertrauen unter den Beteiligten.

Bestandteile der Projekt-Governance

Diese Bestandteile und Elemente des Governance-Rahmenwerks helfen dabei, die Projektdurchführung, die Delegation von Aufgaben, das Verhalten des Teams und die Verantwortlichkeit zu leiten sowie die Ergebnisse auf die Ziele Ihres Unternehmens auszurichten.

Governance-Modelle

Governance-Modelle definieren die Struktur und Hierarchie Ihres Projekts. Dies sind Beispiele für Modelle, die Sie abhängig von der Größe, Komplexität und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens auswählen können.  

• Zentralisiert: Bei diesem Modell trifft eine einzelne Person mit Entscheidungsbefugnis oder ein Team wichtige Entscheidungen und setzt Richtlinien durch.
• Dezentralisiert: Bei diesem Modell kann Ihr Projektteam oder Ihre Funktionseinheit das Projekt mit begrenzter zusätzlicher Aufsicht verwalten.
• Hybrid: Das hybride Modell verbindet einen zentralisierten und einen dezentralisierten Ansatz und verwendet typischerweise zentralisierte Richtlinien und eine dezentralisierte Umsetzung.

Verantwortlichkeit und Zuständigkeiten

Dieser Bestandteil sorgt für Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten und legt fest, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Er hilft Ihnen, effektive und zeitnahe Entscheidungen mit einem höheren Maß an Verantwortlichkeit zu treffen. 

Beispielsweise sind Ihre Teammitglieder für die Erledigung von Projektaufgaben und die Fertigstellung von Projektergebnissen verantwortlich, während die Beteiligten dafür zuständig sind, Beiträge und Feedback zu liefern, um sicherzustellen, dass das Projekt ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt. 

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Create Free Account

Have an account? Log In

Einbindung und Kommunikation mit Interessengruppen

Diese Komponente umfasst, Interessengruppen während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts informiert und eingebunden zu halten. Dazu gehört die Einrichtung von Kommunikationskanälen für Dinge wie Fortschrittsberichte und Feedback. 

Sie könnten beispielsweise einen standardisierten Rhythmus, Statusberichte und andere Kommunikationsmaßnahmen einrichten, um Interessengruppen informiert und eingebunden zu halten. Dies hilft Ihnen, die Erwartungen der Interessengruppen zu steuern, Anliegen umgehend zu bearbeiten und Vertrauen zu stärken.

Besprechungen und Berichterstattung

Diese Komponente hilft Ihnen, den Projektfortschritt zu überwachen und Ihre Projekte auf Kurs zu halten. Dazu gehört, Zeitpläne für regelmäßige Besprechungen festzulegen, die Tagesordnungen zu definieren, Protokolle zu führen, Maßnahmen zu verfolgen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zeitnah Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Risiko- und Problemmanagement

Diese Komponente umfasst die Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken und Problemen. Sie entwickeln einen standardisierten Prozess für die Planung des Risikomanagements, die Risikoidentifizierung, -bewertung, -minderung und -überwachung. Dies hilft dabei, potenzielle Probleme zu bearbeiten, bevor sie den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen. 

Sie legen klare, praxisnahe Risikomanagementstrategien fest, die beschreiben, wie Probleme identifiziert, bewertet und gelöst werden. Dazu gehört auch die Einrichtung eines Prozesses zur Dokumentation und Nachverfolgung von Problemen sowie deren anschließender zeitnaher Bearbeitung.  

Qualitätssicherung

Diese Komponente umfasst die Definition von Mechanismen für Aufsicht und Kontrolle, wie etwa interne Projektaudits, Begutachtungen durch Kollegen und externe Bewertungen. Qualitätssicherung ist wichtig, weil sie Ihnen hilft festzustellen, ob die Projektergebnisse die erforderlichen vorgegebenen Standards und Erwartungen erfüllen. 

Richten Sie Prozesse für die Durchführung regelmäßiger Qualitätsbewertungen, Qualitätsplanung, Qualitätssicherung (QA), Qualitätskontrolle (QC) und kontinuierlicher Verbesserung ein.

Steuerungsprozess des Projektmanagements

Diese Komponente umfasst die Einrichtung von Prozessen zur Überwachung und Steuerung der Projektdurchführung. Sie legen einen Rhythmus für die Nachverfolgung des Projektfortschritts im Vergleich zum Projektplan fest, messen die Leistung anhand wichtiger Meilensteine, Projektergebnisse und des Budgets und stellen Interessengruppen Aktualisierungen bereit. 

Außerdem sollten Sie festlegen, welche Messgrößen und Leistungskennzahlen (KPIs) Sie verwenden, Überwachungssysteme einrichten und Mechanismen für Korrekturmaßnahmen etablieren, damit Ihre Projekte auf Kurs bleiben und die erwarteten Ergebnisse liefern.

Wer ist an der Projektsteuerung beteiligt?

Hier sind die wichtigsten Rollen, die an der Projektsteuerung beteiligt sind.

Auftraggeber

Ein Projektauftraggeber (in der Regel eine Führungskraft der oberen Ebene) gibt die übergeordnete Vision und Richtung für Ihr Projekt vor. Er stimmt das Projekt auf die strategischen Unternehmensziele ab, damit es den geplanten Nutzen erbringt.

Auftraggeber genehmigen außerdem die erforderlichen Ressourcen, unterstützen das Projektteam, tragen die Verantwortung für den Projekterfolg und stehen mit wichtigen Interessengruppen in Kontakt, um deren Erwartungen zu steuern.

Projektmanager

Als Projektmanager sind Sie für die Arbeit und die Anleitung während des gesamten Projektlebenszyklus verantwortlich, einschließlich der Planung, Durchführung und des Projektabschlusses. Sie sorgen dafür, dass das Projekt auf Kurs bleibt, steuern Risiken und Probleme und liefern die erwarteten Ergebnisse. 

Sie kommunizieren außerdem mit Interessengruppen, stellen regelmäßige Aktualisierungen bereit, bearbeiten Anliegen umgehend und sorgen dafür, dass Ihr Projekt gemäß dem Steuerungsrahmen durchgeführt wird.

Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist eine Gruppe von Führungskräften der oberen Ebene und Interessengruppen, die Aufsicht und Anleitung für das Projekt bieten. Der Ausschuss trifft Entscheidungen auf hoher Ebene, löst Probleme und sorgt dafür, dass das Projekt an den Unternehmenszielen ausgerichtet bleibt.

Er tritt außerdem regelmäßig zusammen, um den Projektfortschritt zu überprüfen, etwaige Anliegen zu bearbeiten und Ihrem Projektteam die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.

Projektmanagementbüro (PMO)

Das Projektmanagementbüro (PMO) erstellt und pflegt den Rahmen für die Projektsteuerung und bietet Ihnen Unterstützung und Anleitung, um sicherzustellen, dass Projekte gemäß diesem Rahmen durchgeführt werden.

Das PMO überwacht außerdem den Projektfortschritt, informiert die Geschäftsleitung regelmäßig über den aktuellen Stand und befolgt bewährte Verfahren des Projektmanagements und der Projektsteuerung.  

Vorteile der Projektsteuerung

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Einführung einer Projektsteuerung.

• Abstimmung mit den Unternehmenszielen: Die Projektsteuerung hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, dass die Projekte entsprechend den Standards Ihres Unternehmens durchgeführt werden und dass Projekte mit dem größten Nutzen priorisiert sowie Ressourcen effizient und effektiv zugewiesen werden.
• Effektives Risikomanagement: Projektrisiken können zum Scheitern eines Projekts führen. Die Projektsteuerung hilft Ihnen, Risiken proaktiv und systematisch zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, sodass Sie Probleme angehen können, bevor sie Ihr Projekt gefährden.
• Verbesserte Einbindung der Stakeholder: Die Projektsteuerung hilft Ihnen, alle Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus informiert und eingebunden zu halten. Mit den richtigen Beiträgen von ihnen können Sie die Projektziele erreichen und den erwarteten Nutzen liefern. Außerdem hilft sie Ihnen, Erwartungen zu steuern und Bedenken zeitnah anzusprechen.
• Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit: Die Projektsteuerung schafft klare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche, sodass Entscheidungen zeitnah und effektiv getroffen werden. Dies verringert Verwirrung, stärkt das Vertrauen der Stakeholder und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts.

Häufige Herausforderungen und wie Sie sie bewältigen

Hier sind einige häufige Herausforderungen bei der Projektsteuerung und Möglichkeiten, sie zu bewältigen:

• Widerstand gegen Veränderungen: Wenn Sie auf Widerstand gegen Veränderungen stoßen, beziehen Sie Teammitglieder und Stakeholder in den Steuerungsprozess ein und bieten Sie ihnen die erforderliche Schulung und Unterstützung. Kommunizieren Sie die Vorteile und gehen Sie auf Bedenken zeitnah ein, um Zustimmung zu gewinnen.
• Unrealistische Erwartungen der Stakeholder: Wenn Sie feststellen, dass die Erwartungen Ihrer Stakeholder unrealistisch sind, richten Sie Kommunikationskanäle, regelmäßige Besprechungen und Möglichkeiten für Feedback ein. Halten Sie sie während des gesamten Projektlebenszyklus informiert und eingebunden, um unrealistischen Erwartungen entgegenzuwirken und Bedenken zeitnah anzusprechen.
• Beschränkte Ressourcen: Wenn die Ressourcen Ihres Projekts begrenzt sind, stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend planen und ein Ressourcenmanagement durchführen und Projekte priorisieren, die für die benötigten Ressourcen den größten Nutzen bieten. Identifizieren, überwachen und melden Sie potenzielle Beschränkungen regelmäßig frühzeitig und ergreifen Sie zeitnah Korrekturmaßnahmen.

So führen Sie eine Projektsteuerung ein

So führen Sie eine Projektsteuerung in Ihrem Unternehmen ein.

1. Stellen Sie ein Steuerungsteam zusammen

Stellen Sie ein Steuerungsteam zusammen, das eine übergeordnete strategische Ausrichtung und Aufsicht gewährleisten sowie Ihren Projektumfang, das Budget und die Zeitpläne genehmigen kann. Dieses Team sollte einen Lenkungsausschuss, den Projektsponsor, Sie als Projektmanager, das PMO (falls diese Abteilung vorhanden ist) und wichtige Stakeholder umfassen.

2. Schaffen Sie einen klaren Steuerungsrahmen

Definieren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse innerhalb Ihres Projektteams. Legen Sie fest, wer wofür verantwortlich ist, sorgen Sie für Klarheit und vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten. 

Möglicherweise müssen Sie für verschiedene Projekttypen unterschiedliche Rahmen festlegen. Stellen Sie sicher, dass jeder Rahmen mit den übergeordneten strategischen Zielen Ihres Unternehmens und den Projektzielen übereinstimmt, um Kohärenz und eine klare Ausrichtung zu gewährleisten. 

Author's Tip

Erstellen (oder finden) Sie einen Rahmen für die Projektsteuerung, den Sie für jeden zu berücksichtigenden Projekttyp als Vorlage verwenden können.

3. Entwickeln Sie Teamprozesse und -verfahren

Standardisieren Sie Ihre Governance-Verfahren, um Konsistenz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Stakeholder, insbesondere Ihre Teammitglieder, auf dem gleichen Stand sind. Nutzen Sie etablierte Projektmanagementmethoden wie PRINCE2 oder PMBOK als Referenz, um Ihre Prozesse zu erstellen. 

Überprüfen und aktualisieren Sie diese Prozesse regelmäßig, um sie an Änderungen Ihrer Arbeitsabläufe, Organisationsziele oder Prioritäten anzupassen. Wie gut Ihr Team diese Prozesse befolgt, wirkt sich auf wichtige Bereiche wie Risikomanagement, Problemlösung, Entscheidungsfindung und Projektleistung aus. 

4. Kommunikationskanäle einrichten

Kommunikation ist entscheidend, um Unterstützung für die Governance zu gewinnen. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der die wichtigsten Kanäle für die Verbreitung von Governance-Richtlinien, -Verfahren und -Rahmenwerken festlegt, damit Informationen reibungslos zwischen allen Stakeholdern fließen. 

Dazu gehört die Einrichtung regelmäßiger Besprechungen, Fortschrittsberichte und Feedbackmechanismen. Transparenz ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass alle über Änderungen in der Governance informiert werden.

Werkzeuge für die Projekt-Governance

Eine effektive Projekt-Governance erfordert die richtigen Werkzeuge. Hier finden Sie einige Arten von Werkzeugen, die Sie einsetzen können, um die Transparenz zu erhöhen und die vorgesehenen Projektziele zu erreichen.

• Projektmanagementsoftware: Diese Software unterstützt Sie bei der Planung, Durchführung und Überwachung Ihrer Projekte und bietet Funktionen für Aufgabenmanagement, Ressourcenzuweisung, Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung.  
• Werkzeuge für Governance, Risiko und Compliance: GRC-Tools helfen Ihnen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, und bieten Funktionen wie Risikobewertung, Planung der Risikominderung und Risikoüberwachung. Sie können Sie auch dabei unterstützen, branchenspezifische Vorschriften einzuhalten.  

Bewährte Vorgehensweisen für die Projekt-Governance

Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie bei der Umsetzung der Projekt-Governance berücksichtigen sollten. 

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Governance-Rahmenwerk klar ist: Formulieren Sie Ihr Governance-Rahmenwerk bei der Entwicklung klar, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren und einen Kommunikationsplan erstellen, der die wichtigsten Kanäle festlegt. Tauschen Sie sich regelmäßig und klar mit den Stakeholdern aus, um sie auf dem Laufenden zu halten und Bedenken umgehend zu adressieren. Überwachen und melden Sie potenzielle Probleme regelmäßig und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.
• Führen Sie kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen durch: Bieten Sie Teammitgliedern Schulungen und Weiterbildungen an, um sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um Governance-Richtlinien und -Prozesse einzuhalten. So bleiben alle über Änderungen und bewährte Vorgehensweisen auf dem Laufenden.
• Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge: Der Einsatz von Projektmanagement-, Projekt-Governance- oder Risikomanagementsoftware reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Gesamteffizienz und erhöht die Fähigkeit aller, Governance-Regeln einzuhalten. 

Werden Sie Mitglied und erhalten Sie weitere Einblicke ins Projektmanagement

Möchten Sie sich mit anderen digitalen Projektmanagerinnen und Projektmanagern vernetzen, um Ressourcen und bewährte Vorgehensweisen auszutauschen? Werden Sie Mitglied in unserer Community und erhalten Sie Zugang zu über 100 Vorlagen, Mustern und Beispielen und vernetzen Sie sich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagerinnen und Projektmanagern.