16 zentrale Prinzipien des Projektmanagements erklärt
Zuerst Ziele definieren: Beginnen Sie damit, die Ziele des Projekts zu bestimmen und eine klare Struktur festzulegen. Wählen Sie eine Projektmanagement-Methode und legen Sie wichtige Meilensteine fest, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Alle Pläne erstellen: Im Rahmen Ihres Projektplans sollten Sie unbedingt auch einen Risiko-Management-Plan, Qualitätsmanagement-Plan, Change Management-Plan und Kommunikationsplan erstellen.
Software-Tools sind entscheidend: Das richtige Projektmanagement-Software-Tool kann bei der Projektplanung, der Ressourcenverteilung und der Fortschrittsverfolgung helfen. Es ist ein wertvolles Hilfsmittel, das zum Projekterfolg beiträgt.
Hier sind die sechzehn Grundsätze des Projektmanagements, die Ihnen die besten Chancen für Projekterfolg bieten. Egal, ob Sie zum ersten Mal Projekte managen oder schon einige Erfahrung gesammelt haben, diese Prinzipien sorgen für gutes Projektmanagement und helfen Ihnen dabei, sicherzustellen, dass in Ihrer Projektplanung oder Umsetzung nichts übersehen wurde.
1. Definieren Sie die Projektstruktur
Als Projektmanager bestimmen Sie die Ziele des Projekts und bringen schon vor Beginn der Umsetzung Struktur in das Projekt. Dies beinhaltet die Auswahl einer Projektmanagement-Methodik und die Definition der wichtigsten Meilensteine.
Das hilft Teammitgliedern und anderen Beteiligten, die vom Projekt betroffen sind, zu verstehen, was sie wann erwarten können.
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2. Bestätigen Sie den Projektauftraggeber
Eine Person muss für ein Projekt verantwortlich sein, daher beinhaltet dieses Prinzip das Bestätigen oder das Finden eines Sponsors. Während Sie als Projektmanager das Projekt im Alltag betreuen, ist der Sponsor die Person, die letztlich die Verantwortung für das Projekt trägt.
Sie oder er hält das Budget und steuert die Mitarbeitenden oder andere Ressourcen, die Sie benötigen, um die Projektziele zu erreichen. Wenn Ihr Projektsponsor zu Beginn nicht klar benannt ist, arbeiten Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Projektteam zusammen, um einen Sponsor zu finden oder auszuwählen. Auch wenn Ihnen scheint, Sie würden keinen brauchen, kann es sein, dass Sie im späteren Verlauf doch zusätzliche Unterstützung benötigen.
3. Setzen Sie klare Projektziele & -vorgaben
Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, klarzumachen, welche Ziele und Vorgaben Ihr Projekt erreichen soll. Was gemessen wird, wird auch gemanagt – gehen Sie daher strategisch bei diesem Prinzip vor. Wenn das, was gemessen wird, nicht zu den Erwartungen der Stakeholder oder zu den gewünschten Ergebnissen des Projekts passt, werden Sie nicht erfolgreich sein.
Denken Sie bei der Zielsetzung und der Abstimmung der Projektvorgaben an SMART – das heißt spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert. Ein Stretch Goal (also ein Ziel, das leicht außerhalb dessen liegt, was Sie vernünftigerweise erreichen können) ist in manchen Fällen in Ordnung, aber es ist besser, weniger zu versprechen und mehr zu liefern.
4. Dokumentieren Sie alle Stakeholder
Die Dokumentation aller Stakeholder und ihrer Rollen im Projekt ist wichtig – vor allem in Agenturen oder in Organisationen, die mit Kunden oder externen Partnern zusammenarbeiten.
Ich kenne keinen einzigen Agentur-Projektmanager, dem nicht irgendwann ein unerwarteter Stakeholder spät im Projekt begegnet ist und alles durcheinandergebracht hat. Von Änderungswünschen an bereits abgenommenen Ergebnissen bis zur Komplettänderung des Projektumfangs oder -zeitplans – ich habe wirklich alles erlebt.
Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden oder Projektsponsor zusammen, um von Anfang an alle Stakeholder aufzulisten, die vom Projekt betroffen sind. Auch wenn versprochen wird, dass diese Person nur stiller Beobachter bleibt – Sie möchten am Ende nicht überrascht werden.
5. Erstellen Sie einen Zeitplan & ein Projektende
Projektplanung ist mehr eine Kunst als eine exakte Wissenschaft und kann besonders für Einsteiger eine Herausforderung sein.
Sie müssen die Zeit für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe berücksichtigen sowie andere Faktoren wie Parallelprojekte oder konkurrierende Prioritäten, Urlaub, Krankheit, längere Aufgabendauer als geschätzt und Verzögerungen bei Genehmigungen, Ressourcen oder anderen Anforderungen.
Geben Sie bei der Erstellung des ersten Zeitplans einen Puffer an und seien Sie ruhig etwas pessimistisch. Setzen Sie das Projektende tendenziell an das längere Ende Ihrer geschätzten Zeitspanne. Aber seien Sie nicht zu pessimistisch, sonst besteht die Gefahr, dass Ihr Team unnötig untätig bleibt, weil keine Arbeit geplant ist.
6. Erstellen Sie einen Projektplan
Sobald Sie Ihre Meilensteine und den Projektzeitplan festgelegt haben, erstellen Sie einen detaillierten Plan. Dieser Schritt sieht etwas anders aus, wenn Sie ein agiles Projekt durchführen. In diesem Fall erstellen Sie zusammen mit Ihrem Team einen Sprint-Plan, der beschreibt, was Sie im nächsten Sprint erreichen möchten.
Bei Wasserfall- oder Hybridprojekten ist dieser Schritt deutlich detaillierter. Planen Sie genau, was wann getan werden muss, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Sie können Aufgaben entweder bestimmten Personen (wenn Sie Ihr Projektteam kennen) oder Rollen zuweisen. Das könnte beispielsweise bedeuten, Aufgaben für einen Entwickler, einen Content-Strategen und einen Designer zu definieren.
7. Bestimmen Sie das Projektteam & definieren Sie die Rollen
Manchmal bestimmt der Projektzeitplan das Team (abhängig von der Verfügbarkeit), in anderen Fällen wird der Projektplan um die Verfügbarkeiten bestimmter Teammitglieder herum erstellt.
Wenn Sie das Projektteam zusammenstellen, denken Sie über die Anforderungen des Projekts und die Fähigkeiten nach, die Ihr Team braucht, um diese zu erfüllen. Falls Sie wissen, dass es Lücken zwischen den vorhandenen Fähigkeiten der Teammitglieder und dem Bedarf gibt, keine Panik – Sie haben Möglichkeiten.
Sie können andere Teammitglieder bitten, als Mentoren zu agieren, oder andere Personen im Unternehmen fragen, ob sie Zeit und Know-how für Ihr Projekt zur Verfügung stellen. Wenn keine dieser Optionen möglich ist, überlegen Sie, einen externen Dienstleister oder ein temporäres Teammitglied zur Überbrückung fehlender Kompetenzen hinzuzuziehen.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass alle Teammitglieder ihre Rollen genau kennen. Jede Mehrdeutigkeit oder Unklarheit kann die Projektdurchführung gefährden oder das Team stark belasten. Am besten erreichen Sie dies mit einem RACI-Diagramm.
Sie sollten außerdem einen Plan erstellen, der die Verantwortlichkeit aller sicherstellt. Als Projektmanager liegt es an Ihnen darauf zu achten, dass die Teammitglieder tun, was sie zugesagt haben (und zwar dann, wenn sie es zugesagt haben)!
8. Legen Sie das Projektbudget fest
Seien Sie sich über das Projektbudget im Klaren, bevor mit der Arbeit begonnen wird, und stimmen Sie das Budget auf den Zeitplan ab, damit es nicht zu schnell aufgebraucht wird. Wenn Sie an abrechenbaren Projekten arbeiten, behalten Sie die Personalkosten sehr genau im Blick und greifen frühzeitig ein, falls Teammitglieder zu viele Stunden (und damit Budget) verbrauchen.
Zu lernen, wie man sicherstellt, dass genügend Budget für den Projektabschluss verfügbar ist, braucht Zeit. Projektkostenschätzungen sind immer nur Annäherungen, wie viel Zeit und Geld ein Projekt voraussichtlich benötigt.
Setzen Sie sich ein Ziel, alle Abweichungen innerhalb von zehn Prozent zu halten – das ist eine gute Möglichkeit, um zu messen, wie gut Sie das Budget festgelegt haben. Wenn Sie die Möglichkeit eines Risikobudgets haben, fordern Sie dieses an. Das ist ein zusätzlicher Betrag, den Sie zum Budget hinzufügen können, falls Sie ihn benötigen.
Je nach Projektauftrag oder Vertrag gibt es möglicherweise zusätzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen, bevor Sie das Risikobudget nutzen können. Das kann bedeuten, dass der Kunde oder ein anderer Stakeholder zustimmen muss und/oder das gesamte reguläre Budget verwendet werden muss.
9. Definieren Sie den Projektumfang
Als Projektmanager ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben, den Projektumfang zu verstehen und Scope Creep zu verhindern. Sollte sich der Umfang im Laufe des Projekts ändern müssen, ist das in Ordnung. Erstellen Sie in diesem Fall eine Änderungsanforderung, um sicherzustellen, dass der neue Umfang dokumentiert, abgestimmt und umgesetzt wird.
Es kann verlockend sein, zu überliefern und Ihre Kunden, den Projektsponsor oder andere Stakeholder beeindrucken zu wollen, aber das ist keine gute Idee. Ihre Aufgabe ist es, Erwartungen zu managen und sicherzustellen, dass der Kunde oder Stakeholder die vereinbarten Leistungen erhält.
Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen Ihrem Stakeholder ein Auto. Wenn dessen Budget bescheiden ist, sollte er sich einen Toyota oder Honda ansehen, nicht einen Ferrari. Ihre Aufgabe ist es, den bestmöglichen Toyota oder Honda zu finden, nicht, ihm einen Ferrari zum Toyota-Preis zu überlassen. Bei Digitalprojekten ist es dasselbe.
Sie sollten darauf achten, dass Ihr Kunde im Rahmen von Umfang und Budget das Bestmögliche erhält. Heben Sie Überraschungen und das gewisse Extra für die Art und Weise auf, wie Sie Komponenten ausliefern, oder für einen kleinen zusätzlichen Mehrwert am Projektende.
10. Erstellen Sie einen Risikomanagement-Plan
Sie haben Ihren Zeitplan, den Projektumfang, das Budget, die Stakeholder und das Projektteam. Alles ist in Ihrer Projektmanagement-Software bis ins kleinste Detail geplant und nun bleibt Ihnen nur noch die Umsetzung. Was könnte da schon schiefgehen? (Antworten Sie besser nicht darauf ...)
Hier kommt Ihr Risikomanagement-Plan ins Spiel. Listen Sie alle Dinge auf, die Ihr Projekt potenziell entgleisen lassen könnten. Dazu könnten gehören:
- Das Budget wird zu früh aufgebraucht
- Stakeholder versuchen, zusätzlichen Umfang hineinzudrücken
- Sich ändernde unternehmerische Prioritäten
- Neue Technologien entstehen und machen Ihr Projekt obsolet
- Ein wichtiges Teammitglied benötigt während des Projekts viel Urlaub oder Abwesenheit
- Zu viele Unbekannte, die im Laufe der Zeit den besten Handlungsweg für das Projekt ändern
Wenn Sie Ihre Risikoliste erstellt haben, arbeiten Sie gemeinsam mit dem Team und den Stakeholdern daran, wie Sie diese Risiken mindern können. Wenn Sie beispielsweise Bedenken wegen des Budgets haben, überlegen Sie, wie Sie die Anfangsausgaben senken können oder suchen Sie nach Wegen, effizienter zu arbeiten. Wenn Sie sich wegen neuer Technologien Sorgen machen, informieren Sie sich, was Sie lernen können, und bewerten Sie, ob das Projekt jetzt durchgeführt oder gewartet werden sollte.
Es gibt jeweils Vor- und Nachteile für jeden Ansatz. Überlegen Sie, wie das Risiko am besten minimiert werden kann. Projektarbeit wird fast nie risikofrei sein – das ist auch nicht Ihr Ziel. Sie möchten das Risiko so weit wie möglich eliminieren oder reduzieren, um die Erfolgschancen Ihres Projektes zu erhöhen.
11. Erstellen Sie einen Change-Management-Plan
Ihr Change-Management-Plan richtet sich in erster Linie an diejenigen, die von Ihrem Projekt betroffen sind. Beginnen Sie damit, alles zu sammeln, was sich nach Abschluss Ihres Projektes ändern wird.
Nehmen wir als Beispiel eine neue Website. Bei einer neuen Website müssen diejenigen, die für die Aktualisierung zuständig sind, lernen, im Backend Änderungen vorzunehmen. Und falls Sie z. B. Änderungen an Lead-Formularen oder deren Weiterleitung vornehmen, muss das Marketingteam möglicherweise auch lernen, wie die neuen Formulare funktionieren und wohin die Daten beim Ausfüllen eines Formulars gelangen.
Und was ist mit den Website-Besuchern? Werden sich die Datenschutzbestimmungen oder die Nutzungsbedingungen ändern? Achten Sie darauf, dass dies im Plan genannt und regelmäßig kommuniziert wird. Zwar werden sich viele Nutzer auf die neue Website freuen, aber einige könnten auch Widerstand leisten. Erstellen Sie deshalb einen Plan, um Widerständen zu begegnen und zusätzliche Unterstützung bei Bedarf anzubieten.
12. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Ich bin der Meinung, dass keine Projektmanagement-Fähigkeit wichtiger ist als Kommunikation. Ihr Kommunikationsplan hat einen starken Einfluss auf den Projekterfolg.
Zusätzlich zu den gezielten Kommunikationen vor, während und nach dem Projekt zur Unterstützung des Change-Management-Plans möchten Sie einen Plan haben, wie Status-Updates, Feedback und andere Projektdetails an Ihr Team und alle vom Projekt betroffenen Stakeholder vermittelt werden.
Dazu können gehören:
- Interne Reviews, Team-Check-ins und 1:1-Meetings mit Projektteammitgliedern
- Status-Updates (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich)
- Kunden- oder Stakeholder-Reviews und Freigaben
- Feedback-Sitzungen oder Arbeitsmeetings
- Kommunikation zum Projektstart
- Schulungspläne
- Projekt-Retrospektiven oder Abschlussanalysen
Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder gut vernetzt, informiert und unterstützt sind. Wenn sich jemand ausgeschlossen oder nicht auf dem aktuellen Stand fühlt, kann das negative Auswirkungen haben. Verbringen Sie aber auch nicht so viel Zeit in Meetings oder mit zu viel Kommunikation, dass nicht mehr genug Zeit für die Projektarbeit bleibt.
13. Erstellen Sie einen Qualitätsmanagement-Plan
Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, die Qualität in Ihren Projekten sicherzustellen. Genau wie beim Risikomanagement und Change-Management sollten Sie einen Qualitätsmanagement-Plan entwickeln, der sicherstellt, dass das Team hochwertige Arbeit abliefert.
Wie sehen die Test- und Qualitätssicherungsphasen des Projekts aus? Was ist die Basis für die Abnahme – und wo können Sie darüber hinausgehen?
14. Konzentrieren Sie sich auf die Wertschöpfung
Wenn Sie 10 (oder 100) verschiedene Stakeholder fragen würden, wie ihr Projektmanager Mehrwert schafft, bekämen Sie 10 (oder 100) verschiedene Antworten. Es geht nicht nur um Projektergebnisse und Pläne. Es geht darum, das Projekt am Laufen zu halten, das Team gut zusammenarbeiten zu lassen UND Ergebnisse zu liefern.
Egal wie viel Zeit Sie damit verbringen, Projektmanagement-Strategien in Lehrbüchern wie dem PMBOK zu studieren, sie können Ihnen nicht genau sagen, wie Sie dies umsetzen, da es bei jedem Projekt und mit jedem Projektteam unterschiedlich sein wird.
15. Fortschritt & Leistung überwachen
Projektpläne sind fast nie etwas, das Sie aufsetzen und vergessen können. Feedback-Runden ziehen sich in die Länge. Liefergegenstände müssen angepasst werden. Das Team wird müde von zu häufigem Kontextwechsel.
Dies ist Teil Ihrer Rolle als Projektmanager: ein wachsames Auge auf den Projektfortschritt und die Teamleistung zu haben. Ein besonderer Aspekt hierbei ist, dass in vielen Organisationen die Projektteammitglieder nicht dem Projektmanager unterstellt sind. Wenn also Leistungsprobleme auftreten, müssen Sie mit anderen Führungskräften im Unternehmen zusammenarbeiten, um diese anzugehen.
16. Projektabschluss & Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse
Alle guten Dinge müssen ein Ende haben, und so auch Ihre Projekte. Wenn alle Liefergegenstände übergeben und abgenommen wurden, ist es Zeit, Ihre Checkliste für den Projektabschluss zu beginnen und gewonnene Erkenntnisse in einer Vorlage zu dokumentieren.
Ihre Checkliste für den Projektabschluss sollte Dinge beinhalten wie das Versenden aller Abschlussrechnungen, das Entfernen des Zugriffs auf gemeinsame Laufwerke oder Programme und das Archivieren von Projekten in Ihren Projektmanagement-Tools. Sie könnten auch eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit versenden.
Um gewonnene Erkenntnisse zu dokumentieren, führen Sie eine Projekt-Retrospektive oder ein Post-Mortem durch. Falls Sie das Team nicht zusammenbringen können, versenden Sie eine Umfrage, damit alle Stimmen gehört werden. Die hier gesammelten Informationen können helfen, Ihre nächsten Projekte reibungsloser zu gestalten und Prozesslücken aufzudecken.
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