9 Ursachen für Projektverzögerungen & wie Sie sie vermeiden können
Teamarbeit macht’s möglich: Zusammenarbeit und klar definierte Rollen im Team sind entscheidend, um Verzögerungen zu verhindern, Hindernisse zu überwinden und Projekte pünktlich fertigzustellen.
Beständigkeit zählt: Überwachen Sie Ihr Projekt und passen Sie Ihre Pläne bei Bedarf an. So halten Sie Ihr Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen und können bei Problemen schnell reagieren.
Vorausplanen: Die Investition von Zeit in die Definition eines klaren Projektumfangs und realistische Zeitpläne kann die Erfolgschancen Ihres Projekts erheblich verbessern.
Sie kennen die Statistiken—da bis zu 70 % der Projekte scheitern und ihre beabsichtigten Ergebnisse nicht liefern, scheinen Projektverzögerungen eine unvermeidbare Konsequenz des Geschäftslebens zu sein. Aber das muss nicht so sein.
In diesem Artikel untersuche ich die häufigsten Ursachen für Projektverzögerungen und zeige, was Sie tun können, um Zeitpläne einzuhalten und Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Häufig läuft es darauf hinaus, die richtige Projektmanagement-Software zu haben.
1. Fehlkommunikation
Schlechte Kommunikation ist eine der häufigsten Ursachen für Projektverzögerungen. Missverständnisse entstehen, wenn die Beteiligten nicht auf die gewünschten Projektziele abgestimmt sind und/oder es versäumen, sich eigenverantwortlich für die Erledigung der Projektaufgaben zu engagieren.
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Warum dies zu Verzögerungen führt
Wenn sich Teammitglieder nicht über den Zweck des Projekts einig sind oder unklar ist, wer was macht, kann das zu Verwirrung führen. Aufgaben werden eventuell nicht rechtzeitig oder gar nicht ausgeführt, oder die Koordination mit anderen Teams für Übergabepunkte bei Aufgabenabhängigkeiten bleibt aus.
Wie Sie es überwinden
Während der Projektplanungsphase:
- Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um die Projektziele in der Projektskizze zu dokumentieren
- Erstellen Sie eine Strukturierung des Projektablaufs (Work Breakdown Structure), um Projektergebnisse in einzelne Aufgaben zu gliedern
- Erstellen Sie ein RACI-Diagramm, das klar definiert, wer für welche Schlüsselaufgaben verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist
- Legen Sie einen Kommunikationsplan für das Projekt fest.
Während der Projektausführung und -überwachung halten Sie regelmäßige Besprechungen mit dem Projektteam ab, um die Beteiligten über den Projektfortschritt zu informieren und sicherzustellen, dass Sie Projektfristen einhalten.
2. Unzureichende Projektplanung
Schlechte Planung ist ein sicherer Weg, die Lieferung eines erfolgreichen Projekts zu gefährden. Um Projekterfolg zu erreichen, nehmen Sie sich die Zeit, zu verstehen, warum Sie das Projekt durchführen, wie Erfolg aussieht und welchen Prozess Sie für die Umsetzung wählen.
Warum dies zu Verzögerungen führt
Wenn Sie Ihre Vorgehensweise bei Veränderungen nicht sorgfältig durchdacht haben, führt jede Art von Störung zu Verzögerungen im Zeitplan, die den Projektzeitraum gefährden können.
Wie Sie es überwinden
Bevor Sie mit einer neuen Initiative beginnen, erstellen Sie einen Projektplan, der darlegt, wie Sie verschiedene Aspekte eines Projekts handhaben werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Projektumfang, Projektzeitplan, Budget, Ressourcenmanagement, Kommunikation und Risikomanagement.
3. Unerwartete Änderungen des Projektumfangs
Unerwartete Änderungen am Projektumfang treten auf, wenn Beteiligte beschließen, den Umfang des Projekts offiziell über das ursprünglich Vereinbarte hinaus zu ändern.
Verwandt, aber oftmals noch störender, ist das Scope Creep—wenn Änderungen am Projektumfang inoffiziell Einzug in die Arbeitsergebnisse halten, Zeitplan und Budget aber nicht an die neuen Anforderungen angepasst werden.
Warum dies zu Verzögerungen führt
Eine Funktion hinzuzufügen, um kurzfristig einen einzelnen Stakeholder zufriedenzustellen, erscheint zunächst unproblematisch. Zusammengenommen summieren sich solche inkrementellen, oft kurzfristigen Änderungen jedoch schnell, beeinträchtigen die Qualität und verursachen verpasste oder verschobene Fristen.
Wie Sie es überwinden
Um Scope Creep entgegenzuwirken, dokumentieren Sie klar, was im Rahmen Ihres Projektplans enthalten und ausgeschlossen ist. Seien Sie vorsichtig bei der Erstellung von Projektabschätzungen, um zu optimistische Einschätzungen zu vermeiden, und erstellen Sie Notfallpläne für unerwartete Verzögerungen. Führen Sie abschließend ein Entscheidungsprotokoll, das die sich entwickelnde Auffassung zum Projektumfang während der Projektdurchführung nachverfolgt.
4. Veraltete Software-Tools
Vielleicht kommen Sie bisher gut damit zurecht, Ihre Projekte mit einer Excel-Tabelle und einem selbst erstellten Gantt-Diagramm zu managen.
Doch sobald Ihre Projekte in Größe und Komplexität wachsen und Ihre Organisation sich darauf einstellt, ein größeres Projektportfolio zu verwalten, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre vorhandenen Projektmanagement-Tools nicht mehr ausreichen.
Warum es zu Verzögerungen führt
Veraltete Software-Tools verfügen möglicherweise nicht über Funktionen, die während der Projektdurchführung Zeit sparen, wie etwa die Möglichkeit, Projektvisualisierungen zu erstellen oder automatische Benachrichtigungen einzurichten, wenn sich die Projektkosten bestimmten Schwellenwerten nähern.
Je stärker Sie als Projektmanager ausgelastet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Abhängigkeit oder eine Frist übersehen, was dazu führen kann, dass Sie bei der Einhaltung wichtiger Meilensteine unter Druck geraten.
Wie Sie dem entgegenwirken
Investieren Sie in Projektmanagement-Software, um einige der Unsicherheiten bei der Verwaltung von Zeitplänen zu beseitigen.
5. Unvorhergesehene Umstände
Man könnte argumentieren, dass jedes Ereignis im Verlauf der Projektausführung potenziell unvorhergesehen sein kann.
Worauf wir uns jedoch hier beziehen, sind sogenannte höhere Gewalt-Ereignisse wie Naturkatastrophen, die außerhalb der eigenen Kontrolle liegen und nicht im Voraus vorhergesagt werden können.
Warum es zu Verzögerungen führt
Unvorhergesehene Umstände haben oft gravierende Folgen. Sie können Ihre Projektziele obsolet machen und Zeitpläne zunichte machen. Die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 – ein globales Ereignis, das wohl außerhalb jedermanns Kontrolle lag und selbst im Vorfeld nicht prognostizierbar war – ist ein Beispiel für eine Reihe unvorhergesehener Umstände, die viele Projektpläne durcheinandergebracht haben.
Wie Sie dem entgegenwirken
Auch wenn Sie Umstände, die per Definition nicht vorhersehbar sind, kaum antizipieren können, können Sie dennoch Notfallpläne in Ihr Projekt einbauen, die die Auswirkungen unbekannter Risiken abmildern können.
Ein Beispiel hierfür wäre die Umstellung einer Präsenzveranstaltung auf eine virtuelle Teilnahmeoption, um auf unvorhergesehene Reiseverzögerungen durch Gesundheit, Wetter oder andere Ursachen zu reagieren.
6. Ungenaue Schätzungen
Projektabschätzung bedeutet, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung erforderlichen Ressourcen sowie die damit verbundenen Kosten zu ermitteln. Ungenaue Schätzungen entstehen, wenn Sie den Bedarf an Ressourcen für die Fertigstellung des Projekts falsch einschätzen.
Warum es zu Verzögerungen führt
Genaue Schätzungen zu erstellen ist schwierig, da man damit Vorhersagen über die Zukunft treffen muss – und bislang hat noch niemand herausgefunden, wie das zuverlässig funktionieren soll.
Unterschätzen Sie den Aufwand oder die Zeit für eine Aufgabe, geraten Sie ins Hintertreffen, wenn Sie die ursprünglich geplanten Fristen nicht einhalten können. In solchen Fällen können Sie den Basiszeitplan manchmal halten, indem Sie zusätzlich Ressourcen einbringen (Crashing) oder Aufgaben parallel (Fast-Tracking) durchführen.
Doch selbst wenn Sie so eine Terminerweiterung vermeiden, erhöht die zusätzliche Arbeitsbelastung die Gefahr von Überlastung und Leistungsabfall im Team, was am Ende zu Nacharbeit führen kann. In jedem Fall keine erstrebenswerte Situation.
Wie Sie dem entgegenwirken
Um Ihre Schätzungen genauer zu machen, definieren Sie zunächst den Projektumfang und die Anforderungen klar, sodass alle Beteiligten die gleichen Ziele verfolgen. Verwenden Sie nach Möglichkeit historische Daten als Basis für Ihre Schätzungen. Und stellen Sie sicher, dass Sie ein Projektteam mit den richtigen Kompetenzen zusammenstellen, um die Projektaufgaben zu erfüllen.
7. Unrealistische Fristen
Unrealistische Fristen entstehen, wenn Sie einen Zeitplan erstellen, um den Wünschen der Stakeholder zu entsprechen, anstatt die tatsächlichen Bedingungen bezüglich Zeit, Budget und verfügbaren Ressourcen widerzuspiegeln.
Warum es zu Verzögerungen kommt
Die Festlegung unrealistischer Fristen berücksichtigt weder die Kapazitäten und/oder Verfügbarkeiten der Ressourcen noch wie lange eine Aufgabe tatsächlich benötigt, selbst wenn die passenden Ressourcen zugewiesen sind. Dadurch ist es äußerst unwahrscheinlich, dass die angestrebten Projekttermine eingehalten werden.
Wie man das überwindet
Lege realistische Fristen fest, die auf historischen Daten basieren, und achte darauf, die Erwartungen der Stakeholder von Beginn des Projekts an zu steuern. Plane Pufferzeiten ein, um einen Spielraum zu haben, falls eine Aufgabe länger als erwartet dauert.
Wenn ein Stakeholder darauf besteht, eine unrealistische Frist aufzunehmen, dokumentiere dies als Risiko und berichte während des Projekts über dieses Risiko, um Überraschungen zu vermeiden.
8. Unklare Prioritäten
Unklare Prioritäten entstehen, wenn es nicht gelingt, die Stakeholder auf die gewünschten Projektziele und deren Beitrag zu den Unternehmenszielen abzustimmen.
Warum es zu Verzögerungen kommt
Wenn die Stakeholder nicht darüber einig sind, was mit dem Projekt erreicht werden soll, wird die Priorisierung des Projekts oder einzelner Aufgaben erschwert. Die Teammitglieder erhalten nicht die nötige Orientierung, um ihre Aufgaben zu erfüllen, was die Umsetzung verlangsamt und sich negativ auf den Projektzeitplan auswirkt.
Wie man das überwindet
Schaffe während der Projektplanungsphase einen Konsens über die Projektziele und dokumentiere sorgfältig, was auf Basis dieser Ziele zum Projektumfang gehört und was nicht. Übersetze anschließend die Projektvision in eine Reihe von Aktivitäten, für deren Erledigung einzelne Teammitglieder verantwortlich sind.
Überwache während der Projektumsetzung die Bearbeitung der zugewiesenen Aktivitäten, beseitige Hindernisse und berichte regelmäßig über den Projektfortschritt, um sicherzustellen, dass die Aufgaben zeitgerecht voranschreiten.
9. Projekt-Engpässe
Projekt-Engpässe verlangsamen den Arbeitsfortschritt, weil Aufgaben und Ergebnisse nicht vorankommen. Häufige Ursachen dafür sind mangelnde Verfügbarkeit von Ressourcen, konkurrierende Projektprioritäten, unklare Rollen und Verantwortlichkeiten oder ausstehende Freigaben.
Warum es zu Verzögerungen kommt
Wenn ein Teammitglied auf die Freigabe eines Entscheiders wartet oder unklar ist, welche Aufgaben erledigt werden sollen, können nachgelagerte Aufgaben nicht weiterbearbeitet werden – dies führt zu einem Welleneffekt im gesamten Projektzeitplan.
Wie man das überwindet
Plane im Projektverlauf die verfügbaren Ressourcen einzelnen Aufgaben so zu, dass sie optimal zu deren Kompetenzen passen. Lege klare Kommunikationsregeln fest, um potenzielle Missverständnisse während der Durchführung zu vermeiden.
Während der Umsetzung weise Ressourcen in Echtzeit neu zu, um auf Projektfortschritt und konkurrierende Prioritäten zu reagieren. Passe Prozesse nach Bedarf an, um eine schnellere Bearbeitung der Aufgaben zu ermöglichen.
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