Wie man eine effektive Projekt-Retrospektive durchführt

Als eines der wichtigsten agilen Events, oder Zeremonien, nutzen Projektmanager Retrospektiven, um zu bewerten, wie das Team zusammenarbeitet und die Prozesse zu verbessern. Der Projektmanager muss einen sicheren Raum schaffen, sodass offenes und ehrliches (und möglicherweise unangenehmes) Feedback in der Sitzung geteilt werden kann.

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Warum sind Projekt-Retrospektiven wichtig?

Eine erfolgreiche Retrospektive verbessert deine Projektprozesse und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige Projekte gelingen. Hier sind weitere Gründe, warum Projekt-Retrospektiven wichtig sind:

• Kontinuierliche Verbesserung: Das Team kann reflektieren, was gut und was schlecht lief. Aus möglichen Fehlern lernen und Erfolge identifizieren, die man wiederholen möchte. Änderungen an Prozessen und Workflows führen dazu, dass das Team sich nach und nach weiterentwickelt und besser zusammenarbeitet.
• Besseres Teambuilding und Teamarbeit: Die Retrospektive ist eine Gelegenheit für das Team, enger zusammenzuwachsen. In diesem geschützten Rahmen kann konstruktives Feedback gegeben und besprochen werden, wie die Zusammenarbeit künftig verbessert werden kann. Nutze Retrospektiven auch, um Erfolge zu feiern, da dies die Team-Moral und Motivation fördert.
• Verbessertes Problemlösen: Das Team kann Herausforderungen und Hindernisse, die im Projekt aufgetreten sind, gemeinsam analysieren und Lösungen für ähnliche Situationen in zukünftigen Projekten erarbeiten. Der Austausch von Best Practices fördert zudem das kollektive Wissen im Team.
• Mehr Verantwortungsbewusstsein: Indem das Team zusammenkommt, um zu besprechen, was nicht optimal lief, steigern Retrospektiven das Verantwortungsbewusstsein und fördern, dass Teammitglieder ihre Arbeit verantwortungsvoll übernehmen. Es sollten keine Schuldzuweisungen gemacht, sondern Veränderungen diskutiert werden, um dieselben Fehler künftig zu vermeiden.
• Verbesserte Projektplanung: Die Dokumentation von Risiken, Projektannahmen, Blockaden und anderen Schwierigkeiten während des Projekts sorgt dafür, dass du sie für zukünftige Projekte in die Projektplanung einbeziehen kannst.

Wie führt man Projekt-Retrospektiven durch?

Schauen wir uns einige praktische Schritte und Tipps an, wie du eine effektive Retrospektive für dein Projekt moderieren kannst.

Schritt 1: Schaffe eine Vertrauenskultur

Menschen dazu zu bringen, offen zu sein und Feedback zu geben, ist oft nicht leicht. Es ist noch schwieriger, wenn es Misstrauen unter Projektteam und Stakeholdern gibt.

• Wurde in der Vergangenheit Feedback kritisiert?
• Hatten Teammitglieder das Gefühl, eingeschüchtert zu werden, wenn sie Ideen oder Feedback teilten?
• Wurden nach geäußertem Feedback negative Maßnahmen ergriffen, die als Strafmaßnahme aufgefasst werden konnten (z. B. der Entzug bestimmter Vergünstigungen)?
• Wurden Schuldzuweisungen verteilt, wenn Probleme aufgedeckt wurden?

Wenn du eine dieser Fragen mit Ja beantwortest, dann gibt es definitiv Gründe für Misstrauen und eine mangelnde Offenheit.

Wie schaffst du es also, dass Menschen offen sind und Feedback teilen? Wie baust du eine Vertrauenskultur auf, sodass sich alle in einem geschützten Rahmen fühlen?

Du kannst Folgendes versuchen:

• Ermutigen Sie offene und ehrliche Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team das Gefühl hat, wertgeschätzt und anerkannt zu werden. Die Teammitglieder werden eher bereit sein, sich zu öffnen und etwas mitzuteilen, wenn sie wissen, dass sie nicht ignoriert oder ausgegrenzt werden.
• Schaffen Sie Möglichkeiten zur Zusammenarbeit: Dies könnten tägliche Projekt-Status-Check-ins sein oder projektunabhängige Aufgaben wie eine Teambuilding-Aktivität. Wenn Personen die Gelegenheit bekommen, zusammenzuarbeiten, werden sie sich in der Kommunikation wohler fühlen.
• Machen Sie Feedback zum Teil der Teamkultur: In Softwareentwicklungsprojekten ist es üblich, dass Teammitglieder ihren Code von anderen im Team im Rahmen des regulären Entwicklungsprozesses überprüfen lassen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, etwas Ähnliches auch in Ihrem Projekt anzuwenden, sodass das Team regelmäßig positives und negatives Feedback erhält und gibt.

Schritt 2: Legen Sie fest, welche Art von Feedback Sie sammeln möchten

Während eines Projekts passiert sehr viel und dementsprechend gibt es viele Möglichkeiten, im Rahmen eines Retrospektiven-Meetings verschiedenste Arten von Feedback einzuholen. Das ist zwar gut, kann aber schnell überwältigend sein.

Definieren Sie bei der Planung einer Retrospektive den Umfang des Feedbacks, das Sie von den Teilnehmenden erhalten möchten. 

Versuchen Sie Themen festzulegen, zu denen Sie Feedback einholen möchten, wie zum Beispiel:

• Teamleistung: Wie hat das Team während des Projekts gearbeitet? Wurden Fristen eingehalten? War die Arbeit qualitativ hochwertig?
• Kommunikation & Einbindung der Stakeholder: Wurden die Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen und mit den richtigen Tools weitergegeben? Waren es zu viele oder zu wenige Informationen?
• Projektergebnis: Entsprach das Projektergebnis den Erwartungen der Stakeholder? Warum oder warum nicht?
• Projektprozesse und Werkzeuge: Haben bestimmte Abläufe die Projektleistung gefördert oder behindert? Gab es fehlende oder zu viele Prozesse? Waren die im Projekt eingesetzten agilen Tools hilfreich oder eher hinderlich?

Schritt 3: Einen festen Termin für die Projekt-Retrospektive festlegen

Planen und reservieren Sie einen festen Termin für die Projektbewertung. Wenn möglich, laden Sie die Teilnehmenden bereits ein paar Wochen im Voraus zu einem Termin ein, indem Sie eine Kalendereinladung (oder eine „Save-the-Date“-Benachrichtigung) versenden.

Verschicken Sie außerdem gleich bei der Einladung die Agenda für das Treffen (auf die wir später noch eingehen werden).

Weisen Sie auch auf die Erwartungen oder Aufgaben für die Teilnehmenden hin (z. B. falls sie vorab bestimmte Aufgaben erledigen müssen, wie das Herunterladen einer bestimmten Software).

Agenda für das Projekt-Retrospektiven-Meeting

Eine Retrospektive muss keine hochkomplizierte Angelegenheit sein. Ziel eines Projekt-Reviews ist es, Feedback zum Projekt zu sammeln, um kontinuierliche Verbesserungen für künftige Projekte vorzunehmen. 

Hier finden Sie daher ein Beispiel für eine Agenda, die Sie je nach Länge der Sitzung nutzen und anpassen können:

1. Begrüßung und Einführung: Begrüßen Sie die Teilnehmenden zur Sitzung, stellen Sie die Moderation vor und erläutern Sie den Zweck sowie die Ziele der Sitzung.
2. Überblick darüber, wie Feedback gesammelt wird: Geben Sie eine kurze Zusammenfassung darüber, wie während der Sitzung Feedback gesammelt wird (mündlich, schriftlich, hybrid, anonym usw.) und welche Tools verwendet werden (z. B. ein virtuelles Whiteboard, Rundtischdiskussion usw.).
3. Regeln für den Ablauf der Sitzung prüfen: Informieren Sie die Teilnehmenden über eventuelle Grundregeln (zum Beispiel: Feedback soll konstruktiv und ehrlich sein, sowohl positives als auch negatives Feedback geben usw.).
4. Feedback sammeln: Erfassen Sie das gewünschte Feedback mit dem von Ihnen gewählten Tool.
5. Feedback gemeinsam mit den Teilnehmenden auswerten: Gehen Sie das gesammelte Feedback durch (das Gute, das Schlechte und das Unerfreuliche). In diesem Teil der Sitzung soll das Feedback nur präsentiert werden. Fragen und Diskussionen zu einzelnen Punkten sollten begrenzt werden (damit alle Rückmeldungen besprochen werden können und nicht die Zeit nur für 1 oder 2 Themenpunkte verwendet wird).
6. Feedback und Fragen diskutieren: Sammeln Sie Gedanken, Meinungen und Rückmeldungen der Teilnehmenden. Stimmen sie mit dem Feedback überein? Gibt es zusätzliche Einblicke oder Kontexte, die geteilt werden sollten? Diskutieren und dokumentieren Sie die Ergebnisse.
7. Maßnahmen und nächste Schritte für Verbesserungen formulieren: Basierend auf dem Feedback brainstormen Sie Maßnahmen und Initiativen, die das Projektteam zur Verbesserung ergreifen kann. Bei wiederkehrenden oder komplexen Themen ziehen Sie in Erwägung, eine kurze Ursachenanalyse durchzuführen, um das zugrundeliegende Problem zu identifizieren. Bitten Sie um Freiwillige, die die Verantwortung für Folgeaktionen oder Verbesserungsmaßnahmen übernehmen.
8. Feedback und Verbesserungen zusammenfassen: Fassen Sie am Ende der Sitzung die gesammelten Rückmeldungen in den Besprechungsnotizen sowie die vereinbarten nächsten Schritte und Maßnahmen kurz zusammen.
9. Danksagung und Schließen der Sitzung: Danken Sie den Teilnehmenden für ihre Zeit und ihr Feedback. Informieren Sie über etwaige geplante Folgesitzungen. Geben Sie auch an, wo das während der Sitzung gesammelte Feedback gespeichert und ob es später für die Teilnehmenden verfügbar sein wird (z. B. auf einem gemeinsamen Google Drive).

Was kommt als Nächstes?

Erfahren Sie mehr über die agilen Prinzipien, die Retrospektiven leiten, sowie das ursprüngliche Agile Manifest, das diese Prinzipien festlegte. Werden Sie DPM-Mitglied, um Zugang zu Slack-Diskussionen über agile Methoden (und mehr) mit Hunderten anderen digitalen Projektmanager:innen zu erhalten!