6 Dinge, die Sie niemals in einer professionellen E-Mail schreiben sollten
Wenn du ein herausragender Projektmanager sein willst, musst du nicht nur souverän handeln, sondern auch die richtige Sprache sprechen. Vergiss abgedroschene Floskeln und allzu formelle E-Mails an deine Kunden – sprich mit ihnen, als wärst du ihr Partner und würdest ihnen helfen, ihr Geschäft aufzubauen.
Diese Art zu schreiben ist nicht das, was wir in der Schule gelernt haben, und auch nicht, wie wir uns vorgestellt haben, mit unseren Kunden zu kommunizieren, als wir ins Berufsleben eingestiegen sind. Aber es ist der beste Weg, um langfristig positive Kundenbeziehungen aufzubauen. Die Etikette bei E-Mails ist entscheidend.
Hier sind meine wichtigsten No-Gos beim Schreiben von E-Mails an Kunden. Verbann sie aus deinen professionellen E-Mails und beobachte, wie deine Kundenbeziehungen aufblühen.
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1. Glaube allein reicht nicht aus
Ich glaube, das ist korrekt. Ich glaube, wir haben das im Meeting besprochen. Das Entwicklungsteam glaubt, dass es machbar ist.
Du setzt das Wort glauben vielleicht in einen Satz, weil du denkst, damit wirkst du professionell und positiv. Tatsächlich klingt es aber ein wenig distanziert und eher wie der Überbringer einer Nachricht als jemand, der wirklich Bescheid weiß.
Warum nicht einfach sagen: „Ja, das stimmt.“ Oder, „Das Entwicklungsteam kann das machen.“ Damit klingst du viel selbstbewusster und verlässlicher.
Manchmal musst du den Kunden mitteilen, dass du nicht zu 100 % sicher bist, um ihre Erwartungen zu steuern. Statt dich auf ein kleines Wort zu verlassen, sag es einfach: „Das Entwicklungsteam hat es sich angesehen, und der erste Eindruck ist positiv. Ich empfehle, dass wir einen halben Tag investieren, um die Lösung zu prüfen und sicherzustellen, dass es möglich ist, bevor wir uns gegenüber den Stakeholdern festlegen.“
2. Hör auf zu raten, fang an zu wissen
Ich denke, wir werden bei diesem Projekt um 20 % über das Budget hinausgehen, wenn wir keine Korrekturmaßnahmen ergreifen. Ich schätze, wir haben genug Ressourcen dafür. Ich nehme an, wir könnten das zeitlich unterbringen, wenn wir unseren Ansatz überdenken.
Dieses Worttrio – denken, schätzen und annehmen – steht auf meiner Schwarzen Liste. Ich habe schon gesehen, wie der Ruf von Projektmanagern darunter gelitten hat, dass sie lediglich etwas „schätzen“. Es klingt hart, aber wenn ein Kunde mehrere tausend Dollar in ein Projekt investiert und du für die Umsetzung verantwortlich bist, können schon Kleinigkeiten ihn nervös machen.
Wenn du sagst, dass du denkst, schätzt oder annimmst, kann das auf zwei Arten rüberkommen: Erstens, du wirkst unentschlossen oder schiebst das Risiko und die Entscheidung komplett auf deinen Kunden ab.
Zweitens kann es so wirken, als wüsstest du nicht genau, was du tust oder worüber du sprichst, und würdest einfach nur dein Bestes raten. Beides stellt dich nicht im besten Licht dar.
Wenn du das nächste Mal merkst, dass du diese Worte in professionelle E-Mails tippst, probiere Wörter wie einschätzen, prognostizieren – oder den Satz: „Wir können X innerhalb des Zeitrahmens umsetzen, wenn wir bereit sind, Y herauszunehmen.“ Damit zeigst du, dass du die Situation durchdacht hast und eine professionelle Empfehlung auf Basis von Fakten gibst – und nicht rätst.
3. Der erste Eindruck zählt
Genau wie beim persönlichen Kontakt zählt in einer professionellen E-Mail der erste Eindruck. Die allerersten Worte in deiner E-Mail sind ebenso wichtig wie die Betreffzeile – sie sind das Erste, was der Empfänger liest. Wenn du hier den Ton verfehlst, wirkt die ganze E-Mail falsch. Es ist schon schwer genug, dass jemand deine E-Mail genau so aufnimmt, wie du es gemeint hast – warum also mit einer Einstiegssatz beginnen, der das Gegenüber direkt auf Distanz bringt?
Falls du nicht weißt, wie ein schlechter Einstieg aussehen kann, erinnere dich an E-Mails, die dich selbst sofort in eine schlechte Stimmung versetzt haben. Ein Klassiker ist „Hallo Janet et al“, besonders wenn du selbst zu den „et al“ gehörst. Wertschätzung fühlt sich anders an.
Ein weiterer „Liebling“ ist die E-Mail, die einfach beginnt mit „Peta,“ und sofort zum Inhalt übergeht. Kein Hallo, kein Guten Tag, einfach direkt zur Sache. Vermutlich ist der Absender furchtbar beschäftigt, und ich kann froh sein, überhaupt ein paar Sekunden seiner Zeit zu bekommen... hat allerdings noch kein Kunde jemals gedacht.
Und zu guter Letzt: „Hey Peta“. Das wäre grundsätzlich in Ordnung, aber wenn man bedenkt, dass tausende von Dollar im Spiel sind – vermittelt ein einfaches „Hey“ den Kunden nun wirklich nicht das Gefühl, dass du das Projekt souverän im Griff hast.
Beginnen Sie professionell, wenn Sie geschäftliche E-Mails schreiben: Bleiben Sie beim klassischen „Hallo [Name]“, oder „Guten Tag [Name]“, oder „Hallo zusammen“, „Hallo an alle“, wenn Sie mehrere Personen anschreiben.
4. Sagen Sie mir nicht, wie offensichtlich etwas ist
Dieses Wort ist offensichtlich ein weiteres Tabu in der Welt der E-Mails.
Haben Sie gemerkt, was ich da gemacht habe? Das Wort „offensichtlich“ wird oft verwendet, um Kunden zu beruhigen oder Dinge herunterzuspielen.
Aber überlegen Sie mal: Fühlen Sie sich durch die Aussage Wir haben das offensichtlich im letzten Meeting besprochen beruhigt? Ganz sicher nicht. Das wirkt eher angriffslustig und defensiv. Tun Sie Ihren E-Mails einen Gefallen und streichen Sie dieses Wort komplett!
5. Den richtigen Ton treffen
Schönes Wochenende!
Uff. Die meisten Kunden sind am Freitagmorgen noch nicht bereit für so viel gute Laune. Noch schlimmer ist es, wenn auf diesen freundlichen Gruß gleich die Info folgt, dass ein Projekt sich verspätet, das Budget überschritten ist und es überhaupt nicht gut läuft.
Nichts zeigt einem Kunden schneller, dass Ihnen sein Projekt egal ist und Sie nur an das Wochenende denken, als belanglose Standardfloskeln, die so gar nicht zur eigentlichen Nachricht passen. Achten Sie also auf den richtigen Ton in Ihrer E-Mail.
6. Chef sein
Der letzte Satz, den Sie aus Ihren beruflichen E-Mails streichen sollten, ist: „Ich muss das noch mit ... abklären“
Wie ärgerlich ist es, eine Frage zu stellen, aber keine wirkliche Antwort zu bekommen? Stellen Sie sich vor, Sie reservieren einen Tisch im Restaurant, und der Maître‘d teilt Ihnen mit, dass er erst mit dem Küchenchef sprechen muss. Natürlich braucht es für ein Projekt ein Team (zumindest sagt man das so), aber das Team braucht auch eine Leitung – und als PM sind Sie das. Klären Sie alles Notwendige intern, aber präsentieren Sie Ihrem Kunden kein laufendes Protokoll.
So schreiben Sie bessere professionelle E-Mails
Ein persönliches Gespräch oder ein Anruf ist immer noch der beste Weg, um Ihre Kunden und ihr Geschäft wirklich kennenzulernen. Aber lassen Sie sich durch unprofessionelle E-Mails nicht Ihre harte Arbeit ruinieren – treten Sie als der professionelle Rockstar-PM auf, der Sie sind. Verabschieden Sie sich von diesen Abstimmungsfehlern – und sehen Sie zu, wie die Kundenbeziehungen wachsen.
Mit einem Kommunikationsplan für Projekte stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre E-Mails immer zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Ansprechpartner erreichen.
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