Lieferantenmanagement im Einkauf: Vorteile & Leitfaden
Niemand auf dieser Welt kann alles alleine tun. Wir brauchen andere Menschen zur Unterstützung, um zu überleben. Genauso benötigen Organisationen Unterstützung von anderen Unternehmen, um ihr Geschäft zu betreiben. Diese anderen Unternehmen werden als Anbieter (auch Verkäufer, Lieferanten und Dienstleister genannt) bezeichnet.
Die Hauptaufgabe der Anbieter besteht darin, Dienstleistungen zu erbringen oder Waren und Materialien an die durchführende Organisation zu liefern. Der Prozess, solche Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen oder Waren von den Anbietern zu kaufen, wird Beschaffung genannt.
Da Anbieter entscheidend für die Unterstützung eines Unternehmens sind, ist das Anbietermanagement ein wichtiger Aspekt der Beschaffung. In der Regel haben die meisten großen Unternehmen eine eigene Abteilung (Supply Chain Management), die sich um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen kümmert.
Kostenlos freischalten
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Tools, Leitfäden und Insights für den Erfolg im Zeitalter der KI freischaltet.
Have an account? Log In
Im Folgenden bespreche ich die besten Praktiken und Vorteile des Anbietermanagements in der Beschaffung.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung ist der gesamte Prozess des Erwerbs oder Kaufs von Produkten, Dienstleistungen, Waren oder Materialien von einer anderen juristischen Person.
Viele Unternehmen verwenden die Begriffe Beschaffung, Einkauf und Beschaffungsmanagement synonym, aber diese Begriffe haben unterschiedliche Bedeutungen.
Beschaffungsmanagement und Einkauf sind Teilprozesse der gesamten Beschaffung. Sie beziehen sich speziell auf das Bestellen und den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen.
Beschaffung ist viel umfassender als Beschaffungsmanagement und Einkauf, da sie den gesamten Prozess umfasst. Dazu gehören Planung, Beschaffungsmanagement, Erwerb und Zahlungen.
- Die Planung umfasst viele Dinge wie die Festlegung dessen, was beschafft werden soll, die Menge und Qualität der zu beschaffenden Güter, Zeitpläne für die Beschaffung, die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten verschiedener Interessengruppen sowie die Festlegung und Genehmigung von Budgets. Dies erfordert eine enge Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen einer Organisation. Sie können unseren ausführlichen Artikel zu Beschaffungsmanagementplänen lesen, um mehr über die Beschaffungsplanung zu erfahren.
- Das Beschaffungsmanagement umfasst die Suche nach potenziellen Anbietern, die Analyse ihrer Stärken und Schwächen, die Auswahl von Anbietern, den Aufbau von Beziehungen und das Unterzeichnen von Verträgen mit Anbietern. Die Auswahl von Anbietern erfolgt in der Regel durch ein Wettbewerbsverfahren. Daran schließt sich die Vergabe eines Vertrags an den ausgewählten Anbieter an. Vor der Vergabe des Vertrags werden Verhandlungen geführt, um die vorteilhaftesten Konditionen zu erzielen.
- Der Erwerb umfasst das Bestellen von Artikeln, die Annahme von Lieferungen, die Abstimmung, die Inspektion und die Abnahme von Waren oder Dienstleistungen von den beauftragten Anbietern.
- Die Zahlung ist der letzte Schritt in der Beschaffung und beinhaltet die Begleichung der Anbieterrechnungen und die Bezahlung der beschafften Artikel.
Was ist Anbietermanagement?
Anbieter sind Einzelpersonen oder Unternehmen, die der ausführenden Organisation Waren und/oder Dienstleistungen bereitstellen. Anbietermanagement ist einer der wichtigsten Aspekte des gesamten Beschaffungsprozesses. Anbietermanagement sollte nicht mit Supply Chain Management verwechselt werden, da es sich auf Menschen und nicht auf Waren und Materialien bezieht.
Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann ein großes Unternehmen mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Anbietern zusammenarbeiten, die von Dutzenden von Vertretern repräsentiert werden können. Darüber hinaus hat jeder Anbieter andere Vertragsbedingungen.
Die Verwaltung so vieler Anbieter kann ziemlich mühsam werden. Werden die Anbieter nicht ordentlich in einer strukturierten Weise organisiert, könnte Ihr Unternehmen am Ende zu viel bezahlen oder in Streitigkeiten mit den Anbietern geraten.
Anbietermanagement umfasst die Suche nach Anbietern, die Recherche ihrer Hintergründe, die Auswahl von Anbietern, Verhandlungen über Konditionen, das Unterzeichnen von Verträgen, die Bezahlung, das Lösen von Ansprüchen sowie die Pflege von Beziehungen zu Anbietern. Es beinhaltet auch die Definition von KPIs & SLAs, die Bewertung der Anbieterleistung & Überwachung ihrer finanziellen Gesundheit sowie das Vertragsmanagement.
Warum sollten Sie sich auf Anbietermanagement konzentrieren?
Der Erfolg Ihrer Organisation hängt vom Erfolg ihrer Lieferanten ab. Sie helfen nicht nur dabei, Waren und Dienstleistungen an Ihre Kunden zu liefern, sondern sind auch maßgeblich an der Förderung von Rentabilität und Wachstum beteiligt. Im Laufe der Zeit könnte ein Lieferant zu Ihrem strategischen Anbieter werden, der im Mittelpunkt Ihrer organisatorischen Aktivitäten und Funktionen steht.
Früher war die Beschaffung eine eigenständige Abteilung, die Waren und/oder Dienstleistungen einkaufte, aber das hat sich in den letzten Jahren geändert. Die Beschaffungsfunktion ist nun ein grundlegender Bestandteil der gesamten Geschäftsstrategie. Organisationen überall auf der Welt verfolgen heute einen strategischen Ansatz, um ihre Lieferanten optimal zu steuern und den größten Mehrwert zu erzielen.
Der Anbietermanagement-Prozess
Einfach ausgedrückt ist der Anbietermanagement-Prozess eine Abfolge von Schritten, um Anbieter auszuwählen, einzubinden, zu führen und zu betreuen. Er umfasst folgende Schritte.
1. Anbieter suchen
Die Anbietersuche kann über Unternehmensverzeichnisse, Zeitungsanzeigen, B2B-(Business-to-Business)-Websites, Referenzen und Organisationslisten erfolgen. Während der Suche können Sie Kriterien für die Anbieterauswahl festlegen. Zum Beispiel können Sie bestimmen, dass der Anbieter in den letzten drei Jahren einen Mindestumsatz von $100 Mio. erzielt haben sollte und bestimmte Branchenzertifizierungen besitzen muss.
2. Angebote einholen und Anbieter auswählen
Nachdem Sie die Anbieter ausgewählt haben, können Sie RFP-Software nutzen, um Angebotsanfragen zu verwalten und die Angebote der Anbieter (technische Vorschläge und Preisangebote) einzuholen. Nach Prüfung und Vergleich der eingegangenen Angebote können Sie die Anbieter weiter auswählen.
Sie können Bewertungskriterien und Scorecards entwerfen, um die Angebote der Anbieter zu bewerten. Ihr Ziel sollte es sein, die richtigen Partner zu finden, mit denen Sie langfristige Lieferantenbeziehungen aufbauen können.
Gute Anbieter zu finden ist wichtig, um Störungen zu vermeiden. Laut Deloitte gaben "87 Prozent der Befragten an, dass sie in den letzten zwei bis drei Jahren eine Störung mit Dritten erlebt haben".
3. Verhandeln und Vertrag abschließen
Nach der Analyse der Angebote können Sie die Anbieter weiter einschränken und mit ihnen verhandeln. Die Vertragsverhandlungen können sowohl über den Preis als auch über die Konditionen geführt werden.
Verhandlungen nutzen beiden Parteien, daher sollten Sie die Anbieter nicht zu stark unter Druck setzen. Seien Sie offen gegenüber den Anbietern, damit auch sie mit Ihnen über vorteilhafte Bedingungen verhandeln können.
Eine Verhandlung baut Hemmungen ab und schafft die Grundlage für ein gutes gegenseitiges Verhältnis. Eine Win-win-Verhandlung trägt entscheidend dazu bei, langfristige und stabile Lieferantenbeziehungen aufzubauen.
Nach den Verhandlungen können Sie mit den Anbietern einen für beide Seiten vorteilhaften Vertrag abschließen.
4. Anbieter einbinden
Nach der Vertragsunterzeichnung sollten Sie die Anbieter in Ihr Unternehmen einbinden. Das Onboarding hilft dabei, sie in das Netzwerk Ihrer Organisation zu integrieren. Ein reibungsloser Onboarding-Prozess unterstützt das Lieferantenbeziehungsmanagement.
Anbieter können nicht effizient beitragen, wenn sie neu sind und Ihre Unternehmenssysteme nicht kennen. Hier kommt Ihre Expertise ins Spiel, um die Anbieter zu schulen und mit den Besonderheiten Ihrer Organisation vertraut zu machen.
5. Ziele festlegen
Sie sollten für Ihre Anbieter klare Ziele setzen, damit diese Sie in Ihrem Geschäft optimal unterstützen können. Am besten teilen Sie ihnen eindeutige und objektive Leistungskennzahlen (KPIs) und Service-Level-Agreements (SLAs) mit, die erreichbar und realistisch sind.
Sie sollten Ihre Erwartungen an die Anbieter kommunizieren, damit zwischen Ihnen und den Anbietern ein gegenseitiges Verständnis entsteht.
6. Anbieterleistung überwachen
Ziele zu etablieren reicht nicht aus. Sie müssen Ihre Erwartungen kontinuierlich kommunizieren und die Anbieter dazu anhalten, die vertraglich vereinbarten Rahmenbedingungen einzuhalten. Überwachen Sie regelmäßig die Leistung und stellen Sie sicher, dass sie ihr Bestes geben.
Während der Überwachung sollten Sie den Anbietern auch regelmäßig Feedback geben und die notwendige Unterstützung bieten, damit sie die gewünschten Ergebnisse liefern können.
7. Anbieter belohnen
Dieser Schritt ist optional, trägt jedoch maßgeblich dazu bei, langfristige Beziehungen aufzubauen. Wenn Sie Anbieter für ihre Leistung belohnen, fühlen sie sich als Teil Ihres Unternehmens und gehen noch einen Schritt weiter, um die Ziele zu erreichen.
8. Regelmäßige Kommunikation
Regelmäßige Kommunikation mit den Anbietern ist wichtig, um die richtigen Erwartungen zu setzen (siehe #5 oben), die Leistung der Anbieter zu überwachen (siehe #6 oben) und Beziehungen aufzubauen (siehe #9 unten).
Durch regelmäßigen Austausch können Sie unangenehme Situationen vermeiden und Risiken frühzeitig steuern. Sie sollten formelle und informelle Kommunikationsmechanismen einführen, um einen offenen Dialog zu gewährleisten.
9. Beziehungen aufbauen
Es ist schwierig, gute Anbieter zu finden, daher sollten Sie die Beziehungen nach Vertragsabschluss pflegen. Es ergibt keinen Sinn, gute Lieferanten durch eine schlechte Beziehung zu verlieren. Gehen Sie strategisch vor, um Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
Sie können all das Folgende tun, um erfolgreiche Beziehungen mit Ihren Anbietern aufzubauen:
- Informationen und Prioritäten teilen: Sie sollten die notwendigen Informationen rechtzeitig mit Ihren Lieferanten teilen und sie über Ihre Prioritäten informieren. So können diese effizient arbeiten und darauf hinarbeiten, Ihre Ziele zu erreichen. Sie können Informationen zu Implementierungs- und Startterminen, Markteinführungsplänen und allen anderen relevanten Details weitergeben, die ihnen helfen könnten, ihre Arbeit besser zu machen.
- Lieferanten in die Strategieentwicklung einbeziehen und Innovation ermöglichen: Sie erzielen die besten Ergebnisse, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten eine gemeinsame Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele entwickeln. Sie können sie zu Strategiemeetings einladen und ihnen Raum für Innovation bieten. Erinnern Sie sich daran, warum Sie sie ursprünglich engagiert haben – sie sind Experten auf ihrem Gebiet. Sie können Ihnen unschätzbare Einblicke geben und innovative Vorschläge unterbreiten, die Ihr Produkt verbessern können. Sie können maßgeblich dazu beitragen, Ihnen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
- Auf die Zukunft ausrichten: Der wahre Wert einer Geschäftsbeziehung entsteht durch den Aufbau langfristiger Partnerschaften. Suchen Sie nicht nach kurzfristigen Beziehungen, denn diese bringen nur kurzfristige Erfolge und marginale Vorteile.
- Zusammenarbeit für Win-win-Vereinbarungen: Auch wenn Sie Ihre Lieferanten bezahlen, sollten Sie sie als gleichwertige Partner behandeln. Sie sind wegen ihrer Expertise dabei. Üben Sie bei Verhandlungen nicht zu viel Druck aus – dies führt nur zu Unmut, was später zu Problemen führen kann. Bauen Sie Vertrauen auf und verhandeln Sie Vereinbarungen stets in gutem Glauben. Dies sorgt auf beiden Seiten für Zufriedenheit.
Hier ist ein interessanter Vortrag, der Ihnen weitere Einblicke zum Thema Beziehungsaufbau geben kann (Sie müssen Mitglied sein, um diesen Inhalt zu sehen).
Vorteile des Lieferantenmanagements
Ein effektives und strukturiertes Lieferantenmanagement unterstützt Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Nachfolgend einige der wichtigsten Vorteile eines guten Lieferantenmanagements.
1. Risikominderung
Trotz der Gefahr von Störungen steckt das Messen und Managen von Risiken bei Drittanbietern noch in den Kinderschuhen. Aktuelle Untersuchungen zeigen, dass 82 % nicht sicher sind oder daran zweifeln, ob sie alle Risiken durch Drittanbieter in ihrem Unternehmen identifiziert haben.
Proaktives Lieferantenmanagement erhöht die Transparenz und reduziert Risiken auf Lieferantenseite. Es ermöglicht Ihnen, die Lieferanten kontinuierlich zu überwachen, was hilft, zukünftige unvorhergesehene Ereignisse besser zu steuern.
Um Ihr Unternehmen vor potenziellen Risiken zu schützen, können Sie Risikobewertungen durchführen, Informationsaustauschprozesse einrichten und die Leistung Ihrer Lieferanten regelmäßig überwachen. Die Daten aus Ihrem Performance-System helfen, potenzielle Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten, bevor daraus ernsthafte Probleme entstehen.
2. Leistungsoptimierung
Die Überwachung der Leistung der Lieferanten reduziert nicht nur Risiken, sondern verbessert auch die Ergebnisse. Sie können Prozesse einrichten und optimieren, um die Leistung Ihrer Lieferanten zu überwachen, zu bewerten und zu messen, sodass diese Ihren Anforderungen und Erwartungen entsprechen. Das motiviert sie, ihre Leistung weiter zu verbessern und zu optimieren.
3. Kostenreduzierung
Regelmäßige Kommunikation und periodische Überwachung steigern die Transparenz – so können Sie versteckte Kosten im Beschaffungsprozess leichter erkennen. Auf diese Weise reduzieren Sie Verschwendungen und behalten die Kosten im Griff.
Wenn Sie zudem eine langfristige Beziehung zu Ihren Lieferanten pflegen, können Sie bessere Konditionen und Vertragsbedingungen verhandeln, was zu Kosteneinsparungen führt. Das wiederum erhöht Ihre Gewinnmargen.
4. Langfristige Beziehungen
Gute Lieferanten zu finden ist nicht einfach. Das kostet Zeit und Mühe. Indem Sie gute Lieferanten fördern und starke Beziehungen aufbauen, steigern Sie die Effizienz im Beschaffungswesen.
Zum Reinhören: Wie man langfristige Loyalität mit virtuellen Dienstleistern aufbaut
5. Verbesserte Effizienz administrativer Aufgaben
Die Effizienz administrativer Aufgaben kann durch ein strukturiertes Lieferantenmanagement-Programm erheblich gesteigert werden. Zu den administrativen Aufgaben zählen beispielsweise Rechnungsbearbeitung, Dokumentation, Zahlungen, Schadensmanagement, Reporting und Leistungsmanagement.
6. Markenschutz
Der Wert der Marke Ihres Unternehmens kann Schaden nehmen, wenn Sie keine geeigneten Lieferanten haben. Unseriöses Verhalten von unprofessionellen und unethischen Anbietern kann Ihren Ruf schädigen. Ein solides Lieferantenmanagementprogramm kann dem jedoch vorbeugen, indem es nur gute Lieferanten aufnimmt.
Häufige Herausforderungen im Lieferantenmanagement
Die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten ist nicht frei von Problemen oder Herausforderungen. Beim Lieferantenmanagement können Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, der Wahrung Ihres Markenwerts & Rufs, der Vermeidung von Streitigkeiten sowie dem Management von Ansprüchen und Gegenansprüchen während des gesamten Lebenszyklus auftreten.
Die Herausforderungen im Lieferantenmanagement nehmen in der Regel zu, je größer Ihr Unternehmen und die Anzahl der vertraglich gebundenen Lieferanten wird.
Sie sollten Ihren Lieferantenmanagement-Prozess weiterentwickeln und optimieren, um die folgenden Herausforderungen zu meistern:
- Verwaltung eines Ökosystems von Lieferanten. Ihr Unternehmen könnte es mit hunderten unterschiedlichen Lieferanten zu tun haben. Ihre Systeme und Prozesse sollten in der Lage sein, all diese Lieferanten effizient zu verwalten. Die Systeme sollten Probleme im Zusammenhang mit Rechnungsbearbeitung, Zahlungen, Schadensmanagement, Qualitätskontrolle und Compliance bewältigen können.
- Mit einer steigenden Anzahl an Lieferanten erhöht sich auch die Anzahl der Verträge. Jeder Vertrag bringt eigene, spezifische Herausforderungen mit sich. Der Vertragsabschluss erfordert eine enge Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen wie Recht, Beschaffung, Marketing und Produktion. Darüber hinaus gibt es verschiedene Vertragstypen, die in unterschiedlichen Branchen üblich sind.
- Das Risikomanagement ist immer eine komplexe Angelegenheit. Egal wie ausgeklügelt und effizient Ihre Lieferantenmanagement-Prozesse auch sein mögen, Unsicherheiten bleiben bestehen. Die Identifikation, Analyse, Priorisierung und Planung von Maßnahmen zum Umgang mit Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagementprozesses im Zusammenhang mit Lieferanten.
- Die richtigen Mitarbeiter einstellen, strukturierte Prozesse einführen und proaktive Lieferantenmanagementsysteme aufbauen erhöht die Verwaltungskosten. Diese Kosten unter Kontrolle zu halten, ist eine Herausforderung.
- Wenn zahlreiche Personen in Beschaffungsaktivitäten eingebunden sind, besteht immer die Gefahr eines Datenlecks bei Lieferanteninformationen. Heutzutage sind Unternehmen stark von Daten abhängig, und jegliche Art von Datenpanne kann zu Reputations- und finanziellen Verlusten führen. Darüber hinaus gehört das Risiko von Cyberangriffen zu den wichtigsten Sorgen eines Unternehmens, da Geschäftsprozesse zunehmend automatisiert und online abgewickelt werden.
Wie geht es weiter?
Kein Unternehmen, ob groß oder klein, kommt ohne die Zusammenarbeit mit Lieferanten aus. Jedes Unternehmen benötigt etwas, das nur von Dritten bereitgestellt werden kann.
In den letzten Jahren ist das Lieferantenmanagement zu einem entscheidenden Aspekt der Unternehmensführung geworden. Sie müssen regelmäßig kommunizieren, interagieren und Ihre Lieferanten unterstützen, um langfristige Beziehungen aufzubauen und den größtmöglichen Nutzen aus ihnen zu ziehen.
Das Management von Lieferanten ist nicht frei von Herausforderungen, aber die Vorteile eines effektiven Lieferantenmanagements überwiegen die Schwierigkeiten.
Wie managen Sie Ihre Lieferanten in Ihrem Unternehmen? Was ist Ihre Lieferantenmanagement-Strategie? Haben Sie standardisierte Prozesse für das Lieferantenmanagement? Was sind Ihre Best Practices im Lieferantenmanagement?
Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unten und teilen Sie diesen Artikel auch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, sollten Sie den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren, um solche Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten.
