Lieferantenmanagement im Einkauf: Vorteile & Leitfaden
Niemand auf dieser Welt kann alles alleine machen. Wir brauchen andere Menschen, um zu überleben. Genauso benötigen Unternehmen Unterstützung von anderen Firmen, um ihr Geschäft zu betreiben. Diese anderen Firmen werden als Lieferanten (auch Verkäufer, Zulieferer und Anbieter genannt) bezeichnet.
Die Hauptaufgabe der Lieferanten besteht darin, Dienstleistungen zu erbringen oder Waren und Materialien an das durchführende Unternehmen zu liefern. Der Prozess, solche Dienstleistungen oder Waren von den Lieferanten zu beziehen, wird Beschaffung genannt.
Da Lieferanten für die Unterstützung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, ist das Lieferantenmanagement ein wichtiger Aspekt der Beschaffung. In der Regel verfügen die meisten großen Unternehmen über eine eigene Abteilung (Supply Chain Management) für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Im Folgenden bespreche ich die Best Practices und Vorteile des Lieferantenmanagements in der Beschaffung.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung ist ein umfassender Prozess des Einkaufs oder Erwerbs von Produkten, Dienstleistungen, Waren oder Materialien von einer anderen juristischen Person.
Viele Unternehmen verwenden die Begriffe Beschaffung, Einkauf und Beschaffungsmanagement (Sourcing) synonym, jedoch haben diese Begriffe unterschiedliche Bedeutungen.
Beschaffungsmanagement (Sourcing) und Einkauf sind Teilprozesse der gesamten Beschaffung. Sie beziehen sich speziell auf die Bestellung und den Kauf von Waren oder Dienstleistungen.
Beschaffung ist viel umfassender als Sourcing und Einkauf, da sie den gesamten Ablauf beschreibt. Sie umfasst die Planung, das Sourcing, die Beschaffung und die Bezahlung.
- Die Planung beinhaltet viele Dinge wie die Festlegung dessen, was beschafft werden muss, die Menge und Qualität der Beschaffung, Zeitpläne für die Beschaffung, die Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Beteiligten sowie die Festlegung und Genehmigung von Budgets. Es bedarf einer engen Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Sie können unseren ausführlichen Artikel zum Beschaffungsmanagementplan lesen, um mehr über die Beschaffungsplanung zu erfahren.
- Sourcing umfasst die Suche nach potenziellen Lieferanten, die Analyse ihrer Stärken und Schwächen, die Vorauswahl der Lieferanten, den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Lieferantenverträgen. Die Vorauswahl der Lieferanten erfolgt in der Regel durch ein Wettbewerbsverfahren. Anschließend wird dem ausgewählten Lieferanten ein Vertrag zuerkannt. Die Verhandlungen finden vor der Vertragsvergabe statt, um die vorteilhaftesten Bedingungen zu erzielen.
- Die Beschaffung beinhaltet die Bestellung von Artikeln, den Erhalt der Lieferungen, die Abstimmung, die Überprüfung und Annahme von Waren oder Dienstleistungen von den vertraglich gebundenen Lieferanten.
- Die Bezahlung ist der letzte Schritt in der Beschaffung. Sie umfasst die Abwicklung der Lieferantenrechnungen und die Bezahlung der bezogenen Artikel.
Was ist Lieferantenmanagement?
Lieferanten sind Einzelpersonen oder Unternehmen, die der durchführenden Organisation Güter und/oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Das Lieferantenmanagement ist einer der wichtigsten Aspekte des gesamten Beschaffungsprozesses. Das Lieferantenmanagement sollte nicht mit dem Supply Chain Management verwechselt werden, da es sich mehr mit Menschen als mit Waren und Materialien beschäftigt.
Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann ein großes Unternehmen mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Lieferanten zusammenarbeiten, die von Dutzenden von Vertretern repräsentiert werden können. Darüber hinaus hat jeder Lieferant unterschiedliche Vertragsbedingungen.
Die Verwaltung so vieler Lieferanten kann sehr aufwendig werden. Wenn die Lieferanten nicht strukturiert und ordentlich gehandhabt werden, könnte Ihr Unternehmen zu viel bezahlen oder in Rechtsstreitigkeiten mit den Lieferanten geraten.
Lieferantenmanagement beinhaltet die Suche nach Lieferanten, die Überprüfung ihres Hintergrunds, die Vorauswahl von Lieferanten, das Aushandeln von Bedingungen, das Unterzeichnen von Verträgen, die Abwicklung von Zahlungen, die Klärung von Reklamationen und die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen. Es umfasst außerdem die Definition von KPIs & SLAs, die Bewertung der Lieferantenleistung & die Überwachung ihrer finanziellen Stabilität sowie das Vertragsmanagement.
Warum sollten Sie auf Lieferantenmanagement setzen?
Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt vom Erfolg seiner Lieferanten ab. Sie helfen Ihnen nicht nur bei der Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kunden, sondern sind auch maßgeblich an der Steigerung von Rentabilität und Wachstum beteiligt. Im Laufe der Zeit kann ein Lieferant zu einem strategischen Partner werden, der für die Aktivitäten und Funktionen Ihres Unternehmens zentral ist.
Früher war die Beschaffung eine eigenständige Abteilung, die Waren und/oder Dienstleistungen einkaufte, aber in den letzten Jahren hat sich das geändert. Die Beschaffung ist heute ein grundlegender Bestandteil der gesamten Geschäftsstrategie. Unternehmen auf der ganzen Welt verfolgen einen strategischen Ansatz im Umgang mit ihren Lieferanten, um den größtmöglichen Wert zu erzielen.
Der Prozess des Lieferantenmanagements
Vereinfacht gesagt ist der Lieferantenmanagement-Prozess eine Reihe von Schritten, um Lieferanten auszuwählen, einzubinden, zu betreuen und zu verwalten. Er umfasst die folgenden Schritte.
1. Lieferanten suchen
Die Lieferantensuche kann unter Nutzung von Geschäftsverzeichnissen, Zeitungsanzeigen, B2B (Business-to-Business)-Webseiten, Empfehlungen und Organisationslisten erfolgen. Während der Suche können Sie Auswahlkriterien für die Lieferanten festlegen. Beispielsweise könnten Sie vorgeben, dass der Lieferant in den letzten drei Jahren einen Mindestumsatz von 100 Mio. $ erzielt haben und bestimmte Branchenzertifizierungen besitzen muss, usw.
2. Angebote einholen und Lieferanten auswählen
Sobald Sie die Lieferanten ausgewählt haben, können Sie ihnen Ausschreibungsunterlagen (RFPs) zusenden, damit sie ihre Angebote (technische Vorschläge und Preisangebote) einreichen können. Nach Prüfung und Vergleich der Angebote können Sie die Lieferanten weiter auswählen.
Sie können Bewertungskriterien und Bewertungsbögen erstellen, um die Angebote der Lieferanten zu bewerten und zu rangieren. Ihr Ziel sollte es sein, die richtigen Partner zu finden, mit denen Sie langfristige Lieferantenbeziehungen aufbauen können.
Gute Lieferanten zu finden ist wichtig, um Störungen zu vermeiden. Laut Deloitte "gaben 87 Prozent der Befragten an, dass sie in den letzten zwei bis drei Jahren mit Dritten eine Störung erlebt hatten".
3. Verhandeln und Vertrag unterzeichnen
Nach der Analyse der Angebote können Sie die Lieferanten weiter auswählen und mit ihnen verhandeln. Die Vertragsverhandlungen können sowohl den Preis als auch die Vertragsbedingungen betreffen.
Verhandeln hilft beiden Parteien, deshalb sollten Sie die Lieferanten nicht zu sehr unter Druck setzen. Seien Sie offen gegenüber den Lieferanten, sodass auch diese mit Ihnen über günstige Bedingungen verhandeln können.
Eine Verhandlung sorgt für einen ersten Kontakt und legt den Grundstein für eine starke Beziehung. Eine Win-Win-Verhandlung trägt wesentlich zum Aufbau langfristiger Lieferantenbeziehungen bei.
Nach den Verhandlungen können Sie mit den Lieferanten einen für beide Seiten vorteilhaften Vertrag abschließen.
4. Lieferanten einbinden
Nach der Vertragsunterzeichnung sollten Sie die Lieferanten in Ihr Unternehmen einbinden. Die Einbindung von Lieferanten unterstützt die Integration in das Netzwerk Ihrer Organisation. Ein reibungsloser Onboarding-Prozess hilft beim Management der Lieferantenbeziehungen.
Lieferanten können vielleicht nicht effizient beitragen, wenn sie neu sind und Ihre Organisationsstrukturen nicht kennen. Hier ist Ihre Expertise gefragt, um die Lieferanten über Ihr Unternehmen zu informieren und sie entsprechend zu schulen.
5. Ziele festlegen
Sie sollten klare Ziele für Ihre Lieferanten formulieren, damit diese Sie bestmöglich in Ihrem Geschäft unterstützen können. Am besten ist es, eindeutige und messbare Leistungskennzahlen, KPIs und SLAs zu kommunizieren, die erreichbar und realistisch sind.
Sie sollten Ihren Lieferanten Ihre Erwartungen vermitteln, sodass ein gegenseitiges Verständnis zwischen Ihnen und den Lieferanten besteht.
6. Lieferantenleistung überwachen
Die Ziele festzulegen reicht nicht aus. Sie müssen Ihre Erwartungen ständig mit den Lieferanten kommunizieren und sie dazu anhalten, die im Vertrag festgelegten Bedingungen einzuhalten. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen der Lieferanten und sorgen Sie dafür, dass sie ihr Bestes geben.
Während der Überwachung sollten Sie den Lieferanten auch regelmäßiges Feedback geben und die nötige Unterstützung bieten, damit diese die gewünschten Ergebnisse liefern können.
7. Lieferanten belohnen
Dies ist ein optionaler Schritt, doch er trägt wesentlich zum Aufbau langfristiger Beziehungen bei. Wenn Sie die Lieferanten für ihre Beiträge belohnen, betrachten sie sich als Teil Ihres Unternehmens und leisten zusätzliche Anstrengungen, um die Ziele zu erreichen.
8. Regelmäßige Kommunikation
Regelmäßige Kommunikation mit den Lieferanten ist wichtig, um die richtigen Erwartungen zu setzen (#5 oben), die Leistung der Lieferanten zu überwachen (#6 oben) und Beziehungen zu pflegen (#9 unten).
Durch regelmäßigen Austausch können Sie unangenehme Situationen vermeiden und Lieferantenrisiken frühzeitig steuern. Etablieren Sie formelle und informelle Kommunikationswege, um einen offenen Dialog sicherzustellen.
9. Beziehungen aufbauen
Gute Lieferanten zu finden ist schwierig, daher sollten Sie Ihre Beziehungen mit ihnen auch nach Vertragsabschluss pflegen. Es wäre schade, bewährte Lieferanten aufgrund schlechter Beziehungen zu verlieren. Gehen Sie strategisch vor, um Beziehungen zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
Um erfolgreiche Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufzubauen, können Sie Folgendes tun:
- Informationen und Prioritäten teilen: Sie sollten Ihren Anbietern rechtzeitig die erforderlichen Informationen mitteilen und sie über Ihre Prioritäten informieren. So ermöglichen Sie ihnen, effizient zu arbeiten und darauf hinzuarbeiten, Ihre Ziele zu erreichen. Sie können Informationen zum Thema Implementierungs- und Starttermine, Markteintrittspläne sowie alle anderen relevanten Informationen weitergeben, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen können.
- Binden Sie sie in die Strategieentwicklung ein und geben Sie ihnen Raum für Innovationen: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten eine gemeinsame Strategie zur Erreichung der Unternehmensziele erarbeiten. Laden Sie sie zu Strategiemeetings ein und geben Sie ihnen Raum, um zu innovieren. Denken Sie daran, warum Sie sie ursprünglich eingestellt haben – sie sind Experten auf ihrem Gebiet. Sie können wertvolle Einblicke geben und innovative Vorschläge machen, die Ihr Produkt verbessern können. Sie können entscheidend dazu beitragen, Ihnen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
- Orientierung auf die Zukunft: Der wirkliche Wert einer Geschäftsbeziehung besteht darin, langfristige Partnerschaften aufzubauen. Suchen Sie nicht nach kurzfristigen Beziehungen, die nur kurzfristige Erträge und marginale Vorteile bringen.
- Zusammenarbeit für Win-Win-Vereinbarungen: Auch wenn Sie Ihre Anbieter bezahlen, sollten Sie sie als gleichberechtigte Partner behandeln. Sie sind aufgrund ihrer Expertise für Sie da. Daher sollten Sie sie bei Verhandlungen nicht zu sehr unter Druck setzen. Dies führt nur zu Unmut und kann zukünftige Probleme verursachen. Bauen Sie Vertrauen auf und konzentrieren Sie sich darauf, Vereinbarungen in gutem Glauben zu treffen. Das sorgt auf beiden Seiten für Zufriedenheit.
Hier ist ein interessanter Vortrag, der Ihnen weitere Einblicke rund um das Thema Beziehungsaufbau liefern kann (Sie müssen Mitglied sein, um auf diesen Inhalt zuzugreifen).
Vorteile des Lieferantenmanagements
Ein schlankes und strukturiertes Lieferantenmanagement unterstützt Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile eines guten Lieferantenmanagements aufgeführt.
1. Risikominderung
Trotz der Gefahr von Störungen befindet sich das Messen und Managen von Risiken durch Dritte derzeit noch in den Kinderschuhen. Aktuelle Studien zeigen, dass 82% nicht sicher oder unsicher sind, ob in ihrem Unternehmen wirklich alle Risiken durch Dritte identifiziert wurden.
Proaktives Lieferantenmanagement erhöht die Transparenz und verringert Lieferantenrisiken. Es ermöglicht Ihnen, die Anbieter kontinuierlich zu überwachen und so auf zukünftige unvorhergesehene Ereignisse besser vorbereitet zu sein.
Um Ihr Unternehmen vor potenziellen Risiken zu schützen, können Sie eine Risikoanalyse durchführen und Prozesse für den Informationsaustausch sowie für die regelmäßige Überwachung der Leistung einrichten. Sie können die Daten aus Ihrem Leistungssystem nutzen, um mögliche Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen vorzuschlagen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.
2. Leistungsoptimierung
Die Überwachung der Leistung der Anbieter reduziert nicht nur das Risiko, sondern verbessert auch die Ergebnisse. Sie können Prozesse einführen und verschlanken, um die Leistung Ihrer Anbieter zu überwachen, auszuwerten und zu messen, sodass sie Ihren Anforderungen und Erwartungen gerecht werden. Dies spornt die Anbieter an, sich zu verbessern und ihre Leistung zu optimieren.
3. Kostenreduzierung
Regelmäßige Kommunikation und periodische Überwachung erhöhen die Transparenz und ermöglichen es Ihnen, versteckte Kosten im Beschaffungsprozess zu ermitteln. So können Sie Verschwendung reduzieren und Kosten kontrollieren.
Außerdem können Sie durch eine langjährige Beziehung zu Ihren Lieferanten bessere Preise und Vertragsbedingungen aushandeln, was zu Kosteneinsparungen führt. Dies wiederum erhöht Ihre Gewinnmargen.
4. Langfristige Beziehungen
Gute Lieferanten zu finden, ist nicht einfach. Es erfordert Zeit und Mühe. Wenn Sie gute Anbieter pflegen und starke Beziehungen aufbauen, können Sie die Effizienz Ihrer Beschaffung deutlich steigern.
Empfohlener Podcast: Wie Sie langfristige Loyalität bei virtuellen Auftragnehmern aufbauen
5. Verbesserung der Effizienz administrativer Arbeiten
Die Effizienz administrativer Abläufe kann durch ein strukturiertes Lieferantenmanagement-Programm deutlich gesteigert werden. Dazu zählen Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Dokumentation, Zahlungen, Schadensmanagement, Reporting und Leistungsüberwachung.
6. Schutz der Marke
Der Wert der Marke Ihres Unternehmens kann erheblich beschädigt werden, wenn Sie keine geeigneten Anbieter haben. Unseriöses Verhalten von unprofessionellen oder unethischen Lieferanten kann Ihren Ruf schädigen. Ein solides Lieferantenmanagement-Programm kann dies verhindern, indem nur geeignete Lieferanten einbezogen werden.
Häufige Herausforderungen im Lieferantenmanagement
Der Umgang mit Drittanbietern ist nicht frei von Problemen oder Herausforderungen. Bei der Verwaltung von Lieferanten können Schwierigkeiten in Bezug auf Compliance, den Erhalt Ihres Markenwerts und -rufs, das Vermeiden von Streitigkeiten sowie das Management von Ansprüchen und Gegenansprüchen während des gesamten Lebenszyklus auftreten.
Die Herausforderungen im Lieferantenmanagement wachsen meist mit der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der unter Vertrag stehenden Anbieter.
Sie sollten Ihren Lieferantenmanagementprozess entwickeln und optimieren, um die folgenden Herausforderungen zu bewältigen:
- Verwaltung eines Ökosystems von Lieferanten. Ihr Unternehmen könnte mit Hunderten von unterschiedlichen Anbietern zu tun haben. Ihre Systeme und Prozesse sollten in der Lage sein, all diese Lieferanten effizient zu verwalten. Die Systeme sollten Probleme in Zusammenhang mit Rechnungsbearbeitung, Zahlungen, Schadensregulierung, Qualitätskontrolle und Compliance bewältigen können.
- Mit der Zahl der Lieferanten steigt auch die Zahl der Verträge. Jeder Vertrag bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Der Abschluss von Verträgen erfordert eine enge Zusammenarbeit vieler verschiedener Abteilungen wie Recht, Beschaffung, Marketing und Produktion. Darüber hinaus gibt es verschiedene Vertragsarten, die in unterschiedlichen Branchen üblich sind.
- Das Risikomanagement ist immer eine komplexe Angelegenheit. Ganz gleich, wie ausgereift und durchdacht Ihre Lieferantenmanagementprozesse auch sein mögen, Unsicherheit bleibt bestehen. Die Identifikation, Analyse, Priorisierung und Planung von Maßnahmen zur Risikobewältigung ist ein wichtiger Aspekt des Risikomanagementprozesses im Zusammenhang mit Lieferanten.
- Die richtigen Mitarbeitenden einzustellen, strukturierte Prozesse einzuführen und proaktive Lieferantenmanagementsysteme aufzubauen, erhöht die Verwaltungskosten. Es ist eine Herausforderung, diese Kosten unter Kontrolle zu halten.
- Wenn zahlreiche Personen an Beschaffungsaktivitäten beteiligt sind, besteht immer die Gefahr, dass Lieferantendaten kompromittiert werden. Unternehmen sind heutzutage stark von Daten abhängig, und jede Art von Datenleak kann zu Reputations- und finanziellen Verlusten führen. Zusätzlich werden durch die fortschreitende Automatisierung und Online-Abwicklung von Geschäftsprozessen Cyberangriffe zu einer der größten Bedenken im Unternehmen.
Wie geht es weiter?
Kein Unternehmen, ob groß oder klein, kommt daran vorbei, mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten. Jedes Unternehmen benötigt etwas, das nur von Dritten geliefert werden kann.
In den letzten Jahren ist das Lieferantenmanagement zu einem entscheidenden Aspekt der Unternehmensführung geworden. Sie müssen regelmäßig kommunizieren, interagieren und Ihre Lieferanten unterstützen, um langfristige Beziehungen aufzubauen und den größtmöglichen Nutzen aus diesen Partnerschaften zu ziehen.
Das Lieferantenmanagement ist zwar nicht ohne Herausforderungen, aber die Vorteile eines effektiven Lieferantenmanagements überwiegen diese Hürden.
Wie managen Sie Ihre Lieferanten in Ihrem Unternehmen? Was ist Ihre Lieferantenmanagement-Strategie? Gibt es bei Ihnen standardisierte Prozesse für das Lieferantenmanagement? Was sind Ihre Best Practices im Lieferantenmanagement?
Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unten und teilen Sie diesen Artikel auch mit Ihren Kolleg:innen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, sollten Sie den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren, um derartige Inhalte direkt in Ihr Postfach zu bekommen.
