Wie man einen Beschaffungsmanagement-Plan in 8 einfachen Schritten erstellt
Vielleicht denken Sie: Beschaffung? Ich sehe nicht, wie das auf meine Rolle als Projektmanager zutrifft. Spoiler-Alarm: Das tut es.
Das liegt daran, dass das Fehlen eines Beschaffungsmanagementplans und das Nicht-Zusammenarbeiten mit dem Beschaffungsteam unnötige Projektrisiken birgt. Zum Beispiel hatte unsere Fähigkeit, Auftragnehmer und Dienstleister zu beschaffen und zu steuern sowie wichtige Ausrüstungsgegenstände zu beschaffen, bei meiner Leitung eines internationalen Entwicklungsprojekts einen wesentlichen Einfluss sowohl auf unser Projektbudget als auch auf den Zeitplan.
Auch wenn Projektmanager oft nicht direkt für Beschaffungen verantwortlich sind, ist es dennoch hilfreich, den Prozess zu verstehen, um sicherzustellen, dass er während des gesamten Projektlebenszyklus effektiv abläuft.
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Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte beim Aufbau eines soliden Beschaffungsmanagementprozesses und erklärt, worauf Sie achten sollten, wenn Sie diesen erstmals umsetzen.
Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?
Ein Beschaffungsmanagementplan ist der Rahmen, mit dem Sie im Voraus die Beschaffungs- und Betriebsbedarfe für ein Projekt festlegen.
Er definiert die Grenzen für den gesamten Beschaffungsprozess, einschließlich Risikomanagement, Lieferantenmanagement und sogar der Arten von Verträgen, die verwendet werden sollen. Außerdem umfasst er die Beschaffungsaktivitäten während des gesamten Projektlebenszyklus, von den anfänglichen Planungsphasen bis hin zur endgültigen Lieferung und dem Vertragsabschluss.
Wenn Sie von Anfang an einen soliden Beschaffungsplan aufstellen, hilft das, die anderen Projektbeteiligten auf denselben Stand zu bringen, und legt fest, was Sie von Lieferanten benötigen, um die gemäß Projektmanagementplan vereinbarten Projektergebnisse zu erreichen.
In der Regel leitet ein spezialisierter Beschaffungsmanager die Beschaffungsaktivitäten eines Projekts. Der Projektmanager sollte jedoch aufgrund der Auswirkungen auf Budget und Zeitplan ebenfalls an der Gestaltung des Beschaffungsprozesses beteiligt sein.
Was ist Beschaffungsmanagement?
Beschaffungsmanagement ist der Prozess, bei dem definiert wird, welche zusätzlichen Ressourcen oder Materialien (über die internen Ressourcen hinaus) für das Projekt benötigt werden, und in weiterer Folge die Verwaltung dieser Ressourcen oder Materialien, um die Projektziele zu erreichen.
Da das Beschaffungsmanagement mit externen Lieferanten zu tun hat, befasst es sich auch mit Lieferantenverträgen. Dazu gehören verschiedene Phasen des Vertragsgenehmigungsprozesses, wie Bewertung, Ausschreibung und Ausarbeitung formaler Verträge.
In späteren Phasen werden Kennzahlen und Leistungskriterien festgelegt, um die Leistung der Lieferanten zu beurteilen.
Was ist ein Beschaffungsvertrag?
Ein Beschaffungsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Ihrer Organisation und einem externen Anbieter über die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, die zur Projekterfüllung benötigt werden.
Der Vertrag schafft ein rechtlich bindendes Verhältnis, sodass beide Seiten das erhalten, was in Bezug auf Qualität, Kosten und Zeitplan vereinbart wurde.
Beschaffungsstrategie vs. Beschaffungsplan
Während ein Beschaffungsplan die taktischen Schritte beschreibt, mit denen Sie Projektgüter oder Dienstleistungen von einem Dritten beschaffen, legt eine Beschaffungsstrategie die Vision fest, wie Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, um Projektgüter und -dienstleistungen bereitzustellen.
Eine Beschaffungsstrategie enthält Leitlinien zur Lieferantenauswahl, die helfen, Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Elemente einer Beschaffungsstrategie können zum Beispiel sein:
- Beschaffung von einer bestimmten Art von Lieferanten, zum Beispiel einem kleinen Unternehmen
- Beschaffung nur aus Ländern, in denen Ihr Unternehmen eine Betriebslizenz besitzt
- Bestimmte Dienstleistungen bewusst an Dritte vergeben, um Kosten zu senken oder weil entsprechendes Know-how intern fehlt
Warum ist ein Beschaffungsplan wichtig?
Sie erstellen einen Beschaffungsmanagementplan aus mehreren Gründen.
Erstens hilft er Ihrem Projekt, das Budget einzuhalten, indem er im Voraus aufzeigt, wie viel die zu beschaffenden Anbieter und Ressourcen kosten werden. Zudem hilft er sicherzustellen, dass Lieferanten ihre Arbeit innerhalb der Vorgaben des Projektzeitplans erledigen können.
Zweitens können Stakeholder schon früh in der Projektplanungsphase auf den Beschaffungsmanagementplan zurückgreifen, um zu sehen, was beschafft wird (und so spätere Überraschungen vermeiden). Ein guter Plan schafft realistische Erwartungen für die Beschaffungsaktivitäten des Projekts.
Was gehört in einen Beschaffungsmanagementplan? 10 Bestandteile
Verwechseln Sie den Beschaffungsmanagementplan nicht mit einer Leistungsbeschreibung (Statement of Work), einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) oder einer Kostenbestimmung.
Ein funktionaler Beschaffungsplan sollte diese 10 Komponenten enthalten:
- Erforderliche Qualifikationen zur Entwicklung von Projektergebnissen, abgebildet auf die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteammitglieder (einschließlich der Fähigkeiten und Kompetenzen, die sie nicht besitzen, damit Sie Lücken identifizieren können)
- Anforderungen an Materialien und Ausrüstungen, die Sie beschaffen müssen
- Terminplanung für das Projekt, insbesondere für Projektergebnisse und andere Meilensteine
- Kostenschätzungen
- Annahmen und Einschränkungen
- Prozesse und Richtlinien für das Lieferantenmanagement, einschließlich Entscheidungskriterien und Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteammitglieder
- Eine Auswahlliste von vorqualifizierten Lieferanten
- Ein Risikomanagementplan
- Juristische Detailarbeit
- Zahlungspläne und Budgetfragen
Hier sind die Details zu jedem Element in einer Tabelle:
| Beschaffungskomponente | Was das abdeckt | Wer beteiligt sein muss |
|---|---|---|
| Projektanforderungen, abgebildet auf Rollen und Verantwortlichkeiten | Erforderliche Qualifikationen zur Durchführung der Projektergebnisse, abgebildet auf Ihre ausgewählten Projektteammitglieder und deren Tätigkeiten. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für jede Person fest, nutzen Sie ihre Stärken und definieren Sie die Erwartungen im Voraus, idealerweise mit einem Hinweis auf Ihre Methoden zur Leistungsbewertung. Stellen Sie sicher, dass Sie auch fehlende Fähigkeiten und Kompetenzen angeben, um die Lücken zu erkennen. | Idealerweise sollte das gesamte Team einbezogen werden, bei größeren Projekten können Sie sich auf die Teamleiter beschränken. Holen Sie frühzeitig und häufig die Führungsebene hinzu, falls Sie jemanden zusätzlich ins Team holen müssen. |
| Anforderungen an Materialien und Ausrüstung | Spezifikationen für alle Lieferungen oder Ausrüstungen, die für Projektergebnisse benötigt werden. | Der Projektmanager sollte sich mit Fachexperten abstimmen und je nach Preishöhe die Genehmigung der Geschäftsleitung einholen. |
| Terminplanung | Alles, was den Projektzeitraum betrifft. Das umfasst Arbeitsstunden, Terminpläne für Meetings, Projektmeilensteine und Liefertermine jeder Projektphase. | Bei kleinen Projekten können Sie das selbst erledigen. Sie und der Beschaffungsmanager sollten sich gegenseitig über Projekt- und Beschaffungszeitpläne auf dem Laufenden halten. |
| Kostenschätzungen | Das ist einfach. Addieren Sie die voraussichtlichen Beschaffungskosten und fügen Sie mindestens 10 % als Reserve hinzu. Legen Sie Richtlinien fürs Ausgabenfreigabeverfahren fest, damit Sie später nicht auf die Schnelle einen verantwortlichen Prozess zusammenstellen müssen. | Sie selbst und die Buchhaltung. Sprechen Sie mit den Teamleitern, um herauszufinden, was sie ihrer Meinung nach benötigen, schlagen Sie einen kleinen Aufschlag darauf, und reichen Sie das zur Genehmigung bei der Führungsebene ein. Haben Sie eine Plan-B-Schätzung parat, falls die ursprünglichen Schätzungen als zu hoch eingestuft werden. |
| Annahmen und Einschränkungen | Geben Sie hier nach bestem Wissen die besten, schlechtesten und wahrscheinlichsten Annahmen zum Projektverlauf an. Entwickeln Sie ein Verständnis der Projektbeschränkungen und planen Sie entsprechend. | Beginnen Sie bei der Ermittlung der Einschränkungen mit dem Management und entwickeln Sie danach eigene Annahmen für das wahrscheinlichste Szenario. Ziehen Sie Teammitglieder mit speziellem Fachwissen, wie z.B. einen Grafikdesigner mit Webdesign-Erfahrung, ebenfalls hinzu. |
| Lieferantenmanagement | Jemand muss Projektanforderungen in konkrete Bestellungen für Lieferungen übersetzen. Sie werden mit verschiedenen Anbietern unterschiedliche Verträge in unterschiedlichen Formaten abschließen, und hier ist ein guter Platz, Vorlagen dafür zu erstellen. Sie legen auch Auswahlkriterien, Kommunikationsrichtlinien mit Lieferanten sowie die Befugnisse der Teammitglieder fest. | Projektmanagement und obere Führungsebene. Sie können auch eine Arbeitsgruppe mit Lieferantenvertretern bilden, aber achten Sie darauf, dass interne und externe Kommunikationskanäle getrennt werden. |
| Vorqualifizierte Lieferanten | Mit einigen dieser Lieferanten haben Sie wahrscheinlich bei früheren Projekten bereits zusammengearbeitet. Falls die Zusammenarbeit positiv war, führen Sie diese hier in der Auswahlliste auf. | Sie können direkt mit zuverlässigen Lieferanten kommunizieren. Bei großen Projekten sollte ein zentraler Ansprechpartner (z. B. der Beschaffungsmanager) für die Lieferanten zuständig sein, um die Beschaffungsdokumentation während der Auslastung des Teams zu vereinfachen. |
| Risikomanagement | Entwickeln Sie Pläne für den Fall, dass ein Lieferant nicht liefern kann oder Probleme in der Lieferkette das Projekt für einen Monat lahmlegen. Erstellen Sie Backup-Pläne und alternative Prozesse zur Risikovermeidung. | Möglicherweise haben Sie einen erfahrenen Risikomanager für diese Aufgabe. Wenn nicht, fällt diese Verantwortung dem Projektmanager zu, der zusammen mit dem Beschaffungsmanager Alternativen (Plan B, C, D usw.) entwickeln sollte. |
| Rechtliches | Jetzt ist der Zeitpunkt, potentielle rechtliche Probleme im Vorfeld zu klären. Das können relativ kleine Details – wie die Auswahl des Vertragstyps – oder auch spezifischere Fragen zu Gerichtsstand und Vertragsverwaltung sein. | Anwälte! Sie sind die erste Verteidigungslinie, um die Organisation vor möglichen Problemen zu schützen. |
| Budget | Kostenschätzungen zeigen, was Ihrer Meinung nach vor Vertragsabschluss zu zahlen ist. Sobald abgeschlossen, werden aus den Verträgen Ihr Beschaffungsbudget, das Sie nach festem Zahlungsplan an die Lieferanten auszahlen. Nutzen Sie Kostenschätzungen in der Planungsphase, aktualisieren Sie aber die Zahlen, sobald Sie konkrete Werte erhalten und die verfügbaren Ressourcen ausgeben und tatsächliche Beträge von den Lieferanten erhalten. | Teamleiter und Buchhaltung müssen in Budgetfragen einbezogen werden. Die Meinung der Buchhaltung ist selbstverständlich, aber die Teamleiter müssen begründen, warum sie unter oder über den Budgetgrenzen liegen. |
So erstellen Sie einen Beschaffungsplan
Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie es tun. Hier sind die acht Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ihren Beschaffungsplan erstellen.
1. Überprüfen Sie die Projektanforderungen und gleichen Sie diese mit den verfügbaren Ressourcen ab
Welche Fähigkeiten brauchen Sie, um Ihr Projekt umzusetzen? Überprüfen Sie die Projektanforderungen basierend auf dem Projektumfang und sprechen Sie mit Fachexperten sowie Ihren Kolleg:innen im Projektmanagement, um zu bewerten, was für ein erfolgreiches Projektergebnis benötigt wird.
Sobald Sie die Anforderungen festgelegt haben, gleichen Sie diese mit den Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Teammitglieder ab. Notieren Sie Lücken sowie fehlende Kenntnisse oder Kompetenzen. Angenommen, Sie arbeiten an einem Website-Projekt für eine Klinik, das ein komplexes Terminbuchungssystem erfordert, aber es gibt keinen erfahrenen UX-Designer im Haus. Markieren Sie dies bereits im Vorfeld für den nächsten Schritt weiter unten.
Vergessen Sie nicht, auch Materialien und Verbrauchsmaterialien zu berücksichtigen, die erforderlich sind.
Je genauer Sie an dieser Stelle sind, desto besser können Sie später gezielt entsprechend den Bedürfnissen des Projekts und der Lieferergebnisse beschaffen.
2. Ermitteln Sie Fähigkeiten und sonstige Bedarfe, die beschafft werden müssen
Wahrscheinlich haben Sie zu Beginn des Projekts nicht schon 100 % der Personen im Team, die für einen erfolgreichen Abschluss nötig sind. Nachdem Sie Ihre erste Liste der Rollen und Verantwortlichkeiten erstellt haben, werden Sie mit Sicherheit Lücken feststellen.
Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um verfügbare Personen zu identifizieren, die diese Lücken schließen und ins Team geholt werden können. Falls Sie beispielsweise jemanden benötigen, der in Python programmieren kann, ist das eine spezifische Fähigkeit, die jemand im Unternehmen haben sollte. Falls nicht, müssen Sie möglicherweise einen Freelancer finden, der zu einem angemessenen Stundensatz arbeitet.
Das Aufdecken von Lücken schon in der Planungsphase erspart Ihnen später eine Menge Probleme.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt und die Beschaffung
Ein Plan ohne Zeitplan ist Tagträumerei – also holen Sie den Kalender heraus und tragen Sie die wichtigsten Termine ein. Seien Sie bei der Festlegung der Meilensteine so realistisch wie möglich. Vergessen Sie Wochenenden und Feiertage nicht. Zum Beispiel: Ist es realistisch anzunehmen, dass niemand aus Ihrem Team Sommerurlaub nimmt?
Gleichzeitig benötigen Sie einen Beschaffungsplan, der den Beginn, das Ende und die dafür notwendigen Tage oder Stunden festlegt.
Ein klarer Zeitplan hilft Ihnen, mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Bewahren Sie den Basis-Zeitplan unbedingt als Grundlage für künftige Projekte auf.
4. Legen Sie Leistungsstandards für Lieferanten fest
Erarbeiten Sie unparteiische Kriterien zur Bewertung der Lieferantenleistung und kommunizieren Sie diese Standards direkt an den Anbieter, um Missverständnisse auf beiden Seiten zu vermeiden.
Ein fertiggestellter Zeitplan hilft Ihnen besonders jetzt, da er den Lieferanten zeigt, wie ernst Ihre Fristen sind. Legen Sie außerdem klare Abläufe für Lieferungen fest (Tipp: Einheitliche Prozesse bei allen Lieferanten helfen, intern die Übersicht zu behalten.)
5. Legen Sie Vertragsarten und Kosten fest
Dies ist ein heikles rechtliches Thema, bei dem professionelle Unterstützung beim Erstellen von Verträgen unerlässlich ist. Ist für Ihre Beschaffung ein schriftlicher Vertrag erforderlich, oder reicht eine mündliche Vereinbarung gemäß Ihrer Landesgesetze? Wird ein Dienstleistungsvertrag, ein Kaufvertrag oder eine Urheberrechtsübertragung benötigt? Ziehen Sie das Rechtsteam hinzu und folgen Sie deren Empfehlungen.
6. Risiken bewerten
Eine ehrliche Risikobewertung ist ein wichtiges Werkzeug für die Projektplanung. Folgendes ist in dieser Phase wichtig:
- Ermitteln Sie wahrscheinliche Gefahren im Zusammenhang mit der Beschaffung, die Sie vom Kurs abbringen können
- Analysieren Sie im Voraus, wie gravierend der potenzielle Schaden wäre
- Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit jeder möglichen Problematik und potentielle Lösungsschritte
- Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Risikobewertung im Verlauf des Projektlebenszyklus, um einen Kursverlust und fehlende Zielklarheit zu verhindern.
7. Verträge genehmigen
Für die Beschaffung braucht es Verträge – und diese wiederum benötigen einen funktionierenden Freigabeprozess, damit alles rechtmäßig und reibungslos abläuft.
Entwickeln Sie den Freigabeprozess für Verträge im Voraus und verfolgen Sie diesen sorgfältig, solange Ihr Projekt läuft. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Lieferanten hinzufügen oder Geschäftspartner austauschen, überprüfen Sie den Vertragsprozess und passen Sie ihn bei Bedarf an, um Hindernisse zu beseitigen.
8. Lieferanten managen
Wenn dies Ihr erstes Projekt ist, das mit Beschaffung zu tun hat, denken Sie vielleicht, dass es nicht notwendig ist, Ihre Lieferanten genau zu steuern. Dieser zurückhaltende Ansatz mag bei den meisten funktionieren, insbesondere bei den Anbietern, mit denen Sie bereits in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, doch eine einzige Verzögerung kann Ihrem gesamten Projekt einen empfindlichen Schlag versetzen.
Gehen Sie nicht unvorbereitet an die Sache heran.
Erarbeiten Sie einen Plan, wie Sie Ihre Beschaffungsanforderungen an die Lieferanten kommunizieren und deren Fähigkeit verfolgen können, die festgelegten Ziele zu erreichen. Bauen Sie unterschiedlichste Maßnahmen ein, die die Anbieter sanft wieder auf einen produktiven Kurs bringen – dazu können auch Kostensanktionen für Überschreitungen und Verzögerungen zählen, die im Einflussbereich der Lieferanten liegen.
Software für das Beschaffungsmanagement
Eine gute Softwarelösung für das Beschaffungsmanagement kann die Zusammenarbeit mit Lieferanten vereinfachen und spart Ihnen viel Zeit und Aufwand bei manuellen Prozessen. Schauen Sie sich Software-as-a-Service (SaaS) und cloudbasierte Systeme an, die regelmäßig mit aktuellen Sicherheits- und Funktionsupdates versorgt werden.
Idealerweise sollte Ihre Software Folgendes beinhalten:
- Eine Möglichkeit, Anforderungen bereits in der Planungsphase zu spezifizieren
- Eine Funktion zur automatischen Generierung von Bestellungen
- Eine Berichtsfunktion, die auf einen Blick einfach verständliche Informationen liefert
- Eine Möglichkeit, Finanzberichte und andere Dokumente zu erstellen, die Sie an Buchhaltung oder Rechtsabteilung zur weiteren Bearbeitung weiterleiten können (dies lässt sich auch mit Projektmanagement-Software für die Buchhaltung erledigen)
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