Beschaffungsmanagement: Vollständiger Leitfaden für Projektmanager
Wie passen Projektmanager in den Beschaffungsmanagementprozess? Dieser betrifft unsere Projekte, und trotzdem sind wir oft nicht diejenigen, die die Anbieter und Lieferanten auswählen, die an unseren Projekten arbeiten. Zudem ist Beschaffung ein bedeutender Risikofaktor – was passiert mit deinem Projekt, wenn der beschaffte Entwickler plötzlich von der Bildfläche verschwindet?
Mein Name ist Shash Roy und ich bin seit 20 Jahren in der Welt des Projektmanagements tätig. Seit 10 Jahren lehre ich Beschaffungsmanagement und habe gesehen, dass dieses Thema in Projektmanagement-Diskussionen oft nicht sehr beliebt ist – dabei ist es für Projekte enorm wichtig.
Ich werde das Beschaffungsmanagement aus Sicht des Projektmanagers betrachten und darauf eingehen, wie es zu Risiken und Problemen führt, wenn es nicht richtig gehandhabt wird.
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Was ist Beschaffungsmanagement?
Beschaffung bedeutet, Waren oder Dienstleistungen von einem externen Lieferanten oder Anbieter zu beziehen. Im Laufe eines Projekts musst du eventuell Hardware, Software oder zusätzliche Ressourcen bzw. Teammitglieder mit speziellen Fähigkeiten beschaffen.
Beschaffungsmanagement ist der Prozess, Anbieter in der jeweils benötigten Form zu finden, einzubinden und mit ihnen zusammenzuarbeiten – bedarfsgerecht für das jeweilige Projekt.
Oftmals neigen Projektmanager dazu, diesen Bereich zu vernachlässigen und leiden dann später unter Verzögerungen in der Beschaffung. Man kann es sich wie ein Kartenhaus vorstellen: Fällt eine Karte, stürzt das gesamte Haus ein. Wird die Beschaffung nicht ausreichend beachtet, verzögert sich das gesamte Projekt.
Warum ist es für Projektmanager wichtig, das Beschaffungsmanagement zu verstehen?
Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Feststellung, dass eine Beschaffung nötig ist, sowie der anschließenden Abstimmung mit dem Beschaffungsmanager oder der entsprechenden Abteilung. Sobald du die Freigabe hast, eine Beschaffung für dein Projekt vorzunehmen, erstelle einen Beschaffungszeitplan mit einer spezifischen Dauer für die jeweilige Beschaffung. Benötigst du zum Beispiel einen zusätzlichen Entwickler, solltest du festlegen, wie viele Stunden, Tage oder Wochen er gebraucht wird und wann sein Einsatz im Projekt beginnt und endet.
Sobald der Beschaffungszeitplan in den Projektzeitplan integriert und mit den Stakeholdern geteilt ist, entsteht ein vollständiges Bild für den Projektzeitplan. Beschaffung sollte nicht isoliert betrachtet und als separate Aktivität behandelt werden. Häufig wird die Beschaffung nicht als Projektaktivität eingeplant, was zu Projektverzögerungen führen kann.
Sobald der Projektzeitplan (mit eingebetteter Beschaffungsdauer) mit verschiedenen Stakeholdern (intern und extern) geteilt wurde, sollten Erwartungen im Projektteam und im Beschaffungsteam festgelegt werden. Transparenz sorgt für Vertrauen im Projekt und schafft eine positive Atmosphäre. Regelmäßige Stakeholder-Meetings (sowohl interne Team- als auch Kundenstatusmeetings) helfen dabei zu überwachen, wie der aktuelle Stand der Beschaffung ist.
Welche Risiken stehen in direktem Zusammenhang mit der Beschaffung?
Lass uns einige Risiken betrachten, die dem Beschaffungsprozess innewohnen und den Projektzeitplan beeinflussen können. Ein Risiko infolge einer verzögerten Beschaffung ist wahrscheinlich das häufigste Risiko in Projekten.
Beispiele aus der Praxis sind etwa Verzögerungen bei der Hardware-Beschaffung, die Inkompatibilität neuer oder aktualisierter Software, Konfigurationsprobleme oder der Ausfall von Schlüsselressourcen in kritischen Phasen.
Als Projektmanager musst du all diese potenziellen Situationen frühzeitig erkennen und sie als Risiken schon zu Projektbeginn ansprechen. Diese Risiken werden im Projektauftrag aufgeführt und mit allen Stakeholdern geteilt.
Beschaffung im gesamten Projektlebenszyklus
Die folgenden Absätze erläutern die fünf Phasen eines Projekts, wie Projektmanager und Beschaffungsteams währenddessen zusammenarbeiten können und wer für was verantwortlich ist.
Initiierung
Bestimme, welche Art von Beschaffung im Projekt gebraucht wird: Hardware, Software oder Ressourcen. Wenn diese Bedarfe zu Projektbeginn identifiziert werden, schafft das Transparenz für alle Projektbeteiligten, sodass jeder die Wichtigkeit der Beschaffung und die damit verbundenen Risiken versteht.
In dieser Initiierungsphase wird der Projektmanager dem Projekt zugewiesen und beginnt damit, die Leistungsbeschreibung (Statement of Work) zu studieren. Die Leistungsbeschreibung enthält eine Projektumfangserklärung, die festlegt, was getan werden muss. Denken Sie daran, dies ist keine Ein-Personen-Aufgabe!
Der Projektmanager identifiziert die Beschaffung und stimmt diese mit dem Kunden ab. Dies erfolgt vermutlich im Kick-Off-Meeting mit dem Kunden, wodurch eine ordnungsgemäße Kommunikation mit dem Projektteam und allen Projektbeteiligten sichergestellt wird (denken Sie daran, das Projektteam ist ebenfalls ein Teil der Projektbeteiligten). Die Beschaffung wird auch im Projektauftrag festgehalten.
Nachdem die Beschaffung identifiziert wurde, ist dies ein guter Zeitpunkt, um:
- Den Beschaffungsprozess innerhalb der Organisation zu verstehen
- Den Beschaffungsmanager und andere Fachleute der Beschaffungsabteilung kennenzulernen
- Den Beschaffungsprozess zu starten. In vielen Organisationen muss ein anfängliches Formular ausgefüllt werden. Dies kann bedeuten, dass die Formulare aus einem gemeinsamen Portal oder etwa SharePoint heruntergeladen werden.
- Kommunikationskanäle, Frequenz und Erwartungen mit der Beschaffungsabteilung oder dem Beschaffungsmanager festzulegen.
- Die groben Zeitpläne für die Beschaffung zu verstehen. Wie lange dauert diese Art von Beschaffung? Kommunizieren Sie dies mit den Projektbeteiligten.
Planung
Wenn das Projekt in die Planungsphase übergeht, wird der Kunde gespannt darauf sein, die Projektstrategie im Detail zu erfahren. Wie werden Sie das Projekt steuern? Wann werden die Ergebnisse geliefert? Was sind die Erwartungen?
In dieser Phase finden die typischen Aktivitäten der Projektmanagement-Planung statt. Während der Projektmanager den Zeitplan erstellt, baut er auch die Beschaffungszeitpläne in den Projektterminplan ein. Dies ist eine Win-Win-Strategie, denn durch die Integration der Beschaffungszeitpläne in Ihren Projektzeitplan schaffen Sie nicht nur Transparenz im Beschaffungsmanagementprozess, sondern behalten auch die Meilensteine und Schlüsseltätigkeiten im Bereich der Beschaffung im Blick.
Für viele Projekte mit Beschaffungsbedarf sollte der Projektmanager einen Beschaffungsmanagementplan als Teil der Projektmanagementaktivitäten integrieren. Manchmal ist dieser Beschaffungsmanagementplan ein eigenständiges Planungsdokument (wie der Kommunikationsmanagementplan oder Qualitätsmanagementplan) oder er bildet einen Unterabschnitt des Hauptprojektmanagementplans.
Als Projektmanager empfehle ich Ihnen daher, die Beschaffungen parallel zu allen anderen Bereichen Ihres Projekts zu planen. Daher würde ein Projektmanager folgendermaßen vorgehen:
- Den Beschaffungsmanagementplan ausarbeiten
- Die Beschaffungszeitpläne im Projektterminplan integrieren
- Dies mit dem Kunden teilen und ggf. erläutern
- Den Beschaffungsmanager oder die Beschaffungsabteilung zu wichtigen Statusmeetings einladen
In dieser Phase wird sich das Beschaffungsteam um die Beschaffungsdokumente kümmern, wie etwa Bestellungen, Bestellanforderungen, Beschaffungsverträge und andere Unterlagen.
Ausführung
Nachdem die Beschaffungen geplant wurden, werden sie durchgeführt. Denken Sie immer daran, dass die Durchführung einer Beschaffung unter Umständen schon vor der Ausführungsphase des Projekts abgeschlossen sein kann. Zum Beispiel benötigen Sie vielleicht Java-Entwickler und können mit der Ausführungsphase des Projekts erst beginnen, sobald die Beschaffung der Java-Entwickler abgeschlossen ist.
Mit Abschluss der Planung sollten Sie eine Roadmap für den Ablauf des Projekts entwickeln, sodass alle Beteiligten über Meilensteine und Ergebnisse informiert sind. Auch der Beschaffungsprozess wird angelaufen sein und der Beschaffungsmanager hat damit begonnen, Lieferanten und Anbieter zu kontaktieren. Sie als Projektmanager werden in ständigem Kontakt mit dem Beschaffungsmanager stehen.
Als Projektmanager müssen Sie die Beschaffungen nicht im Detail steuern (dafür ist der Beschaffungsmanager zuständig), doch der Projektzeitplan hilft Ihnen, die Aktivitäten im Bereich Beschaffung zu verfolgen. Die Beschaffungsmanager kümmern sich ebenfalls um Aufgaben wie Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement oder Dienstleistermanagement und die Pflege der Lieferantenbeziehungen.
Der Beschaffungsmanager wird den Projektmanager bei der Festlegung der Auswahlkriterien für die Anbieterauswahl beteiligen. Denken Sie daran, dieses Gespräch hat wahrscheinlich bereits in der Planungsphase stattgefunden und wird in den Statusmeetings fortgeführt.
Die beschaffungsbezogenen Aufgaben des Projektmanagers während der Ausführungsphase umfassen:
- Verwalten Sie den Projektzeitplan und verfolgen Sie die Beschaffungsmeilensteine
- Treffen Sie sich mit dem Beschaffungsmanager (wie in den Kommunikationserwartungen festgelegt)
- Beantworten Sie beschaffungsbezogene Fragen, die vom Beschaffungsmanager gestellt werden
- Geben Sie Statusaktualisierungen zur Beschaffung (zusammen mit allen anderen Aktivitäten) an Kunden und alle anderen Stakeholder weiter
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Überwachung
Als Projektmanager müssen Sie sich der Beschaffungsaufgaben bewusst sein. Denken Sie immer daran, dass Projektverfolgung für Sie am wichtigsten ist, aber die Beschaffungsabteilung bearbeitet mehrere Beschaffungsvorgänge und wird Ihre Beschaffung entsprechend einplanen. Dies kann zu Frustration und Nervosität führen. Denken Sie daran, dem Beschaffungsmanager nicht in die Quere zu kommen.
Das Ziel ist es, Ruhe zu bewahren, Erwartungen zu steuern und den Projektzeitplan sowie andere festgelegte Termine sorgfältig zu überwachen. Sie stellen einen guten Willen, die (hoffentlich) termingerechte Lieferung und ein im Plan befindliches Projekt sicher. Das hilft auch bei der Akzeptanz durch die Kunden, und Sie können den Kunden durch diese Überwachung sowohl über die Projekt- als auch über die Beschaffungszeitleiste auf dem Laufenden halten.
Was Risiken angeht, sollte ein potenzieller Beschaffungsverzug bereits als Risiko erfasst sein, sodass Sie dies ebenfalls ständig überwachen sollten.
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Abschluss
Nachdem die Beschaffung eingegangen und in Ihr Projekt integriert wurde, gilt die Beschaffung als abgeschlossen. PMBOK 6.0 hebt einen Abschluss bei Beschaffungen nicht explizit hervor, da technisch gesehen alles abgeschlossen wird, wenn wir den Projektabschluss durchführen. Trotzdem ist dies ein guter Zeitpunkt, um über die gewonnenen Erkenntnisse und mögliche Verbesserungen nachzudenken.
Wie geht es weiter?
Ich hoffe, dieser Artikel war hilfreich und hat dazu beigetragen, das Beschaffungsmanagement in Ihrem Projekt besser zu verstehen!
Weitere Informationen zu Beschaffungen und der Welt des Projektmanagements finden Sie im Newsletter von The Digital Project Manager.
