Was ist ein Kanban-Board? So funktioniert es & 3 Beispiele
Ein Kanban-Board ist ein einfaches visuelles System zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen. Es zeigt, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was abgeschlossen ist – normalerweise mithilfe von Spalten wie Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt.
Kanban-Boards sind besonders nützlich, wenn sich die Arbeit über E-Mails, Tabellen, Chatnachrichten und Meetings verteilt. Anstatt zu raten, was blockiert ist oder wem eine Aufgabe gehört, können Teams den Arbeitsstatus in einer zentralen Ansicht sehen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Kanban-Board ist, wie es funktioniert, sehen Beispiele und lernen die grundlegenden Elemente kennen. Ich habe in den vergangenen mehr als 10 Jahren Kanban-Workflows in Website-Projekten, Produktionsteams und betrieblichen Prozessen eingesetzt und werde die praktischen Ansätze erläutern, die tatsächlich funktionieren.
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Was ist ein Kanban-Board?
Ein Kanban-Board ist ein System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, das Teams dabei unterstützt, die Arbeit zu visualisieren, während sie verschiedene Phasen bis zum Abschluss durchläuft. Aufgaben werden als Karten dargestellt und über Spalten verschoben, die den aktuellen Arbeitsstatus widerspiegeln, beispielsweise Rückstand, In Bearbeitung, Prüfung und Erledigt.
Im Gegensatz zu statischen Aufgabenlisten bieten Kanban-Boards eine Echtzeitansicht von Arbeitsaufwand, Prioritäten und Blockaden. Sie können entweder digital mithilfe von Kanban-Software oder physisch erstellt werden, beispielsweise mit einem großen Whiteboard und Haftnotizen.
Was ist Kanban und für wen ist es geeignet?
Kanban ist eine Methode zur Verwaltung von Arbeitsabläufen, die darauf ausgerichtet ist, den Arbeitsfluss durch einen Prozess zu verbessern. Teams nutzen Kanban, um Aufgaben zu visualisieren, Arbeitslasten zu verwalten, Engpässe zu reduzieren und die Bereitstellung kontinuierlich zu verbessern.
Kanban basiert auf einigen grundlegenden Prinzipien:
- Arbeit visualisieren: Aufgaben, Prioritäten und Fortschritt für das gesamte Team sichtbar machen
- Arbeit in Bearbeitung begrenzen (WIP): Multitasking reduzieren, indem kontrolliert wird, wie viele Aufgaben gleichzeitig aktiv sind
- Auf den Arbeitsfluss konzentrieren: Die Arbeit gleichmäßig voranbringen, anstatt Aufgaben anwachsen zu lassen
- Engpässe frühzeitig erkennen: Blockierte oder überlastete Phasen im Arbeitsablauf schnell identifizieren
- Kontinuierlich verbessern: Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit auf Grundlage der tatsächlichen Teamleistung optimieren
Kanban entstand in der schlanken Fertigung und wurde später aufgrund seiner Flexibilität und seines Fokus auf kontinuierliche Bereitstellung weithin in agilen und DevOps-Arbeitsabläufen eingesetzt.
Heute sind Kanban-Boards äußerst beliebt und werden in Softwareentwicklung, Betrieb, Marketing, Produktmanagement und Kreativteams eingesetzt, um die Zusammenarbeit und die Projekttransparenz zu verbessern.
3 Beispiele für gut umgesetzte Kanban-Boards
Ob sich ein Kanban-Board auf einem Whiteboard in Ihrem Schlafzimmer oder in einem hochkomplexen Unternehmenssoftwaretool befindet: Kanban kann Ihnen auf einen Blick zeigen, was gerade passiert, was noch geschehen muss und was bereits geschehen ist.
Sehen wir uns einige Beispiele dafür an, wie Menschen Kanban-Boards im Arbeitsmanagement einsetzen und was Sie davon übernehmen können:
1. Produktveröffentlichungsfahrplan für ein SaaS-Team
Digitale Produktmanager und Softwareentwicklungsteams schwören häufig auf ihre Kanban-Boards. Mittlerweile verfügt so gut wie jedes agile Entwicklungstool über Kanban-Board-Funktionen, und jedes Team, in dem ich bisher gearbeitet habe, hat ein Kanban-Board eingesetzt.
Unabhängig davon, mit welcher Methodik das Team arbeitet, kann ein Kanban-Board dabei helfen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, den Arbeitsprozess zu visualisieren und in manchen Fällen sogar Stakeholder über den Produktfahrplan und die nächsten Schritte zu informieren.
Hinweis: Für die Produktentwicklung ist es besonders wichtig, die Größe der Aufgaben, die auf demselben Board angezeigt werden, sorgfältig zu berücksichtigen. In vielen Fällen kann eine Aufgabenhierarchie verwendet werden, um detailliertere Elemente zu größeren, strategischeren Arbeitseinheiten zusammenzufassen.
In den meisten Fällen befinden sich die kleineren Aufgaben auf dem Kanban-Board des Entwicklungsteams, während die übergeordneten, größeren Elemente, zu denen diese kleineren Aufgaben beitragen, auf einem separaten Board für das Management und die Stakeholder als Produktfahrplan dargestellt werden.
2. Eine detaillierte Nachverfolgung von Marketingkampagnen
Was ich bei Marketingteams immer wieder beobachte, ist, wie schnell die Nachverfolgung der Arbeit schwierig wird, sobald sich Genehmigungen, Inhaltsüberarbeitungen, Veröffentlichungstermine und die Rückmeldungen von Stakeholdern über E-Mails und Chatverläufe hinweg ansammeln. Kanban-Boards geben Teams einen deutlich besseren operativen Überblick darüber, worauf Rückmeldungen warten, was blockiert ist, was genehmigt wurde und was bereits veröffentlicht ist.
Diese Flexibilität ist ein wichtiger Grund dafür, dass Werkzeuge wie Asana und monday.com neben Kalendern, Zeitplänen und umfassenderen Projektmanagementfunktionen auch Kanban-basierte Arbeitsabläufe unterstützen.
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Kanban für das Projektmanagement einsetzen.
3. Eine Ticket-Warteschlange für den IT-Support
Der IT-Support verwendet die Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Warten auf Benutzer“ und „Gelöst“. Teamleiter priorisieren dringende Tickets schnell, weisen sie zu und visualisieren Rückstände bei der Bearbeitung, damit die Benutzer zufrieden bleiben.
Weitere Kanban-Beispiele finden Sie hier.
Elemente von Kanban-Boards
Kanban-Boards sind ein äußerst hilfreiches Werkzeug zur Visualisierung von Arbeitsabläufen und zur effektiven Verwaltung von Aufgaben.
Kanban-Boards bestehen aus drei Hauptelementen:
- Karten
- Spalten
- WIP-Limits (Begrenzungen für laufende Arbeiten)
Karten
Auf Kanban-Boards stellen Karten einzelne Aufgaben dar, die abgeschlossen werden müssen. Jede Karte steht für eine einzigartige, spezifische Aufgabe. Aufgaben können bei der Nutzung von Kanban-Boards unterschiedlich groß und komplex sein.
Beispielsweise könnte ein Kanban-Board auf hoher Ebene eine Karte für „neue Website starten“ enthalten. Das Board, das zur Verwaltung dieses Website-Starts verwendet wird, könnte jedoch mehrere Karten für die verschiedenen Elemente enthalten, bis hin zu „Markenfarben für die Startseite auswählen“, „Animationen auf Produktseiten testen“ oder „Produktmarketingtexte auf neuen Produktseiten einfügen“.
Unabhängig vom Detaillierungsgrad dienen Karten dazu, einen Teil der zu erledigenden Projekt- oder Betriebsarbeit darzustellen. Karten können die Form einer virtuellen Karte auf einem virtuellen oder Online-Kanban-Board haben oder so einfach sein wie eine Haftnotiz an einer Bürowand.
Spalten
Jedes Kanban-Board enthält mindestens drei Spalten: Zu erledigen, In Arbeit (WIP) und Erledigt. Von dort aus fügen Teams normalerweise weitere Phasen hinzu, um abzubilden, wie sich die Arbeit tatsächlich durch ihren Prozess bewegt und an welchen Stellen sie tendenziell … ins Stocken gerät.
Häufige Spalten können sein:
- Überprüfung
- Testen
- Genehmigung
- Bereit zur Veröffentlichung
- Blockiert
- Bereit für den Start
Meiner Erfahrung nach sind die nützlichsten Kanban-Boards diejenigen, die die Realität so genau abbilden, dass das Team sofort versteht, wo die Arbeit steht und an welcher Stelle sie ins Stocken gerät. Mein persönliches Board für die Hochzeitsplanung enthielt beispielsweise eine Spalte „Letzte Zahlung“ – vor allem, weil Hochzeitsdienstleister eine unglaubliche Fähigkeit besitzen, sich genau um 8:03 Uhr an einem Dienstag an Rechnungen zu erinnern.
WIP-Limits
Limits für laufende Arbeit oder WIP-Limits sind Begrenzungen für Elemente, die sich in Bearbeitung befinden. Das bedeutet: Wenn ein WIP-Limit festgelegt ist, kann sich zu jedem Zeitpunkt nur die entsprechende Anzahl von Elementen in Bearbeitung befinden.
WIP-Limits sind nicht unbedingt eine Voraussetzung für ein Kanban-Board selbst, also für das visuelle Board, aber ein wesentliches Element der Kanban-Methode. WIP-Limits setzen Grenzen dafür, wie viel Arbeit sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung befinden darf, und ermutigen Teams, zusammenzuarbeiten, um begonnene Aufgaben abzuschließen, bevor sie sich anderen Aufgaben zuwenden.
Eine allgemeine Regel für das WIP-Limit eines Teams lautet: Anzahl der Mitwirkenden + 1. Personal, das ausschließlich im Management tätig ist, wird dabei nicht berücksichtigt. Das bedeutet, dass sich zu keinem Zeitpunkt mehr als n+1 Kanban-Karten im Status „In Bearbeitung“ befinden dürfen.
Wenn jemand nicht weiterkommt und etwas Neues in die Spalte „In Bearbeitung“ verschieben möchte, muss diese Person zunächst einem anderen Teammitglied helfen, das bereits in Bearbeitung befindliche Element in den Status „Erledigt“ zu verschieben – bekannt als gemeinsames Anpacken zur Problemlösung.
Vorteile von Kanban-Boards
Ein Kanban-Board tut sofort eine sehr nützliche Sache:
1. Alle können die Arbeit sehen
Es zeigt allen, was gerade passiert, was feststeckt, wo sie zur Unterstützung einspringen können und was erledigt ist.
Das bedeutet, dass das gesamte Team schnell sehen kann:
- Was noch geschehen muss
- Woran gerade gearbeitet wird
- Was blockiert ist
- Was bereits abgeschlossen wurde
Und ja: Zu beobachten, wie Aufgaben in die Spalte „Erledigt“ wandern, sorgt tatsächlich für einen kleinen, aber spürbaren Motivationsschub.
2. Blockaden lassen sich schwerer verbergen
Wenn sich die Arbeit über E-Mails, Chats, Dokumente, Besprechungen und den Kopf einer Person vom letzten Dienstag verteilt, werden Blockaden leicht übersehen.
Wenn fünf Aufgaben in der Spalte „Überprüfung“ liegen und nichts vorankommt, hebt das Board im Grunde die Hand und sagt: „Hallo. Hier stimmt etwas nicht.“
Diese Transparenz hilft Teams, Verzögerungen früher zu erkennen, Probleme schneller zu beheben und zu vermeiden, dass Probleme erst entdeckt werden, wenn die Frist bereits allen im Nacken sitzt.
3. Messbare Kennzahlen
Ein weiterer Vorteil von Kanban-Boards bei der Betriebsarbeit besteht darin, Kennzahlen wie die erwartete Vorlaufzeit bis zum Abschluss einer Aufgabe messen zu können. Zykluszeit und Vorlaufzeit lassen sich ableiten, wenn über einen längeren Zeitraum ein konsistenter Prozess beobachtet wird.
Kanban-Boards vs. Scrum-Boards
Die Debatte Kanban vs. Scrum ist uralt und wird häufig missverstanden. Scrum ist eine agile Projektmanagementmethode, die durch kurze Iterationen auf schnelles Feedback ausgerichtet ist.
Kanban hingegen ist sowohl eine Methode als auch ein konkretes Werkzeug. Obwohl sie unterschiedliche Probleme lösen, können sie tatsächlich überraschend gut zusammen eingesetzt werden.
Hier ist die einfachste Art, wie ich es nach Jahren der Beobachtung von Teams erkläre, die beides miteinander vermischen:
| Kanban | Scrum |
|---|---|
| Konzentriert sich auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss | Konzentriert sich auf Sprints mit fester Länge |
| Priorisiert den Arbeitsfluss und die Begrenzung der parallelen Arbeit (WIP) | Priorisiert die Sprintplanung und die Iterationsziele |
| Die Arbeit bewegt sich kontinuierlich weiter | Die Arbeit wird in zeitlich begrenzten Zyklen gebündelt |
| Flexible Prioritäten | Die Prioritäten sind während eines Sprints festgelegt |
| Keine vorgeschriebenen Rollen | Umfasst festgelegte Rollen wie Scrum Master und Product Owner |
| Wird mit Kanban-Boards visualisiert | Verwendet während der Sprints häufig Scrum-Boards |
Eine Sache, die Teams verwirrt, ist, dass ein Kanban-Board durchaus innerhalb eines Scrum-Arbeitsablaufs existieren kann. In der Praxis verwenden viele Scrum-Teams Boards im Kanban-Stil, um zu verfolgen, wie sich Sprint-Aufgaben vom Backlog über „In Bearbeitung“ bis hin zu „Erledigt“ bewegen.
Am einfachsten lässt es sich so verstehen:
- Scrum definiert, wie das Team die Arbeit plant und ausführt
- Kanban-Boards visualisieren die Arbeit, während sie geschieht
Mit anderen Worten: Scrum ist der Arbeitsrhythmus, während das Kanban-Board als Sichtbarkeitsebene dient und allen dabei hilft zu erkennen, was vorankommt, was blockiert ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt, bevor der Sprint endet.
Kanban im Vergleich zum Gantt-Diagramm
Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Kanban-Board kein Gantt-Diagramm ersetzt. Stattdessen erfüllt es einen etwas anderen Zweck. Ein Kanban-Board ist deutlich spezifischer als ein Gantt-Diagramm, da es die konkreten Aktivitäten zeigt, die Teammitglieder durchführen, um eine Aufgabe abzuschließen.
Während ein Gantt-Diagramm eine umfassendere Projektübersicht bietet, um Fristen oder Zeitpläne darzustellen, basieren Kanban-Boards auf spezifischen Iterationen oder Sprints innerhalb der Projekte.
Häufig gestellte Fragen zu Kanban-Boards
Diese Fragen tauchen bei Teams immer wieder auf, die entweder neu bei Kanban sind oder mehr aus einem bereits eingerichteten Board herausholen möchten:
Kann man ein Kanban-Board mit einer Excel-Vorlage erstellen?
Gibt es kostenlose Kanban-Tools?
Wie viele Spalten sollte ein Kanban-Board haben?
Wie lege ich WIP-Limits fest?
Funktionieren Kanban-Boards für Remote- oder verteilte Teams?
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