7 Experten-Tipps und Tricks für das Projektmanagement in Jira
Ob man es liebt oder hasst, Jira ist in der Softwareentwicklung und in IT-Teams allgegenwärtig. Egal, wo Sie auf dem Spektrum der Gefühle gegenüber Jira stehen, die Nutzung seiner Funktionen und Möglichkeiten zu Ihrem Vorteil wird Ihr Leben zumindest einfacher machen (auch wenn ich nicht garantieren kann, dass es Ihre Gefühle verändert).
Hier sind sieben Jira-Tipps und -Tricks, die Ihnen Zeit sparen, Ihre Arbeitsabläufe beschleunigen und das Projektmanagement erleichtern.
Jira-Tricks und -Tipps
Auch wenn das User Interface von Jira Software zugegebenermaßen etwas altbacken wirkt, ist es ein leistungsstarkes Tool. Diese einfachen Kniffe (viele davon stammen aus unserer Community von Projektmanagement-Profis) bieten Workarounds und Methoden, um sich ein wenig schneller zurechtzufinden.
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1. Benutzerdefinierte Dashboards einrichten, um den Projektstatus zu überwachen
Dieser Tipp stammt von Ryan Gilbreath, Digital Project Manager bei Mobelux und Mitglied der DPM-Community.
Ein Dashboard zum Projektstatus zu entwickeln… hat sich sowohl für mich selbst als auch für meine internen und externen Stakeholder als äußerst vorteilhaft erwiesen. Dieses Dashboard beinhaltet Kennzahlen wie Team- vs. Einzel-Velocity, Sprint-Gesundheit, wichtige Termine, Risiken und mehr.
Stakeholder-Management ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Projektmanagers. Projektmanager müssen sich Gedanken darüber machen, wie Projektinformationen am einfachsten auffindbar und verständlich gemacht werden können und – wie Gilbreath sagt – wie man am besten den Mehrwert aufzeigt, den das Team zum Projekt beiträgt.
Einen einfachen Link zu einem Jira-Board zu senden, vermittelt diesen Wert möglicherweise nicht wirkungsvoll. Ein Überblick auf hoher Ebene für Stakeholder kann einen deutlich größeren Effekt haben.
Hier finden Sie ein Beispiel für ein Projektmanagement-Dashboard; Ihres wird vermutlich etwas anders aussehen, da es von den gewählten Kennzahlen abhängt.
2. Die Release-Funktion optimal nutzen
Julia Kozlov, Digital Project Managerin und DPM-Mitglied, sowie ihr Team nutzen die Release-Funktion von Jira als zentrale Anlaufstelle, um die im Projekt geleistete Arbeit zu verfolgen und zu berichten.
Damit können wir sowohl Feature-Releases als auch Hotfixes für schnelle, dringende Arbeiten verwalten. Über die Release-Funktion kann ich auch schnell Berichte bzw. Zusammenfassungen der monatlichen Arbeiten exportieren und an unsere Kunden per E-Mail senden.
Sie ist außerdem ein hervorragendes Werkzeug zur Priorisierung und hilft, die Geschwindigkeit des Teams zu verfolgen – besonders, wenn Sie agiles Projektmanagement oder Scrum einsetzen.
Ich nutze [es] aktiv sowohl mit meinen Kunden als auch mit meinem Entwicklungsteam, um die Prioritäten [punktgenau] festzulegen und eine solide Geschwindigkeit [beizubehalten]…
So sieht das Release-Tool aus.
3. Labels
Das ist einfach, aber genauso wirkungsvoll. Die bevorzugte Vorgehensweise von Senior Director im Program Management Office bei Aura Sarah M. Hoban in Jira ist die Verwendung von Labels.
Wenn die Hierarchie von Epics, Stories und Tasks nicht ausreicht und Sie schon zu viele Eltern-Kind-Beziehungen haben, um den Überblick zu behalten, sind Labels Ihre besten Freunde. Sie können sie nutzen, um jedes beliebige Attribut zu kategorisieren und zu klassifizieren. Ihr Team zufriedenzustellen, ohne Ihre Ticketstruktur zu verkomplizieren? Das ist eine Win-win-Situation!
So könnte das aussehen, wenn Sie ein robustes System implementiert haben.
4. Tastenkombinationen
Hier ist ein weiterer einfacher, aber effektiver Tipp, der von Tom Jauncey, dem Gründer von Nautilus Marketing, stammt.
…Verwendung von Tastenkombinationen! Angenommen, Sie drücken die Punkt-Taste (“.”), um sofort das Schnellaktionsmenü aufzurufen. Das…ermöglicht es mir, schnell durch verschiedene Bereiche zu navigieren, ohne den aktuellen [Bildschirm] zu verlassen. Dieser Trick spart mir viel Zeit, während ich mehrere Aufgaben gleichzeitig verwalte.
Sie können Shortcuts in Ihrem Bereich ganz einfach per Schalter aktivieren oder deaktivieren.
5. Farbliche Kennzeichnung
Geoffrey Bourne, Mitbegründer von Ayrshare, erklärt den Nutzen der farblichen Kennzeichnung von Tickets hinsichtlich Priorisierung und Sichtbarkeit.
Es mag einfach klingen, aber der Einsatz von Farben vereinfacht und beschleunigt unsere Abläufe. Wenn wir jeder Prioritätsstufe eine Farbe zuweisen, kann unser Team sofort erkennen, was Vorrang hat. Eine schnelle visuelle Kontrolle geht viel schneller, als einen detaillierten Blick zu werfen.
Auch das ist sehr einfach, aber ein visuelles Signal, das den Prioritätslevel oder Status eines Elements anzeigt, ermöglicht Ihnen und Ihrem Team sofort zu erkennen, was mit diesem Element passiert, ohne mehr Zeit für eine detaillierte Untersuchung aufwenden zu müssen.
6. Verknüpfen Sie Tickets miteinander
Das einfache Auffinden und Nachverfolgen bestimmter Tickets im Projekt sorgt dafür, dass Sie sehen können, welche Verantwortlichen oder Teammitglieder an welchen Punkten arbeiten und Änderungen an Tickets nachvollziehen können, indem Sie erkennen, wer sie vorgenommen hat.
Katalin Ravasz, Projektmanagerin und Mitglied der DPM Community, erläutert die Wichtigkeit eines Ticket-Hierarchiesystems, mit dem Sie den Überblick behalten können.
Tickets sollten nicht einfach in der Luft hängen, sondern durch hierarchische Strukturen (z. B. Epic → Aufgabe → Unteraufgabe) sowie durch horizontale Beziehungen (verschiedene Arten der Verlinkung, Labels, Komponenten etc.) miteinander verbunden sein. So ist eine höhere Rückverfolgbarkeit gegeben, wenn Sie ein Ticket suchen.
Dafür ist es notwendig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Tickets miteinander verknüpft werden sollen (beispielsweise, ob alles mit einem übergeordneten Ticket verbunden wird, in chronologischer Reihenfolge usw.), Ihr Verknüpfungssystem einzurichten und Ihr Team einzuarbeiten, damit es das System richtig nutzt.
7. Jira mit Confluence kombinieren
Abhängig von Ihrem Anwendungsfall bietet die Kombination von Jira mit Confluence, einem weiteren Produkt von Atlassian, zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten, mit denen Sie Zeit sparen können.
Hier erklärt Stefan Chekanov, Co-Founder & CEO von Brosix, welchen Mehrwert er und sein Team durch die Kombination von Confluence und Jira erhalten:
Ich finde die Nutzung von Confluence äußerst praktisch, um Dokumentationen übersichtlich zu sortieren. Es ist viel organisierter, als jedes einzelne Detail in Tickets zu stopfen. Arbeiten Sie beispielsweise an einer neuen Funktion, dann erstellen Sie ein Anforderungsdokument in Confluence. Auch alle Testprozeduren und kritischen Abläufe können dort hinterlegt werden. Ihr QA-Team weiß so ganz genau, was und wie getestet werden soll, ohne mühselig Jira-Tickets durchsuchen zu müssen.
Das ist besonders hilfreich, wenn Sie noch weitere Tools aus dem Atlassian-Ökosystem verwenden, da diese sich leicht integrieren lassen und gut miteinander harmonieren. Sie bevorzugen eventuell auch ein Projektmanagement-Tool, das mit Jira kompatibel ist, um die Synchronisation beizubehalten.
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