Der Tech-Stack, den 6 PM-Expert:innen wählen würden, wenn sie von vorne anfangen müssten
Einfachheit: Weniger, aber integrierte Tools sind für effizientes Projektmanagement besser als viele Einzellösungen.
Plattform: Wähle eine Projektmanagement-Plattform, die zur aktuellen Entwicklungsstufe und den Bedürfnissen deines Teams passt.
Kommunikation: Slack ist die bevorzugte Kommunikationsplattform für Projektmanager:innen unterschiedlicher Branchen.
Dokumentation: Google Workspace dominiert die Dokumentation durch Flexibilität und Integration mit anderen Tools.
Wissen: Investiere früh in ein Wissensmanagementsystem, um mit wachsendem Team nicht auf persönliche Erinnerung angewiesen zu sein.
Wir haben sieben erfahrene Projektmanager eine einfache, aber aufschlussreiche Frage gestellt: Wenn Sie ganz von vorne anfangen müssten, welche Projektmanagement-Tools würden Sie tatsächlich nutzen? Keine Altsysteme, die berücksichtigt werden müssen, keine versunkenen Kosten, kein „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Einfach eine weiße Leinwand und die Chance, es von Tag eins an klug aufzubauen.
Die Antworten ergaben keine einzig gültige Lösung – aber vielleicht etwas noch Nützlicheres. Über verschiedene Branchen, Teamgrößen und Arbeitsweisen hinweg traten deutliche Muster hervor. Bestimmte Tools wurden immer wieder genannt. Bestimmte Prinzipien wurden ständig betont. Und einige ehrliche Eingeständnisse darüber, was nicht funktioniert, waren ebenso aufschlussreich wie die Empfehlungen selbst.
Hier sind ihre Aussagen.
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Das zentrale Prinzip: Einfachheit und Integration vor allem
Bevor wir zu konkreten Tools kommen, lohnt es sich, die Philosophie zu verstehen, auf die fast jeder Experte zurückgekommen ist: Weniger Tools, die zusammenarbeiten, sind immer besser als mehr Tools, die nicht zusammenarbeiten.
Kayla Keizer, eine Projektmanagerin mit Erfahrung in Telekommunikation, IT und Projektmanagement, brachte es auf den Punkt: „Der einfachste Weg, produktiv zu sein, ist der einfachste Workflow“, und ergänzte: „Das Projektmanagement-System sollte, so weit wie möglich, alles in einem sein. Das macht es viel leichter, Informationen zu finden.“
Der einfachste Weg, produktiv zu sein, ist der einfachste Workflow. Das Projektmanagement-System sollte, so weit wie möglich, alles-in-einem sein.
Julia Rajic, Chief Operating Officer, bestätigte dies, allerdings aus der Perspektive der finanziellen Integration. Ihr ideales Setup würde alles verbinden – „Ressourcenplanung, Zeiterfassungen, Budgets, Verträge und Angebote an den Kunden“, denn wie sie erklärte: „Als Projektmanagerin musste ich Budgets in Excel machen und meine Stundenzettel hier und meine Projektzeitleisten dort und die Ressourcenplanung wieder anderswo. Das ist das Schlimmste, denn diese Dinge hängen so eng miteinander zusammen.“
Der Traum, für die meisten dieser PMs, ist nicht der mächtigste Tool-Stack. Es ist der am besten vernetzte.
Die Projektmanagement-Plattform: Ihre Basis
Alle Experten waren sich einig, dass man eine dedizierte Projektmanagement-Plattform braucht. Unterschiede gab es dabei weniger in Sachen persönlicher Vorlieben, sondern mehr in Hinblick darauf, wo sich das eigene Team bzw. die Agentur in ihrer Entwicklung gerade befindet.
Matthew Fox, PM-Berater, hat dazu eine pragmatische Sicht: „Wenn jemand gerade erst anfängt, reicht ein Tool wie ClickUp aus, um alles zu steuern – weil man anfangs nichts Kompliziertes braucht. Es muss einfach funktionieren. Erst wenn das Team wächst, kommen die Probleme.“ Für Teams, die die Grundlagen hinter sich gelassen haben, aber noch kein hochgradig anpassbares System brauchen, empfiehlt er Asana als guten Mittelweg – „sehr gut für das grundlegende Projektmanagement… wenn man etwas Komplexeres als Basecamp benötigt, aber noch keine Super-Anpassbarkeit, ist Asana ein großartiger Kompromiss mit sehr guten Funktionen und Tools.“
Wenn Sie etwas Komplexeres als Basecamp benötigen, aber noch keine Super-Anpassbarkeit brauchen, ist Asana ein großartiger Mittelweg mit sehr guten Funktionen und Tools.
Melody MacKeand, PM-Beraterin, betrachtete die Kategorie breiter und betonte, dass es weniger auf das konkrete Tool selbst als auf dessen Existenz ankommt: „Es gibt Ihre primäre PM-Plattform – das kann Teamwork, Asana, ClickUp, Monday, Airtable sein... wir brauchen einfach eine Struktur.“ Ihre eigene Präferenz, wenn sie neu starten würde, wäre Teamwork.
Für Megan Cotterman, PM- und Operations-Beraterin, führten ihre Kundenerfahrungen ebenfalls zu Asana, das sie als eines von drei unverzichtbaren Tools bezeichnet: „In der Kundenarbeit habe ich G-Drive, Asana und Slack genutzt. Ich habe das Gefühl, dass genau diese drei Systemtypen entscheidend sind.“
Für Entwicklungsteams landet der technische PM Ryan Gilbreath an einem etwas anderen Punkt. „Ich bin immer noch ein Fan von Jira“, sagte er. „Man kann so detailliert und granular werden, wie man möchte. Du kannst verschiedene Tools direkt in Jira integrieren, direkt auf diesem Board und auch verschiedene Workflows und individuell angepasste Workflows nutzen.“ Er erwähnte außerdem GitHub Projects als solide Alternative, betonte aber zugleich, dass es am Ende immer „vom Einzelfall abhängt“.
Ich bin immer noch ein Fan von Jira. Man kann so detailliert und granular werden, wie man möchte. Du kannst verschiedene Tools direkt in Jira und individuell angepasste Workflows nutzen.
Kommunikation: Warum fast alle Slack nannten
Wenn es einen Bereich gab, in dem fast Einigkeit herrschte, dann war es dieser. Fragt man einen Raum voller erfahrener Projektmanager:innen, welches Tool sie für die Kommunikation nutzen würden, dann sagen fast alle Slack.
Kayla Keizer nannte es als erstes und ohne zu zögern. Alexa Alfonso bezeichnete es als Teil ihres Grund-Stacks — „Google Workspace, Slack, Miro... das sind die Basics, aus denen ich bauen könnte.“ Julia Rajic erklärte es zu ihrem Favoriten: „Ich bin ein großer Fan von Slack, was Kommunikation betrifft. Das ist wahrscheinlich mein Favorit.“ Megan Cotterman benannte es als essenziell für „die tägliche Zusammenarbeit“. Und Melody MacKeand sagte schlicht, sie würde Slack als Kommunikationstool empfehlen, als einen von drei Bausteinen, die jede gute PM-Lösung erfüllen sollte.
Fünf von sieben Expert:innen nannten ungefragt dasselbe Tool. Ab einem gewissen Punkt ist das kein Zufall mehr, sondern ein deutliches Signal.
Ich bin ein großer Fan von Slack, was Kommunikation betrifft. Das ist wahrscheinlich mein Favorit.
Dokumentation und Dateimanagement: Die Google Suite dominiert
Wenn Slack die Kommunikation dominiert, dann gehört die Dokumentation Google Workspace — und das ziemlich eindeutig.
Kayla Keizers Wunsch-Stack umfasst „alles von Google — Google Docs, Gmail, einfach alles.“ Julia Rajic, die sich selbst als „mit all dem Google-Kram fein“ beschrieb, hob speziell Google Sheets und Gemini-Notizen als Teil ihres Ideals hervor. Megan Cotterman verwies auf G-Drive als unerlässlich für die Organisation der Dokumentation: „G-Drive für alle Dokumente, die konsistente Dateibenennung und Struktur — so wissen alle, wo sie was finden.“ Und Melody MacKeand, die sonst viele Alternativen hat, entschied sich für Google Docs, weil „es schlank, einfach, in mancher Hinsicht günstiger ist und mehr Flexibilität bietet als etwas, das etwas umfassender ist.“
Der rote Faden ist nicht, dass Google Workspace perfekt wäre — sondern dass es vertraut ist, flexibel und sich gut mit anderen Tools kombinieren lässt. Für Teams, die bei Null starten, ist diese Kombination fast unschlagbar.
[Google Docs] ist schlank, einfach, in mancher Hinsicht günstiger und bietet mehr Flexibilität als etwas, das etwas umfassender ist.
SOPs und Wissensmanagement: Die oft vergessene Ebene
Die meisten Teams überlegen, wo ihre Projekte leben und wie ihr Team kommuniziert. Weniger denken darüber nach, wo das institutionelle Wissen abgelegt wird – bis sie es brauchen und nicht finden können.
Wie Melody MacKeand es beschrieb, braucht man „einen Mechanismus, um SOPs und Dokumentationen zu verwalten“ – das könne „so einfach wie Google Docs sein“. Doch mit dem Unternehmenswachstum ergeben spezialisierte Lösungen immer mehr Sinn. Megan Cotterman, die mit Teams in unterschiedlichen Wachstumsphasen gearbeitet hat, nannte Scribe als „ein wirklich tolles Tool, um einige dieser SOPs zu dokumentieren, wenn Unternehmen wachsen“, und merkte an, dass Wissensmanagementsysteme vor allem dann an Bedeutung gewinnen, wenn die Teamgröße steigt und Prozesse wiederholbar werden müssen, ohne auf vorhandenes Erfahrungswissen angewiesen zu sein.
Dies ist die Kategorie, in die die meisten Early-Stage-Teams zu wenig investieren – und bei der die Kosten dieser Unterinvestition oft später als erwartet sichtbar werden.
Spezialisierte Ergänzungen, die sich lohnen
Abseits des Kern-Stacks wurden einige Tools für spezielle Anwendungsfälle genannt, die erwähnenswert sind.
Für visuelle Zusammenarbeit und Brainstorming ergänzte Alexa Alfonso, eine erfahrene Projektmanagerin, Miro neben Google Workspace und Slack als Teil ihres grundlegenden Setups. Für Leistungsmanagement und Team-Feedback erwähnte sie zudem Lattice und beschrieb es als „wirklich schön… um Feedback zu geben und verschiedene Dinge zu verwalten, Leistungsmanagement.“
[Lattice ist] wirklich schön, um Feedback zu geben und verschiedene Dinge wie Leistungsmanagement zu verwalten.
Für Entwicklungsteams sprach sich Ryan Gilbreath deutlich dafür aus, von Anfang an KI-gestützte Coder-Tools zu integrieren: „Wenn ich von vorne anfangen könnte ... würde ich einen Tech-Stack empfehlen, der einen KI-Assistenten enthält, fast wie einen Code-Editor ... wie Copilot oder VS Code oder Cursor.“ Seiner Ansicht nach ist dies für entwicklungsorientierte Teams nicht mehr optional – es ist zur Grundausstattung geworden.
Und für alle, die ein besonders individuelles oder persönliches System aufbauen, merkte Megan Cotterman an, dass Notion seinen festen Platz in ihrem Workflow hat: „Für meinen eigenen persönlichen Tech-Stack habe ich mit Notion gearbeitet, weil ich wirklich einen Alles-in-einem-Ansatz für mein System zum Selbstmanagement wollte.“ Es lohnt sich, darüber nachzudenken, wenn Flexibilität und Individualisierbarkeit wichtiger sind als einfache Lösungen von der Stange.
Für meinen eigenen persönlichen Tech-Stack habe ich mit Notion gearbeitet, weil ich mir wirklich einen Alles-in-einem-Ansatz für mein eigenes Projektmanagement-System gewünscht habe.
Der Traum-Stack: Wie sieht er wirklich aus?
Aber wie setzt sich das alles letztlich zusammen? Auf die Frage nach dem Idealszenario lieferten die Antworten überraschend konsistente Muster.
Kayla Keizer brachte es auf den Punkt: „Mein Traum wäre ein Projektmanagement-Tool, vorzugsweise Productive, Slack, alles von Google, Zoom – und das war’s. Das ist dein Berufsleben.“ Julia Rajic äußerte sich ähnlich – „Google Suite und Slack plus ein Tool, das die Grundlagen im Projektmanagement erledigt ... das wäre wahrscheinlich meine Kombi.“ Und Melody MacKeand, wenn sie völlig frei wählen könnte, würde sie sich für Teamwork als PM-Plattform entscheiden, Slack für Kommunikation und Google Docs für Dokumentation – „weil es schlank, einfach, teils günstiger ist und mehr Flexibilität erlaubt.“
Drei verschiedene Personen, drei leicht unterschiedliche Tools – aber die gleiche zugrunde liegende Architektur. Eine PM-Plattform. Eine Ebene für Kommunikation. Eine Ebene für Dokumentation. Vernetzt, unkompliziert und so aufgebaut, dass sie mitwächst, ohne zu stören.
Fazit
Es gibt keinen perfekten Universal-Stack. Alle Fachleute, mit denen wir gesprochen haben, unterstrichen, dass Agenturen und Teams unterschiedlich sind, dass sich die Bedürfnisse im Wachstum verändern und dass das beste Tool letztlich jenes ist, das das eigene Team tatsächlich nutzt.
Dennoch lassen sich Muster klar erkennen: Slack für die Kommunikation. Google Workspace für Dokumentation. Ein Projektmanagement-Tool, das zur aktuellen Situation passt – egal ob ClickUp, Asana, Jira, Teamwork oder ein anderes – mit Blick auf Integration, wenn das Team wächst.
Matthew Fox brachte die Herausforderung ehrlich auf den Punkt: „Ich habe weder ein großartiges Tool noch einen großartigen Tool-Stack gefunden.“ Aber die Expertinnen und Experten, mit denen wir gesprochen haben, sind näher dran als die meisten anderen. Beginnen Sie mit den Grundlagen, widerstehen Sie der Versuchung, zu früh zu viel zu verkomplizieren, und schaffen Sie von Anfang an Verbindungen, die Sie später vor dem Chaos bewahren. Das ist die wahre Erkenntnis aller, die diesen Prozess auf die harte Tour durchlaufen mussten.
