5 Techniken zum Aufbau starker Beziehungen in virtuellen Teams
Als ich meine aktuelle Position antrat, wurde mir die Aufgabe übertragen, ein großes, komplexes Rebuild-Projekt zu leiten. Unser gesamtes Team traf sich täglich per Videocall mit dem Kunden, und den Großteil des restlichen Tages verbrachte ich in kontinuierlicher Kommunikation mit unserem Remote-Team und den Projektbeteiligten über Chat.
Aufgrund der schwierigen Natur des Projekts und des engen Zeitplans mussten wir sehr eng mit dem Kunden zusammenarbeiten, die wichtigsten Funktionen für den Launch priorisieren, um den Termin einzuhalten und das Projektbudget nicht zu überschreiten.
Oft mussten wir unseren Ansprechpartnern beim Kunden sagen, dass sie bestimmte Funktionen, die sie für den Launch eingeplant hatten, nicht bekommen würden oder dass ein Fehler in der Anwendung mehr Zeit und Budget in Anspruch nehmen würde als ursprünglich erwartet.
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Diese Gespräche waren sicherlich nicht einfach, wurden aber durch die Beziehung, die ich zum Kunden aufgebaut hatte, deutlich erleichtert. Unsere häufigen Gespräche und der persönliche Austausch haben es mir ermöglicht, die Stakeholder unseres Kunden kennenzulernen und ein Vertrauensverhältnis aufzubauen, das offene und ehrliche Kommunikation über das Projekt ermöglichte.
Als moderne Projektmanager:innen haben wir viele Rollen zu erfüllen, und Beziehungsmanagement ist eine der wichtigsten. Unsere Position macht uns verantwortlich für die Gesundheit des Projekts und gibt uns eine besondere Gelegenheit, das Wohlbefinden unserer Teams sowie die laufenden Beziehungen zu unseren Kunden zu fördern. Wenn wir in die Beziehungen zu den Mitgliedern unseres Projektteams investieren, fördern wir Zusammenarbeit und Teamgeist, verbessern die Kommunikation, schaffen ein kreatives und lösungsorientiertes Projektumfeld und stärken die Investition der Stakeholder in unser gemeinsames Ziel – den Erfolg unseres Projekts. Über die täglichen Aufgaben hinaus verleihen Beziehungen unserer Arbeit als Projektmanager:innen Sinn und Bedeutung.
Als Mitglied einer Digitalagentur arbeite ich oft mit entfernten Kolleg:innen und Kund:innen zusammen, und meist entsteht der Beziehungsaufbau über Telefon, Videocalls und Online-Chat-Tools. Die meisten Menschen würden sich wünschen, so viel Zeit wie möglich persönlich mit dem eigenen Projektteam zu verbringen, aber wie stellen wir sicher, dass unsere Kommunikation auch über digitale Medien mitfühlend und empathisch bleibt?
Wie man starke Beziehungen in virtuellen Teams aufbaut
Hier sind 5 einfache, aber unglaublich wirkungsvolle Techniken, um erfolgreich Beziehungen mit Ihrem Remote-Team und Kund:innen beim virtuellen Kommunizieren aufzubauen. Sie können es auch Ihr virtuelles Benimmregelwerk nennen.
Diese Maßnahmen zeigen den Menschen, dass Sie sie wertschätzen – und helfen Ihnen dabei, entscheidende Projektverbündete unter den Stakeholdern zu gewinnen.
1. Nichts voraussetzen
Einer der wichtigsten Punkte beim Beziehungsaufbau (in jeder Situation) ist: Niemals niemals Annahmen treffen. Setzen Sie nicht einfach voraus, wie jemand ist, was jemand motiviert, welche Prioritäten er hat – um nur einige Beispiele zu nennen.
Stellen Sie stattdessen Fragen, um den oder die andere kennenzulernen und zu verstehen, wer er oder sie ist. Verwenden Sie eine bewusste, inklusive Sprache. Formulieren Sie während des Gesprächs Ihre Beziehung immer auf der Basis von „wir“, um klarzumachen, dass Sie beide in einem Team sind und als gegenseitige Erweiterung betrachtet werden können. Außerdem: Zeigen Sie dem Gegenüber, dass er/sie/sie sich bei Ihnen sicher fühlen darf – indem Sie aktiv zuhören, Empathie üben und Respekt zeigen.
Als ich meinen Kollegen Jase Rodley – einen Lifestyle-Unternehmer, der mit Remote-Teams arbeitet – nach den Gefahren von Annahmen fragte, erklärte er:
„Wenn man mit einem virtuellen, internationalen Team arbeitet, ist ein Missverständnis an der Tagesordnung. Mein Standardmodus ist es, über Kommentare stundenlang nachzudenken, was leicht zu falschen Schlüssen führen kann. Um das zu verhindern, erinnere ich mich selbst daran, dass ich der ‚dümmste Mensch im Raum‘ bin. Wenn ich etwas nicht vollständig verstehe, frage ich nach, bis es klar ist.
Doch wenn man mit Menschen aus aller Welt arbeitet, muss man auch darauf achten, wie diese Fragen verstanden werden. Durch Formulierungen wie ‚Können Sie mir dabei helfen, das besser zu verstehen?‘ oder ‚Könnten Sie mir ein Beispiel zeigen, damit ich es besser kapiere?‘, lenkt man den Fokus von dem, was möglicherweise verletzend aufgenommen werden könnte, weg von der anderen Person und hin zu einem selbst – demjenigen, dem sie gerne beim Verstehen helfen.“
2. Begrenzen Sie Gespräche nicht nur auf Berufliches
Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie auch persönliche Seiten von sich zeigen:
- Erzählen Sie ihnen, dass Ihr Bruder gerade das College abgeschlossen hat und Sie sehr stolz auf ihn sind.
- Teilen Sie eine lustige Geschichte über Ihr Haustier oder Ihr Kind.
- Erwähnen Sie, dass Sie alte Möbel gerne restaurieren.
Während dieses schwierigen Projekts habe ich versucht, mich wöchentlich einzeln bei meinen Kunden zu melden und zu fragen, wie ihr Wochenende war oder – gegen Ende der Woche – wie ihre Woche verlaufen ist. An dem Wochenende, an dem ich ein Kätzchen adoptiert habe, habe ich ein Foto herumgeschickt, und einige von ihnen haben im Gegenzug sogar Bilder ihrer Familien geteilt. Das gab uns etwas, über das wir uns austauschen konnten, wenn das Projekt anstrengend wurde, und ermöglichte es uns, unser dynamisches Team besser kennenzulernen.
Wenn Sie Ihren Kunden und Kollegen kleine Einblicke in Ihr Privatleben gewähren, hilft das ihnen, ein besseres Bild von der facettenreichen Person zu bekommen, die Sie sind, und stärkt ihr Vertrauen und das Gefühl, sich bei Ihnen wohlzufühlen. Es schafft eine intimere Beziehung, bietet eine mögliche gemeinsame Basis, um herauszufinden, dass Sie Interessen teilen, und zeigt ihnen, dass auch sie sich sicherer fühlen können, mehr von sich zu zeigen!
3. Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Gespräche
Dieser Tipp ist längst kein Geheimnis mehr, aber er kann nicht oft genug wiederholt werden: Wenn es möglich ist, entscheiden Sie sich für ein Videotelefonat statt für eine Telefonkonferenz! Dafür können Sie eine der vielen Videokonferenz-Softwares oder Videokollaborationstools nutzen.
Selbst wenn Ihr Kollege oder Kunde sein Video nicht einschalten kann oder möchte, lassen Sie ihn Ihr schönes Lächeln sehen (und zeigen Sie es gerne häufig)! Lassen Sie sie sehen, wo Sie arbeiten und dass Sie immer eine Tasse Kaffee in Reichweite haben oder gerne mit Ihrer Lieblings-Steelers-Mütze arbeiten.
Gerade bei unseren Remote-Teammitgliedern finde ich das besonders wichtig für den Beziehungsaufbau. Wir haben während der Woche nicht so viel Kontakt oder verbringen Zeit miteinander während unserer Teambuilding-Aktivitäten, daher hilft es sehr, wenn ich erfahre, dass einer meiner Entwickler ein großartiger Maler ist oder eine Kollegin eine Katze hat, die sich beim Arbeiten immer auf ihren Schoß kuschelt – das lernt man über reine Telefonkonferenzen nicht kennen.
Selbst wenn Ihr Gespräch nur wenige Minuten dauert, schafft es eine tiefere Verbindung, wenn man das Gesicht und die Umgebung sieht, anstatt nur die Stimme zu hören. Dadurch steigt auch die Sympathie (siehe den Mere-Exposure-Effekt). Es öffnet die Tür für kleine Eigenheiten, Gesichtsausdrücke und Körpersprache – soweit das remote möglich ist – und trägt dazu bei, eine engere Beziehung aufzubauen, die den Erfolg Ihrer aktuellen und zukünftigen Projekte fördert.
4. Würdigen Sie Menschen, wenn sie etwas Gutes tun oder sagen
Zeigen Sie den Menschen, dass Sie sie hören und schätzen, was sie zum Gespräch beitragen. Heben Sie hervor, wenn jemand etwas gut gemacht hat, stimmen Sie einem Vorschlag zu oder nehmen Sie sich einfach kurz Zeit, um zu sagen: „Hmm, guter Punkt!“ Das kann sogar so einfach (und witzig) sein, wie eine Emoji-Reaktion auf eine Nachricht in Slack zu geben!
Wir sollten uns davon lösen, uns nur auf den nächsten umsetzbaren Schritt zu konzentrieren oder immer unsere eigene Meinung hinzuzufügen. Nehmen Sie sich stattdessen zunächst kurz Zeit, positiv auf das Gesagte zu reagieren, um zu signalisieren, dass Sie zuhören und dass die Person wichtig ist.
5. Nachfassen/Nachfragen
Es wird immer Mitglieder in Ihrem virtuellen Team geben, die weniger zu Wort kommen als andere, und ebenso Menschen, die etwas mehr Aufmerksamkeit brauchen. Gerade bei ihnen ist es besonders wichtig, dafür zu sorgen, dass sie das Gefühl haben, dass ihre Stimme gehört wird (auch wenn sie vielleicht mehr sprechen, als ihnen selbst auffällt).
Versuchen Sie, Ihre Teammitglieder und Projektbeteiligten zu fragen: „Haben Sie Gedanken zu diesem Thema?“ „Wie fanden Sie das Meeting?“ „Wie läuft Ihre Woche?“ „Kann ich irgendetwas tun, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern?“ Allein schon das Nachfragen nach Gedanken und Gefühlen, selbst wenn die Person am Ende nicht viel zu sagen hat, vermittelt ihr das Gefühl, wertgeschätzt und gehört zu werden und stärkt gleichzeitig die Beziehung, die Sie mit dieser Person aufbauen.
Warum der Aufbau von Beziehungen wichtig ist
Es ist sehr wichtig, Beziehungen zu den Mitgliedern Ihres internen und Kundenteams aufzubauen. Wenn Sie Allianzen mit Ihren Projektbeteiligten bilden, stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit als Projektmanager mehr Gewicht hat und etwaige schwierige Gespräche, die vielleicht zukünftig notwendig sind, wesentlich reibungsloser verlaufen.
Durch gezielte, einfühlsame Kommunikation entsteht eine Beziehung zwischen Menschen mit Gedanken, Gefühlen und persönlichen Interessen – und nicht nur zwischen zwei „Ressourcen“ in den Rollen der Projektbeteiligten. Je mehr Sie am Beziehungsaufbau arbeiten, auch in digitaler Kommunikation, desto erfolgreicher werden Ihre Projekte, zufriedener Ihre Teams und die Wahrscheinlichkeit für weiteren Erfolg mit diesen virtuellen Teams steigt.
Ich habe immer wieder erlebt, welchen großen Unterschied diese einfachen Maßnahmen in beruflichen Beziehungen machen. Der Aufbau von Beziehungen liefert vielleicht kein greifbares Ergebnis, hat jedoch immer einen positiven Einfluss auf die Bilanz Ihres Projekts. Ich bin sehr dankbar für die Beziehungen, die ich mit den Beteiligten dieses schwierigen Projekts aufbauen konnte, und als wir das Produkt auf den Markt brachten, hat mir jeder einzelne von ihnen eine persönliche E-Mail geschickt, um sich für den Einsatz meines Teams und mir beim Projekt zu bedanken.
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Weitere Tipps zur Kommunikation finden Sie in unserem Artikel über den richtigen Ton in der schriftlichen Kommunikation.
