6 Projektmanager:innen teilen ihre unpopulären Meinungen zu PM-Software
Projektmanagement-Software ist allgegenwärtig – und ebenso stark sind die Meinungen darüber. Wir haben praktizierende Projektmanager:innen und Operations-Leiter:innen gebeten, uns die Ansichten zu verraten, die sie nicht immer offen aussprechen. Vom Abschirmen eigener Tools bis zur offenen Kritik an etablierten Branchengrößen – hier erfährst du, was sie wirklich denken.
Für wen werden diese Tools eigentlich entwickelt?
Das PM-Tool ist für den PM – und niemanden sonst
Die meisten Projektmanager:innen werden dir sagen, dass Projekttransparenz eine gute Sache ist – je mehr Menschen den Projektplan einsehen können, desto besser. Doch Jeff Chamberlain, Manager of Broadband Services und PMO bei Frederick County Government, sieht das anders.
Er steuert seine Projekte mit einer strikten Zugriffspolitik: Die PM-Software verbleibt bei ihm, alle anderen erhalten die Informationen in einer für sie tatsächlich nutzbaren Form. „Das ist vielleicht nicht die beliebteste Ansicht, aber das Projektmanagement-Tool ist für niemanden außer den Projektmanager gedacht“, sagt er. „Und alles, was aus dem Tool herausgegeben wird, muss für alle verständlich und zugänglich sein... Also, unpopuläre Meinung – aber ich darf mit dem Tool arbeiten und ihr nicht.“
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Das Projektmanagement-Tool ist für niemanden außer den Projektmanager gedacht.
Für Chamberlain geht es beim Schutz des Tools nicht um Kontrolle – sondern darum, komplexe Pläne übersichtlich zu halten und Informationen für Stakeholder so aufzubereiten, dass sie diese auch tatsächlich nutzen können.
Tools werden für die Käufer entwickelt, nicht für die Nutzer:innen
In der Art und Weise, wie die meisten PM-Tools verkauft werden, steckt eine grundsätzliche Spannung – das hat auch Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager bei Palo Alto Networks, beobachtet. Die Personen, die die Software kaufen, und die Personen, die sie täglich nutzen, sind selten dieselben – und das spiegelt sich, wie sie findet, in den Produkten wider.
„Ich finde, manchmal konzentrieren sich Tools zu sehr auf übergeordnete Governance, Berichte und Dashboards“, sagt sie und ergänzt, dass PM-Tools „aus Sicht der täglich damit arbeitenden Projektmanager:innen entwickelt werden sollten, und nicht nur für diejenigen, die sie einkaufen." Das Ergebnis ist ihrer Meinung nach Software, die zwar in Verkaufspräsentationen beeindruckt, aber für die Anwender:innen im Alltag ein Hindernis darstellt.
[PM-Tools] sollten aus Sicht der tatsächlich täglich damit arbeitenden Projektmanager entwickelt werden und nicht primär für die Personen, die die Software kaufen.
Das Problem, alles auf einmal machen zu wollen
Der Traum vom „All-in-One“-Tool ist ein Mythos
Die Vorstellung, eine einzige Plattform könnte alles erledigen – Tickets, Zeitpläne, Kommunikation, Berichtswesen –, ist naheliegend. Die Realität sieht laut Chamberlain allerdings anders aus.
„Viele wünschen sich, dass ihr Ticketsystem und das Projektmanagementsystem ein und dasselbe sind“, erklärt er. „Aber ich glaube nicht, dass das irgendein Unternehmen wirklich gut meistert.“ Ein Tool, das alles kann, letztlich aber nichts wirklich beherrscht – diese Geschichte ist nicht neu.
Für Matthew Fox, Senior Project Manager und Operations Specialist bei Fox Consulting, ist ClickUp ein Paradebeispiel für ein Tool, das zu viel auf einmal versucht. „ClickUp will gerade viele Tools ersetzen. Aber sie lösen die eigentlichen Probleme der Endnutzer:innen nicht gut“, sagt Fox. „Nur weil ein Tool es kann, heißt das noch lange nicht, dass es das auch sollte.“
Nur weil ein Tool es kann, heißt das nicht, dass man es auch tun sollte.
Vollständige Integration kann Kreativität abtöten
Zu viele Integrationen führen oft zum gleichen Problem wie das „All-in-One“-Tool. Julia Rajic, Chief Operating Officer bei Point Blank, hat am eigenen Leib erfahren, was passiert, wenn ein Team zu abhängig von einem vollständig integrierten System wird. Was als Schritt in Richtung Effizienz begann, veränderte letztlich unerwartet die Kultur in ihrem Team.
„Ich ging von disparaten Systemen und Tools zu vollständig, wirklich vollständig integriert“, sagt sie, „und es war so weit, dass Leute sagten: ‚Ich mache das nicht, solange ich dafür keine Aufgabe habe.‘ oder ‚Ich denke nicht außerhalb der Box, werde nicht kreativ oder löse keine Probleme, denn diese Aufgabe sagt mir das nicht.‘“ Die Checkliste, so stellte sie fest, hatte das Denken ersetzt.
Das Tool ist niemals wirklich das Problem
Ein Plattformwechsel behebt keine fehlerhaften Prozesse
Ein Muster, das Melody MacKeand, Gründerin von Melody MacKeand Consulting, immer wieder in Agenturen beobachtet: Wenn etwas nicht funktioniert, wird instinktiv die Software verantwortlich gemacht und nach einer neuen gesucht. Sie hält diesen Instinkt für falsch.
„Ich sehe viele Agenturen, die jedes Jahr Plattformen wechseln in der Hoffnung, dass die Plattform einen Prozess für die Menschen löst", sagt sie. "Tatsache ist: Jedes Tool kann hilfreich sein und jedes Tool kann schädlich sein. Entscheidend sind die Strukturen und Systeme, die Sie etablieren – und daraufhin unterstützt das Tool das Ganze." Das Tool ist aus MacKeands Sicht niemals der Grund allen Übels – und wenn man es wechselt, ohne die zugrunde liegenden Strukturen zu verbessern, verlagert man das Problem einfach nur.
Jedes Tool kann hilfreich sein und jedes Tool kann schädlich sein. Entscheidend sind die Strukturen und Systeme, die Sie etablieren – und daraufhin unterstützt das Tool das Ganze
Ein guter Projektmanager kann mit jedem Tool arbeiten
Diese Logik gilt auch für einzelne Fachkräfte. Sabrina Di Paulo, Gründerin und Principal Consultant bei Celeste Consulting Inc., widerspricht der Vorstellung, die richtige Software könne ein strauchelndes Projekt retten.
„Ich denke, dass wir als Projektmanager glauben, ein Tool könnte uns retten“, sagt sie, "aber wiederum glaube ich, dass eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers Anpassungsfähigkeit ist, und man sollte nahezu jedes Tool nutzen können."
Jeremiah Hammon, Trainer für Führungskräfte und Projektmanager bei Project Revolution, geht noch einen Schritt weiter und argumentiert, dass die Suche nach besserer Software oft von der Entwicklung wirklicher Kompetenz ablenkt. „Viele von uns rennen herum auf der Suche nach dem neuesten und besten Tool, ohne zu erkennen, dass, wenn wir wissen, wie man das alles zusammenbringt, dann jedes Tool für uns funktioniert", sagt er. "Sie können mich in Asana stecken, Sie können mich in Jira stecken, Sie können mich in irgendwas stecken ... die gleichen Methoden funktionieren."
Das Tool macht nicht den Projektmanager aus
Projektmanagement-Software wird sich weiterentwickeln – neue Plattformen werden auf den Markt kommen, bestehende bekommen neue Funktionen, und die Debatte um das beste Tool wird in jedem Slack-Kanal und jeder LinkedIn-Kommentarspalte lebendig bleiben.
Doch die von uns befragten Projektmanager warten nicht auf die perfekte Lösung. Sie haben längst erkannt, dass die Arbeit dank Denkweise, Anpassungsfähigkeit und der Prozesse dahinter erledigt wird – nicht wegen dem, was auf dem Bildschirm erscheint. Das Tool ist eben nur ein Tool.
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