10 Fragen zum Projektstart, die Sie vor dem Kick-off stellen sollten
Als Projektmanager wissen wir alle eines ganz sicher: Nichts ist sicher. Veränderungen und unerwartete Variablen zu managen, gehört zum Alltag – aber vielleicht ist eine der größten Herausforderungen, als Projektmanager in ein bereits laufendes Projekt hineingeworfen zu werden. Vielleicht hast du gerade eine neue Stelle angetreten und wirst in ein bereits gestartetes Projekt eingebunden, oder ein anderer PM ist plötzlich gegangen und du trittst an seine Stelle.
Im Folgenden habe ich 10 Fragen zur Projektinitiierung aufgelistet, die jeder Projektmanager stellen muss, wenn er in ein neues Projekt geworfen wird. Egal, ob sich das Projekt bereits in der Umsetzungsphase befindet oder noch früh in der Projektinitiierungsphase ist, diese Liste ist nur ein Ausgangspunkt und ersetzt kein offizielles PM-Training.
Aber diese grundlegenden Fragen können dir helfen, auch unter Zeitdruck einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten! Natürlich können die Fragen auf das jeweilige Projekt oder den Kunden zugeschnitten werden und persönlich im Meeting, virtuell per E-Mail oder telefonisch gestellt werden.
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Egal wie du es machst, dokumentiere die Antworten, damit du später darauf zurückgreifen oder sie mit dem Team und den Projektbeteiligten teilen kannst.
10 Fragen zur Projektinitiierung, die Sie vor Beginn eines Projekts stellen sollten
1. Was liefern wir tatsächlich ab?
Ein Projekt hat möglicherweise ein übergeordnetes Ergebnis: eine Website, ein Programm, ein Event, ein Markendesign. Aber die meisten Projekte bestehen aus mehreren Phasen oder Bestandteilen, die in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.
All deine Dokumentationen, einschließlich Leistungsbeschreibung oder Statement of Work, Vertrag, Projektauftrag und Projektplan sollten eine klare Liste aller Punkte enthalten, die dein Team liefern muss.
Ein Beispiel für den Projektumfang (z. B. für den Bau einer Website) könnte Folgendes beinhalten:
- Kickoff
- Content-Strategie
- Wireframes
- Designrunde 1
- Designrunde 2
- Designrunde 3
- Entwicklung
- Inhalte einpflegen
- Testing
- Launch
- Support
Auch wenn das Projekt „Website“ heißt, ist es deine Aufgabe als Projektmanager, alle Projektergebnisse und Teilaufgaben im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass sie in der richtigen Reihenfolge, rechtzeitig und gemäß den Vorgaben erledigt werden.
Bitte deinen Vorgesetzten, das Team oder den Kunden um Bestätigung, dass du die vollständige Liste aller Deliverables und Projektaufgaben hast und nichts fehlt. Finde außerdem heraus, was bereits erledigt, was gerade in Bearbeitung und was noch offen ist.
2. Was liefern wir NICHT ab?
Ebenso wichtig wie zu wissen, was zum Projekt gehört, ist die klare Abgrenzung, was NICHT dazugehört. Das ist einer der einfachsten Wege, um Scope Creep (schleichende Ausweitung des Projektumfangs), Verwirrung und zusätzliche Arbeit zu vermeiden.
Zum Beispiel bei der einfachen Website aus #1: Deine Agentur liefert eine Content-Strategie – aber bedeutet das auch, dass ihr alle Texte schreibt und Fotos, Videos oder Illustrationen/Visuelles bereitstellt? Kläre mit allen Stakeholdern, ob sie diese Leistungen beisteuern oder ob sie zum Projektumfang dazunehmen möchten.
Es gibt natürlich auch einen Mittelweg, bei dem du ein anderes Unternehmen oder einen Partner empfiehlst, um bestimmte Zusatzleistungen zu liefern. In jedem Fall ist es extrem wichtig, frühzeitig klarzustellen, wer für welche Aspekte des Projekts verantwortlich ist, damit es nicht zwei Wochen vor dem Launch zu einem Missverständnis kommt, wer die Texte liefern soll.
Hat der bisherige PM dies bereits mit dem Kunden besprochen, kann die erneute Nachfrage eine gute Gelegenheit sein, zu prüfen, ob sich die Meinung des Kunden geändert hat oder ob es eine Möglichkeit gibt, zusätzliche Leistungen zu verkaufen.
3. Gibt es eine Deadline?
Die meisten Projekte haben Deadlines, und das ist tatsächlich eine gute Sache. Eine feste Zeitvorgabe, innerhalb der das Projekt abgeschlossen werden muss, hilft deinem Team, fokussiert zu bleiben, sorgt hoffentlich auch dafür, dass der Kunde fokussiert bleibt, und hilft dir bei der Planung von Zeit und Budget.
Wenn du ein neues Projekt übernimmst, frage deine Stakeholder nach deren Deadlines. Vielleicht gibt es einen festen Termin aufgrund einer Produkteinführung, einer Veranstaltung oder eines Budgetrahmens. (Ich nenne das eine „harte Deadline“.) Manchmal sind Deadlines auch flexibler, zum Beispiel: „Wir würden das gerne irgendwann im Sommer abschließen.“ So oder so solltest du als Projektmanager frühzeitig herausfinden, wann der tatsächliche Termin ist, damit du von dort aus rückwärts planen kannst.
Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um den bisherigen Fortschritt im Vergleich zum Zeitplan zu überprüfen – war dein Team, bevor du dazukamst, auf Kurs, um die Deadline einzuhalten? Wenn ja, super! Falls nicht, hast du jetzt die Möglichkeit, herauszufinden, woran es liegt, und die notwendigen Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
4. Was ist der Maßstab für den Projekterfolg?
Dies ist eine der wichtigsten Projektmanagement-Fragen, die du zu Beginn jedes Projekts stellen solltest. Das Projektziel mag offensichtlich erscheinen, z. B.: eine neue Website entwickeln und starten. Aber hab keine Scheu, noch tiefer zu bohren.
Frage deine Kunden und Stakeholder, was sie mit dieser Arbeit wirklich erreichen wollen. Geht es darum, mehr Markenbekanntheit zu bekommen? Einen erfolgreichen Projekt- oder Produktlaunch? Mehr Nutzer gewinnen? Den Umsatz steigern? Bringe den Kunden dazu, offen mit dir zu sein, warum sie dieses Projekt angehen und halte dieses Ziel oder Projektergebnis in euren Gesprächen immer präsent. Zu wissen, wie Erfolg tatsächlich aussieht, hilft deinem Team, fokussiert zu bleiben und wichtige Entscheidungen während des gesamten Projektlebenszyklus zu treffen.
Wenn du ein Projekt erst in einer späteren Phase übernimmst, ist das auch ein guter Zeitpunkt, um die Stakeholder zu fragen, ob sich ihre Vision oder ihre Ziele seit dem Start verändert haben und wie du sie am besten dabei unterstützen kannst, all ihre Ziele zu erreichen.
5. Wer ist der Kunde…wirklich?
Wenn du in einer Agentur arbeitest, kennst du das sicher. Mir ist es schon unzählige Male passiert! Während du ein Projekt an Land ziehst, hast du meist mit ein oder zwei Personen zu tun. Aber sobald die Arbeit losgeht, tauchen plötzlich immer mehr Leute auf, die Feedback geben und Entscheidungen treffen wollen.
Ich mache den Kunden keinen Vorwurf, wenn sie viele „Köche“ ins Boot holen – manchmal ist das politisch motiviert, oder der ursprüngliche Ansprechpartner möchte weitere Meinungen hören, damit die Verantwortung für den Erfolg nicht allein bei ihm liegt. Immerhin investieren die Kunden oft viel Zeit und Vertrauen in dein Team und haben Anspruch auf Mitwirkung.
Wie dem auch sei, ich persönlich glaube, dieses manchmal frustrierende Phänomen der „sich vermehrenden Kunden“ kann man schon am Anfang durch eine gezielte Frage steuern: „Wessen Meinung zählt? Gibt es weitere Stakeholder, die später noch Feedback geben werden?“
So kannst du dich nicht nur auf das mögliche Chaos vorbereiten, sondern auch deinen Hauptkunden nötigenfalls freundlich daran erinnern, dass sie zugestimmt hatte, dass du nur Rückmeldungen von 2-3 Personen einholst – und jetzt, wo plötzlich 10 Leute ihren Senf dazugeben, steckst du mitten im Scope Creep.
6. Wer ist der Hauptansprechpartner?
Diese Frage mag überflüssig erscheinen, wenn du schon mit einem festen Projektteam zusammenarbeitest. Aber es ist extrem wichtig zu klären, wer der zentrale, im Notfall anzusprechende und letztlich entscheidende Hauptkontakt für das Projekt ist.
Und noch eine Bonus-Frage für Projektmanager: Finde heraus, auf welchem Weg der Ansprechpartner am liebsten kommuniziert. E-Mail? Festnetz? Handy? Das Letzte, was du im Ernstfall gebrauchen kannst, ist die Unsicherheit, wen du kontaktieren sollst oder ob deine Mail überhaupt gelesen wird.
7. Wer erledigt die Arbeit?
Die meisten Fragen in dieser Liste richtest du an deine Kunden oder Stakeholder, aber diese hier ist besonders wichtig – und betrifft vor allem dein internes Team. Vielleicht kommst du zu einem Projekt, bei dem du die Designer, Entwickler usw. schon kennst, oder du bist ganz neu und kennst noch niemanden!
So oder so: Sobald du dem Projekt zugewiesen bist, stelle sicher, dass auch die richtigen Leute im Team sind. Hat wirklich jeder die nötigen Fähigkeiten, um die Arbeit rechtzeitig und im Budgetumfang zu schaffen? Benötigt jemand noch Schulung oder Unterstützung? Sind alle Rollen abgedeckt, hast du eventuell externe Dienstleister oder Freelancer bereits recherchiert? Falls ja, ist es wichtig, Strategien zu überlegen, wie du Dienstleister managen kannst, damit deren Arbeit mit den Projektzielen im Einklang steht.
8. Wer ist die Zielgruppe der Arbeit?
Im Projektmanagement denkt man oft, es gäbe für jedes Projekt zwei Gruppen von Stakeholdern: die Kunden (also die, die die Arbeit in Auftrag geben) und das interne Team (die Ausführenden). Doch meist gibt es noch eine dritte, manchmal unsichtbare Gruppe – die Zielgruppe, Nutzer, Empfänger oder Konsumenten, die das Ergebnis letztendlich verwenden, kaufen oder ansehen werden.
Das Publikum für Ihre Arbeit ist von großer Bedeutung. Bei manchen Projekten ist es möglich, Umfragen oder Recherchen durchzuführen, um mehr über die Endkund:innen Ihres Projekts zu erfahren. Falls dies nicht möglich ist, können Sie dennoch diese Frage an die Kundschaft, Ihr Team und sich selbst stellen: Für wen bauen wir das, und was ist diesen Personen wichtig? Die Antworten auf diese Fragen des Projektmanagements helfen Ihnen ohne Zweifel, sich darauf zu konzentrieren, was Sie wirklich erreichen wollen.
9. Wurde das schon einmal gemacht?
Sogar die innovativste, einzigartigste und bemerkenswerteste Arbeit in unserer Branche baut in der Regel auf etwas auf oder lässt sich von etwas inspirieren, das bereits zuvor gemacht wurde. Es ist völlig in Ordnung, sich anzuschauen, was andere in diesem Bereich oder vergleichbare Organisationen bereits umgesetzt haben, wenn Sie einem neuen Projekt zugewiesen werden!
Ihre Stakeholder (Kund:innen UND internes Team) zu fragen, welche anderen Projekte bereits durchgeführt wurden, von denen Ihr Team profitieren oder sich inspirieren lassen kann, ist eine großartige Möglichkeit, alle für die bevorstehende Arbeit zu begeistern, neue Ideen zu sammeln und sich der Konkurrenz bewusst zu bleiben. Ich bitte Kund:innen gerne darum, mir Beispiele für Produkte/Projekte zu zeigen, die sie inspirieren, damit mein Team weiß, worauf es abzielt – und idealerweise die Erwartungen noch übertreffen kann.
10. Was könnte im Weg stehen?
Glauben Sie es oder nicht, aber ich glaube, dies ist meine Lieblingsfrage, wenn ich ein neues Projekt beginne. Es mag etwas chaotisch erscheinen, sich mit allen möglichen Problemen zu beschäftigen, die Ihrem Team begegnen könnten, doch ich finde, dass es nicht nur eine Übung in Bescheidenheit ist – denn man gibt zu, dass irgendwann etwas schiefgehen wird – sondern es ermöglicht auch, vorbereitet zu sein, wenn dieser Moment eintritt.
Idealerweise haben Sie bereits gegen die typischen Fallstricke vorgesorgt – Personal, Zeitplan, Budget, technische Anforderungen usw. –, aber was könnte darüber hinaus noch verhindern, dass alles nach Plan läuft? Holen Sie Ihr Team zusammen und fragen Sie die Stakeholder, welche möglichen Hindernisse sie für einen Erfolg vorhersehen – oder welche Hürden sich bereits gezeigt haben – und versichern Sie dann allen, dass Sie als Projektleiter:in über diese Themen informiert sind und bereit, sie zu lösen, sollten sie erneut auftreten.
Weil manchmal einfach etwas dazwischenkommen kann, oder?
Was denken Sie?
Gibt es Ihrer Meinung nach wichtige Fragen, die wir nicht erwähnt haben? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Wir empfehlen Ihnen außerdem, unsere Liste mit Fragen für die Discovery-Session mit Kund:innen vor einem Projekt anzusehen.
Mehr von Joanna erfahren Sie in dieser Podcast-Episode hier!
Und wenn Sie auf der Suche nach noch mehr hilfreichen Einblicken sind, schauen Sie sich diesen Artikel an: We’ve Got The Power: Wie DPMs die Arbeitsweisen prägen
