Workflow-Design: Prozess, Beispiel & Erkenntnisse
Das Ziel des Workflow-Designs ist es, sicherzustellen, dass aufeinanderfolgende Aufgaben so abgebildet werden, dass Prozesse und Aktivitäten nahtlos von einer Phase zur nächsten übergehen.
Ironischerweise kann schlechtes Workflow-Design tatsächlich zu Ineffizienzen und Verwirrung führen, anstatt den angestrebten reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Einen Workflow zu erstellen bedeutet weit mehr, als nur ein gutes Flussdiagramm zu zeichnen oder Daten in eine Workflow-Plattform einzugeben. Aus meiner Erfahrung habe ich wertvolle Lektionen darüber gelernt, was funktioniert und was nicht. In diesem Artikel werde ich sowohl die Dos als auch die Don'ts eines erfolgreichen Workflow-Designs erläutern und Erkenntnisse teilen, die Ihnen helfen, häufige Fehler zu vermeiden und positive Ergebnisse zu erzielen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Was ist Workflow-Design?
Das Workflow-Design ist Teil des Workflow-Managements und bezeichnet den Geschäftsprozess, bei dem die wichtigsten und häufigsten Aufgaben und Prozesse so abgebildet werden, dass sie effizient und wirkungsvoll von einer Phase eines Projekts zur nächsten fließen. Workflow-Management-Software kann Ihnen helfen, wie Sie Ihre Workflows automatisieren können besser zu verstehen, indem Automatisierungsmöglichkeiten erkannt, Engpässe reduziert und eine Echtzeit-Transparenz jedes Workflow-Schritts bereitgestellt wird.
In meiner Fallstudie am Ende dieses Artikels zeige ich, wie ich in ein Projektteam geholt wurde, um den Übergabeprozess von Projekten vom Design- zum Entwicklungsteam zu optimieren. Das ist ein Beispiel für Workflow-Design.
Ziele des Workflow-Designs
Beim Workflow-Design geht es nicht nur darum, Aufgaben abzubilden. Es geht darum, ein effizientes und stimmiges System zu schaffen, das den erfolgreichen Projektabschluss unterstützt. Folgende Ziele können mit effektivem Workflow-Design erreicht werden:
- Erhöhte Effizienz: Workflow-Design optimiert Abläufe, indem Aufgaben in der logischsten Reihenfolge abgebildet und wiederkehrende Prozesse automatisiert werden.
- Bessere Kommunikation: Es sorgt für klare und konsistente Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen, indem Rollen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten definiert werden. So fällt es allen leichter, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
- Weniger Engpässe: Dieser Prozess identifiziert potenzielle Blockaden, indem der Verlauf der Aufgaben analysiert und Bereiche mit typischen Verzögerungen adressiert werden.
- Gesteigerte Produktivität: Workflow-Design ermöglicht eine schnellere Erledigung von Aufgaben, indem Workflows so optimiert werden, dass sie möglichst effizient erledigt werden können.
- Konsistenz: Standardisierte Abläufe sorgen für konsistente Ausführungen von Aufgaben, indem klare Richtlinien und Verfahren für alle festgelegt werden.
- Kontinuierliche Verbesserung: Workflow-Design bietet eine Grundlage für eine fortlaufende Bewertung und Optimierung von Prozessen. So kann der Projektmanagement-Workflow an sich verändernde Projektanforderungen angepasst und durch Feedback verbessert werden.
Wie entwirft man einen Workflow?
Es wurde berichtet, dass gutes Workflow-Design die Betriebseffizienz um über 83 % steigern kann. So entwerfen Sie einen Workflow, Schritt für Schritt:
- Ziel und Umfang definieren: Bestimmen Sie das Ziel und skizzieren Sie Ihre Aufgaben.
- Aktuelle Prozesse analysieren: Überprüfen Sie bestehende Methoden, identifizieren Sie Ineffizienzen und bestimmen Sie Ihre Ressourcen.
- Workflow gestalten: Erstellen Sie eine Abbildung des neuen Workflows mit einem Diagramm, in dem die einzelnen Schritte sowie Rollen detailliert festgelegt werden.
- Entwickeln und testen: Erstellen Sie einen Prototyp, testen Sie ihn in kleinem Rahmen und verbessern Sie ihn anhand von Feedback.
- Implementieren und überwachen: Führen Sie den Workflow vollständig ein und überwachen Sie ihn kontinuierlich auf Verbesserungen, Workflow-Automatisierung oder notwendige Änderungen.
Effektive Praktiken für das Workflow-Design
Bevor ich meine Tipps und Best Practices teile, ist es wichtig, die drei zentralen Elemente eines guten Workflow-Designs zu verstehen. Diese sind:
| Element | Definition |
|---|---|
| Eingabe | die Ressourcen, Daten oder Materialien, die benötigt werden, um einen Workflow zu starten. |
| Transformation | die Maßnahmen, die auf die Eingaben angewendet werden, um sie zu ändern oder umzuwandeln. |
| Ausgabe | die Ergebnisse oder Produkte, die aus der Umwandlung hervorgehen. |
Hier sind einige Best Practices, die Sie dabei berücksichtigen sollten:
- Klar definierte Ziele setzen: Definieren Sie eindeutig die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Workflows. Dies sorgt für Ausrichtung und eine klare Richtung.
- Prozesse vereinfachen: Streben Sie ein einfaches Workflow-Design an. Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in überschaubare Schritte und entfernen Sie überflüssige Elemente.
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen: Definieren Sie eindeutig, wer für welchen Schritt verantwortlich ist. Diese Klarheit gewährleistet Verantwortlichkeit und eine reibungslose Ausführung.
- Technologien nutzen: Verwenden Sie geeignete Tools und Integrationen für die Digitalisierung, Automatisierung, Kommunikation und das Nachverfolgen. Dies kann die Effizienz, Genauigkeit und das Management des Workflows deutlich verbessern.
- Testen und optimieren: Implementieren Sie den Workflow zunächst in kleinem Maßstab, um Feedback zu sammeln. Nutzen Sie dieses, um den Workflow zu optimieren und zu verbessern, bevor Sie ihn vollständig ausrollen.
Eine Lektion aus der Praxis im Workflow-Design: Eine Fallstudie
Hier ist meine Geschichte über einen gescheiterten Versuch, Veränderungen umzusetzen.
Vorweg: Ich bin kein übermäßig begeisterter Mensch. Ich bin Optimist und mit zunehmender Erfahrung werde ich realistischer. Ich bin ein Fan von „weniger ist mehr“, habe einen Hintergrund in Frontend-Entwicklung, liebe UX und strebe lösungsorientierte Ansätze an, die sich auf Einfachheit konzentrieren.
Ich habe eine Leidenschaft für effiziente Workflows, Organisation und unterstütze gerne andere dabei, eine optimale Dynamik in ihrer Arbeit zu finden und beizubehalten. Ich glaube, dass durch eigene Erkenntnisse, ein Fundament des Vertrauens und die Bereitschaft, die eigenen Prozesse zu ändern, jeder Tag effizienter, produktiver und erfüllender sein kann.
Hintergrund
Wie bereits erwähnt, wurde ich vor Kurzem in ein Projektteam aufgenommen, um deren Übergabeprozess von der Design- zur Entwicklungsphase zu optimieren.
Beim Beobachten ihres bestehenden Workflows fiel mir auf, dass viele funktionale Anforderungen während der Übergabe verloren gingen oder gar nicht vorher erkannt wurden. Außerdem wurden Anforderungen nirgendwo dokumentiert und waren für das Team nicht zugänglich – die Details wurden hauptsächlich mündlich zwischen den Projektmanagern und dem Team ausgetauscht.
Der Plan
Meine Strategie war es, die Nutzung des Projektboards und von Slack zu verstärken, um Projektanforderungen aufzulisten und Diskussionen zu dokumentieren.
Ich habe folgenden Workflow-Vorschlag unterbreitet:
Meine Strategie war es, die Nutzung des Projektboards und von Slack zu verstärken, um Projektanforderungen aufzulisten und Diskussionen zu dokumentieren.
Ein zusätzlicher Vorteil wäre die Reduzierung der Unterbrechungen zwischen den Teammitgliedern im Laufe des Tages.
Das Projektboard sollte als gut sichtbare, zentrale Quelle für Projektanforderungen dienen, während Slack als Protokoll der unterstützenden Diskussionen genutzt werden würde.
Umsetzung und Herausforderungen
Leider habe ich nicht erkannt, dass die von den Änderungen betroffenen Personen – vor allem die PMs – nicht überzeugt waren. Natürlich stand das Führungsteam dahinter und auch die Entwickler, aber meine PM-Kollegen eben nicht.
Tatsächlich wurde mir klar, dass ich mein Team eher bestraft als unterstützt habe.
Als wir begannen, mehr Informationen im Projektboard und mehr Diskussionen in Slack festzuhalten, zeigte sich schnell, dass das PM-Team deutlich mehr Zeit mit dem Verfassen von Tickets und Kanal-Updates verbrachte. Zwar wurden Unterbrechungen reduziert, aber war das wirklich von Vorteil?
Bei der Analyse dieses Problems stellte ich mir die Frage: Was, wenn sie gerade die Unterbrechungen und spontanen Meetings während des Tages als positiv empfanden?
Analyse der Misserfolge
Negative Bestrafung
Die Definition von negativer Bestrafung ist das Entfernen eines positiven Reizes. Jetzt erkenne ich, dass diese Anpassung genau das bewirkt hat: Die Anforderung, dass PMs sich mündlich mit dem Team abstimmen, wurde entfernt oder zumindest reduziert.
Positive Bestrafung
Was, wenn das Team es verabscheute, Projekttickets zu schreiben und Slack zu benutzen? Das hätte bedeutet, dass dieser neue Schritt ihre Autonomie einschränkte. Die Definition positiver Bestrafung ist das Hinzufügen eines negativen Reizes – genau das war das Ergebnis meiner vorgeschlagenen Änderungen.
Was ich gelernt habe
Unabhängig von den gesteigerten Effizienzen waren diese Prozessanpassungen meine Idee, und das Team wurde vor Beginn der Umsetzung nicht ausreichend konsultiert.
Ich lerne, dass sich Strategien und bewährte Methoden nicht ohne Weiteres sofort auf kreative Arbeitsabläufe (die Menschen einbeziehen) auf die gleiche Weise anwenden lassen wie auf Code oder andere statische Medien.
Eine Teamkultur ist reich an Persönlichkeiten, Perspektiven und Meinungen. Um eine gesunde Kultur mit gegenseitigem Respekt unter den Mitgliedern zu erhalten, müssen alle einbezogen, verstanden und berücksichtigt werden.
Hier ist eine kurze Liste meiner wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Erfahrung:
- Die Zustimmung der Führungsebene bedeutet nicht automatisch die Zustimmung des Teams
- Selbst positive Prozessanpassungen können sich wie Bestrafungen anfühlen
- Arbeitsabläufe sollten zur Teamkultur passen, nicht nur zu gängigen Best Practices
- Vertraue nicht auf das erhaltene Feedback – gehe tiefer, um Warnsignale aufzudecken
Wichtige Erkenntnisse beim Gestalten von Arbeitsabläufen
Bei diesem Versuch habe ich ein wenig darüber gelernt, wie man Arbeitsabläufe gestaltet, aber ich habe viel mehr darüber erfahren, wie man einen Veränderungsprozess am Arbeitsplatz plant und wie man Zustimmung erhält.
Hier ist ein Workflow-Diagramm, das meine Empfehlungen für alle zusammenfasst, die einen Prozess verändern oder einen neuen Arbeitsablauf in ihrer Organisation einführen wollen:
Zu den Erkenntnissen aus dieser Erfahrung hier meine Gedanken zu jedem Punkt:
1. Die Zustimmung der Führung heißt nicht Zustimmung des Teams
Du brauchst die Zustimmung der Teammitglieder, deren Arbeitsalltag von Prozessanpassungen betroffen sein wird. Sie müssen konsultiert werden und die Möglichkeit erhalten, Fragen zu stellen, Kritik zu üben und Feedback zu allen Veränderungen im Prozess zu geben.
Ein „Führung durch Vorbild“-Ansatz kann funktionieren, wenn der Prozess von der Geschäftsleitung eingeführt wird. Aber wenn alle Teammitglieder tatsächlich eine gleichwertige Stimme haben, sollte jeder Zeit erhalten, die vorgeschlagenen Änderungen zu prüfen und Input dazu zu geben.
2. Selbst positive Prozessanpassungen können sich wie Bestrafungen anfühlen
Eine Prozessänderung bedeutet das Abschaffen bestehender Schritte, mit denen sich andere identifizieren oder die sie vielleicht sogar gerne machen.
Anpassungen können darauf abzielen, die Effizienz zu steigern oder den Arbeitsablauf agiler zu gestalten, aber ohne ausreichende Diskussion und Zeit für das Team, diese zu hinterfragen, werden die Vorteile solcher Effizienzsteigerungen womöglich nicht verstanden und das Team hat das Gefühl, bestraft zu werden.
3. Arbeitsabläufe müssen zur Teamkultur passen, nicht nur zu bewährten Methoden
Frag nach, welchen Wert die bestehenden Arbeitsschritte im Workflow haben, bevor du urteilst und neue vorschlägst. Stelle dir selbst und den Teammitgliedern die Frage, welche Eigenschaften oder historischen Faktoren du womöglich übersiehst. Welche bringen nachweislich Mehrwert und warum?
Vielleicht passen nur einige der neuen „Best Practice“-Initiativen zur aktuellen Kultur – oder vielleicht gar keine davon.
4. Verlasse dich nicht auf das Feedback – gehe tiefer und achte auf Warnzeichen
Ich habe gelernt, dass ein mündlicher Check-in oder ein freiwilliges Akzeptanz-Check mit dem Team nicht ausreicht. Alle sollten die Möglichkeit bekommen, konsultiert zu werden und Rückmeldung zu geben. Das Team muss ausreichend Zeit erhalten, um die vorgeschlagenen Änderungen zu bewerten und zu eigenen Schlüssen zu kommen – und anschließend neue Ideen für den Workflow zu prüfen, zu hinterfragen und kritisch zu beleuchten.
Jetzt mitmachen für weitere Workflow-Einblicke!
Du möchtest dich mit anderen Digital Project Managern austauschen, Ressourcen und bewährte Methoden teilen? Werde Mitglied in unserer Community und erhalte Zugriff auf über 100 Vorlagen, Muster und Beispiele und vernetze dich mit Hunderten anderen Digital Project Managern auf Slack.
