Wie Sie ohne Aufwand am Arbeitsplatz produktiver werden

Ben Aston

on Jun 9, 2026

Schwierigkeiten, während des Arbeitstages alle Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste abzuhaken? Hier sind einige praktische Tipps, um produktiver zu sein! (Tipp: Es geht tatsächlich darum, sich auf weniger zu konzentrieren, nicht auf mehr.)

Wir alle möchten am Arbeitsplatz produktiver sein – doch was sind die Geheimnisse, um mit weniger Aufwand mehr zu schaffen? Als Projektmanager stehen wir vor der Herausforderung, das Gefühl zu haben, viel zu viel zu tun und dafür nicht genug Zeit zu haben.

Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit ausdehnt, um die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit auszufüllen. Das bedeutet: Wenn wir uns selbst eine Woche Zeit geben, um eine Aufgabe zu erledigen, für die wir eigentlich nur zwei Stunden benötigen, dann wird diese Aufgabe (psychologisch gesehen) komplexer und erscheint anspruchsvoller, sodass sie die ganze Woche füllt.

Es gibt viele Dinge, die wir bei der Arbeit tun, die sich produktiv anfühlen, aber letztlich nur Zeit füllen. Dazu gehören Dinge wie das Überprüfen von E-Mails, Plaudereien in Slack oder der Besuch von Meetings – all das kostet Zeit. Es mag sogar wichtig erscheinen, aber im Grunde genommen ist es keine wirklich produktive Arbeit. Genau hier wird die 2-Minuten-Regel unschätzbar wertvoll, denn sie hilft dabei, zeitraubende Kleinigkeiten schnell zu erledigen und so die Produktivität zu steigern.

Ich erinnere mich, wie ich zu Beginn meiner Karriere als Projektmanager noch auf meine natürlichen Instinkte vertraut habe. Ich war schon immer ziemlich optimistisch und gehöre daher eher zu den „wird-schon-irgendwie-klappen“-Typen. Aber sich rein auf den Instinkt zu verlassen, hat nicht funktioniert. Wenig überraschend sind die Projekte so immer wieder über Budget und Zeitplan geraten. Kunden wurden verärgert, weil sie nicht das bekamen, wofür sie bezahlt hatten.

Bald wurde mir klar gemacht, dass meine Art, Projekte zu „managen“, kein wirkliches Management war. Eigentlich habe ich die Projekte einfach passieren lassen und gehofft, dass am Ende schon alles gut geht.

Lektion gelernt? Wir müssen uns auf wichtige und relevante Aufgaben fokussieren, die tatsächlich die Ergebnisse bringen, die wir erreichen wollen.

Wir müssen lernen, wie man am Arbeitsplatz produktiver wird. Ein Weg, wie mir das gelungen ist, war der gezielte Einsatz von Ressourcenmanagement-Software, die bei der Priorisierung und effizienten Zuteilung von Ressourcen unterstützt.

Wie wird man ohne großen Aufwand produktiver am Arbeitsplatz?

Herauszufinden, wie man wirklich produktiver arbeitet, klingt schwieriger als es ist … oder? Es fühlt sich immer so an, als ob zu viele Aufgaben anstehen und zu wenig Zeit bleibt – aber das bedeutet nicht zwangsläufig, dass wir auch die richtigen Dinge erledigen. Wenn wir eine Liste der Dinge machen würden, die wir bei der Arbeit tun und die sich zwar produktiv anfühlen, es aber in Wirklichkeit nicht sind, wäre sie sehr lang: Dazu zählen Tätigkeiten wie das ständige Überprüfen von Slack, das Durchwühlen von Dateien und das Kontrollieren des Handys.

Wir hören viel darüber, wie man produktiver werden kann, und wir haben bereits einiges über Produktivitätstricks für Projektmanager geschrieben. Dies vorausgeschickt: Die folgenden Hacks verraten dir nicht, wie du in weniger Zeit mehr Aufgaben erledigst. Stattdessen erfährst du, wie du durch effektive Priorisierung tatsächlich produktive Aktivitäten auswählst.

Lies weiter und entdecke einige der besten Produktivitäts-Hacks, die ich gelernt habe, um mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen.

1. Kontrolliere deine Benachrichtigungsflut

Kommen wir zurück zu diesem E-Mail-Posteingang, den du vermutlich 18 Mal am Tag prüfst (ich wette, du hast ihn gerade erst gecheckt – liege ich richtig?). War heute wirklich etwas dabei, das vor zehn Minuten noch nicht da war und von größter Bedeutung war? Ich vermute, keines der neuen Elemente in deinem geliebten Posteingang war wirklich wichtig.

Wie wäre es, wenn du anstelle des ständigen Überprüfens deiner E-Mails alle 10–15 Minuten und ohne dabei wirklich etwas zu schaffen, nur noch zu festgelegten Zeiten am Tag nach deinen E-Mails schaust? Wenn du schnell produktiver werden möchtest, ist das weniger häufige Prüfen von E-Mails eine einfache Maßnahme.

Wenn du morgens an deinen Schreibtisch kommst, nimm dir zehn bis fünfzehn Minuten, um deine E-Mails zu checken und schnell zu beantworten. Dann kannst du gegen späten Vormittag noch einmal einen kurzen Blick darauf werfen (für den Fall, dass eine wichtige Mail kam). Nach dem Mittagessen prüfst du deinen Posteingang erneut und endgültig dann etwa eine Stunde vor Feierabend.

Ich bin mir sicher, dass du dich jetzt fragst, wie du bloß vermeiden kannst, dutzende Male täglich deine E-Mails zu prüfen. Das Klingeln, Piepen und alle möglichen Geräusche, die dich auf neue Mails hinweisen, sind eine ständige Störquelle. Und Unterbrechungen, das wissen wir, senken Aufmerksamkeit und Produktivität. Die einfachste und effektivste Lösung: Schließe dein E-Mail-Programm komplett. Wenn du das E-Mail-Programm nicht offen hast, kommst du gar nicht erst in Versuchung, ständig nachzuschauen – und kannst dich stattdessen viel besser auf eine Sache konzentrieren.

2. Fokus und Durchhaltevermögen

Leg das Smartphone weg. So verlockend es auch sein mag, während der Arbeit auf deinem Handy nach SMS, Facebook, Twitter, Snapchat und ähnlichem zu schauen – die Arbeit ist nicht der richtige Zeitpunkt dafür. Gönne dir für ein paar Stunden eine Pause von der sozialen Cyberwelt. Sammle deine Energie und konzentriere sie für ein paar Stunden auf die vor dir liegende Aufgabe.

Es gibt jede Menge großartige Software und Apps, um Aufgaben effektiv zu verwalten. Nutze diese Tools, um Aufgaben leicht einzusehen und Prioritäten zu setzen. Vielleicht bevorzugst du eine Liste auf Papier, aber egal wofür du dich entscheidest: Verliere keine Zeit mit Suchen deiner Liste – sie soll dir helfen, Zeit zu sparen und fokussiert zu bleiben!

Mein Tipp: Schreibe wirklich jede Aufgabe auf die Liste. Das hilft dir, Aufgaben zu bündeln und Multitasking zu vermeiden, weil du genau weißt, woran du gerade arbeitest. Zuhause ist Multitasking oft notwendig – du hilfst den Kindern bei den Hausaufgaben, machst Wäsche, kochst nebenbei und nimmst noch ein Telefonat an. Aber für komplexeres, geistiges Arbeiten ist das nicht ideal. Besonders für Wissensarbeiter gilt: Multitasking ist im Job meistens keine gute Lösung und führt oft dazu, dass du weniger produktiv bist, als wenn du dich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrierst. Bedeutet das, dass du nicht ans Telefon gehen sollst? Nein – aber du solltest das Gespräch kurz halten und dich auf die wichtigsten Informationen beschränken. Für einen gemütlicheren Plausch kannst du nach Erledigung deiner Aufgabe zurückrufen.

3. Fang mit den schwierigen Aufgaben an

Setzt du die anspruchsvollsten oder anstrengendsten Aufgaben ganz oben auf deine To-Do-Liste und versuchst, sie möglichst am Vormittag zu erledigen (natürlich mindestens nach einer Tasse Kaffee)? Es wirkt zwar kontraintuitiv für Menschen, die lieber „gemütlich in den Tag starten“ wollen. Aber es ist leichter, dich zu konzentrieren und schwierigere Aufgaben vor der Mittagspause zu schaffen, solange dein Kopf noch frisch ist. Wenn du so bist wie ich, werden am Nachmittag die Augen oft schwer und alles, was du willst, ist eine Pause! Hebe dir die Alltagsaufgaben, die weniger Disziplin erfordern, für den Nachmittag auf.

4. Gönn deinem Gehirn Pausen

Denke daran: Nur weil du gerade die schwierigen Dinge erledigst, solltest du nicht so lange durchziehen, bis du ausgelaugt bist. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht produktiv erscheint: Pausen zu machen, steigert die Qualität deiner Arbeit, hebt die Stimmung, erhöht die Ausdauer und ist gesund. Vergiss nicht, vormittags und nachmittags ab und zu vom Schreibtisch aufzustehen und dir eine "Gehirn-Pause" zu gönnen. Schon 5 kurze Minuten reichen, um den Kopf wieder frei zu bekommen und neue Energie zu tanken. Diese 5 Minuten zahlen sich später durch bessere Denkleistung mehr als aus.

5. Die „Jetzt erledigen“-Regel

Wenn du eine Aufgabe entdeckst, die in 2 Minuten oder weniger erledigt werden kann: Mach sie gleich. Warum 2 Minuten? Weil es länger dauern würde, diese Mini-Aufgabe auf deine To-Do-Liste zu setzen und zu priorisieren, als sie einfach sofort zu erledigen. Wenn du kleine Dinge direkt wegschaffst, bleibt deine Aufgabenliste (und der Kopf) übersichtlicher.

Gerade als Projektmanager ist es entscheidend, kein Engpass für das Projekt zu werden. Deshalb kreisen unsere Gedanken häufig ununterbrochen: „Oh, ich muss die Tabelle noch in einen anderen Ordner verschieben“. Leider nehmen solche nagenden Gedanken im Kopf Platz ein, den du für Wichtiges nutzen könntest. Für kleine Aufgaben gilt: Erledige es gleich und lob dich selbst, dass es abgehakt ist, bevor es auf deiner To-Do-Liste gelandet ist!

6. Weniger, aber fokussiertere Meetings abhalten

Das gefürchtete Büro-Meeting! Die E-Mail (die du nun nur noch drei- bis viermal am Tag checkst) ist am Montagnachmittag in deinem Posteingang gelandet: „Team-Meeting am Mittwoch um 13:30 Uhr“. Sofort denkst du: „Na super, da ist mein ganzer Nachmittag weg“. Und wenn der Moderator das Meeting nicht richtig leitet, liegst du damit vermutlich richtig.

Bist du der Organisator, solltest du überlegen, ob du ein Produktivitätstool wie Slack verwendest, wenn das Gespräch keine sofortige Handlung erfordert. Falls doch ein Meeting nötig ist, hier ein paar einfache Tipps, wie dein Meeting reibungslos und schnell ablaufen kann:

Halte Meetings klein und kurz – lade nur die Personen ein, die wirklich benötigt werden.
Wähle ein einzelnes Thema für das Meeting und schweife nicht ab.
Denk darüber nach, das Meeting im Stehen zu veranstalten – das hilft, es besonders kurz zu halten.
Beginne und beende dein Meeting pünktlich.
Sorge am Ende des Meetings dafür, dass ein konkreter Aktionsplan für den Tag, die Woche oder sogar den Monat steht.

Damit Meetings möglichst effizient und produktiv ablaufen, müssen die besprochenen Punkte dokumentiert und für dein Team nützlich sein. Ich empfehle, Zeitpläne und Aufgaben, die im Meeting vereinbart werden, mit Projektmanagement-Software zu verwalten. Dort können sie einfach angepasst und geteilt werden.

7. Grenzen setzen

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie zu viel zu tun haben und sich einfach nicht konzentrieren können, ist es an der Zeit, Grenzen mit Kollegen zu setzen, die Sie ablenken. Das gilt besonders, wenn Sie versuchen, im Homeoffice produktiv zu sein. Setzen Sie sich für Ihre Produktivität ein und lehnen Sie höflich, aber bestimmt die Zusammenarbeit mit Kollegen ab, die Sie ablenken.

Nehmen Sie auch keine Aufgaben an, wenn Sie direkt wissen, dass Sie keinen positiven Beitrag zum Projekt leisten können. Als Führungskraft bin ich glücklicher, wenn Teammitglieder sagen: „Weißt du was? Ich habe nicht das Gefühl, dass ich einen Mehrwert für dieses Projekt bieten kann, und hier ist der Grund...“, anstatt ihre Zeit zu verschwenden (und die Produktivität der Mitarbeiter und Ressourcen des Unternehmens zu beeinträchtigen), nur weil sie Angst hatten, Grenzen zu setzen.

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