Warum PMs 2026 ein persönliches Organisationssystem brauchen
Warum sprechen wir über ein persönliches Organisationssystem?
Nun, ich hatte das Glück, schon früh in meiner Karriere eine Mentorin zu haben, die unglaublich organisiert war. Ich habe mich ständig gefragt, wie sie sich an die kleinsten Details aus Meetings erinnern konnte, die Monate zurücklagen. Jeder wollte mit ihr zusammenarbeiten, weil man sich auf sie verlassen konnte.
Als ich in meiner Karriere voranschritt, wusste ich, dass ich genau diese Art von Projektmanagerin sein wollte. Zuverlässig, detailorientiert und ständig Menschen überraschen, wie viele Informationen ich in meinem Kopf behalten kann.
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Es stellt sich heraus, dass das Geheimnis darin liegt, sich überhaupt nicht auf das eigene Gedächtnis zu verlassen.
Warum Projektmanager ein persönliches Organisationssystem brauchen – und wie Sie Ihres aufbauen
Wenn Sie mehrere Projekte, Kunden und Teams gleichzeitig betreuen, sind Sie ständig einer Flut von Informationen ausgesetzt. Dazu gehören E-Mails, Slack-Benachrichtigungen, Kalendererinnerungen oder einfach eine „kurze Frage“, wenn Sie auf dem Weg aus dem Büro an einem Kollegen vorbeigehen.
Organisiert zu sein bedeutet vor allem, wie Sie all diese spontanen Aufgaben, Anfragen, Gespräche, Benachrichtigungen (usw.) täglich handhaben, damit Sie Ihre Arbeit überblicken und sicher sein können, dass Sie strategisch an den Aktivitäten arbeiten, die Sie Ihren Zielen näherbringen.
Wie bleiben Sie bei der Arbeit organisiert? Sie müssen Ihr eigenes persönliches Organisationssystem entwickeln.
Tools vs. Systeme
Lassen Sie uns das direkt klären. Es gibt großartige Tools wie Produktivitäts-Apps und Zeitmanagement-Software, die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben und Ihre Zeit zu organisieren – aber Tools sind keine Systeme. Google Kalender ist ein tolles Tool, um Ihren Terminplan zu verwalten, aber wie Sie es benutzen, bestimmt, wie effektiv es ist. Wie Sie es nutzen, ist Ihr System.
Stellen Sie sich das so vor: Selbst wenn Sie alle Tools in Ihrer Küche haben, um die perfekte Dinnerparty auszurichten, werden Ihre Gäste hungrig bleiben, wenn Sie nicht strategisch planen, wie Sie jedes Küchenutensil nutzen.
Wichtigste Erkenntnis: Ein persönliches Organisationssystem ist eine Reihe von Regeln, die Sie für sich selbst erstellen, um mit den vielen Informationsflüssen in Ihrem Leben umzugehen.
Einige nützliche Tools für persönliche Organisation
Todoist
Dies ist eine leistungsfähige, aber einfach zu bedienende App zum Erstellen von To-do-Listen. Sie können Listeneinträge in Projekte kategorisieren, Prioritäten zuweisen und wiederkehrende Aufgaben festlegen.
Boomerang für Gmail
Ich beschreibe dieses Tool gerne als „Verantwortlichkeits-Tool“, weil es dabei hilft, andere für ihre E-Mail-Antworten zur Rechenschaft zu ziehen. Sie können für jede gesendete E-Mail individuelle Einstellungen festlegen, sodass – falls zum Beispiel nach 2 Tagen niemand antwortet – die E-Mail automatisch wieder ganz oben im Posteingang erscheint.
Google Kalender
Dieses Tool braucht eigentlich keine Erklärung, aber es lohnt sich zu erwähnen: Obwohl es einfach aufgebaut ist, ist es – richtig angewendet – eines der wirkungsvollsten Organisationstools überhaupt. Für mein persönliches Organisationssystem ist ein großer Teil davon, zu entscheiden, wie und wann ich Google Kalender-Benachrichtigungen erhalten möchte.
Focus booster
Dieses Organisations-Tool wurde entwickelt, um Nutzern dabei zu helfen, produktive Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln, indem Ablenkungen minimiert und die Konzentration durch Zeitblöcke gefördert wird. Es basiert auf der Pomodoro-Technik (einer Zeitbox-Methode). Damit können Sie Ihre Arbeitsphasen strukturieren sowie Ihre Arbeitszeit verfolgen und auswerten.
Taskful
Taskful ist ein Produktivitätstool ähnlich wie Todoist. Das Besondere an diesem To-do-Listen-Tool ist, dass Sie für größere Aufgaben Unteraufgaben anlegen können und ein einfacher Fortschrittsbalken anzeigt, wie nah Sie der Erledigung sind. Die App hat außerdem ein intuitives Design und leicht verständliche Funktionen, mit denen auch neue Nutzer schnell klarkommen.
Toggl
Toggl ist ein Zeiterfassungstool mit einem wirklich schönen, übersichtlichen Design. Sie können damit die Zeit erfassen, die Sie für einzelne Aufgaben aufwenden, und Ihre Zeiten mit Labels und Projekten kategorisieren. Wenn Sie sich fragen, wie Ihre Zeit im Alltag verloren geht, kann ein kostenloses Zeiterfassungstool wie Toggl Ihnen einen realistischen Überblick darüber verschaffen, wie Sie Ihre Tage tatsächlich verbringen.
IFTTT
IFTTT („if this, then that“) ist eine App, mit der Sie Aktivitäten zwischen verschiedenen Apps und über Geräte hinweg synchronisieren können.
Ich führe sie deshalb in dieser Liste der persönlichen Organisationstools auf, weil sie Ihnen dabei helfen kann, viele kleine organisatorische Aufgaben, die Sie tagsüber erledigen müssen, zu automatisieren – zum Beispiel Dateien sichern, Daten in Tabellen eintragen und Hunderte weiterer Aufgaben.
Es dauert eine Weile, bis man herausgefunden hat, wie man es am besten nutzt. Aber sobald du die automatisierten Abläufe gefunden hast, die für dich funktionieren, kannst du viel Zeit sparen und geistige Kapazitäten für größere Gedanken freischaufeln.
Das eigene System zur persönlichen Organisation entwickeln
Ich gehe an mein persönliches System heran, indem ich davon ausgehe, dass ich etwas sofort vergesse, sobald es aus meinem Blickfeld ist. Wenn mir jemand etwas Wichtiges sagt, das ich später erledigen muss, trage ich es direkt in Todoist ein – selbst wenn ich keine Zeit habe, es ordentlich zu dokumentieren. Zum Beispiel:
Manchmal hast du bei aufeinanderfolgenden Meetings keine Zeit, deine Notizen in Aufgaben zu übersetzen. Das fühlt sich an wie das klassische Bild von Lucy und Ethel, die verzweifelt versuchen, mit dem unaufhörlichen Strom von Pralinen Schritt zu halten.
Nur hast du es statt mit köstlicher Schokolade mit einem Fließband voller zeitkritischer Anfragen zu tun. Wenn das passiert, nimm dir 5 Sekunden, um dich selbst daran zu erinnern, deine Notizen später noch einmal durchzugehen. Effektive Notizstrategien können zudem dabei helfen, die Nacharbeit und Organisation im Nachgang zu verringern.
Das ist nur eine Regel, die für mich gut funktioniert – aber du musst dir deine eigenen Regeln schaffen, um zu bestimmen, wie und wann du welches Tool aus deinem Projektmanagement-Werkzeugkasten einsetzt.
Erstelle deine eigenen Regeln für persönliche Organisation
1. Mache eine Liste deiner Eingänge.
Überlege dir zunächst, welche Arten von Eingängen es in deinem Leben gibt. Ein paar Beispiele:
- Slack-Benachrichtigungen
- E-Mails von Kunden
- Aufgaben aus Meetings
- Papierrechnungen per Post (ugh)
- Gespräche an der Kaffeemaschine
- Kalender-Erinnerungen
2. Frage dich: Wie viel Vorlauf brauchst du, um diese pünktlich zu bearbeiten?
Angenommen, du möchtest daran denken, deinem Kunden ein Budget-Update zu senden. Du musst es am Mittwochmorgen verschicken; du brauchst aber mindestens 30 Minuten, um den Budgetbericht zu erstellen, und zudem muss der Account Owner das Ganze vor dem Versand abzeichnen.
Die Erinnerung für Mittwochmorgen zu setzen, ist also einfach zu knapp. Du solltest eine Erinnerung am Dienstagnachmittag einrichten, um den Bericht zu erstellen und ihn dem Account Owner zu schicken. Dann brauchst du eine zweite Erinnerung für Mittwochmorgen, um sicherzugehen, dass alles genehmigt ist, bevor du es abschickst.
Verlasse dich nicht darauf, dass Google Kalender automatisch Erinnerungen für dich einstellt. Wenn ich beim Boarding eines Flugs bin, bekomme ich oft eine (automatisch erzeugte) Kalender-Benachrichtigung für meinen Flug – das finde ich immer wieder lustig. Wenn du dich ausschließlich auf Google Kalender verlässt, würdest du deinen nächsten Flug wahrscheinlich ständig verpassen.
3. Lege fest, wie stark der Alarm oder die Erinnerung sein muss.
Brauchst du ein Nebelhorn oder reicht ein sanfter Anstupser? Manche Aufgaben auf deiner To-do-Liste sind zeitkritischer als andere. Deine Erinnerung, pünktlich zum Kundentermin aufzubrechen, sollte deutlich auffälliger sein als der Hinweis, nächsten Monat Urlaub zu beantragen.
Für sanfte Erinnerungen mag ich wiederkehrende Einträge in Todoist. Ich sehe die Aufgabe in meinem Posteingang, und weiß: Das muss ich heute erledigen. Eine weitere gute Möglichkeit ist, Boomerang oder die Slack-"Erinnere mich"-Funktion zu nutzen. Du kannst die Erinnerung jeweils so lange aufschieben, bis du tatsächlich Zeit dafür hast.
Für wirklich zeitkritische Dinge solltest du sicherstellen, die Benachrichtigung in jedem Fall zu sehen – egal, was du gerade tust. Stelle sicher, dass solche Erinnerungen sowohl auf deinem Computer als auch auf deinem Handy erscheinen. Wenn es etwas gibt, das ich auf keinen Fall verpassen darf, stelle ich zusätzlich zu meinem Google-Kalender-Alarm auch einen Handywecker.
4. Plane regelmäßig Zeit zur Organisation ein.
Die beste Methode, um dein eigenes Organisationssystem auch wirklich zu nutzen, ist, feste Zeiten dafür einzuplanen. Ich bin zum Beispiel gern einer der ersten im Büro. Es ist ruhig, und es gibt keine Meetings – also die perfekte Gelegenheit, mich für den Tag zu orientieren.
Falls das für dich nicht möglich ist, blocke dir die Organisationszeit im Kalender. Reserviere dir diesen Zeitraum, sonst passiert es vermutlich nicht. Je nach dem verwendeten Kalendersystem kannst du die Zeit einfach als "beschäftigt" markieren, damit dir niemand ein Meeting darauf legt.
Noch besser: Benennen Sie diese Zeit deutlich sichtbar. So setzen Sie ein gutes Beispiel für Ihr Team und zeigen, dass Sie sich Zeit nehmen, um Ordnung in Ihr Leben zu bringen. Projektmanager sind schließlich auch nur Menschen.
Der Vorteil eines persönlichen Organisationssystems = Vertrauen
Natürlich möchten viele von uns besser organisiert sein, weil wir wissen, dass es uns am Arbeitsplatz produktiver machen kann. Aber es gibt auch andere, subtilere Vorteile eines soliden persönlichen Organisationssystems: Immer wenn Ihr System funktioniert, hinterlassen Sie einen guten Eindruck.
Ihre Kollegen, Mitarbeitenden, Kunden und Vorgesetzten lernen, Ihnen zu vertrauen. Ebenso hilft es Ihnen, anderen zu vertrauen, wenn Sie wissen, dass die Zusammenarbeit mit organisierten Menschen stattfindet. Niemand arbeitet gerne in einem chaotischen Unternehmen oder mit jemandem, auf den kein Verlass ist.
Immer wenn ich eine Nachwuchskraft beaufsichtigt habe, galt für mich diese Regel: Mir ist egal, wie Ihr System aussieht, solange es funktioniert.
Auch wenn Sie keine direkte Führungsverantwortung haben, können Sie mit gutem Beispiel Einfluss auf das gesamte Unternehmen nehmen. Wenn Ihnen das nächste Mal jemand eine Aufgabe überträgt, antworten Sie doch mit etwas wie: „Verstanden. Ich setze mir eine Erinnerung, das am Donnerstagmorgen zu erledigen und melde mich dann bei Ihnen.“
Indem Sie so konkret antworten, zeigen Sie, dass Sie einen Plan dafür haben – und sagen Ihrem Gegenüber, wann er mit Ihrer Rückmeldung rechnen kann. Das steigert nicht nur deren Vertrauen in Sie, sondern festigt auch Ihr eigenes Vertrauen in Ihre Verlässlichkeit, indem Sie Ihre Zusagen konsequent einhalten.
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