Das eine Projektmanagement-Tool, auf das ich niemals verzichten würde
Der Reiz von Asana: Viele PMs bevorzugen Asana wegen seiner ausgewogenen Struktur, die Verantwortlichkeit fördert, ohne mit zu vielen Optionen zu überfordern.
Technologie-Stacks: Erfahrene PMs bevorzugen integrierte Technologie-Stacks gegenüber einzelnen Plattformen, um die Effizienz zu optimieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Spezialisierte Tools: Einige PMs bevorzugen Tools wie Productive.io, die speziell für ihre Arbeitsabläufe entwickelt wurden, gegenüber beliebten Alternativen.
KI-Integration: KI-Tools wie Read AI werden für PMs zunehmend unverzichtbar und fungieren als persönliche Assistenten im Projektmanagement.
Tool-Unabhängigkeit: Viele erfahrene PMs sprechen sich gegen die Bindung an ein einziges Tool aus und verweisen auf die Bedeutung der passenden Lösung und der Teamprozesse.
Fragt man einen Raum voller PMs, auf welche Projektmanagement-Werkzeuge sie nicht verzichten könnten, entfacht man eine hitzige Debatte. Einige schwören auf eine Plattform, die sie seit über einem Jahrzehnt nutzen. Andere bestehen darauf, dass die Frage selbst die falsche sei. Die Wahrheit ist: Das Werkzeug, das einen PM für sein Team unverzichtbar macht, kann für einen anderen völlig irrelevant sein. Doch die Antworten verraten mehr als nur Softwarevorlieben – sie zeigen, wie erfahrene Praktiker über Struktur, Flexibilität, Kundenbeziehungen und darüber denken, was es tatsächlich bedeutet, Arbeit gut zu managen.
Das spricht für Asana – Struktur ohne Überforderung
Für einen beträchtlichen Teil der PMs wird immer wieder Asana als die Plattform genannt, die sie vor allen anderen verteidigen würden. Nicht, weil sie auffällig oder endlos anpassbar ist, sondern wegen dessen, was sie bewusst nicht ist.
Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, setzt standardmäßig auf Asana: „Was ich an Asana mag, ist, dass es sich nach genau dem richtigen Maß an Einschränkung anfühlt. Ich finde, ein Werkzeug wie Monday.com oder etwas Vergleichbares, das etwas stärker anpassbar ist, kann ebenfalls großartig sein. Aber es wird schnell überwältigend, weil man so viele Dinge damit tun kann, dass die Leute anfangen, es übermäßig komplex zu gestalten.“ Dieses Gleichgewicht – genug Struktur, um Verantwortlichkeit zu schaffen, ohne so viele Optionen zu bieten, dass Teams sich in Konfigurationsschleifen verlieren – ist genau das, was ein PM-Werkzeug in der Praxis nachhaltig macht.
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Derek Fredrickson, Gründer & CEO von The COO Solution, betrachtet die Beständigkeit von Asana aus einer langjährigen Perspektive. „Ich persönlich nutze Asana sehr gerne. Ich verwende es seit 15 Jahren, und es ist wie die Lebensader für alles, was wir in unserem Unternehmen tun“, sagt er. Fünfzehn Jahre in einem Bereich, in dem Werkzeuge kommen und gehen, sind eine beachtliche Empfehlung und sprechen dafür, dass Asana Teams, die eine verlässliche Struktur als Grundlage benötigen, genau das bietet.
Ich persönlich nutze Asana sehr gerne. Ich verwende es seit 15 Jahren, und es ist wie die Lebensader für alles, was wir in unserem Unternehmen tun,
Megan Cotterman, Teilzeit-Projektmanagerin und Beraterin für Betriebsabläufe, betrachtet die Sache etwas umfassender und nennt statt einer einzelnen Plattform ein Trio. „Für Kunden habe ich hauptsächlich G-Drive, Asana und Slack verwendet. Ich habe daher das Gefühl, dass diese drei Arten von Systemen entscheidend sind“, erklärt sie – „ein System für Projektmanagement und Nachverfolgung, G-Drive, in dem die gesamte Dokumentation liegt … und dann Slack für die tägliche Zusammenarbeit.“ Für Cotterman ist Asana das Rückgrat, funktioniert aber am besten als Teil eines vernetzten Systems und nicht isoliert.
Traum-Technikstapel – wenn ein Werkzeug nicht ausreicht
Cotterman ist nicht die Einzige, die über eine einzelne Plattform hinausdenkt. Auf die Frage, worauf sie wirklich nicht verzichten könnten, umgingen mehrere PMs die Antwort im Singular vollständig und beschrieben stattdessen ein sorgfältig zusammengestelltes Ökosystem.
Melody MacKeand, Gründerin von Melody MacKeand Consulting, hat eine klare Vorstellung von ihrer idealen Zusammenstellung. „Wenn ich meinen Traum-Technikstapel wirklich selbst zusammenstellen könnte, würde ich Teamwork als PM-Plattform wählen. Slack würde ich als Kommunikationsplattform einsetzen und Google Docs als Werkzeug für die Dokumentation“, sagt sie. Ihre Begründung ist pragmatisch: „Es ist übersichtlich, einfach, in mancher Hinsicht etwas günstiger und ermöglicht mehr Flexibilität.“ MacKeands Technikstapel spiegelt eine bewusste Philosophie wider: Wähle Werkzeuge, die ihre jeweilige Aufgabe gut erfüllen und reibungslos zusammenarbeiten, statt eine Plattform zu verwenden, die versucht, alles zu erledigen.
Wenn ich meine ideale Technologieausstattung wirklich zusammenstellen könnte, würde ich Teamwork als PM-Plattform wählen. Als Kommunikationsplattform würde ich Slack verwenden und dann Google Docs zur Dokumentation.
Yonelly Gutierrez, leitende Programmmanagerin bei Palo Alto Networks, baut ihre ideale Technologieausstattung rund um Integrations- und KI-Funktionen auf. „Ich würde auf jeden Fall Glean einbeziehen, weil es offensichtlich die Möglichkeit hat, sich in all diese verschiedenen Tools zu integrieren“, sagt sie und fügt hinzu: „Und dann Gemini – ich bin wirklich ein großer Fan von Gemini.“ Obwohl Gutierrez anmerkt, dass „Asana gut für die Projektberichterstattung ist“, legt ihre ideale Technologieausstattung den Schwerpunkt auf die Suche in Unternehmen und KI – ein Zeichen dafür, wohin sich der Beruf entwickelt.
Die Nischenwahl – wenn ein Werkzeug für Ihre Arbeitswelt entwickelt wurde
Für manche PMs ist das unverzichtbarste Werkzeug nicht das bekannteste. Es ist dasjenige, das speziell für ihre Arbeitsweise entwickelt wurde.
Kayla Keizer, Projektmanagerin bei Northern, plädiert für eine Plattform, von der die meisten PMs noch nichts gehört haben. „Es wäre Productive.io“, sagt sie. „Es ist großartig. Es wurde, glaube ich, in Kroatien oder Osteuropa entwickelt. Und es ist tatsächlich speziell für Agenturen und Agenturarbeit konzipiert.“ Für Keizer geht es bei der Attraktivität um die Passgenauigkeit und nicht um die Anzahl der Funktionen: „Am besten lässt es sich so beschreiben: Es ist wie ClickUp, wenn man ClickUp nicht erst einrichten müsste – genau das ist Productive.“ Dieser Unterschied ist wichtig. Ein Werkzeug, das Ihren Arbeitsablauf von Haus aus versteht – ohne wochenlange Konfiguration zu erfordern –, beseitigt einen Reibungspunkt, den allgemeine Plattformen regelmäßig verursachen.
[Productive.io] ist großartig. Es wurde tatsächlich speziell für Agenturen und Agenturarbeit entwickelt. Es ist wie ClickUp, wenn man ClickUp nicht erst einrichten müsste. Genau das ist Productive.
KI als neue unverzichtbare Voraussetzung
Nicht für jeden PM ist das wichtigste Werkzeug ein Projektverfolgungssystem. Für eine wachsende Zahl von Fachleuten gehört die Plattform, auf die sie am wenigsten verzichten möchten, zu einer völlig anderen Kategorie.
Ryan Gilbreath, technischer Projektmanager bei RTS Labs, zögert nicht. „Ein Werkzeug, das ich wirklich unbedingt brauche, ist Read AI“, sagt er. „Es ist wirklich zu meinem zweiten Gehirn geworden, insbesondere für Besprechungen. Es ist wie mein persönlicher PM-Assistent, der mir hilft, die nächsten Schritte und die wichtigsten Punkte zu dokumentieren.“ Gilbreath koordiniert gleichzeitig neun bis zehn Projekte, und für jemanden, der in diesem Umfang arbeitet, ist ein KI-Besprechungswerkzeug, das Entscheidungen und Aufgaben in Echtzeit erfasst, kein nettes Extra – es sorgt dafür, dass nichts untergeht. Seine Antwort weist auf eine umfassendere Entwicklung hin: Mit zunehmender Reife KI-gestützter Assistenten werden sie zu der Ebene, die alle anderen Werkzeuge besser funktionieren lässt.
[Read AI] ist wirklich zu meinem zweiten Gehirn geworden, insbesondere für Besprechungen. Es ist wie mein persönlicher PM-Assistent, der mir hilft, die nächsten Schritte und die wichtigsten Punkte zu dokumentieren.
Die Werkzeugunabhängigen – keine einzelne Plattform verdient Ihre Loyalität
Dann gibt es eine Gruppe erfahrener PMs, die die Grundlage der Frage gänzlich infrage stellt. Ihre Haltung ist keine Gleichgültigkeit – es handelt sich um eine wohlüberlegte Ablehnung der Treue zu bestimmten Werkzeugen als Maßstab für gutes Projektmanagement.
Matthew Fox, leitender Projektmanager und Betriebsspezialist bei Fox Consulting, spricht offen über seine Erfahrungen mit den beliebtesten Plattformen der Branche. „Ich glaube nicht, dass ich einen Favoriten habe. Alle Tools haben mich auf irgendeine Weise gleichermaßen enttäuscht“, sagt er, bevor er eine Ausnahme macht: „Ich bevorzuge Zoom definitiv gegenüber so ziemlich jedem anderen Tool auf dem Markt.“ Das ist eine bezeichnende Antwort — das Tool, dem Fox am meisten vertraut, ist überhaupt keine PM-Plattform, sondern ein Kommunikationstool. Wenn die Infrastruktur für die Verbindung solide ist, kann sich der Rest anpassen.
Julia Rajic, Leiterin des operativen Geschäfts bei Point Blank, weist die Prämisse der Frage vielleicht am direktesten zurück. „Nein. Das ist eine sehr einfache Antwort“, sagt sie. „Ich habe das Gefühl, dass alle Plattformen, die ich verwendet habe, starke Vor- und Nachteile haben. Und keine davon ist so perfekt, dass ich sagen würde, wir könnten ohne sie nicht funktionieren.“ Für Rajic steht das Tool nie im Mittelpunkt: „Ich würde nicht sagen, dass die Tools uns mehr oder weniger effektiv machen.“ Effektivität entsteht ihrer Ansicht nach im Team und im Prozess — nicht in der Software.
Ich habe das Gefühl, dass alle Plattformen, die ich verwendet habe, starke Vor- und Nachteile haben. Und keine davon ist so perfekt, dass ich sagen würde, wir könnten ohne sie nicht funktionieren.
Alexa Alfonso, Senior-Kundenbetreuerin bei Caylent, geht mit ihrer unvoreingenommenen Haltung noch einen Schritt weiter, indem sie die Abstimmung mit dem Kunden zum entscheidenden Faktor macht. „Das beste Tool ist das, das Ihre Kunden verwenden werden“, sagt sie unumwunden. „Selbst wenn es ihre eigene Software ist: Ich habe schon erlebt, dass wir mit den von uns verwendeten Tools quasi das Schiff verlassen haben, weil der Kunde so überzeugt von seiner Software-Suite war. Und wir sagten: Okay, lassen Sie uns hinein.“ Alfonsos Ansatz stellt die gesamte Diskussion in einen neuen Zusammenhang: Das beste Tool ist nicht das mit den besten Funktionen, sondern das, das tatsächlich von allen Beteiligten genutzt wird.
Die eigentliche Antwort
Aus diesen Gesprächen geht kein Gewinner hervor. Asana gewinnt seine Befürworter aus guten Gründen. Auf Teamwork, Slack und Google Docs aufgebaute ideale Tool-Kombinationen sind praktisch sinnvoll. Productive.io löst ein echtes Problem für Agenturen. Read AI verändert, wie PMs mit ihrer kognitiven Belastung umgehen. Und diejenigen, die sich nicht auf ein bestimmtes Tool festlegen, liegen nicht falsch — viele leistungsstarke Teams waren mit minimaler Ausstattung erfolgreich.
Was die besten PMs gemeinsam haben, ist keine Vorliebe für eine bestimmte Plattform. Es ist ihre Zielgerichtetheit. Sie haben sorgfältig darüber nachgedacht, was ihre Arbeit tatsächlich erfordert, was ihre Kunden realistischerweise annehmen werden und wo die Reibung in ihren Abläufen entsteht. Das Tool, das sich aus diesen Überlegungen ergibt — unabhängig davon, ob es sich um eine bekannte Plattform oder eine für eine bestimmte Nische entwickelte Lösung handelt — ist es wert, beibehalten zu werden.
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