Wie Sie Ihre PM-Karriere mit DPM-Expertin Pam Butkowski planen

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Michael Mordak: Hallo, hier ist Michael vom Digital Project Manager. Die heutige Folge ist eine Aufzeichnung einer Veranstaltung, die wir im Rahmen unserer Mitgliedschaft durchgeführt haben. Die Community hatte nach Einblicken und Ratschlägen gefragt, wie man seine Karriere als Digital Project Manager planen kann. Also haben wir unsere DPM-Expertin für Karriereplanung, Pam Butkowski, eingeladen.

Während dieser Session beantwortete sie Fragen aus unserer Community über die Unterschiede zwischen der Arbeit in Agenturen vs. Inhouse, wohin es geht, wenn man als Senior DPM am Limit angekommen ist, welche Soft- und Hard Skills man entwickeln sollte und vieles mehr. Wenn Sie über alle Mitgliederveranstaltungen auf dem Laufenden bleiben und die Gelegenheit erhalten möchten, teilzunehmen und Fragen an unsere DPM-Expert:innen zu stellen, schauen Sie sich doch unsere Mitgliedschaft an unter thedigitalprojectmanager.com/membership.

Falls Sie Pam noch nicht kennen: Pam ist Senior Vice President für Delivery Management bei Hero Digital. Sie glauben es vielleicht nicht, aber sie begann ihre Karriere als Praktikantin und entwickelte sich von dort aus zur Kundenbetreuerin, dann zur Media Coordinator, weiter zur Projektmanagerin, Senior Projektmanagerin, Programmleiterin, Direktorin, Vizepräsidentin und schließlich Senior Vice President.

Pam hat also einiges darüber gelernt, wie man eine Karriere plant, welche Fähigkeiten gefragt sind, welche Fragen man stellen sollte und mit welchen Personen man sprechen sollte – deshalb freuen wir uns sehr, dass Pam heute hier ist.

Also, willkommen Pam!

Pam Butkowski: Hallo! Schön, alle kennenzulernen.

Michael Mordak: Pam, wie verbringst du gerade deine Freizeit?

Pam Butkowski: Ich habe zwei Kinder, die sehr sportbegeistert sind. Sie sind 10 und 7 Jahre alt. Meine ganze Freizeit geht für Baseball, Gymnastik und Tanzunterricht drauf. Heute Abend haben wir wieder Gymnastik, also verbringen wir so den Abend.

Michael Mordak: Gibt es irgendwann wieder Zeit für eigene Hobbys? Was meinst du?

Pam Butkowski: Oh Mann, keine Ahnung. Aber ich kann dir sagen: Wir sind inzwischen groß darin, die Kinder zu ihren Aktivitäten zu bringen, sie dort abzugeben und dann selbst etwas zu unternehmen. Also bringen wir unsere Tochter zur Gymnastik und dann gehen mein Mann und ich auf einen Cocktail, machen ein kleines Date und holen sie eine Stunde später wieder ab.

Michael Mordak: Wir gehen dann meist ins Bauhaus, was auch eine Art ist, die Zeit zu verbringen.

Pam Butkowski: Ich finde das genauso erstaunlich.

Michael Mordak: Heute sprechen wir also darüber, die Karriereleiter zu erklimmen. Es wäre wundervoll, wenn das immer geradlinig und einfach wäre.

Aber in Wirklichkeit sieht es eher so aus, wie auf diesem MC Escher Bild, wo die Treppen in alle Richtungen führen. Es ist eben nicht immer so leicht. Und es ist auch nicht zwingend nötig, ständig weiter aufzusteigen – manche Menschen sind Projektmanager:in durch und durch und das ist auch völlig in Ordnung.

Aber wenn Sie heute dabei sind, möchten Sie vermutlich wissen, wie der nächste Schritt aussieht – ob Sie nun in den PM-Bereich einsteigen möchten oder etwas ganz Neues suchen. Wahrscheinlich haben Sie Fragen, und heute möchten wir Ihnen ein paar mögliche Antworten geben. Damit steigen wir in die ersten Fragen ein und übergeben das Wort direkt an Pam.

Wie einfach ist es für einen DPM, also Digital Project Manager, zwischen Agentur- und Nicht-Agentur-Arbeit zu wechseln? Damit starten wir, danach gerne die Anschlussfrage.

Pam Butkowski: Ja, sehr gerne. Ich würde sagen, es ist einfacher von der Agentur zur Inhouse-Rolle zu wechseln als andersherum. Das Agenturleben ist wirklich verrückt und schnelllebig, man jongliert vieles gleichzeitig.

Es gibt auch Agenturen, die Leute mit Agenturerfahrung bevorzugen. Umgekehrt ist der Wechsel vom Agentur- ins Inhouse nicht so kompliziert. Es kommt darauf an, wie Sie sich präsentieren. Auch als Inhouse-PM haben Sie nämlich „Kunden“ – sie arbeiten zwar im selben Unternehmen, sind aber trotzdem Ihre Auftraggeber:innen.

Man verwaltet weiterhin konkurrierende Prioritäten und steht vor den gleichen Herausforderungen wie PMs in Agenturen. Im Agenturumfeld hat man vielleicht weniger direkten Einfluss oder „Skin-in-the-Game“, da man für die Kund:innen arbeitet, nicht mit ihnen gemeinsam.

Das muss man navigieren. Aber wenn Sie verdeutlichen können: „Ich arbeite mit Kund:innen, sogar wenn sie Teil des Unternehmens sind, behandle ich sie als Auftraggeber:innen“, dann ist der Wechsel zwischen den Rollen gut möglich.

Es kommt ganz auf die eigene Darstellung an.

Michael Mordak: Heißt das, um die Anschlussfrage aufzugreifen: Ist einer der beiden Wege stressfreier?

Pam Butkowski: Es ist ein anderer Stress. Ganz offen gesagt: Ich habe noch nie Inhouse gearbeitet und war mein ganzes Berufsleben in der Agentur und Beratung tätig.

Ich kann viel zum Stress im Agenturumfeld sagen. Inhouse dagegen sind die Stressoren oft Konfliktlösung und Beziehungsmanagement, weil man mit denselben Leuten auch nach Abschluss eines Projekts weiterarbeitet. In der Agentur verschwindet der Kunde meist nach Projektende, Inhouse aber bleiben die Kolleg:innen. Das kann ebenfalls sehr stressig sein.

Ich habe erlebt, dass einige der chaotischsten, stressigsten Projekte von Inhouse-Teams geleitet wurden. Als Beraterin habe ich mal eine Delivery Management Practice verantwortet, und einige unserer Berater:innen arbeiteten als Scrum Master direkt im Team eines Kunden. Das Projekt wurde komplett vom Inhouse-Team geführt – und war das chaotischste, schnellste Projekt, das ich je erlebt habe. Letztlich erlebt man beide Formen von Stress. Ich denke, Inhouse gibt es tendenziell mehr Höhen und Tiefen, in der Agentur bleibt das Stresslevel konstanter hoch.

Michael Mordak: Also, einfach wird es an keinem Ort. Ein schneller Wechsel zwischen Inhouse und Agentur ist also keine Lösung für weniger Stress.

Machen wir weiter. Eine weitere Frage eines Mitglieds: Was kommt nach Digital Project Management? Was, wenn wir als Senior-PMs am Maximum angekommen sind – was dann? Und wie lassen sich PM-Skills in andere Bereiche übertragen?

Pam Butkowski: Tolle Frage! Es gibt durchaus den Weg, permanent Senior zu bleiben – das reicht vollkommen aus, wenn man das möchte.

Es besteht nicht immer die Pflicht, ständig weiter aufzusteigen und den nächsten Titel anzustreben. Wir bei Hero beispielsweise bieten die Option an, dauerhaft Senior zu bleiben, wenn das gewünscht ist. Manche wollen einfach Projekte leiten und voller Kontrolle bleiben – dann ist das der richtige Platz.

Einige meiner Senior-PMs haben gar kein Interesse, Personalverantwortung oder Führungsaufgaben zu übernehmen. Sie wollen einfach Projekte erfolgreich leiten und herausgefordert bleiben. Man kann sich auf ein Spezialgebiet spezialisieren, beispielsweise als SME (Experte) für bestimmte Branchen. Es gibt also Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, auch wenn man „im Thema bleibt“.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Wege: Ein Wechsel ins Programmmanagement (größere Projekte, Multi-Stream-Programme, Kundenportfolios), oder in operative Rollen, beispielsweise ins Delivery Operations (Reporting, Tools etc.).

Unser Operations-Team ist zum Beispiel für die gesamte Delivery-Gesundheit des Unternehmens verantwortlich. Es koordiniert Retrospektiven, erstellt Reports, analysiert übergreifende Muster und identifiziert Schwachstellen in der Auslieferung, auch bereichsübergreifend (Dev, Kreation, Data etc.).

Hier sieht man, wie PM-Fähigkeiten – Prozessoptimierung, Risikomanagement, etc. – direkt übertragbar sind. Auch der Schritt Richtung Client Partnership ist sinnvoll, da Ex-PMs die Herausforderungen im Delivery kennen und auf Augenhöhe mit Kunden nachhaltige Lösungen entwickeln können.

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn man als Senior PM den nächsten Schritt gehen möchte.

Michael Mordak: Wir hatten dazu auch kürzlich einen Artikel bei uns. Dort werden Jobs vorgestellt, die man sich abseits von DPM anschauen kann, wenn man das vorhandene Knowhow nutzt. Den Link reiche ich im Chat nach.

Eine Frage dazu betrifft das Gehaltsgespräch: Wie führt man die Gehaltsverhandlung, wenn man keine weiteren Aufgaben oder Verantwortung übernimmt, etwa weil man gern Senior-PM bleiben möchte?

Pam Butkowski: Ganz wichtig: Sprechen Sie offen mit Ihrer Führungskraft bzw. HR über die Gehaltsbänder Ihrer Rolle. Oft weiß man gar nicht, wie viel Luft nach oben im aktuellen Band ist.

Sind Sie am oberen Ende der Gehaltsbandbreite angekommen, kann man über variabel vergütete Anteile, Boni o.ä. sprechen. Es gibt viele Möglichkeiten, Engagement und Beständigkeit durch besondere Leistungspakete zu honorieren, auch ohne neuen Titel. Gerade, weil viele Senior-PMs oft nach kurzer Zeit in andere Programme wechseln möchten, ist es mir besonders wichtig, motivierte Leute in der Senior-PM-Rolle zu behalten. Also mache ich mir gerne Gedanken über Bonus- und Vergütungsmodelle, um diese Wertschätzung zu zeigen.

Michael Mordak: Danke für diese Perspektive!

Nehmen wir die nächste Frage: Wie kann ich meine PM-Expertise zeigen, wenn ich – anders als Entwickler:innen oder Kreative – keine „Arbeitsproben“ habe? Das war eine Frage aus der Community vorab.

Pam Butkowski: Große Klasse! Wir PMs haben kein Portfolio. Aber wir beweisen unsere Qualität durch Daten: Bei Bewerbungsgesprächen oder Gehaltsverhandlungen kann ich zum Beispiel eine Übersicht meiner Delivery-KPIs vorlegen: Budgetperformance, Termineinhaltung, Umgang mit Scope Creep, identifizierte Risiken etc.

Ich habe solche Erfolgsdaten immer gesammelt und konnte so beweisen: 98 % meiner Projekte liefen pünktlich und im Rahmen des Budgets. Das lässt sich im Lebenslauf oder Vorstellungsgespräch als messbare Story präsentieren. Außerdem: Storytelling! Gute Beispiele für Herausforderungen und gelöste Probleme haben großen Eindruck.

Führen Sie eine Art Tagebuch über Ihre Erfolge – notieren Sie die Tricks, Taktiken und Vorgehensweisen, die Sie individuell anwenden. Persönliche Alleinstellungsmerkmale können Sie gezielt hervorheben, etwa den Umgang mit Scope Creep, den Sie immer im Kickoff mit Kund:innen thematisieren.

Wenn ich so jemanden einstellen würde, wäre ich begeistert – das zeigt wertvolle Soft Skills und proaktives Handeln.

Michael Mordak: Ja, diese Art von Dokumentation ist Gold wert. Am besten sofort nach erfolgreichen Tagen aufschreiben, damit man Details nicht vergisst. Kurz festhalten – egal, ob Notizbuch, Word oder Tabelle.

Pam Butkowski: Gestern kam beim Women in Leadership Event der Begriff „brag a log“ für diese Erfolgsliste auf. Das ist großartig – den Begriff habe ich übernommen!

Michael Mordak: Das ist wirklich super – eine „brag a log“.

Pam Butkowski: Genau. Eine „brag a log“.

Michael Mordak: Prima, gehen wir zur nächsten Frage. Diese ist etwas vager formuliert: Wie kommt man auf das nächste Level? Also, wie schafft man den Sprung vom PM zum Senior-PM oder darüber hinaus?

Pam Butkowski: Wissen, was nötig ist, um das nächste Level zu erreichen – das ist wirklich das Geheimnis. Viele Unternehmen machen daraus ein Mysterium: „Wir befördern dich, wenn du soweit bist“ – das ist keine ausreichende Antwort.

Holen Sie sich aktiv Klarheit darüber, welche Anforderungen an die nächste Karrierestufe gestellt werden. Fehlt die Definition im Unternehmen, können Sie proaktiv anbieten, bei der Erarbeitung des Karrieremodells mitzuhelfen. Das zeigt Initiative und gibt Ihnen wie auch künftigen PMs die nötige Transparenz für die Karriereentwicklung.

Meiner Meinung nach ist Karriere zu machen oft eine Mischung aus „zur rechten Zeit am rechten Ort“ und der Bereitschaft, auch selbst aktiv zu werden. Meine Kollegin nennt das „see a need, fill a need“ – genau damit hat sie ihre internationale Karriere gestaltet. Wer nachfragt und mitgestaltet, beweist Tatkraft und Führungsqualitäten.

Michael Mordak: Das ist ein ganz wichtiger Punkt: Weg vom „ich, mein, mir“ – hin zu „wie können wir als Organisation gemeinsam wachsen und besser werden?“ Wer das zeigt, macht sich für größere Aufgaben interessant.

Eine weitere Community-Frage: Wie schärfe ich meine Fähigkeiten in Sachen Kundenstrategie? Haben Sie vielleicht Buchtipps oder einen Kurs?

Pam Butkowski: Ich habe einige Buchempfehlungen – die stelle ich gerne nachher im Slack bereit.

Wie Sie Ihre Kompetenzen im Bereich Kundenstrategie schärfen? Kümmern Sie sich aktiv um ein besseres Verständnis – machen Sie sich mit den Kolleg:innen aus dem Kundenservice vertraut, gehen Sie zu Meetings mit, lernen Sie von den Profis, die schon im Kund:innenkontakt stehen.

Wo die Rollen von Kundenservice und Projektmanagement getrennt sind, fragen Sie, ob Sie mitlaufen oder hospitieren dürfen. Auch in Agenturen, in denen PMs die Kundengespräche führen, lohnt es sich, Kollegen im Kundenservice einzubeziehen und gemeinsam mit ihnen auf Probleme zuzugehen. So lernen Sie Outcome-basierte Gespräche und Wert-orientierte Liefermethoden.

Wichtig ist: Umgeben Sie sich gezielt mit Leuten, die diese Rolle bereits leben.

Michael Mordak: Ein hilfreicher Tipp dabei: „see something, say something“. Also nicht schweigen, sondern Problem gemeinsam lösen.

Pam Butkowski: Genau, „see a need, fill a need“.

Michael Mordak: Eben.

Pam Butkowski: Und: Im Projektmanagement gibt es kein „das ist nicht mein Job“. Es ist immer unsere Aufgabe, für Lösungen zu sorgen – auch im Austausch mit der Unternehmensführung. Es reicht nicht, jedes Problem selbst zu lösen, aber wir müssen dafür sorgen, dass jedes Problem gelöst wird.

Michael Mordak: Stimmt, oft sind es diejenigen, die sich zu Wort melden, die auch Priorität bekommen. Aktiv mitgestalten ist entscheidend.

Pam Butkowski: Gleichzeitig dürfen wir als PMs nicht nur selbst im Rampenlicht stehen, sondern sollen auch anderen Raum geben, ihre Stimme zu erheben. Auch da liegt unsere Verantwortung.

Michael Mordak: Super. Es kommen noch mehr Fragen von den Mitgliedern rein!

Pam Butkowski: Hervorragend!

Michael Mordak: Ich schaffe es leider nicht, sie zu kürzen, also springen wir direkt rein. Eine Teilnehmerin ist neu im Projektmanagement und hat immer als „inoffizielle Projektmanagerin“ Teams geleitet, Mitarbeiter:innen geführt und Budgets verwaltet, tut sich aber schwer, weil ihr bestimmte Tools wie SQL, Tableau, Power BI fehlen. Gibt es eine Strategie für die Jobsuche, wenn diese Kenntnisse fehlen?

Pam Butkowski: Ich kenne diese Tools auch nicht. Die Frage ist: Wollen Sie das überhaupt lernen? Es gibt Basis-Tools im Projektmanagement wie Smartsheet, MS Project, JIRA, Excel oder Google Sheets. Wer mit Tabellen, JIRA und Confluence umgehen kann, schafft das PM-Jobprofil überall.

Der Rest ist „nice-to-have“. Wenn Sie SQL & Co. nicht lernen möchten, gibt es auch Rollen, bei denen das überflüssig ist. Es gibt auch Unterschiede zwischen DPM- und TPM-Rollen – für Technical Project Managers braucht es mehr technisches Hintergrundwissen. Aber viele PM-Rollen setzen das nicht voraus.

Michael Mordak: Dieser Eindruck spiegelt sich auch im Chat wieder: Kaum jemand nutzt diese Tools im PM-Alltag. Wenn sie verlangt werden, ist es vermutlich eher eine hybride oder technische Rolle als wirklich PM.

Pam Butkowski: Genau. Es gibt Unterschiede, z.B. DPM vs. TPM (Digital Project Manager versus Technischer PM). Beispielsweise braucht mein Team aktuell einen TPM für einen CI/CD-Pipeline-Kunden – das ist spezielles Tech-Knowhow, das nicht jede:r beherrschen muss.

Michael Mordak: Und für sehr technische Tools gilt: Delegation lernen! Das gehört zur Seniorität. Nicht jede Aufgabe ist die eigene, sondern kann an ein Spezialteam abgegeben werden.

Pam Butkowski: Absolut! Künstliche Intelligenz und Automatisierung im Projektmanagement werden entscheidend, vor allem im Reporting. Das ist das eine Feld, bei dem wir alle uns weiterbilden sollten.

Michael Mordak: Wirklich ein wichtiger Punkt. Nächste Frage: Wie kann ich über meine Erfahrung sprechen, wenn ich den Titel Projektmanager:in nicht offiziell hatte – aber Projekte in meiner Beratung oder früheren Jobs begleitet habe?

Pam Butkowski: Dann sind Sie Projektmanager:in! Vielleicht ohne offiziellen Titel, trotzdem haben Sie die nötige Erfahrung. Sagen Sie einfach im Vorstellungsgespräch: „Die Jobbezeichnung lautete damals anders, aber ich habe schon Teams organisiert, Abläufe gemanagt, Timings festgelegt, Rückmeldungen gegeben...“

Kleine Anekdote: Bei meinem ersten PM-Job als Quereinsteigerin wurde ich nach der Menge paralleler Projekte gefragt und habe von 95 Printanzeigen erzählt, die ich als Traffic Manager verwaltet habe. Das hat Eindruck gemacht, weil es meine Fähigkeit unterstreicht, viele Aufgaben parallel zu stemmen und Prioritäten zu jonglieren. Solche Beispiele überzeugen – auch ohne offiziellen PM-Titel.

Michael Mordak: Genau, das sind die prägende Lektionen für uns alle. Unsere Erfolgsgeschichten begleiten uns (und unsere Verbesserungspotenziale auch).

Pam Butkowski: Lustig: In einem Bewerbungsgespräch bei Nerdery musste ich sogar den Unterschied zwischen Frontend und Backend googeln. Heute weiß ich’s – und habe trotzdem die Stelle bekommen!

Michael Mordak: Am Ende hat es sich ausgezahlt!

Pam Butkowski: Ja, jetzt kenne ich mich aus.

Michael Mordak: So, noch eine Community-Frage: Gibt es Mischrollen aus Digital Project Management und Digital Design? Und wie stelle ich beide Skillsets in Lebenslauf und Interview dar?

Pam Butkowski: Das kommt vor allem in kleineren Agenturen oder inhouse vor, wo mehrere Rollen zusammengelegt werden. In größeren Agenturen wird selten kombiniert – da gibt es genug Arbeit für getrennte Bereiche, aber Schnittstellen gibt es immer, z. B. viel im Bereich Content: Meine PMs helfen oft beim Content-Strategie, Seiten-Audits, Taxonomie sowie Content-Betreuung, weniger bei der Kreation selbst.

Die Grenzen zwischen PM, Kreation, QA und Entwicklung sind fließend. Als PM müssen Sie auf einer „vierspurigen Autobahn“ hin- und herwechseln. Schreiben Sie besondere Aufgaben – z. B. als QA Lead bei einem Großprojekt oder kreative Inputs – klar in Ihren Lebenslauf, unabhängig von der Perspektive Projektmanagement.

Michael Mordak: Wirklich gut beantwortet! Einfach relevante Fähigkeiten aufführen – fertig.

Nächste Frage: Was können PMs außerhalb des Projektmanagements noch tun?

Pam Butkowski: Alles!

Michael Mordak: Nächste Frage! Na gut, im Ernst…

Pam Butkowski: Tatsächlich schlüpfen wir in verschiedene Rollen: Mal sind wir taktisch unterwegs und erstellen Timelines, mal sind wir strategisch und hinterfragen Prozesse, mal übernehmen wir ganz andere Hüte wie QA, Code-Review oder Creative Direction. Die Bandbreite wird mit der Zeit immer vielfältiger.

Aufgaben wie Ressourcenmanagement, Accountplanung oder Finanzcontrolling auf Unternehmensebene gehören ebenfalls zum Spektrum. Wir sind das Wissenszentrum für alle Prozesse im Unternehmen und lösen Probleme proaktiv. PMs sind oft erste Ansprechpartner:innen für neue Mitarbeitende – das macht uns unverzichtbar.

Michael Mordak: Ja, der PM ist die Nabe im Rad, die alle Speichen zusammenhält.

Noch eine Frage: Was, wenn ich mich im DPM-Bereich festgefahren fühle und auf andere Branchen wechseln möchte?

Pam Butkowski: Überlegen Sie, was Ihnen gefallen hat und was nicht. Jede:r hat mal Burnout-Phasen. Listen Sie Lieblingsaufgaben auf – und suchen Sie gezielt danach. Ich bin selbst von der Agentur ins Consulting gegangen und habe gemerkt: Eigentlich brauche ich mehr Chaos und Herausforderung, also wieder zurück in die Agentur. Es ist völlig legitim, Neues auszuprobieren und daraus zu lernen. Wichtig: Nicht überstürzt kündigen, sondern sich parallel orientieren und Netzwerke aufbauen.

Michael Mordak: Richtig – neue Wege auszuprobieren sollte geplant erfolgen und kann in Nebenprojekten oder Ehrenamt starten. Netzwerken ist dabei unerlässlich. So entdecken Sie, was zu Ihnen passt und wie andere mit ähnlichen Herausforderungen umgehen.

Pam Butkowski: Ganz genau. Und als PM können wir vieles überstehen und sollten die Zeit sinnvoll nutzen, um langfristig die passende Rolle zu finden. Auf keinen Fall kopflos kündigen – lieber gut vorbereiten.

Michael Mordak: Abschließend fasse ich unser Gespräch zusammen: Schauen Sie, was Sie begeistert. Entdecken Sie Lücken – und lösen Sie diese! Das gilt für viele Themen, die wir heute hatten.

Herzlichen Dank an Pam für ihre Zeit und die zahlreichen Einblicke zu Karrierewegen im PM. Kommen Sie gerne in unseren Slack-Channel, um mit Pam und der ganzen Community von Digital Project Managern zu sprechen. Mehr zur Mitgliedschaft finden Sie auf thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören!