Wie man ein politischer Stratege wird & als Projektmanager an Beliebtheit gewinnt

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Galen Low: Hallo zusammen und danke, dass ihr eingeschaltet habt. Mein Name ist Galen Low vom Digital Project Manager. Wir sind eine Gemeinschaft digitaler Fachleute mit der Mission, einander zu unterstützen, mehr Fähigkeiten zu erwerben, selbstbewusster zu werden und sich zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt stärken können. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, besuche thedigitalprojectmanager.com.

Heute gehen wir der Frage nach, was es eigentlich bedeutet, der Projektmanager zu sein, mit dem alle gerne zusammenarbeiten – und warum das viel mehr mit Organisationspolitik zu tun hat, als einfach nur die drei klassischen Projektbeschränkungen zu beachten. Außerdem führen wir eine ganz besondere Rubrik durch, in der wir vage Komplimente, die DPMs aus unserer Community erhalten haben, in den Kontext der politischen Dynamik innerhalb einer typischen Digitalagentur übersetzen.

Mein heutiger Gast ist Thako Harris, ein erfahrener Agenturleiter und Business-Stratege, der nun als VP of Operations bei Skully Rebels seine praktischen Fähigkeiten unter Beweis stellt. Thako, danke, dass du heute dabei bist.

Thako Harris: Hey, freut mich hier zu sein.

Galen Low: Ich freue mich darauf, weil wir das Thema neulich zufällig besprochen haben und gemerkt haben, wie spannend es ist und wie tief wir darauf eingehen könnten. Wir dachten, das muss an die Öffentlichkeit!

Denn es gibt so viele vage, unausgesprochene Strategien und Fähigkeiten, die ein Projektmanager haben kann, besonders im Agenturumfeld. Es wird selten darüber gesprochen und viele müssen es auf die harte Tour entdecken. Es ist schwer zu erklären und zu vermitteln – genau das wollen wir heute beleuchten.

Thako Harris: Ja, das ist Fluch und Segen zugleich.

Galen Low: Das stimmt wohl. Wir bewegen uns hier fast auf Spionage-Niveau, aber es wird Spaß machen. Bevor wir richtig loslegen, Thako: Erzähl uns kurz etwas über deinen Werdegang – vom Projektmanager zum Leiter Agenturoperationen?

Was hat dich ursprünglich ins Projektmanagement gebracht? Und in welchen Projekttypen warst du unterwegs?

Thako Harris: Oh je, das ist schon eine Weile her. Ich war früher Lehrer und Leute sagten: Du bist kreativ – denk mal darüber nach, kreativ im Bereich Werbung zu arbeiten!

Ich so: Werbung? Ist das nicht in Hollywood? Macht man dort irgendwo im Bunker in LA Anzeigen? Ich hatte keine Ahnung, aber in Minneapolis – wo ich war – gibt es viele Werbeagenturen. Ich kannte nur ein paar Leute, die darin arbeiteten. Die meinten „Klar, lass uns quatschen.“

Ich habe viele Informationsgespräche geführt, war bei jeder Agentur in Minneapolis, habe gefragt: Wie bist du reingekommen? Was hast du gemacht? Ich trug einen blauen Anzug, habe auf dem Schreibtisch getanzt – naja, nicht wirklich. Es waren fast zwei Jahre immer wieder Interviews, Absagen, Hoffnung, dann wieder eine Absage. Ich habe schon aufgegeben und dachte, ich bleibe Lehrer. Aber dann kam nachts doch eine Nachricht: Bist du noch interessiert, kannst du im Sommer anfangen?

Der Wechsel vom Schuljahr zum Job klappte zeitlich perfekt und ich begann als Projektkoordinator und habe mich hochgearbeitet. So bin ich in die Werbung und insbesondere in die Agenturoperationen gerutscht. Wenn du immer Ja sagst und deine Projekte gut laufen, kommst du irgendwann vielleicht in eine Leitungsrolle. Meist sind das Bereiche, die niemand machen will: Neugeschäft, Ressourcenplanung. Aber wenn dir das liegt und du durchhältst, ist das „dein Ding“ – so war es zumindest bei mir.

Galen Low: Ich liebe diese „Sag zu allem Ja“-Einstellung zum Karrieresprung, egal ob in Agenturen oder woanders. So entstehen Chancen.

Thako Harris: Mein Vorgänger wollte das nicht mehr machen. Sie meinte: Möchtest du’s machen? Also habe ich Ja gesagt.

Galen Low: Erst Ja sagen, später herausfinden, wie! Genau mein Ding. Was für Projekte waren das? Welche Art von Werbung hast du gemacht?

Thako Harris: Im Grunde alles: Technik, Energie mit Xcel Energy, Analogue Devices, CSG – viel Technik. Viel Healthcare, ein bisschen Tierprodukte, Medizintechnik. Aber es ging um alles: Fernsehproduktionen, Banner, Infografiken, LinkedIn-Anzeigen, PowerPoint-Präsentationen.

Produktlaunches, Give-Aways in Las Vegas – einfach alles, was Menschen benötigen: Verpackungen, Rebranding, wirklich alles.

Galen Low: Das ist das volle Spektrum. Und das ist auch das Schöne an der Branche: Du siehst viele verschiedene Bereiche, Medien, Technologien, Formen der Kommunikation...

Thako Harris: Wir haben Werbung für eine Yachtfirma gemacht. Man würde denken, dass die viel Geld haben – haben sie aber nur, wenn sie gerade eine Yacht verkauft haben! Und man wartet, bis sie die nächste verkauft haben. Wirklich unerwartet.

Galen Low: Ich habe nie viel über Yachten und deren Margen nachgedacht, aber als Projektmanager tauchst du in alle möglichen Branchen ein und lernst jedes Mal dazu. Du bist inzwischen VP Operations bei Skully Rebels – wie fühlt sich das an? Woran arbeitest du dort?

Thako Harris: Das läuft super. Ich kenne Darren und Jordan schon lange, habe sie sogar in einer anderen Agentur angeheuert, um Pitches zu machen und Kampagnen zu unterstützen. Als ich der Agenturwelt den Rücken gekehrt habe, fragten sie, ob ich ins Team komme.

Wenn man zu dritt ist, übernimmt man sowieso alles, was gemacht werden muss –es gibt keine festen Aufgaben. Ich schreibe zwar keine Texte für Darren und mache kein Design, aber ich kümmere mich ums Geschäft, Kunden, Neugeschäft, Organisation, Zeitplanung, Projektmanagement und auch um externe Dienstleister, wenn wir für bestimmte Leistungen wie Illustration oder Video Partner brauchen.

Im Prinzip sind wir ein „Schweizer Taschenmesser“ für Agenturarbeit.

Galen Low: Ich liebe diese „Bootstrapping“-Mentalität – und dieses SWAT-Team-Bild, das du mir beschrieben hast. Ihr werdet als Spezialisten geholt, um spezielle Aufgaben schnell zu lösen.

Thako Harris: Absolut. Das ist unsere Stärke. Wir möchten die Anlaufstelle sein, wenn jemand schnell Unterstützung braucht und solide Arbeit benötigt. Ich war oft in der Situation, selbst dringend ein Team zu brauchen – jetzt sind wir dieses Team!

Galen Low: Aus irgendeinem Grund muss ich an die Serie „Dr. House“ denken. Ein kleines Team löst medizinische Herausforderungen, die sonst keiner schafft – und Hugh Laurie findet die Lösung!

Thako Harris: Ich stelle mir auch ein bisschen Grummeligkeit vor, aber hier geht’s um Lösungen.

Galen Low: Du wirkst auf jeden Fall gar nicht grummelig. Super! Lass uns loslegen: Es startete mit dem Gespräch, was es wirklich heißt, ein PM zu sein, den alle mögen.

Es muss keine Agentur sein – das Prinzip gilt überall. Aber was bedeutet es tatsächlich, wenn jemand sagt: „Alle arbeiten gern mit dir zusammen“? Dieses Feedback ist für viele Projektmanager begehrt, aber eigentlich völlig vage.

Kannst du einmal beschreiben, was das in deinen Augen bedeutet: der beliebte PM zu sein?

Thako Harris: Das ist mit vielen Bedingungen versehen – aber nehmen wir’s mal wörtlich: Aus Sicht der Ressourcenvergabe bedeutet das, die Person spricht mit allen „die richtige Sprache“, kennt die „Liebessprache“ aller. Ob Kreative, Strategie, Produktion – sie können gute und schlechte Nachrichten überbringen, kennen die Eigenheiten der jeweiligen Teams. Nach einem Meeting wissen alle, was zu tun ist, müssen nichts mehr nachfragen und können direkt in den kreativen Prozess einsteigen. Ordnung und Klarheit schaffen Gelassenheit.

Auch in Strategie und Produktion hilft es, alle Vorgaben zu kennen und zu liefern. Wenn bekannt ist, dass du alles bereitstellst und auch Ungeplantes rasch löst, gibt es keine Zeitfresser, kein Nachfragen. Je reibungsloser der Start in ein Projekt ist, desto entspannter fühlt sich das Team. Das meinen die Leute, wenn sie sagen: „Ich arbeite gern mit dieser Person.“

Galen Low: Gute Einordnung – in meinem Kopf dachte ich: „Der PM macht mir das Leben einfach“, aber es geht um mehr: um Vertrauen und Verständnis für die Bedürfnisse des Teams, damit sie ihre Arbeit machen können und Erfolg möglich wird.

Thako Harris: Genau. Unter Druck wird selten freundlich gefragt. Wenn du alles vorbereitet hast, müssen die Leute nicht nachfragen – du hast die Basics geklärt, alle können starten. Schön.

Galen Low: Klar, eine proaktive Herangehensweise.

Thako Harris: Sobald etwas fehlt, stellen sich Zweifel ein. Ist das Timeline noch korrekt? Brauche ich mehr Infos?

Galen Low: Genau – wenn das Team das Gefühl bekommt, der PM hat keine Ahnung, fangen sie an, mitzuorganisieren, sich einzumischen und ihre Sprache zu sprechen, weil sie nicht mehr vertrauen.

Thako Harris: Es ist schwierig, sich einen guten Ruf zu bewahren.

Galen Low: Gibt es auch eine Kehrseite bzw. eine negative Bedeutung dieser Art Kompliment?

Thako Harris: Ja, die gibt’s. Früher war das normal, dass Experten sich ihre Infos immer wiedergeben lassen und kaum Eigeninitiative zeigen. Wenn du das alles erfüllst, bist du schnell der „Erfüllungsgehilfe“ – besonders in großen Teams. Dann verschwendest du Zeit und Energie. Man muss lernen, die Balance zu halten – nicht alles hinterhertragen!

Galen Low: Genau, es ist eine feine Linie zwischen proaktiv sein und alles für andere erledigen...

Thako Harris: Richtig. Hier hilft Erfahrung: Wer ist überfordert und braucht Hilfe, wem kann ich aber zutrauen, selbst zu suchen?

Galen Low: Das ist ein spannender Punkt. Hast du aus der Ops-Perspektive Beispiele für PMs, die so hervorragende Arbeit geleistet haben?

Thako Harris: Man sieht schnell, wer der beliebte PM ist: An Körpersprache, E-Mail-Art, vielleicht drohender Überlastung. Es braucht ein Vertrauensverhältnis, um offen zu sagen: „Ich schaffe das nicht, bin überlastet.“ Beliebte PMs sind organisiert, haben das richtige Team, die richtigen Ressourcen, alles läuft; manchmal aber auch nur, weil sie überall hinterherräumen. Es ist wichtig, sein Team zu kennen, auch abseits der Arbeit, und zu lernen, wie man Grenzen setzt.

Galen Low: Coaching ist dabei nicht zu unterschätzen – viele Dinge lernt man nur im täglichen Umgang, nicht im Training. Es braucht Symbiose zwischen Operations und Projektmanagement. Und man muss wissen, dass Ressourcen Menschen sind, keine Objekte.

Und ein guter Draht zum Ressourcenmanager/Traffic Manager ist Gold wert, wenn man deren Perspektive versteht und respektvoll kommuniziert.

Thako Harris: Absolut. In meiner alten Rolle war ich Operations, Projektmanagement und Ressourcenmanagement in einer Person. Und Operations ist härter als viele denken, weil es direkt mit Geld verbunden ist. Da wird aus Coaching schnell Businessdruck: Das ist nicht mehr freiwillig, sondern muss.

Galen Low: Genau, in Agenturen mit geringen Margen ist das Überleben entscheidend – die richtig guten PMs verstehen diesen Druck!

Thako Harris: „Wird schon gutgehen“ gibt es nicht. Vielleicht drei Monate lang, aber dann nicht mehr.

Galen Low: Die Stakes sind hoch! Und gute PMs verstehen Kontext, Sprache und Risiken. Daher wechseln viele von PM zur Operations – du musst verschiedene Bereiche des Geschäfts kennen, mehrere Hüte tragen und dich exponieren, um in Operations erfolgreich zu sein.

Thako Harris: Genau – und am besten wären lauter „beliebte PMs“ im Team. Aber wie in einer Klasse haben alle ihre individuellen Stärken – und das muss man als Teamleiter erkennen, fördern und weiterentwickeln.

Galen Low: Das bringt mich zu einem anderen Punkt: Alle PMs sind verschieden, jeder hat Instinkt, Intuition. Wie bildest oder coacht du neue PMs, um politisches Gespür und zwischenmenschliche Dynamik zu entwickeln?

Thako Harris: Michael hat im Newsletter „Projektmagier“ erwähnt. Es braucht so viele Skills! Ein wichtiger Punkt ist das Verständnis für klassische und digitale Rollen und deren Schnittstellen. Für den PM heißt das, über den gesamten Projektverlauf den vollen Überblick zu haben, alle Beteiligten einzubinden, deren Abhängigkeiten zu kennen und Konflikte zu moderieren. Dazu gehört, zu wissen, wie Menschen untereinander agieren, wie sie miteinander klarkommen oder auch nicht – um dann proaktiv Meetings zu moderieren und Kommunikationslücken zu schließen. Das geht nur, wenn man die Leute wirklich kennt.

Galen Low: Großartiges Bild, auch wenn es an ein „Verschwörungsbrett“ erinnert. Aber du musst so viel menschliche Mathematik leisten, alle Motivationen, Dynamiken und Sprachen kennen – um Stolperfallen zu vermeiden.

Thako Harris: Nicht dass man wirklich so ein Garnbrett baut! Es geht darum, Beziehungen zu pflegen und in Meetings auch aufmerksam für andere zu bleiben. Man beobachtet, analysiert nach dem Meeting, fasst nach, lernt aus Fehlern. So entwickelt man diese Fähigkeit.

Galen Low: Genau, das ist wie ein Live-Retrospektive – Lessons Learned in Echtzeit. Gerade im PM-Bereich bekommt man Basics vermittelt, aber nicht das, was wirklich entscheidend ist: Menschen verstehen. Wenn du nun als Führungskraft Projektmanager einstellst: Wie stellst du das richtige Gespür fest?

Thako Harris: Ich spüre meist sofort, ob jemand aufmerksam ist, Augenkontakt hält, auf das Gesagte eingeht oder Bezüge herstellt. Es geht nicht um perfekte Musterantworten, sondern ehrliches Engagement und Führung aus Kompetenz heraus. Gibt es Erklärungen? Weiß die Person, was wie läuft? Dann vertraue ich auch.

Galen Low: Du suchst, ob sie die Fähigkeit im Interview anwenden, auf dich einzugehen, deine Sprache zu sprechen und aufmerksam zu sein – nicht nur Antworten auswendig können.

Thako Harris: Besonders Entwickler sind darin bekannt, schwierige Fragen als „Test“ zu stellen. Man muss zeigen, dass man auch mit schwierigen Situationen umgehen kann und reagiert.

Galen Low: Manchmal ist es ein Test des Vertrauens – kann man kompetent reagieren, auch mal „Ich weiß es nicht, ich kümmere mich“ sagen? Das baut Vertrauen auf, was entscheidend ist.

Thako Harris: LinkedIn ist voller Ratschläge zu Vertrauen – man nimmt es kaum noch ernst. Aber es ist völlig korrekt: Ohne Präsenz wird man als PM ausgenutzt und ständig getestet – das ist einfach so.

Galen Low: Letztlich läuft alles auf menschliche Interaktion und Vertrauen hinaus – nicht auf Tools oder Projekte.

Thako Harris: Genau, und du bist sehr zugänglich, bringst das auch ins Team; dadurch sorgen andere im Team eigenständig für Ordnung, anstatt ständig nachzufragen.

Galen Low: Danke! Ich will kurz mal Advocatus Diaboli spielen: Wird ein extrem beliebter PM zum Problem für skalierendes Wachstum, wenn er sich fundamental von anderen abhebt? Ließe sich das Qualitätssiegel auf alle übertragen, oder sind die Unterschiede ein Problem?

Thako Harris: Interessanter Gedanke. Ja, das kann zum Kultfaktor werden, wenn z.B. im Team demonstrativ gesagt wird „Mit DIR arbeite ich immer gern!“, was die anderen PMs irritiert. Das kann Unmut und schlechten Teamgeist fördern, sogar zu Fluktuation oder Problemen führen. Man muss aufpassen, dass dadurch kein falsches Bild entsteht und gezielt gegensteuern – z.B. Feedbackgespräche anstoßen und den Kontext richtig setzen. Aber brillante PM-Leistung schadet dem Unternehmen grundsätzlich nicht, im Gegenteil. Nur sollten Fehler im Klima direkt thematisiert und gelöst werden.

Galen Low: Gutes Ops-Statement: Sei weiter gut, solange niemand aktiv auf dich zukommt und sagt, dass die Balance fehlt. Das kann Krise oder Chance sein – Hauptsache, offen ansprechen.

Thako Harris: Die wirklich guten PMs prahlen nicht mit ihrer Leistung, sondern helfen und beraten das Team kollegial. Daraus profitieren alle und heben das gesamte Team-Niveau. Kippen Stimmungen, muss man handeln.

Galen Low: Wechseln wir das Thema, aber es passt noch zum Ganzen: Wir haben am Anfang über das vage Kompliment gesprochen – PM, den alle lieben. Und auch: Wie fühlt es sich an, wenn man eben NICHT dieser PM ist?

Wir haben in unserer Community nach Beispielen für vage, aber positive PM-Komplimente gefragt. Lass uns ein paar durchgehen – ich lese sie vor, und wir deuten gemeinsam, was sie „eigentlich“ heißen.

Thako Harris: Ich hole meine Sherlock-Holmes-Pfeife.

Galen Low: Jawohl, „Mein lieber Watson“! Im Ernst: Solche Komplimente sind oft rätselhaft.

Hier die Highlights: Erstes Kompliment: „Du bist ein Rockstar.“ Positiv, aber wenig konkret. Deine Einschätzung?

Thako Harris: Das ist ein sehr großes Lob, je nach Absender. In unserer Agentur bedeutet das: beruflich angekommen, Gehaltserhöhung oder Beförderung stehen im Raum. Eindeutig positiv.

Galen Low: Ja, sehe ich ganz genauso. Du gehörst „zur Champions League“ – jetzt bist du für die großen Projekte bereit.

Nächstes Feedback: „Ich würde es machen, aber ich hab keine Zeit, also bin ich froh, dass du hier bist.“

Thako Harris: Das ist ein Ego-Kommentar, der rein gar nichts mit dem PM zu tun hat, sondern nur mit dem Sender. Es wirkt fast abwertend, kann aber als Einzelfall ignoriert werden. Wird es ein Muster, sollte man das ansprechen.

Galen Low: Genau. Viele PMs fangen an, einfach nur „alles aufzufangen“ – das ist nicht der Sinn.

Nächstes Feedback: Nach jeder Präsentation: „Ich finde es toll, dass du deine Arbeit machst.“

Thako Harris: Das ist so typisch… Das bezieht sich vermutlich auf negative Erfahrungen mit früheren PMs. Wenn das immer wieder gesagt wird, würde ich gezielt nachfragen, was damit gemeint ist.

Galen Low: Zeigt einerseits, wie niedrig die Standards oft sind, aber diese Rückmeldung hilft als Lob wenig weiter.

Thako Harris: Genau, das sollte man ändern wollen – da gibt’s Entwicklungspotenzial.

Galen Low: Vielleicht besser: „Du bist der positive Stachel in meiner Seite.“

Thako Harris: Mit gutem Verhältnis ist das witzig – ein freundschaftlicher Hinweis, für Pünktlichkeit zu sorgen. Je nach Chemie kann man damit spielen.

Galen Low: Genau, PM muss manchmal „nerven“, damit Fristen eingehalten werden.

Thako Harris: Manchmal braucht es sanften Nachdruck.

Galen Low: Jetzt der Aufreger aus unserer Slack-Gruppe: „Du bist wie eine Sekretärin auf Steroiden.“

Thako Harris: Nein, einfach nein. Das ist abwertend und sollte ernst genommen werden. Da muss man die Beziehung überprüfen und ggf. den Dialog suchen – es geht nicht darum, zu bedienen, sondern zu führen.

Galen Low: Genau, solche Sprüche sind Gift – sie sagen mehr über den Absender als über den PM und verlangen Einordnung.

Jetzt mein eigenes Beispiel, das wir schon ansprachen: „Du bist ein großartiger Kommunikator.“ Klingt schön – aber was heißt das?

Thako Harris: Das ist ein großes Kompliment, denn großartige Kommunikation heißt, auf jedes Teammitglied individuell eingehen zu können, die richtige Stimmung zu treffen und Freude ins Team zu bringen – nicht mit jedem denselben Ton, sondern mit Gespür.

Galen Low: Ja, es geht nicht nur ums Was, sondern auch ums Wie. Oft reduziert auf: Infos weitergeben, aber das reicht nicht.

Thako Harris: Man muss sein Team wirklich kennen.

Galen Low: Letztes Feedback, ein Scherzbeispiel aus der Community: Nur ein „Danke“. Ich habe das schon erlebt – manchmal ist das alles, was du bekommst.

Thako Harris: Ein „THX“ fühlt sich nie besonders wertschätzend an – es wirkt fast gequält oder ist ein Notsignal, weil sich jemand überfordert fühlt. Trotzdem auch mal kleine Erfolge feiern!

Galen Low: Wir haben so ein „THX“ sogar mal an die Wand gehängt, weil es mit einem sehr schwierigen Kunden einen Wandel markierte: Die Mauern kamen runter – und das hat uns motiviert.

Thako Harris: Ja, kleine Siege feiern – das ist wichtig.

Galen Low: Es gibt noch viele weitere Beispiele, aber wir wollen es für heute abrunden. Zum Abschluss: Was ist dein wichtigster Ratschlag an PMs, die eine ähnliche Karriere Richtung Operations anstreben?

Thako Harris: Das ist schwer… Man muss sich trauen, sich zu strecken. Ich habe oft Ja gesagt, ohne zu wissen, ob ich’s kann. Große Projekte machen Angst, du bist sichtbar, auch mit Schwächen. Peinliche Momente gehören dazu. Aber du wächst an deinen Fehlern und Erfolgen. Beim nächsten Mal weißt du es besser. Anderen fällt das Nein sagen leichter, aber wer engagiert und neugierig ist, wird gesehen! Netzwerken, nachfragen, Lernbereitschaft zeigen – das alles bleibt Führungskräften nicht verborgen. So entwickelt man sich weiter, wächst und erreicht seine Ziele.

Galen Low: Thako, danke für das Gespräch – es hat großen Spaß gemacht.

Thako Harris: Danke für die Einladung!

Galen Low: Das war’s für heute. Wenn du dich mit uns und über 1.000 weiteren Projektmanagement-Fans austauschen willst, werde Teil unserer Community: thedigitalprojectmanager.com/membership. Wenn dir der Podcast gefallen hat, abonniere uns auf thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.