Wie man aus seinen Interessen eine Karriere macht

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Michael Mordak: Hallo, ich bin Michael vom Digital Project Manager und willkommen zum heutigen Member Spotlight!

Wir haben es geschafft, die größte und beeindruckendste Sammlung von Projektmanagern zusammenzubringen, die Veränderungen schaffen und die Paradigmen in heutigen Projekten hinterfragen. Deshalb teilen wir ihre Geschichten, die persönlichen und beruflichen Wendungen, die wir nehmen, während wir versuchen, die uralte Frage zu beantworten – „Was willst du werden?“, damit auch du es schaffen kannst.

Heute sprechen wir mit einem geschätzten Community-Mitglied und der Direktorin des Projektmanagements bei 256, Sara Fisher. Sara hegt schon lange eine Leidenschaft sowohl für Grafikdesign als auch für Buchhaltung – zwei Wege, die scheinbar am entgegengesetzten Ende des Karrierespektrums stehen. Es scheint, als hätte das nichts mit Projektmanagement zu tun, aber dank ihrer Aufmerksamkeit und Offenheit gegenüber Möglichkeiten geriet sie zufällig in eine Rolle, in der sie ihre vielen Leidenschaften vereinen kann.

Sara, ich würde gerne erfahren, bevor wir zu tief einsteigen, was du dir vielleicht als Kind für deine Karriere vorgestellt hast. Gab es etwas, von dem du ganz sicher wusstest, dass du es machen möchtest?

Sara Fisher: Also, angefangen mit den LS-Serien: Ich bin mir ziemlich sicher, dass meine erste Antwort auf die Frage war, Rollschuh-zahnärztin zu werden.

Ich war erst vier, wusste also offensichtlich nicht, was die Frage bedeutete, und war wahrscheinlich kürzlich beim Zahnarzt oder auf einem Geburtstag am Skating-Rink. Ich dachte mir: „Zum Zahnarzt zu gehen ist komisch und langweilig, aber ein Zahnarzt auf Rollschuhen wäre viel cooler.“ Aber ernsthafter: Später war meine erste echte Antwort definitiv Künstlerin.

Ich war schon immer angezogen von Farbe, Design, Kreativität. Ich war eines dieser Kinder, die es liebten, mit Kunst- und Bastelprojekten ihre Hände schmutzig zu machen. Später in der Oberschule entwickelte sich daraus der Wunsch, Grafikdesignerin zu werden. Als ich das Studium wählte, hatte ich mich schließlich zwischen zwei völlig unterschiedlichen Programmen entschieden: Grafikdesign oder Buchhaltung.

Unterschiedlicher geht es kaum. Ich entschied mich letztendlich für Grafikdesign, habe aber immer noch eine Vorliebe für Buchhaltung, die viele meiner Freunde und Kollegen ehrlich gesagt einfach nicht nachvollziehen können. Ich finde das Organisieren von Zahlen auf seltsame Weise beruhigend und befriedigend – und kann das nun in Budget- und Scope-Tabellen für meine Projekte nutzen. Also hat es geklappt.

Michael Mordak: Das ist echt interessant, weil das wirklich die beiden Gehirnhälften fordert: die kreative Seite, wie du sagtest, und dann das analytische Organisieren der Zahlen, um sie verständlich zu machen.

Das ist auch ein großes Spektrum, vom Zahnarzt auf Rollschuhen bis zur Grafikdesignerin und Buchhalterin. Du hast wirklich viele Interessen.

Sara Fisher: Ich hab alles. Was will man mehr?

Michael Mordak: Ja, du hast dann also Grafikdesign im Studium gewählt. Wie ging es dann weiter? Hast du nach dem Studium als Grafikdesignerin gearbeitet?

Sara Fisher: Rückblickend ergibt es total Sinn, dass ich im Projektmanagement für kreative Unternehmen gelandet bin. Am Ende meines letzten Studienjahres habe ich gerade mein Kommunikationsdesign-Studium beendet und mich für einen Job als Verwaltungsassistentin bei einer Kreativagentur interessiert, die sich auf die Produktion von statischen und animierten Web-Bannern und E-Mails spezialisiert hatte.

Also habe ich mich beworben und gezeigt, was ich im Design zu bieten hatte, und gesagt, dass ich Interesse hätte, wenn eine Designerposition frei würde. Sie waren grundsätzlich offen, hatten aber v.a. Bedarf, dass jemand die Projektdateien und den Kalender organisiert.

Und um die Einrichtung der Projekte im Projektmanagement-System zu übernehmen – damals das erste Mal, dass ich diesen Begriff überhaupt hörte. Ich bekam den Job, überraschenderweise war er komplett remote, was damals selten war. In der ersten Woche lernte ich, dass es überhaupt kein System zur Projektverteilung an die Designer gab: Der Kalender war ein totales Durcheinander. Die Designer schauten morgens rein und teilten sich selbst irgendwelche Projekte zu, und es kam oft vor, dass mehrere am selben Projekt arbeiteten.

Da das eine schnelle Umgebung war, in der Projekte nur wenige Stunden dauerten, war das ein Alptraum beim Workflow. Und genau da bin ich quasi aus Versehen Projektmanagerin geworden. Ich fing an, Aufgaben zuzuweisen. Schließlich wurde das zur Norm.

Ich habe die Anlieferung von Kundendaten verfolgt und den Designern geholfen, ihre Fristen einzuhalten. Ich wurde Übersetzerin vager Kundenwünsche für die Designer, sodass sie produktionsgerecht verständlich wurden – und umgekehrt. Wie ich vorher schon sagte: Analytik und Kreativität kamen zusammen. Und ich glaube, das hilft mir heut noch sehr. Damals war mir nicht klar, dass ich quasi durchgehend Projektmanagement gemacht habe. Und seitdem, auch wenn nicht „Projektmanagerin“ in meiner Berufsbezeichnung stand, habe ich diese Fertigkeiten ausgebaut und es gab immer einen Projektmanagement-Anteil.

Michael Mordak: Es ist verrückt, dass du die Stelle ja quasi nur genommen hast, weil sie da war – und es hat durch deine Interessen perfekt gepasst. Du warst Ansprechpartnerin für Designer und konntest sie organisieren. Und ohne Management war da ja nur Chaos, wenn sich alle die gleichen Projekte nahmen.

Sara Fisher: Ja, und das Gute war: Ich durfte auch designen, aber es war eben nicht Haupthauptaufgabe. Später dann, als ich mich eingelebt hatte, bekam ich auch Designprojekte zugeteilt, und so hieß es irgendwann: Oh, Sara kann auch die Technik. Also wurde ich bei Dateiproblemen die erste Anlaufstelle – damals programmierten wir animierte Banner ja noch mit Flash.

Ich prüfte dann, ob alles im richtigen Format war oder der Klick-Tag richtig saß. Ich habe auch neue Leute eingearbeitet und Produktionsleitfäden geschrieben, weil es das vorher nicht systematisch gab. Ich mag es eben, zu dokumentieren und Leuten zu helfen. Letztendlich wurde ich nicht Designerin, sondern stellvertretende Managerin – und bin damit ziemlich zufrieden.

Michael Mordak: Gab es irgendwas, was du aus deiner analytischen Art oder aus früheren Erfahrungen mitgebracht hast, das dir gleich in der Rolle geholfen hat?

Sara Fisher: Ja. Ich habe ein natürliches Faible für Organisation und Klarheit, was mir immer geholfen hat. Ich bin jemand, der verstehen will, warum – auch wenn ich nicht genau weiß, wie eine Aufgabe geht, helfen mir Struktur und Übersicht oft weiter.

Nicht immer, aber meistens. Ich habe im Gymnasium in einer öffentlichen Bibliothek gearbeitet, als Einräumerin angefangen. Das war ein großartiger Ausgleich für meine Leidenschaft für Ordnung – ich habe mithilfe der Dewey-Dezimalklassifikation non-fiction Bücher einsortiert. Das war vielleicht das erste Mal, dass ich bei einer Arbeit so ein Organisationssystem kennengelernt habe, das ich heute als Projektmanagerin ständig nutze.

Ich habe auch als Floristin in ein paar Blumengeschäften gearbeitet – da habe ich das Zeitmanagement schätzen gelernt: zu wissen, wie lange man für ein Gesteck oder Aufgabe braucht, die hektischen Zeiten zu erkennen (z. B. Valentinstag, Muttertag), früh anzufangen, lange zu arbeiten, Verstärkung zu organisieren. Ich habe dafür gesorgt, dass alle nötigen Materialien vorhanden waren, habe das meinem Chef mitgeteilt, wenn etwas fehlte. Heute nennt man das Ressourcenmanagement – auch das nutze ich täglich.

Und was ich in den Blumengeschäften auch gelernt habe: Kunden glücklich zu machen – denn ohne zufriedene Kunden kann man nicht bezahlt werden. Gilt für jedes Projekt, das ich heute manage, noch genauso.

Michael Mordak: Mich interessiert auch, ob du das Dewey-Dezimalsystem oder andere Methoden heute weiter benutzt?

Sara Fisher: Nicht direkt Dewey, aber z.B. bei Dateinamen: Häufig beginnt der Dateiname mit einem Datum, damit man es chronologisch zuordnen kann. Dann kommt z. B. der Kundenname, ein Kürzel für das Werbeformat oder die Maße dazu. Nicht direkt Dewey, aber anwendbare Systeme für Datei- und Ordnerbenennung.

Eine gewisse Systematik gibt es definitiv noch.

Michael Mordak: Das waren nun Stärken – doch welche Bereiche musstest du on-the-job nachbessern? Was fiel dir schwer?

Sara Fisher: Eine meiner größten Hürden zu Beginn in der Assistenz war, zu viel Zeit in Details zu stecken, die das Endziel gar nicht beeinflussen. Oder zu merken, dass organisatorische Verbesserungen manchmal eher für meinen inneren Frieden dienlich waren als fürs Team.

Das brachte für die Sache wenig, außer dass ich selbst zufrieden war – und das zählt im Großen und Ganzen eben nicht. Auch heute ertappe ich mich manchmal dabei, zu lange an neuen Abläufen zu tüfteln, wo meine Zeit besser woanders investiert wäre.

Mittlerweile erkenne ich das viel schneller, bin nicht perfekt, aber bewusst. Auch wenn ich die organisierteste Person im Raum bin, wurde ich nicht eingestellt, um alles zu perfektionieren. Balance und Grenzen sind gesund. Ich kann diese Energie z. B. in meine nach Farbverlauf sortierte Kleidung im Schrank stecken – das nervt niemanden und macht mir Freude.

Auch frustrierte mich, wenn Kunden kurzfristig Wünsche ändern: Alles ist klar beschrieben und abgegeben, und dann – „Das wollte ich gar nicht...“ oder „Wir gehen in eine ganz andere Richtung“. Habe verstanden, dass Dinge selten nach Plan laufen. Wer Projekte leitet, muss damit umgehen können, dass sich Dinge permanent ändern und die besten Projektmanager passen sich an – dann sind Team und Kunde zufrieden.

Natürlich ist nicht jede Änderung vorhersehbar, aber Nachfragen hilft. Learning by doing war für mich Gold wert, und manchmal braucht man einfach die Erfahrung. Nach zwölf Jahren in diesem Bereich habe ich sozusagen einen kleinen Geistespool an Beispielen im Kopf, auf die ich zurückgreifen kann.

Fehler und Stolpersteine helfen, das große Ganze besser zu sehen. Sich in Details zu verlieren ist nicht immer ratsam. Man muss das Gesamtbild erkennen, um die besten Entscheidungen zu treffen.

Michael Mordak: Das ist eine super Zusammenfassung. Gegen Ende hast du von Trial-and-Error, von Retrospektiven gesprochen: Was lief gut, was kann besser laufen. Gibt es dafür eigentlich Abkürzungen?

Sara Fisher: Ich glaube tatsächlich, Trial-and-Error muss man durchmachen. Das Team, die Kundendynamik sind jedes Mal anders.

Man kann nicht einfach Lösungen von anderen übernehmen. Am Anfang wollte ich alles perfekt machen, aber inzwischen weiß ich: Es wird immer Änderungen geben. Ich kann Dinge dokumentieren, aber muss davon ausgehen, dass sich manches ändert – in einem Monat, sechs Monaten, was auch immer. Anfangs war ich sehr auf meine eigenen Aufgaben fokussiert. Jetzt weiß ich, dass ich zu viel Zeit damit verbracht habe, Dateinamen zu perfektionieren – das war rückblickend vergeudete Energie.

Michael Mordak: Kenne ich! Manchmal versteht man zu Beginn nicht einmal die eigene Jobbeschreibung, identifiziert sich noch gar nicht als Projektkoordinator/-manager – und arbeitet einfach ab, was ansteht. Du hast ja gesagt, du bist mit der Zeit selbstbewusster geworden – welche Strategien hast du dazu?

Sara Fisher: Sicher. Ich bin auch traumasensible Yoga-Lehrerin und habe mich viel mit der Wirkung von Trauma auf den Körper beschäftigt und wie man auf subtile Signale achtet, wenn man sich nicht wohlfühlt.

Nicht jeder Impuls ist ein großes Trauma, aber der Körper reagiert auf Situationen: Wenn ich mich zu lange auf etwas fixiere und dann feststelle, dass ich stundenlang weder gegessen noch aufgestanden bin oder den Atem angehalten habe, weiß ich heute viel eher, auf meine Gesundheit zu achten. Habe ich tief geatmet oder halte ich unbewusst die Luft an? Fühle ich mich unwohl – ohne zu merken, warum?

Da habe ich viel an mir gearbeitet. Gute Chefs haben mir zudem oft gesagt: „Sara, wir schätzen deinen analytischen Ansatz, aber manchmal kannst du auch loslassen.“ Das klingt mir heute noch im Ohr. Ich frage mich jetzt gezielter: Sollte ich gerade wirklich so viel Energie investieren, oder bringt es mehr, wenn ich mich auf andere Aufgaben konzentriere? Denn sich in Details zu verlieren, kostet viel Kraft.

Michael Mordak: Bedeutet also, du leitest demnächst unser DPM-Yoga-Retreat?

Sara Fisher: Oh, lass uns darüber reden!

Michael Mordak: Ich bin mir sicher, einige im Team würden sich freuen, endlich mal richtig entspannen zu können. Vielleicht machen wir „Montagmorgen mit Sara Fisher“.

Sara Fisher: Ich wäre dabei.

Michael Mordak: Wir haben also geklärt: Du wolltest Rollschuh-zahnärztin werden, hast Grafikdesign studiert, bist im Projektmanagement gelandet. Was steht als Nächstes an? Wo geht es für dich hin?

Sara Fisher: Ganz ehrlich: Ich sehe mich weiterhin als Grafikdesignerin, aber privat. Beruflich hat sich herausgestellt, dass Projektmanagement für mich besser passt. So kann ich Kreativität für eigene Projekte und Freunde aufsparen, statt für Aufgaben, die mich gar nicht reizen.

Als ich viele Autoanzeigen gemacht habe (Auto kommt im Schnee von links reingefahren), wurde das reine Fließbandarbeit. Nach vorne schauend: Aktuell bin ich Leiterin Projektmanagements und möchte das weiter ausbauen, aber langfristig reizt mich eine Rolle wie die Leitung des operativen Geschäfts oder die Beratung im Projektmanagement. Mein Spezialgebiet bleibt das Arbeiten mit Kreativen, das ist meine Präferenz und Sprache. Bin sehr wissbegierig und sobald ich alles zu einem Thema weiß, suche ich neue Herausforderungen.

Ich lerne gern – permanent. Ich mag das Gefühl von Fortschritt und kann mir nicht vorstellen, auf Dauer täglich das gleiche zu machen. Ich erkenne, dass ich irgendwann weniger von der Projektarbeit am „daily business“ machen möchte.

Daher habe ich die natürliche Entwicklung genommen: Von der Assistenz über Koordination zur Leitung, aber bis vor einigen Jahren wusste ich nicht, dass das der Plan ist. Ich bin immer den Weg gegangen, der gerade logisch erschien. Jede neue Position bringt mich dem „großen Ganzen“ näher, statt immer nur Details zu sehen. Ich brauche Zeit und Raum für strategisches Denken, will größere Herausforderungen anpacken – und wenn es die „magische“ Stelle gibt, darf sie mir jemand gern nennen.

Michael Mordak: Die magische Rolle, die fordert, aber nicht überfordert!

Sara Fisher: Genau.

Michael Mordak: Dein Weg zeigt, dass man seine Leidenschaft nicht zwangsläufig zum Beruf machen und dabei den Bezug verlieren muss. Du arbeitest jetzt „neben deiner Leidenschaft“, statt wie viele durch Zufall den Kern zu ihrem Job zu machen und irgendwann enttäuscht zu werden. Das ist ein cooler Ansatz! Du bist sozusagen Hobby-nah dran, ohne den Spaß durch ständige Wiederholungen zu verlieren. Und du musst dich nicht mit allen Kundenwünschen quälen, die manchmal – diplomatisch ausgedrückt – „speziell“ sind.

Sara Fisher: Ja, ich spüre schon, was du meinst. Meine Projektmanager-„Antenne“ schlägt da gleich an.

Michael Mordak: Wünsche, die nicht immer Sinn ergeben – sagen wir es so!

Sara Fisher: Ja. Danke. Was ich zum Schluss fragen möchte: Was ist dein Lieblingssnack im Büro? Gibt’s da was, das dir den Tag versüßt? (Wir hatten ja schon über vergessene Mittagessen gesprochen – kennen wir ja alle.)

Sara Fisher: Das ist echt schwer, weil ich Essen liebe! Für diesen Podcast sage ich: Heute sind Tortilla-Chips mit Guacamole mein Favorit.

Die sind lecker, sättigend, salzig, würzig, knackig – und ein perfekter schneller Mittagssnack. Wenn ich noch Putenbrust aufrolle und dazu esse, habe ich eine fixe Mahlzeit: Eiweiß, Knuspriges, Salz und das Avocadofett fürs Gesunde.

Dazu trinke ich am liebsten einen London Fog. Den habe ich im Studium probiert und war begeistert, mache ihn gern selbst, am liebsten mit Lavendel – die Mischung ist einfach herrlich. Aber wie wir in der Podcastplanung schon festgestellt haben: Guacamole/Chips und London Fog passen nicht zusammen. Muss man nicht probieren – einzeln sind sie klasse!

Michael Mordak: Ich glaube auch, dass eine heiße Milch mit Guacamole etwas seltsam ist – ist ja eigentlich ein erfrischender Snack.

Sara Fisher: Zusammengemixt – das wäre zu viel des Guten.

Michael Mordak: Zu viel Aroma-Clash!

Nochmals vielen Dank, Sara, dass du dabei warst. Das war wirklich aufschlussreich. Deine Geschichte wird bei vielen ankommen, die einen ähnlichen Weg gegangen sind auf der Suche nach dem, was sie wollen.

Es ist die ewige Frage: Welcher Weg ist der beste für uns, wie nutzen wir unsere Stärken am sinnvollsten für Beruf und Leben? Deine Perspektive ist dabei extrem wertvoll. Ich danke dir für deinen Beitrag in unserer Community, du bringst Tag für Tag so viel Know-how und Inspiration ein. Die anderen Mitglieder profitieren stark von deinem Know-how und deiner Erfahrung.

Sara Fisher: Gerne, es hat mir Spaß gemacht. Jederzeit wieder! Die DPM-Community liegt mir sehr am Herzen – ich brainstorme einfach gern mit allen.

Es ist wirklich eine Community für uns Projektmanager. Im Moment bin ich eine Ein-Frau-Abteilung und fühle mich manchmal etwas isoliert – da ist der Austausch Gold wert: „Wie findet ihr diese Idee?“ und innerhalb von fünf Minuten gibt’s zehn Rückmeldungen. Es gibt da draußen viele, die mit ähnlichen Themen kämpfen. Das hilft sehr!

Michael Mordak: Danke fürs Einschalten zu unserem Member Spotlight mit Sara Fisher. Sie hat noch so viel mehr Wissen zu teilen. Wenn ihr mit uns im Slack-Channel oder in der Community der digitalen Projektmanager chatten wollt, freuen wir uns auf euch!

Mehr erfahrt ihr auf unserer Website: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal!