Wie man KI nutzt und trotzdem menschliche Projekte gestaltet

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low vom Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig so zu unterstützen, dass wir kompetenter, selbstbewusster und vernetzter werden, um den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.

Okay, heute machen wir etwas ein wenig anderes. Heute erhalten wir eine journalistische Perspektive auf den Einsatz von KI-Tools und großen Sprachmodellen in digitalen Branchen. Also zum Beispiel: Wofür sind diese Tools aktuell geeignet und wo sind sie noch nicht stark? Welche Fähigkeiten müssen Digitalprofis entwickeln, um der KI-Entwicklung voraus zu sein?

Heute bei mir ist Kelli Korducki, eine erfahrene Journalistin, die für viele namhafte Publikationen geschrieben hat, die Sie sicher schon auf Ihrem Schreibtisch hatten, und die sich kürzlich intensiv mit dem Einsatz von großen Sprachmodellen in der Tech-Branche beschäftigt hat.

Kelli, danke, dass du heute dabei bist.

Kelli Korducki: Danke für die Einladung.

Galen Low: Ich liebe deinen Hintergrund. Für Zuhörer:innen, die das Video nicht schauen: Kelli hat eine wunderschöne Pflanzensammlung, ein Bücherregal und eine sehr hübsch beleuchtete New Yorker Wohnung. Schön, dass du da bist. Ich sagte bereits, dies ist etwas Besonderes: Normalerweise habe ich keine Journalisten in der Sendung, aber dieses Thema ist so wichtig, weil mit KI und großen Sprachmodellen so viel passiert, was branchenübergreifend relevant ist – von der Digitalwirtschaft bis zur Tech-Branche.

Ich wollte deine Perspektive, weil du den Blick auf das Ganze hast und nicht (wie ich) mit Scheuklappen nur im digitalen Projektmanagement steckst. Ich dachte, das könnte ein guter Austausch werden. Um unseren Zuhörer:innen eine Orientierung zu geben: Du hast einen beeindruckenden Lebenslauf, finde ich. Du hast für Magazine wie Cosmopolitan, The Atlantic, The New York Times, Insider, The Guardian uvm. geschrieben. Außerdem hast du ein Buch geschrieben über die Geschichte des Ausbrechens, das ich unbedingt noch lesen möchte. Was mich beeindruckt hat, war deine breite Themenvielfalt.

Und in letzter Zeit, weiß ich, hast du dich verstärkt mit KI beschäftigt, und damit, wie KI dazu beitragen kann, die Zukunft der Arbeit menschlicher zu gestalten. Daher meine erste Frage: Was hat dich eigentlich zu KI geführt? Als Journalistin könnte man meinen, es gab einfach diesen Hype, dem man folgen musste. Aber als wir uns unterhielten, habe ich gemerkt, dass da Leidenschaft dahinter steckt und dass das für dich einen persönlichen Bezug hat.

Wie bist du eingestiegen und was hat dich angetrieben?

Kelli Korducki: Gute Frage. Ich glaube, ich kam durch natürliche Neugier zu KI, ehrlich gesagt aus eigenem Interesse – nicht weil es das neue, spannende Thema ist, das man abdecken sollte, sondern: „Wird das meinen Beruf übernehmen? Bin ich in 5 oder 10 Jahren überhaupt noch gefragt? Sollte ich etwas anderes lernen?“ Als der Hype um generative KI einsetzte, das war etwa Herbst 2022, habe ich angefangen, mich intensiv damit zu beschäftigen. Das ist verrückt, wie schnell alles ging. Damals war ich Redakteurin bei The Atlantic und habe Newsletter bearbeitet. Einer der Autoren war Charlie Warzel, Technik-Kolumnist und jetzt bei The Atlantic, vorher bei der New York Times und Buzzfeed.

Er hat in meiner ersten Woche im August 2022 schon über DALL-E und KI-Kunst geschrieben. Ich fand das total spannend, es stellt viele Fragen zum Wert der menschlichen Note. Was bringt KI an den Tisch? Wie verändert das unser Verständnis von menschlichem Wissen und Intelligenz? Was macht uns Menschen wertvoll?

Springen wir vor zu GPT-4: Das kam im März 2023. Plötzlich hörte man, dass es das Staatsexamen bestehen kann, Top-Scores bei standardisierten Tests macht, Essays auf Knopfdruck schreibt. Das hat mich und alle anderen neugierig gemacht. Ich habe mir also sofort ein Abo geholt, damit herumgespielt und versucht, zu verstehen, wie es funktioniert. Ich habe keinen IT- oder KI-Hintergrund, kein linguistisches Vorwissen – ich habe Englisch studiert. Ich musste das also sehr grundlegend als Laie lernen. Je mehr ich lernte und je mehr Expert:innen ich sprach, desto klarer wurde: Es gibt Dinge, die Maschinen nicht können. KIs reagieren nicht auf Menschen, entwickeln keine neuen Lösungen in unvorhersehbaren Situationen und treffen keine echten Entscheidungen.

Große Sprachmodelle arbeiten probabilistisch. Man gibt einen Impuls und das Modell liefert die Antwort mit der höchsten Wahrscheinlichkeit, richtig zu klingen. Das ist faszinierend, denn so funktioniert menschliches Schlussfolgern in Teilen auch, aber es hat Grenzen: KI kann sich nicht selbst korrigieren, keinem Gedankengang folgen, nichts Originäres erschaffen. Gerade das ist aber der wertvollste Teil meines Jobs, der sich erst über die Jahre entwickelt hat: Gute Gedankenarbeit. Schreiben konnte ich immer, aber Denken musste ich lernen. KI kann nicht denken – sie ist clever, nicht klug. Und das ist ein Unterschied.

Galen Low: Ich finde es spannend, wie du den Wert menschlichen Wissens betonst. Auch in Berufen wie Projektmanagement oder Journalismus – man kann sagen: „Du schreibst Texte? Das kann das Sprachmodell auch.“ Aber der „kluge“ Teil, das eigentliche Denken dahinter, macht den Unterschied. Unsere Gespräche drehen sich aktuell meist um Sprachmodelle – sie ergänzen Dinge, die andere getan haben, generieren aber wenig wirklich Neues. Gleichzeitig entwickelt sich KI insgesamt rasant. Doch heute, im November 2023 – ich time das mal absichtlich – reden wir praktisch über Tools, die mit Sprachmodellen arbeiten, die unser Selbstverständnis verändern und irgendwie auch beängstigend sind. Aber wie du sagst, du bist der Mensch, das Sprachmodell dein schlauer Assistent – es ersetzt dich nicht. Das ist interessant. Denn oft klingt die große Frage: Wie lange, bis KI meinen Job übernimmt?

Aber ist das überhaupt die richtige Frage? Und wenn nicht – wie kann man anders und produktiver darauf schauen?

Kelli Korducki: Ja. Das Zitat, an das ich immer denke, wenn ich diese Frage höre, stammt von einem KI-Experten, den ich für einen Artikel im Atlantic interviewt habe: KI ersetzt keine Berufe, sondern Aufgaben. Jeder Beruf setzt sich aus vielen Aufgaben zusammen – einige davon sind Fleiß- oder Verwaltungsarbeiten, wie E-Mails verschicken, Termine im Kalender eintragen, Budgettabellen pflegen. Die gehören zwar irgendwie dazu, machen aber nicht den Kern des Jobs aus.

Der Kern besteht beispielsweise im Projektmanagement darin, Menschen zu führen, Teams auf ein Ziel einzuschwören und den Rahmen wie Zeit und Budget einzuhalten. KI kann hier Aufgaben unterstützen wie das Planen, das Nachhalten von Budgets etc., aber das Wichtigste ist und bleibt: Projektmanagement ist People Business. Es erfordert, Teams im echten oder virtuellen Raum zu orchestrieren, die Stärken und Schwächen der Leute einzuschätzen und diese so zusammenzustellen, dass das Ziel erreicht wird. Das kann aktuell kein Sprachmodell (und vermutlich nie). Der Menschenfaktor ist der eigentliche Wert des Projektmanagers. Im Projektmanagement kann man also KI wie einen hilfreichen Assistenten sehen, der weniger strategische oder weniger personalbezogene Aufgaben übernimmt und alles gut miteinander verzahnt.

Galen Low: Komischerweise freut sich selten jemand laut darüber, nicht mehr selbst Termine planen oder Budgetabweichungen berechnen zu „müssen“. Oft haben wir uns so mit diesen Dingen identifiziert, dass wir sogar Stolz darauf entwickeln. Dann kommt die Technik und sagt: „Mach weniger“, und unsere Reaktion ist Angst. Ein interessanter Mindset: Wir schützen unsere Rollen und Berufe. Begegnet dir oft, dass Leute sagen: „Super, bitte nimm mir diese Aufgaben ab, damit ich an anderem arbeiten kann?“

Kelli Korducki: Oh ja, tatsächlich hört man das selten laut, aber mein persönliches Umfeld – fast alle im journalistischen oder kreativen Bereich – sagt eigentlich: „Ja bitte! Nimm mir die lästige Pflicht ab! Willst du mein Interview transkribieren? Gerne!“ Wir wissen, dass die eigentliche Arbeit nicht ersetzt werden kann – nämlich, etwas Neues schaffen, das es vorher nicht gab. Für Routine-, administrative oder rein ausführende Aufgaben nutze ich sofort die KI. Seitdem es automatische Transkription gibt, benutze ich sie – weil ich sonst mit drei bis fünf Stunden Audio pro Woche das ganze Leben nur tippen würde und nie zum Schreiben käme. Und fürs Schreiben werde ich bezahlt, nicht fürs Transkribieren! Auch Zusammenfassungen langer Fachtexte – einfach die wichtigsten Punkte als Laienzusammenfassung: Hier hilft der Chatbot enorm. Natürlich sollte man immer alles gegenprüfen, KI halluziniert ab und zu.

Kurz: Es spart enorm Zeit, und die kann ich in die eigentliche Arbeit investieren – wofür nur ich qualifiziert bin.

Galen Low: Das trifft auch auf Projektmanager:innen zu. Eigentlich denken viele, sie würden für das Füllen von Tabellen und das Verfassen von Statusupdates bezahlt – dabei ist es die menschliche, kreative Komponente, die zählt. Wenn man annimmt, dass ein Projektmanager kreativ ist, ist es gerade diese Qualität, die gestärkt werden sollte. Darauf wollte ich raus: Wie können digitale Projektmanager:innen KI und ihre eigenen Stärken effektiv kombinieren? Wie nutzt man das heute zum eigenen Vorteil? Worauf sollte man am meisten achten?

Kelli Korducki: Der offensichtlichste Tipp: Probiert die Tools aus, macht euch mit ihnen vertraut, integriert sie in den Alltag. Ich habe mit einer sehr erfahrenen Projektmanagerin mit über 30 Jahren Berufserfahrung aus Kelowna, British Columbia, gesprochen. Sie meinte, KI sei das Beste, das der Branche passieren konnte – Endlich würden Leute ihre Hausaufgaben machen und Projekte besser vorbereiten! Sie glaubt, das steigert die Projekt-Erfolgsquote erheblich.

Eine mögliche Herangehensweise: Nutzt KI als Mitdenker, der es euch ermöglicht, kreative Strategiearbeit strukturierter, organisierter und erfolgreicher zu leisten.

Galen Low: „Freunde dich mit den Tools an“ ist tatsächlich ein super Bild! Und ja, damit ist auch gemeint: „Mache deine Hausaufgaben“ – also: sich Wissen aneignen, Tools analysieren, die eigenen Arbeitsabläufe reflektieren! Der gewonnene Freiraum sollte dann genutzt werden, um das eigentliche Ziel des Projekts, den eigentlichen Wert, genauer zu verstehen und zu kommunizieren. Also: „Was soll das Projekt eigentlich erreichen, welchen Mehrwert liefern wir, welches Geschäftsziel wird verfolgt?“ – anstatt nur: „Stimmt unser Meilenstein?“ Wer kreativ mit der neuen Zeit umgeht, wird am meisten profitieren. Gerade für Menschen, die sich nicht kreativ fühlen, ist das herausfordernd: Denn Routine übernimmt KI jetzt, Neues müssen wir selbst schaffen.

Kelli Korducki: Absolut. Aber: Jede Wissensarbeit ist kreative Arbeit – das gilt auch für das Projektmanagement. Am Ende geht es immer darum, Ideen und Konzepte in die Realität umzusetzen. Und alles, was innovativ ist, ist im Kern kreativ. Problemlösen, Planung, Ziele erreichen – das ist kreative Strategiearbeit.

Künstler:innen sprechen von ihrer „kreativen Praxis“, dem „Schreibprozess“ oder „Malprozess“. Für Kreative steht der Weg im Vordergrund, nicht nur das Ziel. Und das lässt sich gut aufs Projektmanagement übertragen: Kreativität ist kein Hexenwerk, sondern die Fähigkeit, Fragen zu stellen und Wege zum Ziel zu entwickeln.

Ich vermute, viele Projektmanager variieren ihre Prozesse von Projekt zu Projekt, keine zwei Projekte sind gleich. Es geht immer darum, Abläufe feinzujustieren, um sie passend zur Aufgabe zu machen.

Galen Low: Volle Zustimmung. Vielleicht eine etwas andere Frage: Angenommen, nicht jede:r Projektmanager:in fühlt sich sofort kreativ. Wie gehst du selbst an Kreativität heran, wie lässt du dich inspirieren? Welche Rituale helfen dir, dich kreativ aufzustellen? Gibt es etwas, das Projektmanager:innen übernehmen könnten?

Kelli Korducki: Das klingt vielleicht langweilig, aber wenn ich festhänge, mache ich erstmal Pause. Und ich lese dann gern etwas, das gar nichts mit meiner Aufgabe zu tun hat. Wenn ich dann zurückkomme, bin ich oft viel frischer – meine Gedanken und meine Schreibe sind besser. Manchmal braucht man einfach Abstand und muss sich geistig fordern, aber ohne direkten Arbeitsbezug.

Galen Low: Interessanter Ansatz. Würdest du auch gezielt etwas Ähnliches oder fachlich Passendes lesen, um Inspiration zu finden? Oder führt das eher zum Vergleich und blockiert?

Kelli Korducki: Manchmal, dann nenne ich das tatsächlich Recherche.

Galen Low: Ja, stimmt, dann ist es Recherche.

Kelli Korducki: Auf jeden Fall. Denn manchmal hängt man fest, weil man zu wenig Informationen hat. Dann hilft Nachlesen immer.

Galen Low: Stimmt! Projektmanager:innen sind manchmal schlecht darin – sie denken, sie müssten alle Probleme alleine lösen. Es gibt aber kein Regal mit alten Projekten zum Reinblättern. Aber in unserer Community schon! Das ist ein guter Weg, Recherche zu denken. Darüber habe ich noch nie nachgedacht! Denn letztlich hilft es, sich als kreative:r Problemlöser:in aufzustellen und sich anders in die Zusammenarbeit mit KI-Tools einzubringen. So bleibt mehr kreativer Raum, da alle Routinetätigkeiten abgegeben werden können.

Kelli Korducki: Ja, spannend ist auch: Die Kollegin aus British Columbia, die ich erwähnt habe, nutzt etwa digitale Whiteboards wie Mural und Tools für Gantt-Charts wie Tom's. Der Workflow bei der Nutzung eines Sprachmodells ist immer: Man muss es füttern, also Aufgaben und Ziele klar formulieren. Es generiert nicht magisch Lösungen, sondern verlangt bewusste Steuerung und viele Anpassungsschleifen. Es wird so zu einem kollaborativen Brainstorming-Partner. Dadurch wird der Prozess von Natur aus kreativ und iterativ.

Letztlich können solche Tools Projektmanager:innen also dazu anregen, kreativer zu arbeiten – und das ist großartig! Sie befreien nicht nur zum kreativen Arbeiten, sondern bieten auch methodische Struktur. Das ist wirklich eine spannende Entwicklung.

Galen Low: Sehr schön. Und da sind wir wieder beim Thema „menschliche Fähigkeiten“. Der kreative Prozess, diese Zusammenarbeit, die wir als Projektmanager:innen koordinieren, ist letztlich menschliche Kooperation. Darin liegt der Wert, das ist, wofür wir bezahlt werden und qualifiziert sind. Nicht alle bringen viel Erfahrung im Bereich „zwischenmenschliche Zusammenarbeit“ oder „Menschenführung“ mit. Aber mit KI-Tools entsteht die Möglichkeit, sich gezielt weiterzubilden: Wie kann man sich in Soft Skills und Beziehungsmanagement fit machen? Sollte man Zeit lieber hier investieren als in neue Methoden? Und wie kann solch ein Fokus aussehen?

Kelli Korducki: Es gibt viele Wege, an den Soft Skills zu arbeiten. Ich weiß, auch der Digital Project Manager hat darüber schon geschrieben: Die Kernkompetenzen im Umgang mit Menschen bleiben gleich. KI ändert das nicht. Diese Fähigkeiten sind und bleiben die Grundlage des Berufs. Es lohnt sich nur mehr als je zuvor, wirklich in diese Skills zu investieren – denn je weiter Technologie voranschreitet, desto kleiner wird der Spielraum, darauf zu verzichten.

Galen Low: Für mich läuft das alles auf ein neues Wertverständnis hinaus. Wenn Sie jetzt zuhören und als Projektmanager:in denken: „Mein Wert liegt an meiner tollen Tabelle“ oder daran, wie schnell Sie Notizen in Protokolle verwandeln: Hinterfragen Sie das. Sehen Sie sich als kreativer, als strategischer Mensch. Überlegen Sie, was sie täglich machen, das menschlich, kreativ und problemlösend ist – und machen Sie das zu Ihrem Markenzeichen! Nicht „Ich bin ein toller PM wegen meiner Excel-Skills“, sondern: „Ich bin derjenige, der überhaupt DEN Gantt-Plan entstehen lässt.“ Das ist die Denkarbeit, das ist der Wert! Dafür mussten Sie mit vielen Menschen reden, Abhängigkeiten klären, diplomatisch Termine aushandeln – und das wird man so schnell keineswegs durch KI ersetzen können.

Kelli Korducki: Das gilt für alle Berufe: Nur Menschen können menschlich sein und Soft Skills haben. Das ist vielleicht banal, aber es tut gut, sich das bewusst zu machen.

Galen Low: Absolut. Es ist banal, aber auch schön.

Kelli Korducki: Es ist banal UND schön.

Galen Low: Und ich könnte jetzt auf einer warmherzigen Note enden – aber nein, ich hole uns nochmal runter: Wir sagten bisher – Sprachmodelle nehmen Aufgaben, Menschen bleiben kreativ. Gibt es etwas, das im KI-Zeitalter der Arbeit der Zukunft das Spiel doch noch komplett ändern könnte? Ist da irgendetwas am Horizont, das alles auf den Kopf stellt?

Kelli Korducki: Ich habe diese Frage den besten Expert:innen gestellt – niemand konnte sie klar beantworten. Das ist an sich schon eine Antwort: Wir wissen es nicht. Vielleicht sollten gerade sie es wissen …

Galen Low: Darauf bin ich gar nicht gekommen, stimmt.

Kelli Korducki: Sie sagen: „Wir wissen es nicht. Hoffentlich geht alles gut.“ Mehr kann man wohl im Moment nicht sagen. Ich bin optimistisch, dass Menschen eine Form von Intelligenz besitzen, die Maschinen nicht bekommen oder ihnen immer unterlegen sein werden. Aber niemand weiß, was als nächstes sonst noch passiert.

Galen Low: Wer weiß – aber es ist besser, sich der Entwicklung zu öffnen, als den Kopf in den Sand zu stecken.

Kelli Korducki: Absolut.

Galen Low: Kelli, vielen Dank fürs Gespräch! Es war wirklich spannend, deinen Einblick zu bekommen – du hast vielen Leuten aus verschiedensten Branchen gesprochen. Danke für deine Perspektive.

Kelli Korducki: Sehr gerne, hat mir auch großen Spaß gemacht.

Galen Low: Also, liebe Zuhörer:innen, das war’s für heute. Wenn Sie Teil unserer Community mit über 1.000 Gleichgesinnten werden möchten, kommen Sie ins Kollektiv! Mehr dazu auf thedigitalprojectmanager.com/membership. Und wenn Ihnen gefallen hat, was Sie heute gehört haben, abonnieren Sie uns und bleiben Sie über thedigitalprojectmanager.com in Kontakt.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.