PM-Software: Glänzende Objekte oder echte Gamechanger?

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Galen Low: Projektmanagement-Tools. Jeder möchte darüber sprechen. Niemand ist so richtig zufrieden mit dem, was er momentan nutzt. Und die Suche nach dem perfekten Tool ist zu einer globalen Pilgerreise geworden.

So sehr das richtige Tool auch die Effizienz steigern und das Team schneller an sein Ziel bringen kann, wird doch oft zu viel Zeit und Energie auf Tools verwendet – besser eingesetzt wäre diese oft darin, sich zu fragen, ob wir wirklich das richtige Fundament aus Menschen, Prozessen und klaren Erwartungen geschaffen haben.

Wenn Sie mit einem PM-Tool-Anschaffungssyndrom kämpfen, bleiben Sie dran. Wir analysieren die grundlegenden Komponenten und menschlichen Faktoren, die zuerst adressiert werden müssen, um den Nutzen von Projektmanagement-Software zu realisieren.

Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Gemeinschaft digitaler Professionals, unsere Mission ist es, einander zu befähigen, selbstbewusst zu werden und sich zu vernetzen, um den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, besuchen Sie gerne thedigitalprojectmanager.com.

Heute sprechen wir also über Projektmanagement-Software – benötigen Sie sie, oder nicht? Und worauf sollten Sie achten, wenn Sie versuchen, das passende Tool für Ihr Team zu wählen?

Mit dabei ist heute Gray Mackenzie, Mitgründer von ZenPilot. Gray, danke, dass du heute dabei bist.

Gray Mackenzie: Ja, danke Galen, ich freue mich, hier zu sein. Und, äh, unsere beiden Unternehmen haben viele Gemeinsamkeiten. Das wird bestimmt ein spannendes Gespräch.

Galen Low: Absolut. Wir haben uns schon über Projektmanagement-Software und Projektmanagement im Allgemeinen unterhalten, wie man eine profitable, wachsende Agentur leitet.

Vielleicht kannst du uns kurz erzählen, was ZenPilot macht, wen ihr unterstützt und welchen Unterschied das bewirkt?

Gray Mackenzie: Klar. In Kurzform – ZenPilot ist ein Beratungsunternehmen für Trainingszwecke. Wir helfen Agenturen dabei, eine Operationsstruktur nach Goldstandard aufzubauen, damit sie gesündere, produktivere und profitablere Teams führen können.

Wir unterstützen sie heute dabei, ihre Abläufe mit einer Projektmanagement-Plattform namens ClickUp zu optimieren. Unser Hintergrund kommt aus dem Führen einer eigenen Agentur, dann haben wir eigene PM-Software entwickelt und letztlich das gleiche Agentur-Problem auf Basis von anderer Software gelöst – und dieses spezielle Tool heute ist eben ClickUp.

Galen Low: Arbeitest du tatsächlich ausschließlich mit ClickUp oder nutzt ihr auch andere Tools, wenn es besser passt?

Gray Mackenzie: Gute Frage. Nein, ich glaube nicht, dass ClickUp immer für jeden das richtige ist, aber es ist unser Kundenfilter. Wir arbeiten nur mit Leuten, die bereit sind, ClickUp als Vehikel für das Ergebnis einzusetzen.

Diese Entscheidung – als wir von eigener PM-Software (DoInbound) wechselten – war für uns, auf Agentur-Strategie, aber mit sehr schnellen, taktischen Lösungen zu fokussieren.

Indem wir uns auf eine Plattform spezialisieren, können wir auf vorgefertigte Strukturen zugreifen und diese anpassen. Weil wir uns auf Agenturen konzentrieren, bringen wir jemanden direkt zu 50-60% auf den richtigen Weg. Also haben wir entschieden, ausschließlich auf ClickUp zu setzen. Das ist unser Filter, mit wem wir arbeiten und wer nicht passt.

Galen Low: Das respektiere ich. ClickUp ist ein großartiges Tool und ich finde es sehr nachvollziehbar, den Stab weiterzureichen: Ihr hattet eigene Software, und jetzt setzt ihr auf ClickUp – warum nicht auf ein gutes Produkt setzen, das ohnehin schon viele Stärken hat?

Das passt zu eurem Framework und zu den Prinzipien, wie ihr Agenturen beim Wachstum unterstützt.

Gray Mackenzie: Ja. Ich hatte mal einen sehr guten Sales-Coach, der sich nicht auf ein Tool spezialisiert hatte, aber ein starkes Framework und viele Assets in Google Drive.

Wir nutzten intern HubSpot als CRM. Oft hätte ich mir gewünscht, dass die Abläufe dort direkt integriert sind, denn mit Vorlagen etc. wäre alles viel effizienter gewesen.

Ich habe enge Freunde, die auf Monday, Asana oder Teamwork sehr erfolgreich sind. Manchmal denkt man, schade, dass wir sie nicht betreuen können, weil sie ihr Tool nicht wechseln wollen. Meine Empfehlung: Wenn es gerade gut läuft, warum etwas ändern?

Diese Erfahrung mit dem Coach war für mich bestärkend – es ist viel mächtiger, wenn jemand tiefgehende Expertise auf Prozessebene und Strategieebene vereint.

Galen Low: Ich sehe das genauso. Man kann sich zu sehr auf das Tool konzentrieren und verliert dabei das eigentliche Ziel aus den Augen. Das Tool ist der Weg zum Ziel und sollte so problemlos funktionieren, dass die best practices und Lösungen möglichst reibungslos umgesetzt werden.

Manche Agenturen setzen bei jedem Projekt auf eine andere PM-Software. Dadurch verliert man Effizienz und Routine.

Man sollte das richtige Werkzeug kennen und nutzen – wie eine Säge: Ich hole sie raus und mache den Schnitt, statt ewig nachzulesen, wie man sie richtig hält.

Gray Mackenzie: Genau. Zur Frage, warum wir ausschließlich ClickUp nutzen: Für uns stellte sich die Frage, was für die meisten Agenturen am häufigsten passt. Das war und ist ClickUp. Falls sich das ändert, ändern wir uns auch.

Vor zehn Jahren waren wir exklusiv bei HubSpot, was dazu führte, dass wir viel Strategie ausgelagert haben, weil HubSpot die Funktionalität ständig erweitert. Dann gibt es mehrere Hubs und der Fokus geht verloren. Wir wollten Experten für ein einziges Tool sein, aber stets mit Fokus, das zugrundeliegende Problem, Agenturbetrieb zu lösen – nicht nur Experte für ClickUp sein.

Galen Low: Das macht absolut Sinn. Im Digitalbereich ändert sich ständig alles und es ist unmöglich, alles im Detail zu kennen.

Das proklamierte Ziel ist nicht, jeden Kniff jedes Tools zu kennen, sondern sich tief für eine Plattform zu spezialisieren, die alles Wichtige abdeckt. Das ist ein großartiger Ansatz.

Gray Mackenzie: Ja, das eröffnet viele Möglichkeiten.

Galen Low: Definitiv.

Lass uns ins Thema einsteigen. Du arbeitest mit unterschiedlichsten Agenturen. Was sind für dich Anzeichen, dass eine Agentur ihr aktuelles Projektmanagement-Tool ersetzen sollte?

Gray Mackenzie: Ich sehe das ganzheitlich – es gibt immer drei Komponenten: das Tool, den Prozess und die Menschen. Das Tool ist meist der Anfang, weil alle Marketing lieben, aber es ist nicht alles. Prozesse schaffen Effizienz und Marge. Wenn wiederkehrende Abläufe nicht ins Tool integriert sind und keine Vorlagen existieren, wird es schwierig.

Dritte Komponente: die Menschen. Haben sie klare Erwartungshaltungen und Regeln für die Nutzung des Tools? Haben sie Schulungen erhalten? Nicht nur Fälligkeitsdaten und deren Handhabung, sondern ganz konkrete Anleitungen für den Alltag.

Galen Low: Genauso – jede Agentur hat viele Tools. Dieses „shiny object“ Syndrom bringt nichts, wenn keine Prozesskultur existiert, die für Vorhersehbarkeit sorgt.

Vor allem, wenn viele verschiedene Personen an Projekten beteiligt sind – neue, Freelancer, Dienstleister – braucht es eine Erwartung, dass Prozesse existieren.

Wichtiger Punkt: Training wird oft unterschätzt. Ein halbtägiges Onboarding ist meist nicht ausreichend – wichtiger ist Governance, Erwartungen und das „Ways of Working“, also die Verhaltensregeln im Team.

In den meisten Agenturen wird enorm schnell gearbeitet, manchmal rutschen Dinge durch. Wichtig ist, dass man es weiß und darauf reagieren kann – nicht dass niemand was sagt und alles verdrängt wird. Es geht nicht um Schuld, sondern um den Faktor Mensch.

Gray Mackenzie: Exakt. Eine Agentur ist im Grunde ein Dienstleistungsmodell, bei dem menschliche Arbeitskraft im Fokus steht. Ohne Systeme zur Messung und Steuerung wird's schwierig. Die eigentliche Frage ist: Haben wir dem Team die richtigen Rahmenbedingungen gegeben, damit sie überhaupt wissen, was zu tun ist, und wie?

Speziell anspruchsvoll wird es bei Agenturen mit ausgefeilten Frameworks, aber schlechter Transparenz zu Auslastung oder Ressourcenplanung. Dann ist das Tool ggf. wirklich zu wechseln. Aber zu 90 % fehlt die übergeordnete Struktur, wie der Kundenerfolg und die operative Arbeit ablaufen.

Gibt es Trainings, klare Abläufe und regelmäßige Accountability? Was wird täglich, wöchentlich und monatlich gemessen? Viele haben Checkpoints oder irgend eine Form von Verantwortlichkeit, aber selten gesunde Routinen. Wir waren zu Beginn auch nicht gut darin. Das lernt man mit der Zeit.

Galen Low: Nutzt du das als Methode, um Vorurteile zu entkräften, dass ein Tool „nicht passt“?

Gray Mackenzie: Ja, auf jeden Fall. Obwohl wir auf ClickUp spezialisiert sind, bin ich einer der Ersten, die sagen: Vielleicht ist euer aktuelles Tool ausreichend. Ein blinder Wechsel löst nicht die eigentlichen Probleme. Erst mal prüfen, wo ihr steht, was Goldstandard für eure Agentur bedeutet – und dann gemeinsam die Lücke schließen.

Galen Low: Gibt es Beispiele, wo Agenturen nach der Analyse merkten: Eigentlich reicht unser „Google Sheet“, wir brauchen nur Klarheit?

Gray Mackenzie: Selten bei Google Sheets, aber sicher bei anderen Tools: Wir hatten eine Webagentur mit 40 Mitarbeitern, nach unserem Blueprint-Prozess wurde klar: Ein Umstieg wäre erst in Zukunft sinnvoller, da zunächst noch Arbeit am Team und den Menschen notwendig war. Oft steht das Tool nicht an erster Stelle.

Galen Low: Das ist ein schöner Ansatz. Nicht unbedingt das Tool ist entscheidend, sondern zunächst müssen Prozesse klar sein.

Das „Shiny Object“-Syndrom führt oft dazu, dass Tools blind beschafft werden. Man muss aber abwägen, welche Tools überhaupt sinnvoll sind, was redundant ist – und wie kann man sinnvoll integrieren?

Gray Mackenzie: Genau, das ist ein wichtiger Faktor unserer Beratung: Welche Tools sind wirklich notwendig? ClickUp kann vieles, aber das bedeutet nicht immer, dass es das beste Tool für alles ist. Slack ist z. B. sehr stark bei Integrationen, die ClickUp nicht hat. Also: Best-in-Class-Tools für spezifische Zwecke einsetzen und wo sinnvoll, sinnvoll integrieren.

Viele Integrationen und Automationen passieren im Hintergrund. CRM bleibt z. B. am besten in HubSpot, Projektmanagement in ClickUp. Die Integration von neuen Deals in Arbeitsabläufe, Kommunikation mit Tools wie Slack oder Teams, Schnittstellen zu Finance-Tools wie QuickBooks – dort setzen wir Automatisierungen an. Aber die Kosten-Nutzen-Rechnung darf nicht vergessen werden: Ist eine Automatisierung zu teuer, muss der Prozess manuell, aber trotzdem zuverlässig ablaufen.

Galen Low: Es gibt keinen Werkzeug-„Einheitsbrei“, sondern die richtige Orchestrierung. Integration beginnt oft beim manuellen Prozess: Wie gelangt das Angebot aus dem CRM in das Projektmanagement, wie kommen die Lessons Learned zurück?

Man kann viel mit einfachen Mitteln erreichen und aufwendige Automatisierung später nachrüsten, wenn es sich rechnet. Es ist mehr ein Orchester als eine monolithische Maschine.

Gray Mackenzie: Ja. Wir haben anfangs Fehler gemacht und zu früh automatisiert, ohne vorher Prozesse zu optimieren. Erst wenn der Prozess funktioniert, lohnt sich Automatisierung wirklich. Durch die Fokussierung auf Branchennischen bringen wir viel Erfahrung in den Prozess-Workshops mit ein. Oft machen kleine Veränderungen große Unterschiede, wenn man den Prozess erst einmal klar dokumentiert hat.

Galen Low: Man sieht das Aufschreiben von Prozessen oft als Endpunkt. Eigentlich ist es aber der Startpunkt, um darüber nachzudenken und gemeinsam zu verbessern. Solange es nur im Kopf existiert, bleibt es unverändert – auch wenn es falsch ist.

Gray Mackenzie: Genau richtig. Der erste Schritt ist, Prozesse überhaupt festzuhalten. Und das muss gar nicht so aufwendig sein, wie man denkt. Mit dem richtigen Framework können wir in etwa 10 Wochen viel erreichen, was Prozesse, Training und Tooling betrifft. Die Effizienzsteigerungen belohnen den Aufwand mehrfach.

Galen Low: Beeindruckend. Das ist viel schneller als gedacht! Die Investition lohnt sich, wenn hinterher eine Verdreifachung der Effizienz steht.

Was machst du, wenn Adoptionsprobleme auftreten – also das Team rutscht in alte Muster zurück?

Gray Mackenzie: Gute Frage. Wir machen das grundlegend anders als klassische PM-Tool-Einführer, die lediglich Tools transferieren. Wir sind viel meinungsstärker – unsere Methode besteht aus drei Elementen: Erwartungshaltung & Training, Motivation (Karotte) und Konsequenz (Stock).

Zu Beginn steht das Setzen klarer Erwartungen: Zum Beispiel „Wenn es nicht in ClickUp steht, ist es nicht passiert“. Dann folgen alle weiteren Regeln zu Zeiterfassung, Fälligkeitsdaten, Nachvollziehbarkeit usw.

Die „Karotte“: Den Leuten aufzeigen, wie ihnen das Tool das Leben erleichtert – klare Aufgabenliste, Prozesse integriert, transparente Auslastung für alle Teammitglieder.

Der „Stock“: Tägliches Checken und Coachings, ob die Regeln eingehalten werden. Das muss nicht der CEO übernehmen, sondern jemand, der regelmäßig schaut: Welche Tasks sind überfällig? Wurde die Arbeitszeit eingetragen? Was fehlt?

Anfangs ist es oft zäh, doch nach zwei, drei Wochen erkennen die meisten die Vorteile der neuen Routinen.

Dabei brauchen wir bis hin zu Leadership-Ebene Unterstützung: Nur wenn die Führung das Projekt lebt und Verantwortung übernimmt, funktioniert echte Veränderung. Veränderungen müssen an allen Ebenen stattfinden.

Und: Wir entwickeln die Blaupause mit der Agentur zusammen, nicht von oben herab. Die Eigenheiten und Notwendigkeiten des Kunden werden eingebracht. Viele vergessen diesen partizipativen Ansatz, obwohl er entscheidend für Akzeptanz und Erfolg ist.

Gray Mackenzie: Ohne Verhalten und Buy-in hilft das beste Tool nicht. Mir sind Teams mit dokumentierten Prozessen und echter Zusammenarbeit wichtiger als das modernste Setup ohne Zusammenhalt. Natürlich ist der Idealzustand beides zusammen.

Der „Stock“ ist zu 80 % Coaching und zu 20 % Konsequenz – und nur selten müssen wirklich harte Konsequenzen gezogen werden. Meist fehlt es schlicht an Verständnis oder Wiederholung der Inhalte. Menschen benötigen im Schnitt sieben Wiederholungen, bis etwas wirklich hängenbleibt.

Galen Low: Ich finde den Coaching-Ansatz super. Es geht nicht darum, sofort Konsequenzen zu ziehen, sondern Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten, besonders bei Veränderungen. Veränderungen sind für Menschen schwer. Champions auf vielen Ebenen helfen bei Adoption und nachhaltiger Umsetzung.

Es braucht Verantwortung und Motivation an der Teamspitze und die Kultur, dass Tools und Prozesse nicht „das Problem anderer“ sind. Nur so bleibt der Wandel nachhaltig.

Gray Mackenzie: Absolut! Der menschliche Faktor ist entscheidend, vor allem in stark wachsenden Agenturen. Tools allein lösen das nicht.

Galen Low: Hast du ein Wunschfeature, das du aktuell in keinem Tool findest, das aber alles ändern würde?

Gray Mackenzie: Ja. Wir haben intern zehn Kernprobleme identifiziert, die Agenturen lösen müssen – von standardisierten Kundenreisen bis hin zu Prozessvorlagen. Viele davon sind inzwischen sehr gut gelöst.

Aber Forecasting (Planen von Kapazitäten und Neueinstellungen) ist noch immer mühsam und besteht aus viel Handarbeit – wenn eine Vielzahl von Projekten kurz vor dem Abschluss stehen, dauert es zu lange, potenzielle Engpässe zu erkennen. Es gibt Tools wie Parallax, aber die Integration mit PM-Tools ist noch lückenhaft.

Zweites Wunschfeature: Automatisierte Vorschläge zur Personaleinsatzplanung – wer arbeitet besonders effizient an bestimmten Aufgaben und sollte bevorzugt zugewiesen werden? Das ist sehr schwierig, weil die Aufgabenverteilung sehr unterschiedlich gehandhabt wird, aber enorm gefragt.

Galen Low: Das ist ein Granularitätsproblem – aber selbst grobe Analysen können wichtige Erkenntnisse liefern. Pipeline-Forecasting ist das große Thema, gerade für die Balance zwischen Vertrieb und Delivery. Die komplexe Ressourcenplanung ist WESENTLICH für Agenturen.

Gray Mackenzie: Richtig. Maximale Auslastung birgt großes Risiko. Man muss das richtige Gleichgewicht finden.

Galen Low: Softwareentwickler, da ist die nächste Million-Dollar-Idee!

Gray, das war unglaublich aufschlussreich. Wer mehr über ZenPilot erfahren möchte, wo findet man euch?

Gray Mackenzie: Zwei Möglichkeiten: Einfach auf zenpilot.com. Sucht man „ClickUp für Agenturen“, findet man zahlreiche Inhalte, Podcast, Benchmarks und mehr. Außerdem haben wir einen 19-Fragen-Benchmark für Agenturen unter zenpilot.com/pm-benchmark (keine Anmeldung notwendig, oder mit E-Mail für weitere Infos). Sie erhalten ein Score und die Auswertung im Vergleich zu anderen Agenturen.

Galen Low: Ich habe es getestet – dauert keine fünf Minuten. Link gibt’s in den Shownotes. Es ist ein hervorragender Ausgangspunkt, um die Situation als Projektmanager oder ganze PM-Teams einschätzen zu können.

Gray Mackenzie: Danke, Galen, hat super Spaß gemacht. Jederzeit gerne wieder und auch gerne Unterstützung für Fragen aus dem Publikum.

Galen Low: Ebenfalls vielen Dank fürs Teilen deiner Insights!

Gray Mackenzie: Sehr gerne.

Galen Low: Was meinen Sie?

Ist Projektmanagement-Software ein notwendiges Übel beim Skalieren – oder die Geheimwaffe für Ihr Agenturwachstum?

Erzählen Sie Ihre Geschichte: Waren Sie schon Teil einer Organisation, die das falsche PM-Tool gewählt hat? Was war die Auswirkung?

Schreiben Sie Ihre Meinung unten in die Kommentare.

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Bis zum nächsten Mal. Danke fürs Zuhören.