Projektmanagement-Hacks (mit Natalie Semczuk)

Lies das Transkript:

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Ben Aston:

Hallo zusammen und herzlich willkommen zu dieser neuesten Ausgabe des Digital Project Manager Podcasts. Heute habe ich Natalie zu Gast und ich freue mich sehr, die erste von mehreren Podcast-Episoden zu machen, in denen wir mit Personen sprechen, die tatsächlich einige der Inhalte und Artikel auf der Seite geschrieben haben.

Natalie hat kürzlich einen Artikel bei uns auf dem Digital Project Manager veröffentlicht, Projektmanagement-Hacks, und jeder liebt Hacks. Wenn du Hacks magst: Wir haben vor einer Weile einen Artikel über Slack-Hacks veröffentlicht, der sehr beliebt war. Natalie hat hier eine Liste von zehn verschiedenen Hacks erstellt, die sie im Laufe der Jahre als Digital Project Manager verwendet hat. Sie reichen von sehr praktikabel bis hin zu eher philosophisch und beziehen sich generell darauf, wie wir an Projektmanagement herangehen. Darüber möchten wir heute sprechen.

Zuerst lasse ich Natalie sich vorstellen. Natalie, kannst du uns kurz einen Überblick über dich geben? Wer bist du, an welchen Projekten arbeitest du und was machst du so?

Natalie Semczuk:

Danke, sehr gern. Es ist toll, hier zu sein. Ich bin freiberufliche Digital Project Managerin. Meistens arbeite ich remote für kleine bis mittelgroße Unternehmen, typischerweise im Bereich Webdesign und -entwicklung, manchmal auch Apps. Ich arbeite mit Teams zusammen, um sie dabei zu unterstützen, erfolgreich Projekte umzusetzen, mit Projektkunden, und ich berate auch zu Betriebsprozessen und wie du dein remote Team noch besser machen kannst.

Ben Aston:

Super! Magst du uns einen kurzen Überblick geben über einige der Projekte, an denen du zuletzt gearbeitet hast, soweit du darüber sprechen darfst? Was für Projekte sind das, was für digitales Projektmanagement? Ist es eher strategisch oder geht es eher um Kampagnen, Marketingkampagnen oder Website-Aufbauten? Welcher Typ DPM bist du?

Natalie Semczuk:

Es geht meistens um Website-Aufbau oder tiefere Webentwicklung, solche Sachen. Zurzeit arbeite ich an zwei aktiven Projekten. Eines ist eine kleine Grundschule, eine Privatschule, und sie modernisieren viele ihrer internen Systeme. Es geht also zum Beispiel darum, wie sie Schüler klassifizieren und sortieren. Ich überwache das Projektmanagement, die Entwicklungsarbeit und die Neuentwicklung und Integration, die all diese Schülerdaten aus bestehenden Systemen holt und in eine ziemlich individuelle Website-Lösung bringt, wo Lehrer sich einloggen und ihre Schüler sehen können, und Eltern sich einloggen und den Fortschritt ihrer Kinder im Jahresverlauf verfolgen können.

Außerdem arbeite ich an einem ziemlich klassischen Website-Design und -Aufbau, oder eigentlich generell am Aufbau, für ein kleines Start-up aus San Francisco mit spannenden Produkten. Ich darf da leider nicht mehr verraten, aber es ist einer dieser typischen Design- und Entwicklungsphasen, ein bisschen Strategie kommt auch vor, aber es macht bisher viel Spaß.

Ben Aston:

Sehr gut. Lass uns also tief eintauchen in deine zehn Hacks. Wir werden vermutlich nicht auf jeden ganz detailliert eingehen, aber kannst du uns zuerst mal erklären, wie du auf diese Hacks gekommen bist? Manche sind sehr von der Ausführung und Praxis geprägt, andere eher philosophisch über die Art, wie wir PM machen sollten. Wie bist du auf diese Hacks gekommen?

Natalie Semczuk:

Ich denke, es ist eine Mischung daraus, was andere PMs gemacht haben, mit denen ich zusammengearbeitet habe, und was bei ihnen wirklich gut funktioniert hat, sowie meine eigenen Erfahrungen. Vieles stammt aus der Remote-Arbeit, wo man sowohl etwas mehr als auch weniger Kontrolle über seine Umgebung hat. Weniger Kontrolle über das Team, mit dem man arbeitet, mehr Kontrolle über die eigene Arbeitsumgebung. Ich denke, wir DPMs nutzen sehr viele Tools und kommunizieren ständig. Das ist ein riesiger Teil unseres Jobs, und es ist leicht zu vergessen, wie wichtig es ist, diese Tools und die Kommunikation so zu optimieren, dass sie für uns funktionieren und wir weniger Zeit für langweilige, repetitive Aufgaben aufwenden und mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist.

Ben Aston:

Sehr schön. Das leitet gut über zu Hack Nummer eins: „Automatisiere deine Projektmanagement-Tools, so viel es geht.“ Kannst du uns erzählen, wie in deinem Artikel beschrieben – und falls ihr den Artikel noch nicht gelesen habt, schaut mal auf thedigitalprojectmanager.com vorbei, der Artikel ist derzeit auf der Startseite – welche PM-Tools du persönlich gern nutzt und wie du zu deiner Auswahl gekommen bist?

Natalie Semczuk:

Klar. Ich benutze eine Vielzahl von Tools, je nach Unternehmen, für das ich arbeite. Fast immer Slack, Gmail oder das Google-Produktsystem. Ansonsten für Projektmanagement-Tools selbst habe ich oft Basecamp 3 oder Trello genutzt, und eine Art interessante Mischung daraus, nämlich die Software Breeze.pm. Solche typischen Workflow-Tools und dann eben viel Slack und Google und diese Programme.

Ben Aston:

Okay. Einige der Automatisierungen, die du im Artikel erwähnst, scheinen so aufgebaut zu sein, dass du Benachrichtigungen und entsprechende Updates bekommst, sobald jemand bestimmte Dinge tut oder etwas passiert. Muss dein Team dafür alle auf derselben Seite stehen und gleich arbeiten? Und wie hast du dein Team motiviert, dabei mitzumachen?

Natalie Semczuk:

Meistens ja. Einige Hacks kann ich selbst steuern. Sie sind für meinen eigenen Nutzen, zum Beispiel wie ich Benachrichtigungen empfange und die Tools auswähle, etwa wie sie ankommen – ob als wöchentlicher Digest oder in Echtzeit, solche Dinge. Die Integrationen zwischen Tools wie GitHub und Slack oder Trello und Slack verlangen von meinem Team, dass sie einem bestimmten Prozess folgen – dass sie also diese Tools überhaupt benutzen, was meiner Meinung nach auch bei den unkonventionellsten Teams recht einfach ist, also etwa, dass sie zu einem Repository commiten oder so etwas. Es ist auf jeden Fall hilfreich, diese Integrationen einzurichten, unabhängig vom befolgten Prozess.

Ben Aston:

Und wenn Leute nur eine Automatisierung machen würden, welche wäre die eine, für die du dir täglich dankbar bist, weil sie dir so viel Arbeit abnimmt?

Natalie Semczuk:

Für mich ist die wichtigste: Ich nutze Slack als Chat-Tool mit quasi jedem Team. Wenn ich also das Projektmanagement-Tool fürs jeweilige Projekt in einen Slack-Channel integriere, ist das super hilfreich. Ich bekomme Infos, wenn jemand eine ihm zugewiesene Aufgabe aktualisiert, ein Problem mit einem bestimmten Marker kennzeichnet oder eine Aufgabe in eine „abgeschlossen“-Spalte verschiebt. So bekomme ich sofort einen Einblick, was aktuell passiert – ich muss mich nicht in ein anderes Programm einloggen oder E-Mails checken. Diese Integration ist die einfachste Automatisierung, die man haben kann. Falls man solche Tools nicht nutzt, finde ich es auch genial, E-Mail-Digests zu bekommen – einfach einen zentralen Ort zu haben, wo ich einen Überblick über alles bekomme, statt in zig verschiedenen Programmen nach Status zu suchen.

Ben Aston:

Hat es schon mal Situationen gegeben, in denen deine Automatisierungen katastrophal gescheitert sind und es deshalb zu einem Desaster gekommen ist?

Natalie Semczuk:

Ja, es kann auf beide Seiten ausschlagen – wenn Integrationen aus irgendeinem Grund ausfallen und ein Update zu spät bemerkt wird, oder andersherum, wenn die Integration zu gut funktioniert und man eine Benachrichtigungsflut in dem einen zentralen Ort bekommt – das ist natürlich auch nicht ideal.

Ben Aston:

Kommen wir zu Nummer zwei: „Nutze eine RACI-Matrix bei jedem Projekt.“ Für alle, die von RACI noch nichts gehört haben: Erzähl uns kurz, was das ist und warum du sie gerne nutzt.

Natalie Semczuk:

Ich muss zugeben, ich nutze sie in meinen Projekten etwas unkonventionell, aber die Grundidee ist, bei einem Projekt alle Verantwortlichkeiten, Rollen und Zuständigkeiten transparent zu machen, sodass klar ist, welche Person oder welches Team erwartet wird, wie zu interagieren und Entscheidungen zu treffen. Viele machen das zu Beginn eines Projekts beim Kickoff. Ich finde, es ist eine gute Methode, um Klarheit zu schaffen. Zum Beispiel entscheidet der Kunde, welche Inhalte vorangebracht werden, gleichzeitig brauchen wir Einblick aus bestimmten Fachabteilungen. Es geht bei der Matrix also darum, verschiedene Verantwortlichkeiten zwischen den Parteien im Projekt klar zu benennen.

Ben Aston:

Im Artikel gibst du auch ein Beispiel für eine RACI-Matrix. Wie triffst du letztlich die Entscheidung, wer in welcher Spalte steht? Wer wird konsultiert, wer einfach nur informiert, was heißt informiert wirklich und wer ist eigentlich verantwortlich? Wie läuft dein Entscheidungsprozess dabei ab?

Natalie Semczuk:

Das ist je nach Projekt unterschiedlich. Ich gehe meist nach Präzedenzfällen oder Prozessen bei den größeren Teilen eines Projekts vor. In den verschiedenen Phasen oder Meilensteinen gibt es normalerweise einen klaren Agenturprozess – der Kunde ist an einer bestimmten Stelle involviert, Design und Entwicklung an anderen. Daraus ergibt sich schon vieles. Es gibt aber eine feine Linie, gerade bei komplexeren Projekten oder wenn viele Stakeholder beteiligt sind, da muss man als PM auch lenken und selbst bestimmen, wer informiert oder verantwortlich ist. Natürlich kann man auch Überschneidungen haben. Es ist aber sehr viel sinnvoller, konkret festzulegen, welche Person an welcher Stelle steht.

Ben Aston:

Definitiv. Oft ist es herausfordernd, wie detailliert man die RACI aufschlüsseln sollte. Nach Phasen, Aufgaben, Deliverables? Wie gehst du da vor – wie viel Detail magst du?

Natalie Semczuk:

Bei kleinen Projekten mag ich sie eher nach Phasen und größeren Deliverables ausrichten – bei größeren oder komplexeren Projekten wird es granularer. Ich finde es auch sinnvoll, eine RACI-Matrix für Dinge einzusetzen, an die viele nicht denken, wie zum Beispiel den Content- oder Update-Workflow nach dem Launch. Das hilft dem Kunden zu verstehen, wie viel Arbeit und wer daran beteiligt ist. Die Matrix sorgt für ein gemeinsames Verständnis und Erwartungsmanagement im Projekt.

Ben Aston:

Super. Kommen wir zum dritten Punkt: „Sage täglich Hallo zu deinem Team und deinen Kollegen.“ Klingt auf den ersten Blick banal. Wie funktioniert das im Remote-Setup und was ist der Unterschied zum Büro? Du arbeitest viel mit Slack. Ich selbst hab schon erlebt, dass Teams, obwohl sie nebeneinander sitzen, nur miteinander chatten. Wie schließt du die Lücke zwischen virtueller und persönlicher Kommunikation?

Natalie Semczuk:

Da muss man eine Balance finden. Es ist schwer zu sagen, wie viel personeller Kontakt optimal ist, besonders im Remote-Setup, da echte Begegnungen nur durch einen (Video-)Call entstehen. Trotzdem ist es wichtig, Beziehung und Vertrauen aufzubauen. Ich variiere da: Manchmal schreibe ich einzelne Teammitglieder direkt an, frage nach Blockern oder wie es ihnen geht. Oder ich poste als Nachricht in den Projekt-Channel wie "Hey, wie läuft’s, gibt’s Probleme?“ Ich vermeide es, alle per app mention zu benachrichtigen, das wäre keine gute Praxis. Aber so halte ich die Kommunikation locker und ohne festen Zweck, sondern einfach, um die Bindung zu stärken.

Das entspannt die Stimmung und nimmt Formalität raus.

Ben Aston:

Super. Nächster, Nummer vier: „Lerne, im Projekt Nein zu sagen – freundlich, aber bestimmt.“ Was kannst du dazu erzählen?

Natalie Semczuk:

Das Nein-Sagen habe ich als junge PM noch schwer gefunden. Es ist schwierig, wenn man menschenorientiert ist, aber es dient mir, meinem Team und dem Projekt. Man muss wissen, wann der richtige Zeitpunkt für ein „Nein“ oder ein Veto ist: zum Beispiel, wenn sich der Projektumfang ändert, um das Team zu schützen, Zeit und Kosten zu wahren, oder Missverständnisse zu vermeiden. Manchmal will der Kunde etwas, was nicht das beste ist oder eigentlich etwas anderes meint. Dann gilt es, freundlich, aber klar zu sein, damit es nicht zu Stress oder Problemen kommt.

Ben Aston:

Kannst du ein Szenario schildern, in dem du Nein sagen musstest – und wie du das gemacht hast, sodass alle so glücklich wie möglich blieben?

Natalie Semczuk:

Nein heißt ja nicht immer kategorisch Nein. Kürzlich hatten wir im Team durch Verschiebungen alle Demo- und Retrospektiven und Planungen durcheinandergebracht. Ein Kollege wollte unbedingt, dass ein Meeting am Montag ist, ich habe dagegen gehalten, weil der Wochenstart meist chaotisch und unproduktiv für Meetings ist. Ich habe ihm gesagt: 'Ich verstehe deinen Punkt, aber das Team zählt zehn Leute, und ich finde nicht, dass dich das negativ beeinflusst. Aber wir probieren das jetzt dienstags. Wenn es nicht funktioniert, überdenken wir es – aber so ist meine Einschätzung für das Team am besten.' Das war ein 'weiches Nein', aber eben notwendig, um weiterzukommen.

Ben Aston:

Also klar, aber fair.

Natalie Semczuk:

Genau. Ich versuche es.

Ben Aston:

Manchmal muss man im Projekt als PM die Regeln vorgeben. Wie machst du es, wenn du dem Kunden Nein sagen musst – zum Beispiel, wenn der Umfang erhöht werden soll, gold plating betrieben wird, ein Termin vorgezogen oder das Budget gekürzt werden soll, aber die Beziehung erhalten bleiben muss?

Natalie Semczuk:

Ich versuche, herauszufinden, woher der Wunsch kommt, und aufzuklären. Bildung ist hier ganz wichtig. Wenn z. B. ein Termin vorgezogen werden soll, erkläre ich die Nachteile: höhere Kosten, weniger Features, niedrigere Qualität, und mache klar, wo unsere Grenze ist, etwa: 'Wir können das nicht realisieren, da die Qualität sonst leidet und wir diesen Standard nicht vertreten.' Oder: 'Mit den aktuellen Anforderungen wäre das Produkt unbrauchbar – das geht leider nicht.' Ich bleibe bestimmt, lasse keine Schlupflöcher offen und erkläre immer die Konsequenzen.

Ben Aston:

Ja, ein klares Nein ist wichtig. Oft vermeiden wir klare Aussagen und sagen dann Dinge wie 'wir versuchen es' oder 'es könnte eng werden', was Unklarheit schafft. Es hilft, Alternativen zu geben, damit der Kunde das Gefühl hat, entscheiden zu können. Dadurch gewinnt er Kontrolle und fühlt sich nicht in die Ecke gedrängt.

Natalie Semczuk:

Absolut, sehe ich auch so.

Ben Aston:

Der nächste Punkt ist: „Sieh Projekte als Lernchance.“ Was hast du in letzter Zeit gelernt?

Natalie Semczuk:

Ich habe gerade mehr über Entwicklung gelernt, arbeite an entwicklungsintensiven Projekten und hole mir von meinem Team immer wieder Erklärungen ein. So verstehe ich aus PM-Sicht mehr und kann Wissen an den Kunden weitergeben. Außerdem lerne ich ständig von meinen Kunden über deren Geschäftsmodelle, Strategien oder die Nutzung von Websites, was mir hilft, die Nutzerperspektive zu verstehen. Projekte sind eine gute Gelegenheit, neue Techniken oder Kommunikationswege auszuprobieren und daraus zu lernen.

Ben Aston:

Du erwähnst auch Retrospektiven. Wie nutzt du diese, um wirklich mehr daraus zu machen als nur ein Meeting?

Natalie Semczuk:

Allein die Durchführung einer Retrospektive ist sehr gesund für ein Team. Es kommen Dinge raus, die sonst hinter den Kulissen gären – egal ob über Kunden, Prozesse oder das Projekt generell. Daraus lernt man immer. Es gibt auch positive Learnings. Ich dokumentiere die wichtigsten Punkte und Takeaways während des Gesprächs – remote teile ich meinen Bildschirm und tippe mit; vor Ort geht es z. B. via Whiteboard. Am Ende beschließen wir immer ein oder zwei Dinge zur Verbesserung – auch, wenn nicht alles direkt in die Unternehmensprozesse einfließt, schafft es dennoch Bewusstsein.

Ben Aston:

Sehr schön. Nächstes Thema: „Kontrolliere deine Benachrichtigungen.“ Das klingt einfach, war dir aber wichtig. Welche Benachrichtigungen findest du hilfreich, welche weniger – und was mutest du stumm?

Natalie Semczuk:

Genau. Ich finde, jede Art ungelesener Benachrichtigung – dieser rote Badge am Mac zum Beispiel – stresst mich. Ich will sie sofort erledigen, aber wenn ich das nicht kann, vergesse ich es schnell. Also stummschalte ich fast alles, was mich nicht direkt betrifft oder keine persönliche Nachricht ist. DMs lasse ich immer an, da meine Teams meist remote sind und mich so gezielt erreichen. Alles andere wie Smalltalk oder Bot-Benachrichtigungen mute ich oder stelle es entsprechend ein. Auch in Gmail wende ich Filter für ungelesene Nachrichten an, damit ich nicht bei jeder Info reagieren muss, sondern z. B. einen täglichen Digest von Basecamp bekomme. So kenne ich meine persönlichen „Auslöser“ und steuere sie aktiv.

Ben Aston:

Spannendes Thema: „Bildung, wo es geht.“ Wie und wo bildest du dich als Digital Project Manager weiter?

Natalie Semczuk:

Ich finde wichtig, immer offen zu sagen, was man nicht weiß. Das ist einer der Tipps aus dem Artikel: Sei ehrlich, wo du Fragen hast und checke das mit deinem Team. Es geht dabei nicht nur um eigene Entwicklung. Wenn mir etwas unklar ist, frage ich nach, denn ich muss nicht in allem Experte sein. Oft muss ich Kunden die technischen Hintergründe erklären: etwa, wenn wir DNS- oder Server-Themen haben. Je besser ich sie verstehe, desto besser kann ich sie erklären – und das hilft auch anderen.

Ben Aston:

Lieste du bestimmte Websites oder Blogs, die dich weiterbringen?

Natalie Semczuk:

Ich google meist spontan Themen, die mich interessieren, und höre gern Podcasts außerhalb meiner eigentlichen Fachrichtung, z. B. zu Design oder Content Strategy. Auch Frontend- oder Backend-Podcasts bringen mir was – schon das Zuhören hilft, die Begrifflichkeiten und Themen besser zu verstehen.

Ben Aston:

Genau das ist wichtig. Als DPM sind wir nicht nur Verwalter, sondern Führende des Projekts. Um das richtig zu tun, braucht es Wissen in Strategie, UX, Design, Dev, QA – und was sich in diesen Bereichen tut. So können wir die richtigen Fragen stellen und kompetenter auftreten. Das verschafft uns auch den nötigen Abstand, Projekte besser zu steuern.

Kommen wir zum Punkt zehn deiner Liste: „Immer die Zahlen im Auge behalten.“ Welche Kennzahlen sind dir im Projekt besonders wichtig?

Natalie Semczuk:

Ich arbeite vor allem mit Teams auf Stundenbasis, also sind Zeitberichte und Budgets wichtig – nicht nur, wie viel gearbeitet wird, sondern auch, was in den Zeit-Einträgen steht. Oft sehe ich daran Blocker oder Lernpunkte, gerade wenn ich remote kein direktes Feedback bekomme. Es hilft, zu verstehen, wie gearbeitet wird, nicht um zu kontrollieren, sondern um zu verstehen. Auch für Budget-Zahlen ist das essenziell. Außerdem prüfe ich regelmäßig die Projektmanagement-Tools, z. B. ob Aufgaben abgeschlossen sind, irgendwo Blockaden bestehen, oder ob Konversationen laufen, bei denen ich informieren sollte. Urlaubszeiten, wöchentliche Stundensätze usw. sind alles Zahlen, die Einfluss auf Zeit, Budget und Velocity haben.

Ben Aston:

Es gab einen Kommentar unter deinem Artikel von jemandem, der von der Kundenbetreuung ins PM wechselt, aber zu wenig Strukturen im Unternehmen vorfindet. Welche Tools oder Methoden empfiehlst du für das Reporting – Excel, speziele Software?

Natalie Semczuk:

Die meisten Teams, mit denen ich arbeite, nutzen Harvest oder ähnliche Zeiterfassungs-Tools. Das Team bucht seine Zeit und ich kann Berichte ziehen – täglich, wöchentlich, monatlich. Entscheidend ist zu wissen, wie die Stunden erfasst und verwaltet werden und darauf das Reporting aufzubauen. Für Kunden kann man z. B. aus Harvest Berichte exportieren, als CSV/Excel oder Google Sheets, Einträge bereinigen und aufbereiten. Ansonsten reicht manchmal schon eine Zahlenauswertung per E-Mail im Team oder an den Kunden.

Ben Aston:

Wie gleichst du diese Zahlen mit den Schätzungen ab, um zu wissen, ob du im Plan bist? Wie oft überprüfst du das?

Natalie Semczuk:

Meistens wöchentlich. Wenn’s sehr hektisch ist, auch öfter – je nach Tool. Ich habe auch Projekte, bei denen nicht so granular getrackt wird, sondern tageweise gebucht wird. Dann prüfe ich in unserem Ressourcentool, ob das mit den tatsächlichen Arbeitstagen pro Woche stimmt. Grundsätzlich ziehe ich mindestens wöchentlich einen Bericht und vergleiche Ist mit dem Budget/der Planung und berücksichtige auch Zeiten für interne Aufgaben oder Weiterbildung. So habe ich immer einen aktuellen Stand für mich und den Kunden und kann das laufend nachhalten.

Ben Aston:

Vielen Dank Natalie, dass du heute hier warst – das war ein sehr hilfreicher Einblick in deine Arbeitsweise und die Hacks, von denen wir alle lernen können. Wenn du als Zuhörer zum Podcast etwas beitragen möchtest, schreibe gern einen Kommentar unter Natalies Beitrag auf thedigitalprojectmanager.com oder werde Teil unseres Slack-Teams – einfach im Community-Bereich auf der Website anmelden und weiterdiskutieren.

Danke, Natalie, für deine Teilnahme. Wir freuen uns auf die nächste Podcast-Folge mit dir!

Natalie Semczuk:

Vielen, vielen Dank.