Künstliche Intelligenz & Die Zukunft des Projektmanagements (mit Dennis Kayser von Forecast)
Werden unsere Arbeitsplätze als Projektmanager von künstlich intelligenten PM-Bots übernommen? Entdecken Sie es in diesem Podcast mit Dennis Kayser von Forecast.it und erfahren Sie, wie sie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen einsetzen, um Projektmanagern dabei zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und wiederkehrende PM-Aufgaben zu automatisieren.
Lies das Transkript:
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Ben Aston: Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und das ist der Digital Project Manager Podcast von thedigitalprojectmanager.com.
Heute begrüße ich Dennis Kayser und heute sprechen wir über künstliche Intelligenz im Projektmanagement. Werden unsere Jobs als Projektmanager von PM-Bots übernommen? Wir werden es herausfinden, also hört weiter zu.
Dennis, erzähl uns doch erstmal ein wenig über dich. Wo bist du und was machst du?
Dennis Kayser:
Hallo. Danke, dass ich da sein darf, Ben. Wir sind ein Startup mit Sitz in Kopenhagen, Dänemark. Wir sind ein von Investoren finanziertes Unternehmen. Wir arbeiten an verschiedenen Sachen. Heute Morgen zum Beispiel hatten wir ein großes Meetup mit 80 Leuten, die einfach gekommen sind, um zu hören, was wir zur Zukunft des Projektmanagements und der KI sowie deren Einfluss auf den gesamten Berufsstand des Projektmanagements zu sagen haben. Das ist eines der Dinge.
Ben Aston:
Cool. Hilfst du mit, das PM-Meetup zu organisieren?
Dennis Kayser:
Ja. Ich organisiere sogar ein paar Meetups. Wir veranstalten als Unternehmen einige Meetups, um der Community etwas zurückzugeben und damit wir Ideen, Best Practices und unsere Sicht auf die Entwicklung des Berufsstands mit anderen PMs austauschen können.
Ben Aston:
Cool. Ich weiß, dass du Forecast It leitest, aber abgesehen von Forecast It und den Meetups – gibt es sonst noch vieles, was du tust?
Dennis Kayser:
Diese ganze Arbeit nimmt natürlich die meiste Zeit in Anspruch. Ich versuche, so oft es geht, Ski zu fahren, zu laufen und Cyclocross zu machen. Ich versuche, aktiv zu bleiben.
Ben Aston:
Schön. Erzähle uns ein wenig darüber, wie du Forecast It ins Leben gerufen hast und über deinen Weg zum Gründer dieses Venture-finanzierten Startups, das Projektmanagement oder Software entwickelt. Wie ist das passiert?
Dennis Kayser:
Ich habe früher bei IBM gearbeitet, daher habe ich viele große und kleine Projekte gesehen, manche liefen gut, andere schlecht – oft nicht, weil die Leute, die daran arbeiteten, inkompetent gewesen wären, sondern weil diese Dinge gerade im Digitalbereich sehr komplex werden. Das macht die tägliche Verwaltung wirklich schwierig. Wir haben uns umgeschaut, viele Produkte probiert, aber nichts Einfaches gefunden, das wirklich Sinn macht – viele Systeme erfordern viel Dateneingabe. Wir versuchen, das zu reduzieren und die langweiligen Aufgaben des PM wegzunehmen, damit er sich mehr auf Kreatives und Innovation konzentrieren kann.
Es gab viele, die anfangs sagten, es sei eine furchtbare Idee, aber zum Glück haben wir ihnen das Gegenteil bewiesen und zeigen nun, dass wir tatsächlich einen Unterschied machen können.
Ben Aston:
Wie war die Reise beim Produkt? Ist alles so gelaufen wie gehofft oder gab es viele Herausforderungen?
Dennis Kayser:
Wir haben vor etwa drei Jahren angefangen, ein sehr Enterprise-nahes Produkt zu entwickeln, ähnlich wie viele andere am Markt, und festgestellt, dass das keine gute Idee war. Von Haus aus sind wir (ich und einige Mitgründer) Informatiker und dachten, kann man das nicht intelligenter angehen? KI passt da perfekt, denn es kann so viel automatisiert werden – und das haben wir kaum gesehen. Letztes Jahr haben wir die Firma im Grunde neu gestartet, ein neues Produkt gebaut, frische Kapitalspritze bekommen, und jetzt haben wir Kunden weltweit – sehr spannend.
Ben Aston:
Erzähl uns von Forecast. Stell es kurz für diejenigen vor, die es noch nicht kennen.
Dennis Kayser:
Klar. Forecast ist eine KI-gesteuerte Ressourcen- und Projektmanagementlösung. Wir halten alles sehr einfach, damit es benutzt wird. Wir automatisieren so viel wie möglich vom langweiligen Teil und bieten nahtlose Integration zu deinen bevorzugten Tools. Du bekommst damit eine vollständige, synchronisierte Lösung – egal ob Rechnungsstellung, Slack, Google Drive und vieles mehr.
Ben Aston:
Lass uns über KI sprechen. Für diejenigen, die es nicht wissen: Was ist KI?
Dennis Kayser:
KI ist ein sehr breites Feld. Im Prinzip lernen wir von allem, was passiert – im Projekt zum Beispiel. Wenn Aufgaben für einen Kunden immer länger dauern oder Budgets danebenliegen, erkennt das die KI und unterstützt bei Verbesserungen. Vielleicht ist Ben langsam in Java, aber superschnell in HTML; die KI merkt das und hilft, die Arbeit besser zu priorisieren, damit man manuell weniger Aufgaben hin- und herschieben muss.
Ben Aston:
Also passt das System automatisch Zuteilungen an und versucht im Hintergrund Ressourcen zu optimieren? Wie werden Prioritäten wie etwa maximale Auslastung oder maximaler Umsatz gesetzt?
Dennis Kayser:
Eigentlich machen wir nichts vollautomatisch, weil das die Leute oft eher verwirrt. Wir geben Empfehlungen, wie man den Plan verbessern kann. Unsere Kernzielgruppe sind oft Agenturen oder Beratungen, die auf hohe Auslastung Wert legen, aber auch darauf achten müssen, welche Kunden für sie profitabel sind. Viele Agenturen bauen tolle Projekte für Kunden, verdienen aber nichts daran, weil sie keinen Überblick haben.
Ben Aston:
Das System trifft also keine Entscheidungen, sondern macht Vorschläge, etwa: „Wenn Dan an HTML arbeitet ist das effizient, Ben vielleicht eher weniger schnell bei anderen Aufgaben …“ Vergleicht das System Soll- und Ist-Aufwand? Muss man genau zuteilen, wer was macht?
Dennis Kayser:
Es war uns wichtig, dass man das System auf jedem Detailgrad nutzen kann – man muss nicht alles granular zuweisen, aber man kann. Das System lernt verschiedenste Aspekte: Wer sind die besten Kunden, wer arbeitet am effizientesten, wie wird der Plan optimal gefüllt (weder zu wenig noch zu viel Arbeit), um Überlastung und Stress zu vermeiden. Es geht um einen guten Ausgleich.
Ben Aston:
Clever. Habt ihr die KI auf eigenen Projekten trainiert? Wie kamen die Algorithmen zustande?
Dennis Kayser:
Wir haben die KI von Grund auf aufgebaut. Ich habe ein paar sehr schlaue Leute mit Abschlüssen in maschinellem Lernen, KI und Informatik. Wir haben Projektdaten vieler Unternehmen gesammelt, in eine große Datenbank gepackt und darauf die Maschine trainiert. Bei einer neuen Anmeldung bei Forecast bekommt man direkt ein Grund-Basisset aus 5.000-6.000 Projekten und über drei Millionen Stunden – ein erheblicher Datensatz.
Während man arbeitet, passt sich das System immer mehr an die Firma an und lernt dazu. Je mehr hineingegeben wird, desto besser wird es.
Ben Aston:
Wohin geht die Entwicklung? Aktuell verbessert KI Schätzungen, Budgets, Pläne, Ressourcen – ist das Ziel, PM überflüssig zu machen? Wie verändert sich die Rolle des PM?
Dennis Kayser:
Ich glaube nicht, dass es den PM irgendwann nicht mehr gibt. Es soll eine Hilfe sein und die langweiligen Aufgaben abnehmen, damit sich der PM aufs Kreative oder auf Kundenkommunikation konzentrieren kann – schlicht um die Arbeit spannender zu machen.
Für die Zukunft arbeiten wir an einer KI-Assistenz – ein Assistent, dem man Fragen zum Projekt stellen oder Aufgaben übertragen kann, und der dann ausführt. Die Idee ist wie ein menschlicher Projektassistent, aber „superpowered“, da das System komplett Bescheid weiß (Kunden, Projekte, Teammitglieder).
Ben Aston:
Sehr cool. Ich habe neulich einen Artikel über etwas Ähnliches gelesen. Eines der Probleme für PMs ist ja, dass viel Zeit für die Beantwortung simpler Fragen draufgeht, weil Informationen oft schwer zu finden sind („Was ist die Jobnummer?“, „Wo trage ich meine Stunden ein?“, „Wie viel haben wir letztes Jahr für Projekt XY ausgegeben ...?“)
Dennis Kayser:
Absolut. Stell dir vor, man könnte dem Assistenten fragen: „Was sind meine fünf risikoreichsten Projekte?“ und bekommt sofort eine Antwort – eine enorme Arbeitserleichterung.
Ben Aston:
Wie integriert ihr das? Über Slack? Ich habe von einem Slack-Bot gelesen, über den man Fragen stellen kann – baut ihr das auch direkt ins System ein, auch für andere Tools?
Dennis Kayser:
Wir bauen es auch in andere Tools ein. Slack kann als Oberfläche genutzt werden, wenn gewünscht, aber wir bieten auch ein eigenes Interface in der Anwendung an. Der Slack-Bot fragt unseren Service ab; durch die Systemvernetzung kann man sehr weitgehende Fragen stellen, die sonst eventuell nur ein gut informierter Kollege beantworten könnte.
Ben Aston:
Es sollte den Alltag, besonders für Ressourcenmanager, stark erleichtern – oft sind es ja Routineaufgaben („Projekt um eine Woche verschieben, Ressourcen mitschieben“), die auch KI übernehmen könnte. Viele Prozesse sind unnötig manuell – von neuen Jobnummern über wöchentliche Statusberichte. Wenn man das einfach als Befehl eingeben könnte, wäre das prima.
Dennis Kayser:
Das sehen wir auch so. Wir wollen alles Automatisierbare automatisieren, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Eine Kundin von uns sagte letztens, wir sparen ihr zwei bis drei Stunden täglich – allein weil das mühsame Zuteilen entfällt. Das bestätigt, dass wir Leuten Zeit für sinnvollere Aufgaben verschaffen können.
Ben Aston:
Gab es weiteres, vielleicht unerwartetes Feedback, wie Forecast hilft?
Dennis Kayser:
Eigentlich nicht überraschend, denn wir arbeiten eng mit den Kunden zusammen und nehmen Feedback sehr ernst. Unsere UXerin macht jede Woche 5-10 Sessions, um zu erfahren, wie gut das System genutzt werden kann, was funktioniert und was verbessert werden sollte.
Ben Aston:
Was ist außer dem PM-Assistenten als nächstes geplant? Wo siehst du Forecast in fünf Jahren?
Dennis Kayser:
Wichtig ist uns, nicht zu breit zu werden. Wir wollen kein großes, komplexes Enterprise-System sein, sondern alles einfach und einsteigerfreundlich halten. Wir wollen die KI immer besser machen – was eine große Aufgabe ist – und möglichst viele Systeme anbinden. Ziel ist, AI-gesteuerte Einblicke zu ermöglichen, um das Geschäft automatisiert zu optimieren.
Ben Aston:
Welche weiteren Tools nutzt du zur Produktentwicklung?
Dennis Kayser:
Wir benutzen hauptsächlich unser eigenes Produkt, denn ansonsten wäre das nicht glaubhaft. Wenn man ein Produkt baut, sollte man es auch selbst nutzen wollen. Zusätzlich nutzen wir Google-Anwendungen und Slack, aber wir halten unseren Tech-Stack bewusst klein.
Ben Aston:
Nutzt ihr Jira oder Trello o. ä. fürs Aufgabenmanagement?
Dennis Kayser:
Nein, wir nutzen unser eigenes System und haben kürzlich einen Kunden von Jira gewonnen. Komplexe Systeme führen oft dazu, dass viele sie nicht benutzen – das wollen wir vermeiden.
Ben Aston:
Eine der Herausforderungen ist, Teams so einzubinden, dass niemand in seiner Kreativität eingeschränkt wird. Jira ist quasi der Standard, aber zwar detailreich und für Entwickler gut, für andere frustrierend.
Dennis Kayser:
Genau.
Ben Aston:
Das ideale System vereint Kanban, Scrum, Gantt, ohne komplex zu sein und mit echtem Spaß für alle Beteiligten.
Dennis Kayser:
Das ist unser Ziel.
Ben Aston:
Ja. Ich kann zwischen Kanban und Scrum wechseln-
Dennis Kayser:
Dem Kunden das Gantt-Diagramm zeigen, wenn nötig, und das alles, ohne dass es zu schwierig wird. Ein Freund sagte kürzlich, seine Frau arbeitet jetzt als digitale PM und er lernt nun Jira – wenig spaßig, und es erfordert viel Gin. Das war seine Zusammenfassung.
Ben Aston:
Kann schon kompliziert sein. Cool. Vielen Dank, Dennis, dass du dabei warst!
Dennis Kayser:
Dankeschön. Es macht immer Spaß, über unsere Leidenschaft zu sprechen.
Ben Aston:
Großartig. Wenn du zur Diskussion über KI im Projektmanagement beitragen möchtest, schau dir den Artikel auf thedigitalprojectmanager.com an und tritt unserer Slack-Gruppe bei. Wir haben eine Community von digitalen Projektmanagern, die sich über interessante Themen rund ums PM austauscht. Gehe in den Community-Bereich von thedigitalprojectmanager.com und diskutiere mit. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.
