Wie man Website-Inhalte von Kunden erhält (Mit James Rose von Content Snare)

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Ben Aston:

Warten Sie immer noch darauf, dass Ihr Webprojekt live geht? Lassen Sie mich raten, Sie warten auf die Inhalte oder vielleicht hat Ihnen der Kunde die Inhalte geschickt, aber jetzt warten Sie darauf, dass er Ihnen die passenden Inhalte zur Website schickt. Nun, das ist eine Herausforderung für alle, die im Bereich Webentwicklung tätig sind. Und Agenturen sind nur zu gut mit diesem Problem vertraut, aber es ist eines, das gelöst werden kann. Ja, es gibt eine bessere Art, dies zu tun, also hören Sie sich diesen Podcast an, um zu erfahren, wie Sie endlose E-Mail-Ketten, riesige Anhänge und unübersichtliche Google Docs loswerden, Inhalte und Dateien an einem Ort sammeln und automatische Erinnerungen mit einem Tool erhalten können, über das wir heute sprechen werden.

Danke fürs Zuhören. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen beim DPM-Podcast. Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager, ein Digital Producer oder etwas ganz anderes sind, oder Sie sich plötzlich in der Rolle des Projektleiters wiederfinden: Heute sind Sie über Ihre Kopfhörer mit Tausenden anderen in derselben Lage verbunden. Sie versuchen alle, besser zu starten, zu planen und Projekte erfolgreich umzusetzen. Wir von DigitalProjectManager.com unterstützen Sie, ein selbstsichererer und kompetenterer Projektmanager zu werden. Außerdem wollen wir Sie mit anderen zusammenbringen, die ebenfalls Projekte managen und führen.

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Heute habe ich James Rose zu Gast. James ist Mitgründer von Content Snare, über das wir heute sprechen, sowie von Aktura Technology. Früher war er Webdesigner und nun hilft er Designern und Entwicklern dabei, ihr Leben wieder in den Griff zu bekommen, weniger zu arbeiten und bessere Kunden zu gewinnen. Also hallo, James.

James Rose:

Ben, es ist großartig, hier zu sein. Außer der Tatsache, dass ich gerade von Krankheitserregern, die ich neulich von einem Uber-Fahrer erhalten habe, angegriffen werde.

Ben Aston:

Schön, dass du es geschafft hast. Erzähl uns doch, was du jetzt machst. Du betreibst dein eigenes SaaS-Produkt und leitest auch eine Entwicklungsfirma. Kannst du etwas darüber erzählen?

James Rose:

Ja, wir sind schon sehr lange im Softwaregeschäft. Ich glaube, wir haben unser Unternehmen 2010 gegründet, damals haben wir dann unser Softwareprodukt entwickelt, und dann haben wir auch Software für andere gebaut, für unsere Kunden, so wie es klassische Agenturen machen. Das ist unser Entwicklungsunternehmen, Aktura Technology. Ja, wir bauen einfach individuelle Sachen für unsere Kunden.

Im Laufe der Zeit haben wir auch viele Websites gebaut, und wie schon im Intro erwähnt, sind Inhalte ein großes Problem für viele – auch für uns war es das. Durch viel Networking mit Webdesignern habe ich festgestellt, dass das für jeden ein riesiges Problem ist, und irgendwann suchten wir selbst nach einem neuen Problem, das wir mit unserer Softwarekompetenz lösen konnten. Da wurde mir klar: „Mensch, wir müssen etwas bauen, um unseren eigenen Prozess für die Inhaltserstellung zu vereinfachen, und viele andere Webdesigner und Agenturen brauchen das auch.“ So entstand Content Snare, und heute haben wir ein SaaS – eine Softwarelösung oder Plattform, mit der Leute Inhalte von Kunden termingerecht und ohne Verzögerungen und unübersichtliche Anhänge und all den üblichen Aufwand einsammeln können.

Ben Aston:

Cool. Lass uns gleich über Content Snare sprechen. Aber erzähl zuerst, wie bist du dazu gekommen, so ein SaaS-Tool für Agenturen zu entwickeln? Was ist dein Hintergrund in der Agenturwelt?

James Rose:

Eigentlich nur die eigene Erfahrung. Anders als du habe ich nicht in einer großen Agentur angefangen. Früher war ich Ingenieur, und zwar im Bereich Steuerungssysteme oder Automatisierungstechnik. Für industrielle Prozesse haben wir Code geschrieben, sozusagen. Aber das führte schließlich zur Entwicklung von Softwareprodukten. Content Snare ist eigentlich unser drittes Produkt. Die vorigen wurden verkauft oder eingestellt. Die Websites kamen erst später dazu, hauptsächlich weil – wie du weißt, wenn man irgendwas mit Computern macht, denken alle, man kann ALLES mit Computern. Sobald du sagst, du programmierst Software, kommen Anfragen wie: „Baust du mir eine Website? Kannst du nebenbei meine Festplatte retten und mir einen Uber-Klon für Welpen für 2.000 Dollar bauen?“

So kamen wir zur Website-Entwicklung. Wir hatten früher schon eigene Websites gebaut, in den Zeiten, als es darum ging, Websites bei Google zu ranken und Werbeeinnahmen zu generieren. Also hatten wir etwas Erfahrung und dachten: „Dann bauen wir für andere gute Websites, denn viele Kunden sind mit ihren Webentwicklern unzufrieden. Wenn wir also einfach gute Arbeit machen, können wir eine solide Agentur aufbauen.“ Und genau so kam es auch. Am Anfang waren es nur Websites, dann folgten Facebook- und Google-Anzeigen, dann digitales Marketing im Allgemeinen, bis wir wieder zurück zu den reinen Websites kamen, weil wir uns darauf spezialisieren wollten. So ist unsere Agentur entstanden.

Ben Aston:

Ihr seid also eine Agentur ohne Büro, richtig?

James Rose:

Mm-hmm (zustimmend).

Ben Aston:

Für viele, die zuhören, ist das eine ähnliche Situation. Sie versuchen, ihre Remote-Teams und Entwickler zu steuern, die oft schwer zu erreichen sind. Wie funktioniert Remote-Arbeit bei euch, besonders mit schwer erreichbaren Entwicklern? Welche Tipps hast du?

James Rose:

Das ist definitiv eine anhaltende Herausforderung und wir haben das auch noch nicht vollkommen gelöst. Aber es gibt wirklich einige Dinge. Viele Probleme mit verschollenen oder nicht reagierenden Entwicklern entstehen, wenn man mit Freelancern arbeitet. Ich weiß nicht mehr, wer es mir empfohlen hat – vielleicht James Schramko – aber derjenige stellte nur Vollzeitkräfte ein. Als wir darauf umgestellt haben, also viele Entwickler quasi Vollzeit für uns arbeiten, merken wir einen riesigen Unterschied. Sie kommen also zu ihrer Zeit ins „Büro“ und arbeiten dann ihren Tag ab. Wir sind flexibel, aber wir erwarten jeden Arbeitstag eine volle Leistung, außer sie sagen uns explizit, dass etwas ansteht.

Weil sie jeden Tag für uns da sind, gibt es das Problem mit „verschwundenen Leuten“ eigentlich nicht mehr.

Ben Aston:

Da hast du Glück.

James Rose:

Klar, auch bei uns ist mal ein Vollzeitmitarbeiter abgetaucht – einer meinte mal, mitten in einem großen Projekt hätte er vier Tage in den Bergen verbracht und weitergearbeitet, hätte aber keinen Zugang zu Slack gehabt. Das geht natürlich nicht – zumindest eine Info sollte drin sein. Er arbeitet mittlerweile nicht mehr bei uns.

Für alle, denen es so geht: Falls ihr auf Leute angewiesen seid und sie nicht präsent sind, dann trennt euch lieber schnell von ihnen.

Ben Aston:

Du hast Slack als Kommunikationskanal erwähnt. Welche Projektmanagement-Tools nutzt ihr intern noch?

James Rose:

Heutzutage nutzen wir fast ausschließlich Jira. Als wir noch Websites gemacht haben, setzten wir Teamwork Projects ein. Die Web-Unit haben wir mittlerweile geschlossen, um uns auf die Agentur und Content Snare zu konzentrieren. Aber Teamwork Projects fand ich für kleinere Projekte gelungen. Für größere Projekte nutzen wir ein klassisches Kanban-Board mit Jira. Dort kann man Sprints planen, Aufgaben zuweisen und Stakeholder-Reviews einbauen.

So wandern Features durch den Prozess — Peer-Review-Phasen, so dass erst ein anderer Entwickler kontrolliert, bevor es weiter zur Stakeholder-Prüfung geht. Erst wenn der Code gecheckt wurde, darf der Kunde zur Freigabe, danach auf den Staging-Server. Nach erfolgreichen Tests dann auf Produktion. Jira bietet die Möglichkeit, solche Abläufe als Regeln hinterlegen. Aber …

Ben Aston:

… was manchmal nervt, oder?

James Rose:

Oh ja, ich hab das nicht eingerichtet. Jira ist wirklich ein schwieriges Tool – nicht unbedingt das tollste.

Ben Aston:

Stimmt, aber du hast Recht.

James Rose:

Sobald es läuft—

Ben Aston:

Bei Jira ist das Tolle (und auch das Problem), dass man eben diese Workflows steuern kann. Man kann zum Beispiel Karten nicht über bestimmte Schritte hinweg verschieben, wenn der Ablauf nicht eingehalten wird. Das ist für Projektmanager manchmal extrem frustrierend, aber für die Einhaltung des Prozesses nützlich.

James Rose:

Genau. Wie gesagt, frustrierend für manche Dinge, aber gerade für dezentrales Arbeiten wichtig, um alles zu kontrollieren. Es ist immer ein Balanceakt.

Ben Aston:

Nun, du bist ja offenbar stark an Produktivitätshacks interessiert. Du hast irgendwo erwähnt, dass du diesen Monat 9.000 Aufgaben mit Zapier automatisiert hast. Welche deiner Zaps ließen sich auf Projektmanager übertragen? Was sind deine Favoriten, mit denen du wirklich Zeit sparst?

James Rose:

Gute Frage!

Ben Aston:

Du weißt das wahrscheinlich gar nicht mehr genau, weil alles schon automatisiert läuft und du es nicht mehr merkst.

James Rose:

So ist es zum Teil tatsächlich. Ich muss aber in letzter Zeit öfter meine Zaps durchgehen, da ich öfter gefragt werde – insbesondere, weil ich gerade einen Kurs dazu aufnehme, wie ich Zapier nutze. Oft läuft es so herum: Man muss Zapier verstehen, wissen, was technisch möglich ist, schauen, was man mit bestehenden Tools anstoßen kann, und dann Workflows bauen, die bestimmte Aktionen nach sich ziehen – wie z.B. „Wenn das passiert, dann mache jenes“.

Ein simples Beispiel: In Jira hatte ich eine Automation, die bei jedem Workflow-Schritt (zum Beispiel, wenn ein Feature auf den Pre-Produktionsserver kommt) sämtliche Features zu einer Liste bündelt und als Digest in meine Trello-Liste wirft. Trello nutze ich für mein eigenes Selbstmanagement.

So habe ich jede Woche eine Übersicht aller Features, die ausgerollt wurden, und kann direkt dazu ein Video machen. Spart mir unglaublich viel Zeit und Verwaltung.

Ben Aston:

Super.

James Rose:

Noch ein Beispiel: Bei meinem Podcast beantworte ich mit Zapier wiederkehrende Fragen automatisiert (Infos über Gäste etc.). Zapier erstellt dazu automatisch ein Dokument und trägt alle relevanten Infos ein, sodass ich es während des Podcasts direkt nutzen kann. Wirklich eine große Zeitersparnis.

Ben Aston:

Ja, ich denke auch, überall wo man copy-pastet, sollte es automatisiert werden können.

James Rose:

Doppelteingaben sind ein riesiger Zeitfresser. Überall, wo Informationen in mehrere Tools übertragen werden oder bei Statusänderungen, sollte automatisiert werden. Beispielsweise: Wenn man jemandem ein Angebot geschickt hat, wird die Person im CRM automatisch in die nächste Stufe „Angebot versendet“ verschoben – das übernimmt Zapier.

Ben Aston:

Definitiv. Bei uns (Master in Digital Project Management School) läuft das mit Pipedrive und Google Sheets zusammen. So werden Statuswechsel überall automatisch aktualisiert und wir müssen nichts mehr manuell eintragen.

James Rose:

Genau. Ein weiteres gutes Beispiel aus dem Projektmanagement ist die Erstellung eigener Dashboards und Übersichten, indem man alle Aktivitäten etwa in eine Google-Tabelle schreibt. Man kann so eigene Auswertungen erschaffen, statt sich auf das Reporting einer einzelnen Software zu verlassen.

Ben Aston:

Guter Tipp. Und unbedingt ausprobieren – ich sage Zapier, James sagt Zapier.

James Rose:

Der CEO sagt Zapier, also halte ich mich daran.

Ben Aston:

Na gut, du gewinnst! Kommen wir zu Content Snare zurück: Das Problem von Webagenturen ist ja, die richtigen Inhalte im passenden Format und pünktlich von Kunden zu bekommen. Oft haben Kunden keine Texter im Haus und tausend andere Dinge auf der Agenda. Erzähl von Content Snare – ein Tool für Content-Workflows. Was bedeutet das konkret?

James Rose:

Anfangs war es ganz einfach: Wir wollten nur diese E-Mail-Ketten eliminieren. Szenario: „Schick mir den Homepage-Text.“ Dann kommt ein Drittel des Inhalts, ein Bild ist zu klein, das Logo hat 16 Pixel. Alles als Anhang, alles muss heruntergeladen und im Kundenordner sortiert werden. Änderungen am Bild einfordern, erklären, warum etwas nicht verwendet werden kann – alles schon erlebt.

Die E-Mail-Ketten mit vielen Anhängen werden irgendwann so lang, dass Gmail streikt. Ich bin alter Gmail-Web-Interface-Nutzer, und irgendwann ab 100+ Mails friert sogar mein leistungsstarker Rechner beim Versuch ein, das zu öffnen. Es gab dafür einfach keine Lösung! Ich wollte einfach alles an einem Ort, damit klar ist, welche Inhaltsbausteine fertig sind, welche überarbeitet werden müssen, und auch Feldlängen begrenzen (z.B. max. 100 Zeichen für einen Header). Und automatische Erinnerungen statt manueller Nachfasserei.

Die erste Version war im Prinzip eine Art Formular, das die Kunden über denselben Link beliebig oft aufrufen können. Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert, sie können den Browser schließen und später genau dort weitermachen. Ein Hauptfeature war das automatische Erinnern per E-Mail – früher habe ich mir dafür jede Woche Zeit geblockt, um manuell nachzuhalten. Content Snare übernimmt das jetzt – wenn der Kunde nur einen Teil eingereicht hat, fragt das Tool nach dem Rest. Das ist im Grunde der Kern.

Ben Aston:

Gerade die Erinnerung, automatisch aus dem System, ist für Projektmanager enorm hilfreich: Ständige Nachfragen beim Kunden nerven, wenn aber das System neutral erinnert, gibt es weniger Konfliktpotenzial.

James Rose:

Genau, viele schieben es dann aufs Tool.

Ben Aston:

Richtig.

James Rose:

Manche wollen die Erinnerung trotzdem individuell steuern und schalten die automatischen Mails ab, oft weil sie lieber selbst schreiben und jedes Mal variieren wollen. Aber viele mögen es, weil sie dem Kunden sagen können: „Das erinnert Sie automatisch – das ist nun mal so.“

Ben Aston:

Und wie sieht die Roadmap für das Tool aus? Wie seht ihr die Weiterentwicklung?

James Rose:

Oh, da ist viel geplant! Ich habe sicher fünf Jahre Entwicklungsideen auf der Liste. Was wir festgestellt haben: Mit zunehmenden Großkunden braucht es vor allem mehr Workflow-Funktionalität. Z. B. mehrere Bearbeiter pro Inhalt, also Teams, die sich einzelne Seiten oder Abschnitte teilen. Das alles so umzusetzen, dass es für Kunden einfach bleibt, ist die Herausforderung.

Der nächste große Release wird darauf abzielen, die Content-Eingabe für den Kunden noch simpler zu machen — z. B. immer nur ein Inhaltselement pro Bildschirm und nicht wie in einem typischen Formular alles auf einmal. Später kommen dann Workflow-Features wie Kommentare (ähnlich zu Google Docs, Nutzer markieren usw.).

Es geht also stark in Richtung Kollaboration, Workflows und Beteiligung vieler Personen – das wird spannend, aber wir schaffen das.

Ben Aston:

Gerade bei großen Firmen sind das die komplexen Themen: Auch wenn man mit der Marketingabteilung Kontakt hat, brauchen die oft intern noch Freigaben und Feedback von Stakeholdern. Da stellt sich die Frage, wie werden solche Freigabeprozesse organisiert und ins Tool übertragen?

James Rose:

Genau, Freigabeprozesse werden laufend nachgefragt. Im Moment gibt es meist nur „Inhalt freigegeben/nicht freigegeben“, aber wir müssen künftig mehrfach gestufte Workflows anbieten, bei denen vielleicht erst der Manager, dann der CEO, dann jemand aus dem Marketing zustimmen muss.

Ben Aston:

Als Projektmanager ist das oft das größte Ärgernis: Man denkt, auf unserer Seite ist alles bereit, die Website ist mit Blindtext gefüllt, sieht toll aus – aber man wartet nur auf den Kunden! Egal ob Text, Bilder oder Videos – ohne Inhalte ist die Seite eben nicht fertig.

Wie passt das Thema Content-Strategie, also Inhaltsarchitektur und Bedarfsermittlung, in eure Lösung? Wie unterstützt das Tool Agenturen und Kunden beim Definieren der nötigen Inhalte pro Seite und der Content-Hierarchie?

James Rose:

Aktuell ist das noch simple gehalten – die eigentliche Strategie passiert anderswo. Content Snare ist kein vollwertiges Planungs-Tool. Es geht darum, Seiten und benötigte Inhalte pro Seite festzulegen.

Ben Aston:

Okay.

James Rose:

Ein großer Vorteil ist, dass man Seiten, Abschnitte oder ganze Anfragen als Vorlagen speichern kann (beispielsweise ein Briefing-Formular). Einige nutzen Content Snare allein dafür, weil solche Briefs mitunter sehr groß geraten – mit Content Snare können Kunden das in mehreren Sitzungen ausfüllen, ohne alles auf einmal absenden zu müssen.

Manche sitzen auch mit ihren Kunden vor Content Snare und bauen live die Content-Struktur auf, die der Kunde danach eigenständig über Wochen befüllt. Wir planen, künftig auch ein Site-Map-Tool einzubauen. Ob wir auch Wireframe-Features integrieren, ist noch offen; wir denken eher über Integrationen mit bestehenden Wireframe-Tools nach.

Ben Aston:

Ich finde, Content Snare schließt genau diese Lücke: Man braucht bestimmte Inhalte, um ein Projekt live zu stellen, und mit dem Tool spart man sich endlose E-Mails und chaotische Google-Docs. Probieren Sie es auf contentsnare.com für Ihre Projekte. Herzlichen Dank, James, für das Gespräch.

James Rose:

Ben, es war super. Danke dir sehr.

Ben Aston:

Mich interessiert, wie Sie Ihre Inhalte organisieren: Welche Tools oder Prozesse nutzen Sie? Kommentieren Sie unter dem Beitrag, erzählen Sie uns davon! Besuchen Sie außerdem thedigitalprojectmanager.com und werden Sie Mitglied – in unserem Slack-Team tauschen sich über 3.000 Leute zu Themen wie Content, Entwicklung und Projektmanagement-Tools aus.

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