Weil ich es wert bin (mit Tucker-Sauer Pivonka von Crema)

Lesen Sie das Transkript:

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Ben Aston:

Willkommen beim DPM-Podcast, bei dem wir über die Theorie hinausgehen, um Expertenrat für besseres digitales Projektmanagement zu geben. Danke, dass Sie eingeschaltet haben. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager.

Haben Sie sich schon mal in einem Projekt wiedergefunden, in dem Sie als Projektmanager nicht besonders willkommen waren? Vielleicht wurde Ihnen mitgeteilt: „Hey, wir brauchen für dieses Projekt keinen Projektmanager, danke.“ Oder Sie hören diesen Podcast, weil Sie überlegen, ob Sie überhaupt einen Projektmanager für Ihr Projekt brauchen. Je nachdem, wen Sie fragen, stirbt das Projektmanagement völlig aus oder es ist wichtiger als je zuvor. Also was nun? Nun, ich könnte voreingenommen sein, aber ich entscheide mich eindeutig für Letzteres. In diesem Podcast sprechen wir darüber, warum Projektmanagement unverzichtbar ist und wie wir als PMs mit Negativität gegenüber unserer Arbeit und Arbeitsweise umgehen können.

Heute ist Tucker Sauer-Pivonka zu Gast. Tucker ist Director of Project Management bei Crema. Er arbeitet mit Start-Ups, eingesessenen Firmen und großen Enterprise-Kunden zusammen und sie beschäftigen sich viel mit Prototyping, Testing und der Entwicklung von mobilen und Web-Lösungen. Er ist tatsächlich dafür verantwortlich, die Produktionsteams und Produktmanager zu führen, zu betreuen und ihnen bei ihrer Entwicklung zu helfen.

Außerdem ist er begeisterter Wanderer und reist gern auf Urlaub. Auch darüber werden wir sprechen. Tucker, vielen Dank, dass du dabei bist.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hallo Ben, es ist toll, heute mit dir zu sprechen.

Ben Aston:

Mich würde interessieren: Das letzte Mal, als wir gesprochen haben, ging es um dein neues Haus, das vermutlich nicht mehr so neu ist. Bist du immer noch am Projekt „neues Haus“ dran?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, noch immer. Ich glaube, wir werden nie ganz fertig werden. Immer, wenn man mit einem Projekt fertig ist, steht schon das nächste auf der Liste, das erledigt werden will. Aber wir haben schon viel geschafft und freuen uns auf 2019 und die Hausprojekte, die noch kommen.

Ben Aston:

Und was steht 2019 in Sachen Haus und Urlaub an? Ich bin gespannt.

Tucker Sauer-Pivonka:

Für Urlaube machen wir immer eine gemeinsame Reise zum Hochzeitstag im März, etwa in den Frühjahrsferien. Mein Mann ist Lehrer, daher ist das die einzige Zeit, in der er während des Schuljahres verreisen kann. Wahrscheinlich fahren wir dazu nach Palm Springs. Wir haben auch ein paar weitere Reisen geplant, unter anderem nach Mexiko, und auch ein bisschen Inlandstourismus, vielleicht nach Oregon, Washington. Vielleicht geht es auch irgendwann die Ostküste hoch, aber das müssen wir erst noch rausfinden – es ist ja erst der 7. Januar, da bleibt noch etwas Zeit.

Ben Aston:

Das klingt nach einer ganzen Menge Urlaub ... Ich weiß nicht, wie viel Urlaub du hast, aber viel Erfolg damit! Und was ist privat geplant? Es ist Jahresanfang – hast du dir berufliche Ziele gesetzt, oder welche Richtung möchtest du einschlagen? Du bist ja gerade erst Teamleiter geworden. Wo siehst du dich in Zukunft?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ich habe mir ein paar Schwerpunkte für 2019 vorgenommen – keine fixen Ziele, eher Dinge, auf die ich mich konzentrieren will. Mit meiner neuen Rolle gehört dazu vor allem, das Wachstum des Projektmanagement-Teams von Crema zu fördern. Während wir als Firma und Team wachsen, will ich sicherstellen, dass mein Team alles hat, was es braucht, um seine beste Leistung zu erbringen.

Zudem arbeite ich daran, in meiner neuen Rolle mehr Selbstvertrauen zu entwickeln. Sie ist ja erst seit 1. Januar aktuell, also bin ich recht frisch drin und hatte vorher noch keine Leitungsfunktion. Selbstvertrauen darin wächst nur durch Routine, also werde ich daran arbeiten. Ein weiteres Vorhaben für das Jahr ist das Thema öffentliches Sprechen – mehr Vorträge, intern und extern – um dieses Skillset auszubauen und mich wohler zu fühlen, wenn ich auf einer Bühne stehe, egal ob vor großem oder kleinem Publikum.

Ben Aston:

Gibt es bestimmte Themen, über die du 2019 sprechen möchtest?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ich glaube ...

Ben Aston:

Noch nicht so genau?

Tucker Sauer-Pivonka:

Es werden viele verschiedene Themen sein, aber der übergeordnete Schwerpunkt wird Produktmanagement in Agenturen sein. Da gibt es viel unbesetztes Feld. Viele Inhalte zu Produktmanagement beziehen sich auf Produktmanager in IT-Firmen, wie etwa Spotify. Das ist zwar informativ, aber es unterscheidet sich doch vom Agenturalltag. Deshalb hoffe ich, dazu viel sprechen und schreiben zu können in 2019.

Ben Aston:

Lass uns da kurz drüber reden. Wer die Spotify-Videos zum Produktmanagement nicht gesehen hat – kann ich nur empfehlen! Aber wie unterscheidet sich Produktmanagement in Agenturen von dem bei Softwarefirmen? Und wo siehst du Unterschiede und Gemeinsamkeiten?

Tucker Sauer-Pivonka:

Es gibt viele Gemeinsamkeiten, aber bei uns sind die „Kunden“ im Grunde externe Stakeholder, während es in der Softwarefirma intern ist. Im Agenturmodell muss man mehr in die Kundenpflege investieren, Vertrauen aufbauen, dafür sorgen, dass alle im selben Boot sitzen und die Kunden auch entsprechend eingebunden sind.

Das ist wohl ein Hauptunterschied. Ein anderer Punkt: wie Projekte ablaufen und finanziert werden. In der IT-Firma wie Spotify hat man ein festes Team, im Agenturgeschäft muss man eher verkaufen, den Wert nachweisen und zeigen, dass das Agenturteam am Ende auch das Team des Kunden ist, selbst wenn es extern ist. Für den Kunden da sein und das zu vermitteln, ist sehr wichtig – das fällt in großen IT-Unternehmen vielleicht leichter.

Ben Aston:

Interessant! Du arbeitest viel im Produkt-Bereich. Was ist dein PM-Toolkit? Da sind sicher Budgets zu managen, Timelines ... Welche Tools nutzt du, um alles im Griff zu behalten?

Tucker Sauer-Pivonka:

Da gibt es Überschneidungen. Ich habe nach wie vor Aufgaben wie das Projekt-Forecasting – z.B. mit Harvest Forecast, um zu sehen, wie Teams eingeplant sind oder mit neuen Projekten, die hereinkommen. Das bleibt Teil meines Jobs. Dann Meetingbird zur Terminfindung – spart mir Nerven und Zeit. Und natürlich Slack, Dropbox, Paper, etc. Ein großes Thema ist die Roadmap-Kommunikation auf verschiedenen Ebenen – Atlassian Jira hat da Lösungen, aber außerhalb von Jira habe ich noch nichts gefunden, was alle Anforderungen erfüllt.

Ich arbeite daher oft einfach mit Keynote, um die Kommunikation und Artefakte zu erstellen, gerade für Kunden-Updates. Keynote ist für mich am komfortabelsten, schnell Präsentationen bauen und an den Kunden schicken.

Ben Aston:

Faszinierend – es gibt zwar Roadmap-Tools, aber wie diese mit Jira zusammenarbeiten, ist oft schwach. Es ist so wichtig, dem Kunden das große Bild zu zeigen: Hier ist die Roadmap; hier sind die Ziele der einzelnen Sprints und was in jeder Iteration passiert. Das bekommt man meist nur sehr mühsam aus den Tools raus.

Deshalb finde ich spannend, dass du Keynote so viel einsetzt, auch wenn das natürlich viel Handarbeit bedeutet.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, optimal ist das nicht, aber es gibt eben noch kein Tool, das wirklich alles kann, was ich brauche. Wahrscheinlich werde ich Jira demnächst testen, um dort mehr Abläufe abzubilden und Zeit zu sparen.

Wenn die Vorlagen erst mal stehen, braucht man auch nicht viel Zeit – man muss nur regelmäßig aktualisieren.

Ben Aston:

Kommen wir zu deinem Artikel und zum Thema Projektmanagement an sich. Du hast über die größten Irrtümer im Projektmanagement geschrieben, zum Beispiel: Kunden brauchen kein Projektmanagement, PMs interessieren sich nur für Zeit und Budget und PMs sind nicht ehrlich. Das führt zu dem Missverständnis, dass Projektmanagement unwichtig sei.

Es gibt sogar Stimmen, die sagen: „Projektmanagement stirbt, brauchen wir das überhaupt noch?“ Aber meine These ist: Projektmanagement ist unglaublich wichtig und die Rolle des Projektmanagers essenziell – und zwar aus vielen Gründen.

Starten wir mit der Frage: Warum ist es eigentlich wichtig, ob andere schätzen, was wir machen? Sollte es uns kümmern, ob unser Beitrag als PM wahrgenommen wird? Und warum?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, ich finde schon, dass es uns kümmern sollte – aber man sollte es auch nicht überbewerten. Es geht ja meist nicht um Leben und Tod, zumindest direkt. Aber das persönliche Wertempfinden hängt für viele damit zusammen, ob die eigene Leistung gesehen wird. Wertschätzung im Job ist wichtig, egal ob Softwareentwicklung, Projektmanagement oder anderes. Im Business heißt Wert auch meist Geld – wir haben alle Rechnungen zu bezahlen! Und es gibt definitiv einen Wert im Projektmanagement-Prozess und in der Rolle des Projektmanagers.

Ben Aston:

Warum glauben dann so viele, dass Projektmanagement ein überflüssiger Kostenblock ist? Und wie kann man dem entgegenwirken?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ich glaube, sehr oft geht es darum, die Kosten zu drücken und den wahrgenommenen Wert zu maximieren. Im Vergleich zu Designern, Entwicklern oder Textern haben PMs das wenigste Greifbare vorzuweisen. Ähnliches gilt für Test- oder QA-Ingenieure. Dazu kommt, dass Kunden den Wert erst merken, wenn er fehlt – zum Beispiel, wenn das Budget ohne PM explodiert oder die Qualität leidet.

Häufig merken erfahrene Kunden nach mehreren Projekten, wie wertvoll die Rolle ist – spätestens, wenn der Projektmanager „den Tag rettet“.

Ben Aston:

Lass uns über die genannten Irrtümer sprechen. Mein Vorschlag: 10 Gründe, warum Projektmanagement wichtig ist und warum Kunden es brauchen: strategische Ausrichtung, Führungsrolle, klare Zielorientierung, realistische Projektplanung, Qualitätskontrolle, Risikomanagement, geregelte Abläufe, kontinuierliche Kontrolle, Expertenwissen und die Fähigkeit, aus Erfolg und Fehlern zu lernen. Lass uns insbesondere über Führung sprechen. Was würdest du einem Kunden sagen, warum dieses Leadership so wichtig ist?

Tucker Sauer-Pivonka:

Die Erfahrung zeigt: Jemand muss täglich da sein, um das Projekt voranzutreiben. Kunden sind oft beschäftigt und das Projekt ist nur eines von vielen. Unsere Aufgabe ist es, für Kontinuität zu sorgen, Hindernisse früh zu erkennen und zu kommunizieren, und das voranzutreiben – darin liegt unser Wert im Team.

Ben Aston:

Gutes Projektmanagement ist wie gute Luft – man merkt erst, dass sie fehlt, wenn es schlecht läuft. Auch Qualitätskontrolle und Risikomanagement sind wichtig. Kunden denken oft: Mit guten Entwicklern braucht man keine Steuerung – aber tatsächlich braucht es immer jemanden, der das Projekt steuert und überwacht.

Ein weiterer Irrtum: PMs kümmern sich nur um Timelines und Budget und übernehmen keine strategische Führung. In deinem Artikel schreibst du, dass Beziehungspflege, Kommunikation und Verhandlungsmanagement zentral sind. Wie sieht das im Alltag aus?

Tucker Sauer-Pivonka:

Das ist eines meiner Lieblingsthemen! Es hängt vom Projekt und der Kundensituation ab. Es reicht von Einzelgesprächen mit Kunden und dem Team über das Erstellen hilfreicher Artefakte für Stakeholder bis zum Fordern des Kunden, um gemeinsam zur besten Lösung zu kommen. Mein Hauptaugenmerk liegt darauf, Beziehungen und Kommunikation zu pflegen – das macht in jeder Projektsituation die Zusammenarbeit leichter; man ist auf Augenhöhe und kann Herausforderungen gemeinsam meistern.

Ben Aston:

Das ist der Weg zum strategischen Alignment – wenn Kommunikation und Beziehungspflege regelmäßig stattfinden, ist die Zusammenarbeit in Krisensituationen viel konstruktiver. PMs sollten nicht nur auf Zeit und Budget schauen, sondern auch für optimale Arbeitsbedingungen sorgen. Wie gelingt das?

Tucker Sauer-Pivonka:

Man muss für das Team Hindernisse aus dem Weg räumen, aber auch genug Freiraum geben. Jeder sollte sein Bestes leisten können. Ständiges Kontrollieren wirkt demotivierend und zeigt Misstrauen. Ich sehe meine Rolle darin, dem Team zu vertrauen, dass es die Arbeit macht, und einzuschreiten, falls es doch mal klemmt – aber grundsätzlich lasse ich den Leuten Freiheit.

Ben Aston:

Auch die Kritik, PMs seien nicht ehrlich, kommt häufig vor. Wie schafft man den Spagat zwischen Vertrauensarbeitszeit und gleichzeitig präzisen Updates für den Kunden?

Tucker Sauer-Pivonka:

Offene, regelmäßige Kommunikation ist der Schlüssel. Wenn im Team Probleme auftreten, sollte das ehrlich und zeitnah auch an den Kunden kommuniziert werden, denn falsche Erwartungen führen später nur zu größeren Schwierigkeiten. Und auch das Team sollte immer wissen, woran es ist. Vieles lässt sich ehrlich sagen, auch wenn das mal zu schwierigen Gesprächen führt – das bewahrt aber vor noch größeren Konflikten später.

Ben Aston:

Abschließend: Was ist deiner Erfahrung nach die größte Herausforderung, den Wert von Projektmanagement zu belegen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Am häufigsten höre ich, dass Kunden denken, sie bräuchten kein externes Projektmanagement, weil sie intern ein Team dafür haben. Hier ist es wichtig, klarzumachen, warum zusätzliche PM-Kompetenz gerade im Zusammenspiel mit Agenturen wertvoll ist und dass es uns nicht nur um Status-Updates geht, sondern um echten Mehrwert für das Projekt und die Zusammenarbeit insgesamt.

Ben Aston:

Vielleicht hat das auch mit dem Aufkommen von Scrum, Scrum Masters und Product Ownern zu tun – wie siehst du die Entwicklung des Projektmanager-Rollenbilds in Agenturen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Der Bedarf wird immer da sein, auch wenn sich der Fokus verschiebt. Bei Crema machen wir viel Produkt-Entwicklung; da sind Product-Manager-Skills gefragt. Klassische Digitalprojekte wie E-Mail-Kampagnen oder Marketingseiten ähneln sich meist – dort bleibt Projektmanagement zentral. Aber mit wachsenden Anforderungen und Komplexität brauchen Unternehmen jemanden, der Details im Griff hat und trotzdem den Überblick behält. Es verschiebt sich, aber die PM-Rolle bleibt relevant, gerade weil viele Unternehmen die nötigen internen Skills nicht haben, wie wir sie anbieten.

Ben Aston:

Entscheidend ist wohl der strategische Blick: Project Manager müssen dafür sorgen, dass Projekte echten Mehrwert schaffen – nicht einfach nur abliefern, sondern Wert für den Kunden stiften, egal wie der Titel lautet.

Tucker Sauer-Pivonka:

Genau, 100 %.

Ben Aston:

Zum Abschluss: Was ist für dich das wichtigste, um einen Kunden von Projektmanagement zu überzeugen? Was sollten PMs unbedingt tun, um dem Kunden Wert zu vermitteln?

Tucker Sauer-Pivonka:

Das A und O ist Vertrauensaufbau – sowohl mit dem Kunden als auch mit dem Team, und zwar auf zwischenmenschlicher Ebene. Wer sich als Mensch kennt, begegnet sich im Projekt mit mehr Nachsicht und Verständnis. Und ein Weg, schnell Vertrauen zu schaffen, ist, Kunden herauszufordern; sie buchen uns als Experten und wollen die Challenge. Das schafft schnell Respekt im Team und beim Kunden.

Ben Aston:

Super. Vielen Dank, Tucker, dass du dabei warst!

Tucker Sauer-Pivonka:

Es war schön, mit dir zu sprechen. Danke, Ben.

Ben Aston:

Was denken Sie? Ist Projektmanagement wichtig oder nicht? Sagen Sie uns Ihre Meinung unten in den Kommentaren und besuchen Sie den Ressourcenbereich von thedigitalprojectmanager.com, um unserem Slack-Team beizutreten, wo es viele spannende Diskussionen rund um digitale Themen und PM gibt. Und wenn Ihnen unser Podcast gefallen hat, abonnieren Sie ihn doch und hinterlassen Sie eine ehrliche Bewertung auf iTunes oder der Plattform Ihrer Wahl – Bewertungen helfen uns sehr dabei, den Podcast weiterzuentwickeln. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!