7 tägliche Aufgaben eines Projektmanagers: Was macht ein Projektmanager täglich?
Projektmanager zu sein kann manchmal überwältigend sein, aber in diesem praktischen Beitrag führen wir dich durch die tägliche Routine eines Projektmanagers – erfahre, worüber du täglich nachdenken und was du tun solltest, um ein großartiger Projektmanager zu sein und das Beste aus deinem Tag herauszuholen.
Ich würde diesen Beitrag gern damit beginnen, wie hilfreich es ist, eine tägliche Routine zu haben, die dich auf Erfolgskurs bringt. Die Art von Routine, bei der du früh aufstehst (mindestens zwei Stunden bevor du das Haus verlassen musst) und alles im Griff hast. Ich meine wirklich alles im Griff, grünen Tee trinken, etwas Yoga machen, vielleicht eine kurze Joggingrunde – so eine Routine eben.
Aber ehrlich gesagt kenne ich mich damit nicht gut genug aus, um damit anzugeben.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Stattdessen werde ich über die erfolgreiche tägliche Routine sprechen, die nach 9:00 Uhr morgens beginnt.
7 Dinge für deine tägliche Projektmanagement-Routine
Hier bekommst du einen Einblick, was du als Projektmanager den ganzen Tag über machst. Erfahre mehr darüber, wie du Projektmanager werden kannst, besonders wenn du bisher keine Erfahrung hast.
1. Überprüfe den Status deiner Projekte: Um die kritischen Pfade deines Projekts zu optimieren
Wie Beyoncé sagen würde: Es ist wichtig, erst mal alles zu überprüfen, bevor du dich reinhängst.
Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass dein Team aus Zeitbuchungs-Helden besteht (die täglich ihre Stunden eintragen), ist es sinnvoll, einen täglichen Überblick über deine Projekte zu behalten und zu sehen, wie ihr aktueller Stand ist. Besonders dann, wenn das Team aktiv an mehreren Ergebnissen arbeitet.
Dinge haben die Angewohnheit, sich über Nacht anzusammeln oder unbemerkt zu entwickeln. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, ist es gut, den Tag mit einem Kontrollblick auf den Fortschritt zu beginnen. Das hilft dir auch dabei, die unvermeidbaren Fragen, die während des Tages auftauchen, besser zu beantworten.
2. Überprüfe Slack / Tool-Posteingang: Um auf die Bedürfnisse deines Teams einzugehen und kein Hindernis zu sein
Ich wette, du dachtest, ich würde jetzt sagen: „Schau als Erstes in deine E-Mails.“ Falsch gedacht! Du bist in erster Linie für dein Team da, denn deren Anliegen wirken sich sofort auf deinen Tag aus. Welches Tool du auch immer für die interne Kommunikation nutzt – es sollte morgens Priorität haben. Wenn du nicht im Blick hast, wo dein Team auf Unterstützung wartet, wirst du schnell zum Engpass im Projekt.
Je nachdem, wie euer Büro aufgebaut ist, bedeutet das morgendliche Überprüfen des Kommunikationstools manchmal einfach nur, dass jemand direkt an deinen Schreibtisch kommt und dir unmittelbar sagt, was ihn oder sie beschäftigt.
3. Bereite dich auf Meetings vor: Damit du proaktiv informiert bist und die Zeit produktiv und im Zeitplan bleibt
Auch wenn das Manifest eines Projektmanagers ist: „Jeder Tag ist anders“, so ist es doch manchmal nicht wirklich dramatisch anders. Es gibt bestimmte feste Säulen in unseren Kalendern, zum Beispiel Team-Stand-ups und Kundengespräche. Auf jedes dieser Meetings solltest du als Projektmanager im Vorfeld vorbereitet sein.
Es ist deine Verantwortung, den Überblick zu behalten und informiert zu sein. Es lohnt sich, morgens Zeit einzuplanen, um die Agenden für diese Meetings zu erstellen und mit Kunden sowie dem internen Team zu teilen.
4. Checke deine E-Mails: Um zu sehen, welche Fragen und Anfragen deiner Kunden auf dich warten
Entgegen der allgemeinen Annahme sollte E-Mails checken nicht das Erste am Tag sein. Projektmanagement-Tipp Nummer 1. *Es besteht die Tendenz, dass hektische E-Mails den ganzen Tagesablauf durcheinanderbringen und deine Prioritäten verschieben.* Oder du schaust deine E-Mails gleich morgens an, aber lass sie nicht deine einzige Priorität bestimmen.
5. Gehe zu Meetings: Um Aktionspläne abzuschließen und Entscheidungen für deine Projekte zu sichern
Unvermeidbar – du bist die Brücke zwischen dem Team des Kunden und dem Team deiner Agentur. Regelmäßige Meetings dienen meist dazu, Updates zu geben und Transparenz über laufende Projekte zu schaffen. Ein weiteres – nicht offensichtliches – Ziel dabei ist der Beziehungsaufbau, denn Vertrauen und Kommunikation sind für alle Kundentermine essenziell.
Falls du bestimmen kannst, wann Kundentermine stattfinden, empfehlen die meisten Digital Project Manager, sie morgens zu planen. Dafür gibt es mehrere Gründe, zum Beispiel:
- Zeitzonen:
- An der Westküste (PST) arbeitest du eventuell mit einem Kunden an der Ostküste zusammen, der drei Stunden voraus ist (EST). Unsere Vormittage sind der Nachmittag deiner Ostküsten-Kunden. Meistens ist spätestens um 13:30 Uhr (PST) Schluss mit Terminen für Kunden aus dem Osten.
- Weniger Probleme sind im Laufe des Arbeitstages beim Kunden vor dem Meeting aufgetreten – das bedeutet weniger Punkte, auf die du reagieren musst! (Wir können „Das ist eine Änderungsanfrage“ nur so oft sagen, bis es den Reiz verliert.)
- Du hast nachmittags mehr Zeit, um die besprochenen Dinge tatsächlich umzusetzen, bevor die unvermeidlichen Nachfragen kommen wie: „Wieso ist das noch nicht erledigt? Wir haben doch gestern darüber gesprochen…“
6. Ran ans Werk: Damit Sie alles haben, was Sie brauchen, um bei Ihren Projekten am Ball zu bleiben
Die Vormittage sind in der Regel stärker durchgeplant und leiten Ihre Aktivitäten und nächsten Schritte bis zum Ende des Arbeitstags. Die Nachmittage eignen sich eher dafür, sicherzustellen, dass Sie einen guten Überblick über die Ereignisse des Tages haben.
Dies ist die Tageszeit, die Sie für sich selbst reserviert haben, was bedeutet, dass Sie sich vor allem um folgende Dinge kümmern:
- Vorbereitung für morgen / den Rest der Woche
- Prüfung eingehender Arbeiten und Aufgaben
- Beantwortung von Kundenmails
- Kommunikation mit dem internen Team, damit die Dinge erledigt werden!
7. Wissen aneignen: Damit Sie der oder die Klügste im Raum sind
Wahrscheinlich eine der schwierigsten, aber wirkungsvollsten Tätigkeiten am Nachmittag oder irgendwann am Tag ist es, zehn Minuten zu investieren, um sich über die Welt und die eigene Branche zu informieren.
Als Macher und Gestalter im digitalen Umfeld ist es für Sie von Vorteil, stets auf dem neuesten Stand der Fachbegriffe aus Ihrer Welt und der Projektmanagement-Terminologie zu bleiben. So können Sie neue Ideen ins Team oder an Ihre Kunden tragen. Hier sind einige Ressourcen, die Sie dazu nutzen können:
- First Round Review: Für Einblicke in die Themen Produkt, Menschen und Unternehmenskultur sowie Management-Tipps
- Uxdesign.cc: Für Benutzererfahrung, Usability und Produktdesign.
- Google Design: Erfahren Sie, welche Vorreiter auf Googles Design-Radar sind
- Vancouver Tech Journal: Ein E-Mail-Newsletter, der jeden Sonntag verschickt wird (Sie können den Arbeitsnachmittag zum Lesen nutzen) und Ihnen verrät, was im Raum Vancouver, BC – speziell in der Tech-Branche – los ist.
- Fastcodesign.com: Immer ein Klassiker.
- UND NATÜRLICH THE DIGITAL PROJECT MANAGER!
Und wenn all das erledigt ist, ist es plötzlich nach 17 Uhr und ach, sind Sie mal wieder die letzte Person im Büro, schon wieder?
Na ja, immerhin ist die Wahrscheinlichkeit dadurch geringer, dass Sie Arbeit mit nach Hause nehmen!
….Oder?
Ein letzter Hinweis – dieser Ablauf kann ganz anders aussehen, wenn Sie neu in einer Organisation sind. Also keine Panik, wenn Sie noch nicht alles von dieser Liste umgesetzt haben. Falls das bei Ihnen zutrifft, empfehlen wir, gemeinsam mit Ihrer Führungskraft einen 30-60-90-Tage-Plan zu entwickeln, der Ihre Aufgaben besser widerspiegelt.
Wie geht es weiter?
Auf der Suche nach Gleichgesinnten zum Netzwerken und Austauschen? Treten Sie der DPM-Mitgliedschaft bei, erhalten Sie Zugang zu unserer Slack-Community und beteiligen Sie sich an Diskussionen mit Hunderten anderer Digitalprojektmanager.
