Wie Sie erfolgreich einen neuen Job im Projektmanagement beginnen
Ein neues Projektmanagement-Mandat anzutreten ist ebenso aufregend wie nervenaufreibend. Du hast einen Job im Projektmanagement gefunden, das Vorstellungsgespräch gemeistert und hast die Arbeit schon einmal gemacht – warum bist du also so nervös? Der Einstieg in ein neues Unternehmen bringt einige Herausforderungen mit sich, während du dich mit den Abläufen vertraut machst.
Als ich bei Roboboogie angefangen habe, hatte ich bereits fünf Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement gesammelt. Meine Erfahrung in der Führung von komplett remote arbeitenden Teams sowie in einer Agentur mit mehr als 60 Mitarbeitern half sicherlich dabei, erfolgreich zu starten – dennoch war es eine Herausforderung, mich in die Abläufe dieses kleineren Teams einzuarbeiten.
Es gibt nicht viele Ressourcen, die Wissen für den Start in eine neue Projektmanagement-Position vermitteln. Damit du dich schneller zurechtfindest und bei deinem Chef Eindruck machst, sind hier fünf Tipps, die dir helfen, in kürzester Zeit durchzustarten.
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Hier solltest du anfangen, wenn du als Projektmanager ohne Vorerfahrung einsteigen möchtest.
1. Zuhören & Lernen
Die ersten Wochen können wie im Flug vergehen. Du lernst dein neues Team kennen, versuchst dich nicht auf dem Weg zur Toilette zu verlaufen und vergisst prompt deine neue E-Mail-Adresse … auf einmal gibt es jede Menge zu beachten. Zusätzlich musst du dich in die aktuellen Abläufe für Projektmanager im Unternehmen einarbeiten.
Auch wenn die Grundlagen einer Projektmanagement-Position in den meisten Unternehmen gleich sind, unterscheidet sich die konkrete Abwicklung eines Projekts durch seinen Lebenszyklus von Team zu Team. Es ist wichtig, deinem Teammitglied, das dir die Abläufe erklärt, aktiv zuzuhören und häufig Fragen zu stellen. Das ist eine der Führungskompetenzen im Projektmanagement, die du entwickeln solltest, denn jedes Teammitglied spielt eine entscheidende Rolle beim Abschluss des Projekts.
Auch wenn das wie Job-Grundwissen klingt, ist es für Projektmanager doppelt wichtig, diese Informationen schnell aufzuschnappen. Als Projektmanager bist du der Dirigent des Projekts; wenn du nicht weißt, wie der Ablauf funktioniert, wirst du zu deinem eigenen Alptraum: ein Hindernis.
2. Verstehe deine Kunden
Während du dich mit den Abläufen in deinem neuen Büro vertraut machst, solltest du auch mehr über die Kunden lernen, mit denen du arbeiten wirst.
Zufriedene Kunden bedeuten erfolgreiche Projekte. Stelle daher Fragen über ihr Team, ihre Arbeitsweisen und wie die Kommunikation am besten funktioniert (sofern du auch die Kundenkommunikation übernehmen wirst). Bevorzugen sie wöchentliche Meetings oder möchten sie lieber tägliche Kurz-Updates? Ist E-Mail der bevorzugte Kommunikationsweg oder besprechen sie alles lieber am Telefon? Diese Fragen hängen von Größe und Art des Projekts ab, das du leitest, aber sie sind hilfreich, wenn du durchstartest.
Es ist außerdem sinnvoll, dir Zeit zu nehmen, um das Unternehmen wirklich zu recherchieren. Informiere dich über das Dienstleistungsangebot und die Wettbewerber. Dieses Wissen hilft dir dabei, mit dem Kreativteam über Trends und Ideen zu sprechen, sobald du eingearbeitet bist.
3. Kenne dein Team
Genauso wichtig wie das Kennenlernen der Kundschaft ist das Kennenlernen deines Teams. Zu verstehen, welche Arbeitsweisen und Prozesse jedem Teammitglied helfen, produktiv zu sein – wie es zum Beispiel im Mitarbeiterhandbuch beschrieben ist – macht das Management deines Projekts wesentlich leichter. Nimm dir kurz nach deinem Einstieg Zeit für Gespräche mit deinem neuen Team. So bekommst du nicht nur ein besseres Gefühl dafür, wie sie arbeiten, sondern zeigst auch Interesse an ihnen als Menschen, nicht bloß als Kollegen.
Eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit für einen Austausch mit deinen Teamkollegen: Verabrede dich mit ihnen auf einen Kaffee oder zum Mittagessen. Sprecht darüber, welche tollen Orte oder Events es in der Nähe des Büros gibt. Ihr könnt auch darüber reden, was sie zum Unternehmen gebracht hat.
Eine weitere gute Möglichkeit, die Arbeitsweise deines neuen Teams kennenzulernen, ist, nach Meetings noch ein paar Minuten dranzuhängen. Besonders bei Kreativschaffenden: Frage sie, wie sie sich Zeit zum Arbeiten blocken, damit dein nächstes Meeting oder Check-In diese Arbeitszeit nicht unterbricht. Maker- und Manager-Zeit sind grundverschieden, daher verbessert das Verständnis für deine Kreativcrew sowohl die Projektabläufe als auch die Teamstimmung insgesamt. Wenn das Team merkt, dass du ihre Arbeitsweise kennst und unterstützen willst, liefern sie vielleicht sogar bessere Ergebnisse ab.
4. Übernimm Verantwortung
Auch wenn du deinem 30-60-90-Tage-Plan folgst, wird dein Arbeitspensum zu Beginn vielleicht noch nicht ganz mit Projektmanagement-Aufgaben gefüllt sein. Nutze die Gelegenheit, deinen Einsatz zu zeigen, und halte Ausschau nach Projekten oder Aufgaben, bei denen du unterstützen kannst. Das kann von einfacher Datenerfassung bis hin zu einem kleinen Botengang für das Büro reichen.
Mache deine neuen Teammitglieder darauf aufmerksam, dass du bereit und verfügbar bist, bei allem zu unterstützen, wobei sie Hilfe benötigen. Vielleicht brauchen sie ein zweites Augenpaar für eine E-Mail, um sicherzustellen, dass die Grammatik stimmt, oder für ein Design, das ins Stocken geraten ist. Dich verfügbar zu machen, ist eine großartige Möglichkeit zu zeigen, dass du Eigeninitiative mitbringst und kann dir sogar langfristig neue, nicht direkt zum Projektmanagement gehörende Möglichkeiten eröffnen, die du deinem Arsenal an Projektmanagement-Kompetenzen hinzufügen kannst.
5. Tool-Schule
Laut einem Whitepaper der Winterberry Group aus dem Jahr 2015 nutzt die durchschnittliche Agentur 12 Tools, um ihre Abläufe zu steuern – manche Agenturen sogar bis zu 30 Tools. Auch wenn du dich vielleicht mit Werkzeugen, die du bereits verwendet hast, gut auskennst, gibt es keine Garantie dafür, dass in deiner neuen Stelle die gleichen genutzt werden.
Eine Frage, die ich gerne in Vorstellungsgesprächen stelle, ist, welche Tools die Agentur verwendet, um ihre Projekte zu managen. Das ist eine großartige Gelegenheit, mehr darüber zu erfahren, welche Arten von Projekten das Unternehmen hauptsächlich bearbeitet (Entwicklung vs. UX & Design). So bin ich, falls ein Angebot kommt, schon einen Schritt voraus und kann die Zeit bis zum Arbeitsbeginn nutzen, um mich mit den Tools vertraut zu machen.
Falls du diese Informationen zu Beginn deines neuen Jobs noch nicht hast, keine Sorge. Erinnerst du dich an Schritt eins? Zuhören und lernen. Lerne die Tools kennen, die in deinem Unternehmen verwendet werden, und informiere dich danach, ob sie in vollem Umfang genutzt werden. Falls du zum Beispiel noch keine Lösungen für Ressourcenmanagement-Software kennengelernt hast, können diese die effiziente Zuteilung und das Verfolgen von Ressourcen grundlegend verbessern.
Gibt es Funktionen, die derzeit nicht genutzt werden, aber dem Team Zeit sparen könnten? Oder gibt es ein alternatives Tool, das zwei bisherige Tools ersetzen könnte?
Es ist wichtig zu beachten, dass die Größe deines Unternehmens bestimmt, ob eine vollständige Änderung oder Ergänzung eines Tools möglich ist. Start-ups bieten möglicherweise mehr Flexibilität in Bezug auf die Nutzung verschiedener Werkzeuge, während in etablierten Unternehmen jede Änderung durch mehrere Instanzen gehen muss, bevor sie umgesetzt werden kann.
Wenn dein neuer Projektmanagement-Job in einem größeren Unternehmen ist, sprich mit deinem direkten Vorgesetzten, ob du das Tool vielleicht in kleinem Rahmen (für ein Team oder Projekt) nutzen kannst, anstatt gleich eine Änderung im ganzen Unternehmen vorzuschlagen.
Fazit
Insgesamt kann der Einstieg in deinen neuen Projektmanagement-Job aufregend und überwältigend zugleich sein. Um dir den Einstieg zu erleichtern und schneller auf Kurs zu kommen, denke an folgende Punkte:
- Zuhören & lernen: Nimm so viele Informationen auf wie möglich.
- Kenne deine Kunden: Stelle Fragen und investiere wirklich Zeit darin, deine Kunden kennenzulernen.
- Kenne dein Team: Lerne deine neue Crew und ihre Eigenheiten kennen.
- Engagiere dich: Nutze die Gelegenheit, neue Fähigkeiten zu erwerben, und packe im Arbeitsalltag mit an.
- Tool-Schule: Erforsche die Möglichkeiten, die deine Unternehmens-Tools bieten, und prüfe gegebenenfalls, ob sich neue Tools einführen lassen.
Was meinst du?
Hast du eigene Tipps, die dir geholfen haben, dich schneller einzuarbeiten? Denkst du darüber nach, deinen aktuellen Job zu kündigen und brauchst Rat? Teile uns deine Erfahrungen in den Kommentaren mit.
