Sind Sie ein Aufgabenmanager oder Projektleiter? (Und spielt das eine Rolle?)
Es ist schon eine ganze Weile her, seit meine gute Freundin Patrice Embry jenen meiner Meinung nach sehr wichtigen Artikel über Projektmanager vs. Projektadministratoren und deren zentrale Unterschiede geschrieben hat.
Und dennoch ist das Phänomen, dass der Projektmanager automatisch auch alle administrativen Aufgaben übernimmt, weiterhin weit verbreitet und begegnet mir überall.
Etwas anderes beobachte ich ebenfalls immer wieder: Es wird zu viel Zeit darauf verwendet, sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben erledigen, anstatt selbst drei Schritte vorauszudenken und den Weg freizuräumen.
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Darum dachte ich, ich gehe noch einen Schritt weiter: Was tust du NICHT als Projektmanager, wenn du in administrativen Aufgaben und mikromanagender Detailarbeit steckst?
In diesem Artikel möchte ich einen Abschnitt aus Patricias Beitrag herausgreifen, um über den Wert eines großartigen digitalen Projektmanagers und die Opportunitätskosten zu sprechen, die durch ein Ungleichgewicht an administrativen Aufgaben im Alltag entstehen. Wir machen einen Spaziergang durch folgende Themen:
- Wie Wahrnehmungen deine tatsächlichen Aufgaben beeinflussen
- Der Wert von Aufgabenmanagement und Projektadministration
- Der Wert von exzellentem Projektmanagement im digitalen Umfeld
- 3 Wege, das Gleichgewicht zu finden
Wie Wahrnehmungen deine tatsächlichen Aufgaben beeinflussen
Patrice gibt in ihrem Artikel einige tolle Tipps, die auch nach drei Jahren noch hochaktuell sind. Einen Aspekt jedoch wollte ich aus ihrem Text besonders herausgreifen und weiter ausführen. Es ist dieser Ausschnitt:
Jeder kann Notizen machen, aber nicht jeder kann programmieren. Jeder kann dafür sorgen, dass nach einem Meeting der Konferenzraum aufgeräumt wird, aber nicht jeder kann das Frontend einer Webseite gestalten.
Manchmal fühlt es sich wie selbstverständlich an: Wenn nicht-essentielle Arbeit anfällt, gib sie dem nicht-essentiellen Teammitglied.
Patrice Embry
Dabei stecken zwei wesentliche Punkte: Erstens werden Projektmanager häufig als nicht-essentielle Teammitglieder angesehen, und zweitens schließt sich daran die Annahme an, dass Aufgaben, die jeder erledigen kann, auch vom Projektmanager übernommen werden sollten.
Das Ergebnis ist, dass sich der Arbeitsalltag eines Projektmanagers durch unsichtbare Erwartungen und falsche Wahrnehmungen formt. Es ist in Wahrheit eine selbsterfüllende Prophezeiung: Wenn man einmal beim Meeting-Aufräumen gesehen wird, gilt es beim nächsten Mal schon als Teil der eigenen Aufgaben.
Meines Erachtens passiert das Gleiche beim Mikromanagement auf Aufgabenebene: Anfangs erinnerst du ein paar Mal eine Woche vor dem Abgabetermin daran und bietest an, Blockaden aus dem Weg zu räumen. Ab dann meinen alle, dass sie ihre eigenen Deadlines nicht mehr im Griff haben oder sich bei Blockern melden müssen.
Man muss sich immer klarmachen: Wie so oft wird auch hier die Wahrnehmung zur Realität. Daran kommt man nicht vorbei.
Der Wert von Aufgabenmanagement und Projektadministration
Bevor wir zu weit gehen, zwei Dinge müssen klar gestellt werden.
Erstens: Manchmal gehören die kleinen Dinge tatsächlich zum Job. Zumindest insofern, als dass das Projekt effizient und reibungslos weiterlaufen muss. Wenn du wie ich bist, möchtest du nicht erklären müssen, warum dein technischer Architekt eine Stunde fürs Einrichten des Meetingraums auf der Zeiterfassung angibt.
Und zweitens sind Aufgabenmanagement und Projektadministration tatsächlich wichtig und wertvoll. Eine Deadline zu verpassen ist nicht gut fürs Projekt. Schüchterne Teammitglieder zu brüllenden Löwen zu zwingen, damit sie Blockaden melden, ist auch nicht ratsam.
Und ganz ehrlich: Wenn jemand, der mehrere Hundert Dollar die Stunde abrechnet, Kaffee für das Kundenteam kocht, ist das ebenfalls nicht gut fürs Projekt (ja, das ist eine Anspielung auf Lindsays Kommentar zu Patricias Beitrag über den Wert von Projektadministratoren).
Der Wert eines großartigen Projektmanagers im digitalen Kontext
Wir sollten dennoch die andere Seite betrachten: Was sind die wertvollsten und wirkungsvollsten Dinge, die ein Projektmanager im Laufe eines digitalen Projekts tut, die sonst niemand im Team leisten kann?
Ja, manchmal werden wir als Allrounder betrachtet. Ehrlich gesagt sind einige von uns auf diese Weise überhaupt in den Beruf gerutscht! Aber wir sollten uns immer wieder ins Bewusstsein rufen: Das stimmt nicht. Wir sind Spezialisten.
Wir sind spezialisiert auf Risikomanagement, Kommunikation, Qualität, Erwartungsmanagement, Prozesse, Kosten und Zeit.
Wir sind Spezialisten darin, Vertrauen und stabile Beziehungen im Projektumfeld aufzubauen. Wir sind der Kitt, der alles zusammenhält. Diejenigen mit dem einzigartigen Überblick über alle beweglichen Teile und deren Zusammenhänge.
Unser größter Wert aus externer Sicht liegt im proaktiven Handeln: Vorausdenken und Vorsorge für mögliche Probleme treffen; Schwierigkeiten im Keim ersticken, bevor sie zu einem Albtraum werden; den Leuten genau das mitzuteilen, was sie wissen müssen, um erfolgreich zu sein – auch wenn es nicht das ist, was sie hören wollen.
Und vielleicht könnte man das von jedem Projektmanager behaupten, aber bei digitalen Projekten ist es tatsächlich keine Option, einfach reaktiv zu sein, weil wir uns auf einem ständig wandelnden Untergrund bewegen. Die zugrunde liegende Technologie und digitale Trends ändern sich täglich. Es ist, als würde man einen Wolkenkratzer auf flüssigem Magma mit einem Spielzeughammer bauen.
Deshalb würde ich persönlich niemals ein beliebiges Digitalprojekt ohne einen Projektmanager übernehmen wollen.
Die Balance finden + 3 Wege, wie das gelingt
Wenn wir beginnen, diese beiden Seiten ins Verhältnis zu setzen – der Verwalter der Details im Gegensatz zum proaktiven Projektleiter – sprechen wir plötzlich nicht mehr davon, dass eine Arbeitsform "über" einer anderen steht.
Es geht um Ausgewogenheit. Es gibt zwei Seiten dieser Arbeit, und das Gleichgewicht verschiebt sich, je seniorer man wird und je größere Projekte mit höheren Budgets und größeren Risiken man übernimmt ...
Aber wo liegt das richtige Gleichgewicht und wie findet man diese Balance?
Die ausweichende Antwort wäre: Es kommt darauf an. Aber ehrlich gesagt tut es das auch. Jeder hat einen eigenen persönlichen Arbeitsstil. Hier sind jedoch meine drei Top-Tipps, wie Sie das Gleichgewicht finden.
1. Machen Sie einen Schritt zurück und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben
Eine Übung, die ich gerne mache, ist, meine Aufgaben in drei Kategorien einzuteilen: delegieren, systematisieren und priorisieren.
Delegieren / Teilen
Manche Menschen sehen solche Aufgaben als etwas an, das unter ihrer Würde ist. Das sehe ich gar nicht so. Ich finde, das sind Aufgaben, die auch von jemand anderem mit relativ wenig Einarbeitung oder Anstoß erledigt werden könnten.
Für mich sind das Aufgaben, die eine Teamkultur des „gemeinsamen Anpackens“ fördern (siehe auch Patricias Artikel, in dem sie beschreibt, wie man anderen hilft und sich selbst helfen lässt).
Systematisieren
Das sind Tätigkeiten, bei denen ich meine Kompetenzen als Projektmanager einbringe, die aber durchaus systematisiert werden könnten, damit sie weniger Zeit meiner Arbeitswoche beanspruchen. Was ich im untenstehenden Beispiel aufführe, sind Dinge wie das Nachfassen von Aufgaben und der Aufbau eines Prozesses für Arbeitsmeetings.
Das sind für mich notwendige Abläufe, aber keine Tätigkeiten mit hohem geistigem Anspruch.
Priorisieren
Hier kommt die Arbeit mit hohem geistigem Anspruch hinein – die Aufgaben, die ich priorisieren muss, weil nur ich im Team dafür aufgestellt bin. Im nachfolgenden Beispiel sind das Aufgaben wie der Aufbau von Beziehungen zu Stakeholdern, Ressourcenmanagementplanung und Leistungsbewertung.
Das sind die Dinge, die den größten Mehrwert und Impact liefern – Aufgaben, die ich zu meiner Geschichte beitragen kann, wie ich zum Erfolg meines Projekts beigetragen habe – die Dinge, die nur ich hätte machen können.
So sieht mein persönliches Arbeitsblatt dazu aus:
| Delegieren | Systematisieren | Priorisieren |
|---|---|---|
Teilen Sie diese Aufgaben im Team, um eine Kultur des gemeinsamen Helfens zu fördern. | Schaffen Sie für diese Aufgaben effiziente Abläufe. | Nur Sie können diese Aufgaben erledigen, also räumen Sie sich aktiv Zeit dafür ein! |
| Notizen zu Meetings erfassen & Protokolle verteilen Eigenverantwortlich Fristen einhalten Stand-up-Meetings leiten Meetingräume vorbereiten und aufräumen In die Konferenzbrücke einwählen #petpeeve In internen Meetings das „geteilte Bildschirm“-Feature steuern | Nachverfolgung von Aufgaben (auch als Erinnern bekannt) Ausarbeitung klarer Arbeitsaufträge Arbeiten während Meetings erledigen | Risikomanagement-Aktivitäten Ressourcenplanung und Forecasting Leistungen des Projekts und Teams messen Das Unternehmen und Wettbewerbsumfeld besser verstehen Vertrauen zu Stakeholdern aufbauen und Beziehungen vertiefen (durch die Büros gehen) |
2. Ein klares Profil haben
Das klingt einfach, ist es aber nicht. Am Anfang meiner Karriere blieb ich oft an lauter Sonderaufgaben hängen, die schnell meine Kapazität aufzehrten. Das lag an einem Punkt, über den wir oben schon gesprochen haben: der Wahrnehmung. Die Leute sahen, wie ich eine Aufgabe übernahm, und gingen davon aus, dass es meine Aufgabe sei.
Später in meiner Laufbahn hatte ich dieses Problem kaum noch. Dazu sollte ich sagen, dass ich zwar asiatischer Herkunft bin, aber letztlich männlich, Englisch-Muttersprachler und im beruflichen Kontext eher extrovertiert auftrete.
Aber selbst bei Kolleginnen und Kollegen mit anderem Hintergrund habe ich festgestellt: Wenn wir ein klares Bild von uns selbst und unserer Arbeitsweise hatten, war auch unsere Kommunikation so deutlich, dass kaum jemand auf die Idee kam, uns Aufgaben zuzuschieben, die offensichtlich nicht zu unserem Selbstverständnis passen.
Oft war sogar unausgesprochen klar, dass der Wert, den wir als Projektmanager liefern, bedeutet, dass wir wohl eher nicht für die Content-Eingabe zuständig sein sollten, wenn niemand sonst verfügbar ist.
Ich würde daher behaupten, dass es möglich ist, Ihre Herangehensweise an die Arbeit offen zu zeigen, sodass das Gleichgewicht bereits hergestellt ist.
3. Ziehen Sie immer die Opportunitätskosten in Betracht
Das hängt mit den beiden vorherigen Punkten zusammen: Jedes Mal, wenn Sie sich fragen, ob Sie etwas tun sollten, denken Sie an eine Tätigkeit, die genauso lange dauert, aber ein Vielfaches an Wert und positiven Auswirkungen liefert.
Zum Beispiel war ich bei einer Präsentation oft derjenige, der alle Unterlagen und die Agenda verteilte und den Beamer aufbaute. Das alles dauerte nur etwa 10 Minuten.
Aber oft habe ich diese Präsentationen geleitet und wurde anschließend für die Teilnehmer zur Hauptansprechperson. Wie lange hätte es wohl gedauert, jedem die Hand zu schütteln und Vertrauen zu den einzelnen aufzubauen, sodass sie mich sowohl als Person als auch als Profi einschätzen konnten? Ungefähr 10 Minuten.
Zurück zu unserer ersten Kategorisierungsübung: Höhere Opportunitätskosten sollten der Antrieb dafür sein, Ablenkungen in die linke Spalte zu schieben und die für Sie wichtigen Aufgaben in die rechte Spalte.
Wir wollen Ihre Meinung
Was denken Sie? Ist die Rolle eines Projektmanagers mit Aufgaben überladen, die eigentlich jemand anderes erledigen sollte? Oder ist dieses Hin und Her zwischen strategischem Mehrwert und taktischer Verwaltung ganz normal?
