Automatisering af arbejdsgange: Proces, eksempler og værktøjer
Øget effektivitet: Automatisering af arbejdsgange reducerer markant den tid, der bruges på gentagne opgaver, så du kan fokusere på mere strategisk arbejde.
Færre fejl: Automatisering af arbejdsgange øger nøjagtigheden og kvaliteten ved at minimere risikoen for menneskelige fejl i rutineprocesser.
Mulighed for tilpasning: Du kan tilpasse automatisering af arbejdsgange til dine specifikke projektbehov, så den kan anvendes i forskellige brancher og til forskellige opgaver.
Fordele på tværs af afdelinger: Automatisering af arbejdsgange kan anvendes på tværs af forskellige afdelinger, fra IT til HR, og forbedre drift og samarbejde.
Valg af værktøj: Det er afgørende at vælge de rigtige automatiseringsværktøjer, hvor mulighederne spænder fra enkle apps til automatisering af opgaver til omfattende software til styring af forretningsprocesser.
Kort sagt: Værktøjer til automatisering af arbejdsgange gør det nemmere at administrere projekter. I stedet for at bruge unødvendig tid og energi på gentagne opgaver og forretningsprocesser kan du oprette arbejdsgange, der fjerner det rutineprægede arbejde fra din dag, uden at springe et trin over.
Forestil dig for eksempel, at du arbejder sammen med en leverandør om at udarbejde kreativt indhold. På et hurtigt og velfungerende marketingteam kan det være svært at holde styr på kreative forespørgsler, gennemgå indkommende indhold og godkende udkast til udgivelse. I stedet for at gennemgå dine direkte beskeder for at huske, hvad du egentlig bad om til at begynde med, kan du opsætte en engangsarbejdsgang, der er tilpasset din proces, og som trin for trin guider dig gennem det, der kræves for at opnå succes.
I denne artikel ser vi på, hvordan du kan automatisere dine arbejdsgange, hvordan automatisering kan hjælpe dig med at administrere projekter, samt eksempler på software til automatisering af arbejdsgange, som kan hjælpe dig med at komme i gang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er automatisering af arbejdsgange?
Automatisering af arbejdsgange indebærer: 1) at identificere, hvilke elementer i en proces der kan køre uden menneskelig indgriben, og 2) at bruge software til automatisering af arbejdsgange til at opsætte og udføre disse automatiseringer. Almindelige funktioner i software til automatisering af arbejdsgange omfatter opgaveplanlægning, håndtering af e-mails og dokumenter samt integration med andre forretningsapplikationer.
Du kan bruge automatisering af arbejdsgange til opgaver lige fra dataindtastning til dokumenthåndtering, opgavetildeling og e-mailkommunikation. Automatisering af arbejdsgange indgår også ofte i den bredere ramme for projektledelse. Se forskellene mellem automatisering af arbejdsgange og projektledelse.
Hvorfor bruge automatisering af arbejdsgange?
Både små og store virksomheder kan høste fordelene ved automatisering af arbejdsgange. Når automatisering af arbejdsgange er opsat korrekt, kan den:
- Forbedre effektiviteten i arbejdsgangene. Gentagne manuelle opgaver er nødvendige for at holde tingene kørende problemfrit, men de kan være tidskrævende og kostbare, hvis de udføres manuelt.
- Øge nøjagtigheden og kvaliteten ved at reducere risikoen for menneskelige fejl. Du kan også automatisere og digitalisere opgaver i arbejdsgange for at fremme overholdelsen af virksomhedens politikker og procedurer.
- Frigive medarbejdernes tid, så de kan fokusere på mere strategiske opgaver. Tid er en knap ressource, der ikke kan fornyes. Automatisering af arbejdsgange sikrer, at du bruger mindre tid på manuelle processer og mere tid på det, der virkelig betyder noget.
Hvis du lige er begyndt, kan du overveje at tilmelde dig kurser i automatisering af forretningsprocesser for bedre at forstå, hvordan automatisering kan strømline driften, reducere fejl og spare tid på tværs af afdelinger.
Hvordan forskellige afdelinger i organisationer udnytter automatisering af arbejdsgange
Automatisering af arbejdsgange kan omfatte alt fra automatisering af e-mailsvar til opsætning af aftalepåmindelser. I nogle tilfælde kan den endda bruges til at automatisere hele afdelinger eller forretningsfunktioner, og der findes specialiserede softwareværktøjer til AI-baseret automatisering af arbejdsgange, som giver dig mulighed for at gøre brug af AI i automatisering af arbejdsgange.
Her er nogle eksempler på, hvordan automatisering af arbejdsgange i virksomheder kan bruges effektivt af projektledere i store organisationer med forskellige afdelinger:
- IT og softwareudvikling: IT-afdelinger kan automatisere arbejdsgange såsom kodeudrulninger, testprocesser og problemsporing. I stedet for at skulle koordinere gentagne processer, såsom udgivelser, fra bunden hver anden uge på tværs af flere kommunikationskanaler, kan du dokumentere din proces én gang og derefter automatisere udførelsen, så du ikke overser vigtige detaljer.
- Marketing og kommunikation: Automatisering af arbejdsgange kan bruges til kreative arbejdsgangsprocesser såsom kampagneplanlægning, arbejdsgange til godkendelse af indhold og analyserapportering.
- Salg og forretningsudvikling: Automatisering hjælper med håndtering af kundeemner, sporing af salgstragten og resultatrapportering.
- Menneskelige ressourcer (HR): HR-chefer bruger automatisering af arbejdsgange til rekrutteringsprocesser, introduktion af medarbejdere og træningsprogrammer. Automatisering af introduktionsprocessen betyder, at dine medarbejdere får de bedste forudsætninger for at lykkes fra dag ét med det rigtige udstyr, de nødvendige uddannelseskrav, adgangstilladelser og en liste over interessenter, de skal møde.
- Finans og regnskab: Finansafdelinger kan bruge automatisering til budgetopfølgning, finansiel rapportering og revisionsprocesser.
- Kundeservice og support: Kundeservicemedarbejdere og teamledere kan bruge automatisering til billetdirigering, indsamling af tilbagemeldinger og overvågning af serviceniveauet. Det forbedrer svartiderne og automatiserer almindelige forespørgsler, så teams kan bruge deres tid på at håndtere strategiske udfordringer.
- Forskning og udvikling (R&D): R&D-teams kan bruge automatisering til planlægning af eksperimenter og dataindsamling.
Derudover kan automatisering af arbejdsgange tilpasses specifikke behov i forskellige brancher. Inden for byggeri effektiviserer det planlægning, ressourceallokering og sporing af fremskridt.
Sundhedssektoren drager fordel af automatisering af patientmodtagelse, tidsbestilling og opgaver vedrørende overholdelse af regler, og software til arbejdsgange i detailhandlen kan optimere lagerbeholdning, ordrebehandling og kundeengagement. VFX-virksomheder kan bruge projektstyringssoftware til VFX til at opsætte automatiseringer til godkendelser, overdragelser og andre dele af den kreative proces.
Eksempler på automatisering af arbejdsgange
For projektledere omfatter anvendelsesområderne for automatisering af arbejdsgange oprettelse af opgavelister, tildeling af opgaver til teammedlemmer, sporing af fremskridt og udsendelse af påmindelser. Derudover kan automatisering af arbejdsgange bruges til at oprette rapporter og spore projektomkostninger.
Her er nogle eksempler på automatisering af arbejdsgange i projektstyring:
- Når en opgave er to dage fra deadline og ikke er markeret som færdig, skal der sendes en meddelelse til opgavens ejer om, at opgaven nærmer sig. Send opfølgende meddelelser på deadline-datoen og hver anden dag derefter, indtil opgaven er færdig.
- Send om torsdagen en kopi af projektets kontrolpanel til en distributionsliste.
- Når en fejl registreres, skal der sendes en realtidsmeddelelse i teamets Slack-kanal for at øge synligheden.
- Følg en godkendelsesproces, når et dokument er klar til gennemgang. Send et link til dokumentet sammen med en meddelelse til den identificerede SME, og send opfølgende meddelelser hver anden dag, indtil dokumentet er godkendt eller returneret med ændringer. Når dokumentet returneres, skal opgavens ansvarlige ændres til den person, der er ansvarlig for at vurdere kommentarerne. Du kan også forenkle denne proces ved at bruge software til dokumentarbejdsgange eller software til dokumentstyring.
- Når en milepælsdato ændres, skal projektlederen eller den person, der ændrer datoen, blive bedt om at indsætte en note om årsagen til ændringen. Send en meddelelse til projektsponsoren med information om ændringen af milepælsdatoen og en note om hvorfor.
- Mind interessenterne om at udfylde en statusrapport tre dage før deadline. Distribuer statusrapporten på deadline-datoen til de relevante interessenter.
- Opret en indsendelsesformular til håndtering af interne forespørgsler om delte tjenester, såsom helpdesk-billetter, datavidenskabelig support eller tekstredigering. Opret en billet, kategoriser den, og tildel en kontaktperson og en deadline baseret på, hvordan den person, der indsender forespørgslen, udfylder formularen.
Se flere eksempler på arbejdsgange her.
Sådan automatiserer du arbejdsgange
Her er trinnene, du skal følge, når du bruger værktøjer til digital procesautomatisering til at automatisere processer for både simple og komplekse arbejdsgange:
1. Identificer specifikke opgaver, der skal automatiseres
Det første skridt i implementeringen af automatisering af arbejdsgange er at overveje, hvilke af dine eksisterende processer der vil drage fordel af automatisering. Hold øje med tegn på, at din proces egner sig til automatisering:
- Opgaver, som du eller dine teammedlemmer udfører gentagne gange
- Opgaver, hvor du er en flaskehals
- Processer, som teamet beskriver som “ødelagte” eller “komplicerede”, eller som ikke nemt kan forklares til et eksternt publikum
- Opgaver, der hovedsageligt involverer klik på knapper efter en bestemt tidsplan eller efter en bestemt udløsende betingelse
2. Dokumenter den aktuelle tilstand
Interview relevante interessenter for at forstå, hvordan processen fungerer i dag. Dokumenter hvert af de involverede trin, og indsæt links til relevant dokumentation.
Du kan også overveje at oprette et arbejdsgangsdiagram for at dokumentere processen (eventuelt ved hjælp af software til arbejdsgangsdiagrammer).
Sørg for at identificere eventuelle problemområder (dvs. hvor processen er gentagende, langsom eller udsat for fejl).
3. Identificer den ønskede fremtidige tilstand
Efter at have gennemgået problemområderne i den nuværende proces skal du beskrive, hvordan processen ideelt set bør fungere. Opret eller tilpas de nødvendige arbejdsgange. Afgør, hvilke værktøjer eller hvilken software til procesautomatisering du får brug for til at gennemføre automatiseringen.
4. Implementer automatiseringen af arbejdsgangen
For at implementere den nye proces kan du tage udgangspunkt i eksisterende arbejdsgange, som du allerede har opsat, eller oprette tilpassede arbejdsgange (hvis du arbejder agilt, skal du opsætte agile arbejdsgange). Opsæt automatiseringen af arbejdsgangen, og lad den køre i baggrunden.
Fokuser derefter på andre aspekter af din virksomhed eller dit projekt!
De 10 bedste automatiseringsværktøjer til forbedring af arbejdsgangen
Du kan ikke automatisere arbejdsgange uden software. Overvej, hvilke opgaver du vil automatisere, og begynd at lede efter funktioner i arbejdsgangsværktøjer såsom automatiseringsskabeloner, konfiguration med minimal kodning og oprettelse af automatiseringer med træk og slip.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Professionelt tip: De fleste SaaS- eller skybaserede løsninger til automatisering af arbejdsgange tilbyder en gratis prøveperiode eller en konto med et begrænset antal brugere. Der findes mange værktøjer til automatisering og styring af arbejdsgange, som kan forbinde forskellige apps. Forbindelsesværktøjer, API'er og integrationsværktøjer som Zapier kan forbinde forskellige arbejdsgange, som teamet bruger.
Her er nogle andre typer software til arbejdsgange, som du måske kan få glæde af:
- Apps til arbejdsgange (til arbejdsgange på farten)
- Mere omfattende værktøjer til automatisering af forretningsprocesser og styring af forretningsprocesser (BPM) (læs om BPM kontra arbejdsgange her)
- Software til projektarbejdsgange, der kan bruges sammen med dine arbejdsgange til projektstyring, i modsætning til mere generelle forretningsarbejdsgange
- Software til godkendelsesarbejdsgange til arbejdsgange, der omfatter et trin til godkendelse, uanset om arbejdsgangen kræver intern eller ekstern godkendelse
- Alternativer til ProcessMaker, hvis du i øjeblikket bruger ProcessMaker, men ikke er helt tilfreds med det, og du ønsker noget, der passer bedre til dine behov
Hvad sker der nu?
Lær at mestre styring af arbejdsgange med disse kurser i arbejdsgange under ledelse af eksperter, eller tag dine arbejdsgange et skridt videre med teknikker til optimering af arbejdsgange.
Hvilke automatiseringer har du fundet mest nyttige i dit daglige arbejdsliv? Deltag i samtalen på Slack med hundredvis af andre digitale projektledere gennem DPM Membership!
