Kaynak Planlaması Nedir & 5 Temel Adımda Nasıl Yapılır

Bu, projenin başından sonuna kadar devam eden sürekli bir süreçtir.

• Proje planlama aşamasında, kaynak gereksinimlerini ve uygunluğunu belirlemeye yardımcı olmak için. 
• Proje yürütme ve izleme boyunca, doğru kaynakları kullandığınızdan emin olmak için.

Temel Kaynak Planlama Yöntemleri

Projelerinizin karmaşıklığına ve niteliğine bağlı olarak çeşitli planlama yöntemleri ve teknikleri kullanabilirsiniz. En yaygın 5 yöntem şunlardır:

Bu yöntemleri daha ayrıntılı incelemek istiyorsanız, kaynak yumuşatmanın kaynak dengelemeden nasıl farklı olduğunu okuyabilirsiniz.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kaynaklar Nasıl Planlanır?

Bu beş temel adım, proje kaynaklarını etkili bir şekilde planlamak için kritik öneme sahiptir.

1. Proje Gereksinimlerini, Hedeflerini ve Kısıtlarını Belirleyin

Proje gereksinimlerinizi, hedeflerinizi ve kısıtlarınızı net bir şekilde tanımlayın. Bu, hangi kaynaklara ne zaman ve nerede ihtiyaç duyduğunuzu belirlemenize yardımcı olur. 

Bunlar şunları içerir:

• Proje hedeflerini ve teslimatlarını tanımlamak 
• Projenin kapsamını ve istenen sonuçları anlamak
• Bu hedeflere ulaşmak için gereken belirli görevleri ve faaliyetleri belirlemek
• Mevsimsellikle ilişkili maliyetler veya çalışan izinleri gibi bütçeyle ya da zamanla ilgili kısıtları belirlemek.

💡 İpucu

Bu süreçteki tüm ilgili paydaşları sürece dahil ederek herkesin projenin kaynak ihtiyaçlarını anlamasını sağlayın.

 

Unutmayın, ekip üyeleriniz ve paydaşlarınız genellikle işlerini etkili ve verimli bir şekilde yapmak için gerekenler konusunda daha iyi bir anlayışa sahiptir.

 

Bir kaynak planını kesinleştirmeden önce planlanan kaynak kullanımını onlarla görüşerek, ileride karşılaşılabilecek zorlukları azaltabilecek olası darboğazlar veya kısıtlamalar hakkında fikir sağlayabilirler.

2. Kaynak Talebini ve Kullanılabilirliğini Belirleyin

Proje gereksinimleri belirlendikten sonra, bir sonraki adım kaynak talebini öngörmek ve kaynakların kullanılabilirliğini değerlendirmektir.

İş yükünü ve bağımlılıkları analiz etmek, olası darboğazları veya kaynak çakışmalarını belirlemenize yardımcı olur ve kaynakları tahsis ederken bilinçli kararlar almanızı sağlar.

Bu analiz, her görev için gereken iş yükünün değerlendirilmesini ve tahmin edilmesini ve görevleri tamamlamak için gerekli ve mevcut kaynakların belirlenmesini içerir. 

Kaynak talebini planlamak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• Bir projeyi başarıyla yürütmek için gereken en uzun yolu (yani kritik yolu) belirleyin.
• Projeyi tamamlamak için gereken iş ve süre miktarını tahmin edin. İşlerin daha küçük parçalara ayrılmasını sağlayan bir iş kırılım yapısı (WBS), her görev için gereken sürenin tahmin edilmesine yardımcı olabilir (iş kırılım yapısı şablonuna buradan ulaşın).
• Yalnızca başka bir görev tamamlandıktan sonra başlatılabilecek görevleri belirleyin; bunlara bağımlılık adı verilir. Görevleri Gantt şeması kullanarak eşlemek, bunları görsel olarak görmenize, bağımlılıkları belirlemenize ve ayarlamalar yapmanıza yardımcı olabilir.

Hangi kaynakların kullanılabilir olduğunu değerlendirmek için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• Görevleri tamamlama süresini, atanan kişinin proje süresi boyunca kullanılabilir zamanı ile karşılaştırarak ekip üyelerinizin kullanılabilirliğini ve kapasitesini tahmin edin. Kaynak kullanılabilirliğini karşılaştırırken ve değerlendirirken WBS, Gantt şeması ve kritik yol yardımcı olacaktır. Kapasite planlama araçları veya bir kapasite planlama şablonu bu konuda size yardımcı olabilir.
• Planlanmış izinleri, tatilleri veya çakışma yaratabilecek kaynak taahhütlerini belirleyin ve bunları proje takviminize ekleyerek kritik yolu olumsuz etkilememelerini sağlayın.
• Aradaki boşlukları kapatmak için kullanılabilir dış kaynakları veya ekipmanları belirleyin. Gerçekçi olun ve bu kaynakları ihtiyat amacıyla önceden güvence altına alın. Ekipmanları veya toplantı odalarını rezerve etmek için kaynak rezervasyon yazılımı kullanabilirsiniz. Ayrıca, proje ekibi üyelerinizden biri aniden hastalanırsa veya öngörülemeyen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelirse dışarıdan bir danışman tutmanız ya da başka bir iç kaynağı projeye dahil etmeniz gerekebilir.

3. Yazılım Kullanarak Kaynakları Tahsis Edin

Bu adım, yazılım araçlarını kullanarak kaynakların tahsis edilmesini içerir. Kaynak planlama yazılımı, kaynakları verimli bir şekilde yönetmek ve tahsis etmek için merkezi bir platform sağlar. Bu, kaynak planlama araçlarının başlıca faydalarından biridir; kaynak tahsisini görselleştirmenize ve izlemenize olanak tanıyarak çakışmaları veya dengesizlikleri belirlemeyi ve çözmeyi kolaylaştırır.

Kaynak tahsisinde uzmanlaşmak için aşağıdakileri yapmanız gerekir:

• Kaynakları kullanılabilirliklerine, becerilerine ve uzmanlıklarına göre atayın. Görevleri atamadan önce ekibin yetkinliklerini belirleyin. kaynak açığı analizinizi gerçekleştirirken beceri açıkları tespit ederseniz, proje için ek beceri ve bilgi birikimi sağlamak gerekebilir. 
• Bağımlılıkları veya kaynak kısıtlamalarını hesaba katın ve haritalandırın. Örneğin ekip üyeleri zaten aşırı çalışıyorsa, kendilerine fazla kaynak tahsis edilmişse veya müsait değillerse mevcut iş yüklerini azaltmanız ya da ek kaynaklar işe almanız gerekir. Daha fazla iş üstlenebileceklerinden emin olmak için ekip üyeleriyle önceden konuşun.
• Kaynak planını, tüm ekip üyelerinin programlarına erişebileceği ve görevleriyle ve bir bütün olarak projeyle ilgili ilerlemeyi görebileceği merkezi bir proje yönetim sisteminde belgeleyin. Başlangıç yapmak için bu kaynak planlama şablonlarından birini kullanabilirsiniz.

Dikkate Alınması Gereken En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımları

1. 

   Dayshape

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

4. Kaynak Programlarını İzleyin

Tüm kaynaklar tahsis edildikten sonra kaynak programlarını izlemeli ve kaynak kullanımını takip edebilmeniz için ekibin proje boyunca çalışma sürelerini kaydetmesini sağlamalısınız.

Ortaya çıkabilecek sorunları veya çatışmaları proaktif bir şekilde ele alabilecek ve projeyi yolunda tutmak için düzeltici önlemler alabileceksiniz.

Kaynak programlarını izlemek şunları içerir:

• Gerçek kullanım oranını planlanan tahsis ve proje ilerlemesiyle karşılaştırarak takip etmek
• Herhangi bir sapma veya tutarsızlığı belirlemek 
• Programın ve programdaki değişikliklerin proje zaman çizelgeleri ve teslimatlar üzerindeki etkisini değerlendirmek 
• Değişiklikleri veya düzenlemeleri ilgili ekip üyelerine iletmek 

5. Gerektiğinde Kaynak Tahsisini Düzenleyin

Kaynak programlama tek seferlik bir faaliyet değildir. En yüksek üretkenlik ve verimliliği sağlamak için yeni bilgiler elde edildikçe kaynakları ve programı sürekli olarak düzenlemeniz ve optimize etmeniz gerekir.  

💡 İpucu

Yeni görevler atandığında veya kaynak kullanılabilirliği ya da kaynak öncelikleri değiştiğinde kaynak programlaması yapılmalıdır.

 

Örneğin, bir ekip üyesi departmandan veya şirketten ayrılırsa, kendisine atanmış görevlerin yeniden atanması ve yeni ekip üyesinin kullanılabilirliğine göre proje programının düzenlenmesi gerekir.

Kaynak programınızı düzenlemeniz gerekebilecek bazı durumlar şunlardır:

• Proje kapsamındaki veya önceliklerindeki değişiklikler 
• Beklenmeyen gecikmeler, kaynak riskleri veya kısıtlamalar 
• Proje sırasında ortaya çıkan yeni görevler veya gereksinimler 
• Kaynak kullanılabilirliğindeki veya kaynak kapasitesindeki değişiklikler

Kaynak Programlama Neden Önemlidir?

Etkili kaynak programlaması, riskleri azaltmak, projeleri kapsam içinde tutmak ve hedeflenen amaçlara ulaşmak için gereklidir. 

Kaynak programlamanın bazı faydaları şunlardır: 

• Kaynakların optimum kullanımı: Etkili bir kaynak planlama süreci, kaynaklarınızı aşırı yüklememenizi veya gereğinden az kullanmamanızı sağlar.
• Görevlerin önceliklendirilmesi: Kaynak planlama, aciliyete göre görevlere ve kilometre taşlarına daha iyi öncelik vermenize yardımcı olur; böylece proje hedeflerine ve proje teslim tarihlerine ulaşma olasılığınız artar.
• Çatışmaların çözümü: Ayrıca, ortaya çıktıklarında çatışmaları daha hızlı tespit edip çözmenizi sağlar ve çatışmalar ortaya çıkacaktır.  
• Risk yönetimi: Kullanılabilirlik ve tahsisle ilgili sorunların azaltılmasına yardımcı olur; bu da gereksiz riskleri ve proje gecikmelerini azaltır.
• Bütçe kontrolü: Bütçe dahilinde kaynakları planlamanıza, tahsis etmenize ve yönetmenize yardımcı olur; böylece proje maliyetlerini daha iyi takip edebilir ve gereksiz masraflardan kaçınabilirsiniz.
• İletişimin iyileştirilmesi: Ayrıca ekip üyeleri ve paydaşlarla rolleri, sorumlulukları ve teslim tarihleri hakkında net bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olur.  

Kaynak Planlama Araçları

Kaynak planlama araçları bu süreci çok daha kolay hale getirir; hatırlatıcılar ve teslim tarihlerinin güncellenmesi gibi işlemleri otomatikleştirebilir, herhangi bir hesaplama yapmanıza gerek kalmadan kapasiteyi inceleyebilirsiniz. Yaratıcı kaynakları planlaması gereken pazarlama kaynak yöneticileri için özel olarak sunulan seçenekler bile vardır.

Şu anda piyasadaki en iyi kaynak yönetimi yazılımlarının kısa listesi:

Başlamanıza yardımcı olacak düşük maliyetli bir seçeneğe ihtiyacınız varsa, ücretsiz kaynak yönetimi yazılımları listemize göz atın.

Kaynak Planlama Hakkında Daha Fazla Bilgi İçin Bize Katılın

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye ulaşın ve Slack'te yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.