İş Akışı Otomasyonu: Süreç, Örnekler ve Araçlar

İş Akışı Otomasyonu Nedir?

İş akışı otomasyonu şunları kapsar: 1) bir sürecin hangi unsurlarının insan müdahalesi olmadan yürütülebileceğini belirlemek ve 2) bu otomasyonları kurup gerçekleştirmek için iş akışı otomasyonu yazılımı kullanmak. İş akışı otomasyonu yazılımlarının yaygın özellikleri arasında görev planlama, e-posta ve belge yönetimi ve diğer iş uygulamalarıyla entegrasyon bulunur.

İş akışı otomasyonunu veri girişinden belge yönetimine, görev atamaya ve e-posta iletişimine kadar çeşitli görevlerde kullanabilirsiniz. İş akışı otomasyonu çoğu zaman proje yönetiminin daha geniş kapsamına da girer. İş akışı otomasyonu ile proje yönetimi arasındaki farkları inceleyin.

İş Akışı Otomasyonları Neden Kullanılır?

Hem küçük hem de büyük işletmeler iş akışı otomasyonunun avantajlarından yararlanabilir. Doğru şekilde kurulduğunda iş akışı otomasyonu:

• İş akışı verimliliğini artırır. İşlerin sorunsuz ilerlemesi için gerekli olan tekrarlayan manuel görevler, manuel olarak gerçekleştirildiğinde zaman alıcı ve maliyetli olabilir.
• İnsan hatası olasılığını azaltarak doğruluğu ve kaliteyi artırır. Şirket politikalarına ve prosedürlerine uyumu desteklemek için iş akışı görevlerini dijitalleştirip otomatikleştirebilirsiniz.
• Çalışanların daha stratejik görevlere odaklanabilmesi için zaman kazandırır. Zaman, sınırlı ve yenilenemeyen bir kaynaktır. İş akışı otomasyonu, manuel süreçlere daha az, gerçekten önemli konulara ise daha fazla zaman ayırmanızı sağlar.

Yeni başlıyorsanız, otomasyonun operasyonları nasıl kolaylaştırabileceğini, hataları nasıl azaltabileceğini ve departmanlar genelinde nasıl zaman kazandırabileceğini daha iyi anlamak için iş süreci otomasyonu kurslarına kaydolmayı değerlendirin.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kuruluşların Farklı Departmanları İş Akışı Otomasyonundan Nasıl Yararlanır?

İş akışı otomasyonu, e-posta yanıtlarını otomatikleştirmekten randevu hatırlatıcıları oluşturmaya kadar her şeyi ifade edebilir. Bazı durumlarda tüm departmanları veya işlevleri otomatikleştirmek için bile kullanılabilir. Ayrıca yapay zekâ iş akışı otomasyonu yazılımı araçları, iş akışı otomasyonunda yapay zekâdan yararlanmanıza olanak tanır. 

Kurumsal iş akışı otomasyonunun, çeşitli departmanlara sahip büyük kuruluşlarda proje yöneticileri tarafından başarıyla nasıl kullanılabileceğine dair bazı örnekler aşağıda yer alıyor:

• BT ve Yazılım Geliştirme: BT departmanları kod dağıtımları, test süreçleri ve sorun takibi gibi iş akışlarını otomatikleştirebilir. Sürümler gibi tekrarlanabilir süreçleri birden fazla iletişim kanalı üzerinden iki haftada bir en baştan koordine etmek yerine, sürecinizi bir kez belgeleyebilir ve önemli ayrıntıları atlamamak için yürütülmesini otomatikleştirebilirsiniz.
• Pazarlama ve İletişim: İş akışı otomasyonu kampanya planlama, içerik onay iş akışları ve analiz raporlaması gibi yaratıcı iş akışı süreçleri için kullanılabilir.

• Satış ve İş Geliştirme: Otomasyon, potansiyel müşteri yönetimi, satış hunisi takibi ve performans raporlamasına yardımcı olur.

• İnsan Kaynakları (HR): İK yöneticileri işe alım süreçleri, çalışanların işe alıştırılması ve eğitim programları için iş akışı otomasyonunu kullanır. İşe alıştırma sürecini otomatikleştirmek, çalışanlarınızın ilk günden itibaren doğru ekipman, eğitim gereklilikleri, erişim izinleri ve tanışmaları gereken paydaşlar listesiyle başarıya hazır olmalarını sağlar.
• Finans ve Muhasebe: Finans departmanları bütçe takibi, finansal raporlama ve denetim süreçleri için otomasyonu kullanabilir.

• Müşteri Hizmetleri ve Destek: Müşteri hizmetleri temsilcileri ve ekip liderleri bilet yönlendirme, geri bildirim toplama ve hizmet düzeyi izleme için otomasyonu kullanabilir. Bu, yanıt sürelerini iyileştirir ve yaygın talepleri otomatikleştirerek ekiplerin zamanlarını stratejik konuları ele almaya ayırmasını sağlar.

• Araştırma ve Geliştirme (R&D): R&D ekipleri deney planlama ve veri toplama için otomasyonu kullanabilir.

Ayrıca sektörler, iş akışı otomasyonunu özel ihtiyaçlarına göre uyarlayabilir. İnşaat sektöründe bu otomasyon; planlama, kaynak tahsisi ve ilerleme takibini kolaylaştırır.

Sağlık sektörü hasta kabulü, randevu planlama ve uyumluluk görevlerini otomatikleştirmekten yararlanırken perakende iş akışı yazılımı envanteri, sipariş işleme süreçlerini ve müşteri etkileşimini optimize edebilir. VFX şirketleri, onaylar, devir teslimler ve yaratıcı sürecin diğer bölümleri için otomasyonlar oluşturmak üzere VFX proje yönetimi yazılımını kullanabilir.

İş Akışı Otomasyonu Örnekleri

Proje yöneticileri için iş akışı otomasyonu kullanım alanları arasında görev listeleri oluşturma, görevleri ekip üyelerine atama, ilerlemeyi takip etme ve hatırlatıcılar gönderme bulunur. Ayrıca iş akışı otomasyonu raporlar oluşturmak ve proje maliyetlerini takip etmek için kullanılabilir.

Proje yönetiminde iş akışı otomasyonuna ilişkin bazı örnekler şunlardır:

• Bir görev, son teslim tarihine iki gün kaldığında ve tamamlandı olarak işaretlenmediğinde, görev sahibine görevin yaklaştığını bildiren bir bildirim gönderin. Görev tamamlanana kadar son teslim tarihinde ve sonrasında iki günde bir takip bildirimleri gönderin.
• Perşembe günleri proje panosunun bir kopyasını dağıtım listesine gönderin.
• Bir hata kaydedildiğinde, görünürlüğü artırmak için ekip Slack kanalında gerçek zamanlı bir bildirim yayınlayın.
• Bir belge incelenmeye hazır olduğunda izlenecek onay sürecini takip edin. Belgenin bağlantısını bir bildirimle birlikte belirlenen SME'ye gönderin ve belge onaylanana veya düzenlemelerle geri gönderilene kadar iki günde bir takip bildirimleri gönderin. Belge geri gönderildiğinde, görev atamasını yorumları değerlendirmekten sorumlu kişiye değiştirin. Bu süreci belge iş akışı yazılımı veya belge kontrol yazılımı kullanarak da basitleştirebilirsiniz.
• Bir dönüm noktası tarihi değiştiğinde, proje yöneticisinden veya tarihi değiştiren kişiden değişikliğin nedeni hakkında bir not eklemesini isteyin. Proje sponsoruna dönüm noktası tarihindeki değişikliği ve nedenini açıklayan notu bildiren bir bildirim gönderin.
• Paydaşlara, son teslim tarihinden üç gün önce bir durum raporu doldurmalarını hatırlatın. Durum raporunu son teslim tarihinde ilgili paydaşlara dağıtın.
• Yardım Masası biletleri, veri bilimi desteği veya metin düzenleme gibi paylaşılan hizmetlere yönelik kurum içi talepleri yönetmek için bir talep formu oluşturun. Talep sahibinin talep formunu doldurma biçimine göre bir bilet oluşturun, kategorilere ayırın ve bir irtibat kişisi ile son teslim tarihi atayın.

Ek iş akışı örneklerine buradan ulaşabilirsiniz.

İş Akışı Süreçleri Nasıl Otomatikleştirilir?

Basit ve karmaşık iş akışları için süreçleri otomatikleştirmek üzere dijital süreç otomasyonu araçlarını kullanırken izlemeniz gereken adımlar şunlardır:

1. Otomatikleştirilecek belirli görevleri belirleyin

İş akışı otomasyonunu uygulamanın ilk adımı, mevcut süreçlerinizden hangilerinin otomasyondan yararlanabileceğini değerlendirmektir. Sürecinizin otomasyona uygun olduğunu gösteren işaretlere dikkat edin:

• Sizin veya ekip üyelerinizin tekrarlı olarak yaptığı görevler
• Sizin darboğaz olduğunuz görevler
• Ekibin “bozuk” veya “karmaşık” olarak tanımladığı ya da dışarıdan bir kitleye kolayca açıklanamayan süreçler
• Çoğunlukla belirli bir programa göre veya belirli bir tetikleyici koşulun ardından düğmelere tıklamayı içeren görevler

2. Mevcut durumu belgeleyin

Sürecin bugün nasıl işlediğini anlamak için ilgili paydaşlarla görüşün. Sürece dahil olan adımların her birini belgeleyin ve ilgili tüm belgelere bağlantı verin. 

Süreci iş akışı diyagramı ile belgelemek için (muhtemelen iş akışı diyagramı yazılımı kullanarak) bir iş akışı diyagramı oluşturmayı da düşünebilirsiniz.

Her türlü sorunlu noktayı (yani sürecin nerede tekrarlı, yavaş veya hataya açık olduğunu) mutlaka belirleyin.

3. İstenen gelecek durumu belirleyin

Mevcut süreçteki sorunlu noktaları inceledikten sonra sürecin ideal olarak nasıl işlemesi gerektiğini ana hatlarıyla belirleyin. Gerekli iş akışlarını oluşturun veya uyarlayın. Otomasyonu tamamlamak için hangi araçlara veya süreç otomasyonu yazılımına ihtiyaç duyacağınızı belirleyin.

4. İş akışı otomasyonunu uygulayın

Yeni süreci uygulamak için daha önce oluşturduğunuz mevcut iş akışlarından yararlanabilir veya özel iş akışları oluşturabilirsiniz (çevik bir çalışma yöntemi kullanıyorsanız çevik iş akışları oluşturmanız gerekir). İş akışı otomasyonunu kurun ve arka planda çalışmasına izin verin.

Ardından işletmenizin veya projenizin diğer yönlerine odaklanın!

More Articles

• Açıklanan 8 İş Akışı Yönetimi Türü
• n8n Fiyatlandırma Katmanları ve Maliyetleri
• 2026’da İşe Yarayan Bir Süreç İyileştirme Planı Nasıl Oluşturulur

İş Akışını İyileştirecek En İyi 10 Otomasyon Aracı

Yazılım olmadan iş akışı otomasyonu kullanamazsınız. Otomatikleştirmek istediğiniz görevleri değerlendirin ve otomasyon şablonları, düşük kodlu yapılandırma ve sürükle-bırak yöntemiyle otomasyon oluşturma gibi iş akışı aracı özelliklerini aramaya başlayın.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Best for AI-driven project planning
2. 2. Moxo — Best for secure client collaboration
3. 3. ClickUp — Best for workflow automation flexibility
4. 4. Screendragon — Best for no-code AI-powered workflow automation
5. 5. Productive — Best for agency-focused operational insights
6. 6. Creatio AI Studio — Best for enterprise workflow customization
7. 7. Celigo — Best for robust API management capabilities
8. 8. altaFlow — Best with Salesforce document automation
9. 9. Wrike — Best for scaling organizations
10. 10. Qntrl — Best for cross-functional processes

Uzman İpucu: Çoğu SaaS veya bulut tabanlı iş akışı otomasyonu çözümü, ücretsiz deneme veya sınırlı sayıda kullanıcıya sahip bir hesap seçeneği sunar. Farklı uygulamaları birbirine bağlamak için piyasada çok sayıda iş akışı otomasyonu ve iş akışı yönetimi aracı bulunur. Bağlayıcılar, API'ler ve Zapier gibi entegrasyon araçları, ekibin kullandığı farklı iş akışlarını birbirine bağlayabilir.

Yararlı bulabileceğiniz diğer bazı iş akışı yazılımları:

• İş akışı uygulamaları (hareket hâlindeyken kullanılan iş akışları için)
• Daha kapsamlı iş süreci otomasyonu ve iş süreci yönetimi (BPM) araçları (BPM ile iş akışlarının karşılaştırmasını buradan okuyun)
• Koşullu yönlendirme veya onaylar gibi karmaşık karar mantığına dayanan iş akışları için iş kuralları motoru yazılımı
• Daha genel iş akışlarının aksine, proje iş akışı yazılımı, proje yönetimi iş akışlarınızla birlikte kullanılabilir
• İş akışının bir onay adımı içerdiği durumlarda, iş akışının kurum içi veya dış onay gerektirip gerektirmediğine bakılmaksızın kullanılabilecek onay iş akışı yazılımı
• Şu anda ProcessMaker kullanıyorsanız ancak bundan tamamen memnun değilseniz ve ihtiyaçlarınıza daha uygun bir çözüm istiyorsanız ProcessMaker alternatifleri

Sırada Ne Var?

Bu uzmanlar tarafından sunulan iş akışı kursları ile iş akışı yönetiminde nasıl ustalaşacağınızı öğrenin veya iş akışı optimizasyon teknikleri ile iş akışlarınızı bir adım daha ileri taşıyın.

Günlük iş hayatınızda en faydalı bulduğunuz otomasyonlar hangileri? DPM Üyeliği ile diğer 100'lerce dijital proje yöneticisiyle Slack'te sohbete katılın!