Så bemästrar du resursallokering + 5 beprövade tips
Oavsett om du utvecklar programvara eller förbättrar en process är projektets framgång beroende av lämplig resursallokering. En stor del av projektledningen handlar om att se till att alla rätt delar hamnar på rätt plats vid rätt tidpunkt, vilket kräver en gedigen plan för resursallokering.
Tyvärr använder bara omkring en tredjedel av företagen alltid bästa praxis för resursstyrning när de uppskattar och fördelar resurser till projekt. Läs mer om detta kritiska steg inom projektledning nedan och få några tips om hur du gör det på ett bra sätt.
Vad är resursallokering?
Det är en del av resursstyrning, vilket innebär att se till att du har rätt resurser på plats för att uppnå övergripande affärsmål. När det gäller att hantera projekt syftar resursutnyttjande på hur du använder budgetar, verktyg och humankapital för att påverka projektresultaten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så bemästrar du resursallokering
I slutändan blir du vanligtvis bättre på att fördela resurser effektivt när du får öva på resursplanering i verkliga miljöer. Ju fler projekt du arbetar med, desto mer lär du dig och desto bättre kan du fördela resurser i framtiden.
Om du verkligen vill bemästra dessa färdigheter – och visa din kompetens för företagsledningen eller framtida arbetsgivare – kan du ta en certifiering som professionell inom resursstyrning.
Vi har gott om resurser för yrkesverksamma inom projektledning som vill förbättra sina färdigheter inom resursstyrning:
- Vår kalkylbladsmall för resursallokering hjälper dig att gå från grundläggande Excel-format till ett verktyg som gör det enklare att hantera resurser.
- Du kan läsa vårt stegvisa exempel på resursallokering för att se hur dessa principer fungerar i faktiska projektmiljöer.
- Läs mer om metoder för resursallokering så att du kan välja en som passar dina preferenser och behov.
5 tips för effektiv resursallokering
När du är redo att tillämpa dina nya kunskaper kan du använda de fem tipsen nedan för att öka dina chanser att lyckas genom att använda tekniker för resursallokering och modeller för resursallokering.
1. Använd rätt programvara för resursstyrning
Välj om möjligt projektledningsprogramvara som innehåller funktioner för resursstyrning. Om du inte har det alternativet kan du undersöka lösningar för programvara för resursallokering som kan hjälpa till att automatisera processen för att hantera resurser.
När du driver flera projekt eller arbetar inom en organisation som stödjer insatser på olika fronter kan något som verkar så enkelt som att förstå resurstillgänglighet vara svårt. Rätt programvara kan hjälpa dig att enkelt se vilka resurser som är tillgängliga och när, vilket minskar det manuella arbete och den kommunikation som krävs för att förse ett projekt med rätt resurser. Dessutom kan programvara för resursbokning hjälpa dig att reservera resurser i förväg, säkerställa tillgänglighet och förhindra schemakonflikter.
Programvarulösningar kan också kraftigt minska vanliga utmaningar som överallokering eller underallokering. Den kan till exempel påminna dig om att du redan har utvecklaren bokad under de veckor då du behöver hen, så att du inte bokar in ytterligare en utvecklare och eventuellt berövar ett annat projekt den nödvändiga resursen.
2. Börja med en tydlig projektomfattning
Om du inte känner till projektets omfattning kan du inte prognostisera vilka teammedlemmar eller andra resurser du kan behöva.
Om du till exempel tror att projektets omfattning är att förbättra en befintlig app, skapar du ett projektteam med det arbetet i åtanke. Om du senare upptäcker att dina intressenter menade att du skulle skapa en helt ny app, kanske du inte har de utvecklingsresurser som krävs för arbetet, och det kan vara för sent att mobilisera dem i tid för att hålla projektets deadline.
Att hålla koll på omfattningsglidning är ett annat sätt att skydda och hantera dina resurser. Detta gäller särskilt i organisationer som driver flera projekt samtidigt. Om projektets omfattning gradvis ökar, gör även tidsramen det. Det kan leda till att ditt projekt överlappar med andra projekt som behöver samma resurser.
3. Identifiera uppgiftsberoenden
När alla är överens om projektets omfattning kan du gå vidare med att skapa en projektplan. Ditt projektschema bör innehålla information om leveranser och milstolpar, och de flesta projektledare börjar med en kritisk linje för att veta hur lång tid det övergripande arbetet bör ta.
Bryt ner ditt projektschema ytterligare med ett Ganttschema eller en resursplanerare för att förstå uppgiftsberoenden. Dessa detaljer är avgörande för att prioritera resurser korrekt.
Föreställ dig till exempel ett restaureringsprojekt som kräver användning av en dyr och specialiserad maskin. Du vet att du måste hyra maskinen – vilket medför en daglig kostnad – och ha en behörig yrkesperson på plats för att använda den.
Om den del av projektet som kräver denna maskin inte kan genomföras förrän ett dussin andra projektuppgifter har slutförts, skulle du slösa resurser om du tilldelade maskinen och den behöriga yrkespersonen till ditt projekt redan från början.
Genom att identifiera uppgiftsberoenden i ditt projektschema kan du dra nytta av fördelarna med att tilldela resurser precis när de behövs. Allt detta planeras bäst med projektledningsprogramvara för restaureringsprojekt.
4. Skapa en resursplan i förväg
Stanna inte vid att förstå dessa beroenden och de resursbehov som hör samman med din projektplan. Skapa en resursplan parallellt med ditt schema (detta görs bäst med en mall för resursplanering).
Överväg om projektets tidsplan stämmer överens med tillgängliga resurser. Om inte, kan du behöva justera ditt schema eller proaktivt ta kontakt med personalavdelningen eller andra beslutsfattare för att säkerställa att projektet får tillräckliga resurser.
Din planering kan till exempel leda till att du inser att du behöver $100,000 för projektet och inte $50,000. Det är en ganska stor skillnad, och det kan ta tid att få godkännande för att fördubbla projektbudgeten.
Om du behöver anställa en tillfällig konsult för att tillgodose ett behov av specialiserad kompetens i projektet kan ditt HR-team behöva några veckor eller mer för att publicera tjänsten och gå igenom kandidaterna för att anställa rätt person. Programvara för bemanningsföretag kan vara till hjälp i detta avseende.
5. Använd tidsregistrering för att samla in data om använda resurser
Ditt ansvar för resursallokering upphör inte när du har alla projektresurser du behöver. Du bör registrera den tid som olika personer lägger på projektet samt alla pengar och andra resurser som används. Dessa datapunkter är viktiga för att:
- Stödja faktureringen. Du kan ha i uppgift att återvinna kostnader som lagts på projektet genom att på lämpligt sätt vidarebefordra dem till kunderna. Du kan bara göra detta på ett bra sätt om du vet hur mycket tid som lades på olika delar av projektet.
- Fastställa lönsamheten. Intressenterna vill ha svar på om projektet gav någon avkastning på investeringen. Tidsregistrering och andra uppgifter om resursanvändning är avgörande för att kunna ge dessa svar.
- Förbättra planeringen av nya projekt. När du vet hur mycket arbete personer kan utföra i olika projekt kan du ägna dig åt bättre kapacitetsplanering och förebygga utbrändhet i dina interna team.
Hantera resurser mer effektivt
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel, och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
