Projektresurshanteringsprocessen: expertguide i 5 steg

I det bredare ekosystemet för projektledning fungerar den som en länk mellan projektstrategi och genomförande genom att anpassa organisationens kapacitet till projektens krav.

Processen för resurshantering i projekt

Under mina 13 år av erfarenhet har jag kommit fram till att det i praktiken finns fem steg eller processer i resurshanteringsprocessen (i motsats till de sex steg som beskrivs i PMBOK). Dessa omfattar:

1. Resursplanering
2. Resursuppskattning / Resursfördelning
3. Resursanskaffning
4. Teamutveckling & -hantering
5. Kontinuerlig resursutvärdering

Steg 1: Resursplanering

Resursplanering är processen att fastställa vilka personer, kompetenser, verktyg, vilken utrustning och vilken budget som krävs för att slutföra ett projekt framgångsrikt. Målet är att säkerställa att du har rätt resurser tillgängliga vid rätt tidpunkt – utan att överbelasta team eller skapa flaskhalsar i leveransen.

Innan du kan uppskatta resurser behöver du dock förstå:

• det arbete som ska levereras,
• tidsplanen,
• beroendena,
• och den kompetensnivå som krävs.

Dessutom kräver kravdefinition också att du lyssnar på vad dina intressenter säger att de vill ha, men framför allt på vad de inte säger.

Använd din beslutsförmåga (en av många färdigheter inom resurshantering) för att läsa mellan raderna och ställa kloka frågor. Om dina intressenter till exempel insisterar på en mjukvaruingenjör med mer än 30 års erfarenhet för att bygga en enkel app, bör du undersöka varför. Skulle det passa bättre att ersätta en mindre erfaren utvecklare med någon som har mer djupgående kunskaper i ett nyare programmeringsspråk? Varför eller varför inte?

I slutet av planeringssteget bör du kunna förstå vad du behöver, när du behöver det och om din tidsplan är realistiskt genomförbar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Steg 2: Resursuppskattning / Resursfördelning

Resursuppskattning och resursfördelning fastställer hur mycket arbete projektet kräver och vem som realistiskt kommer att utföra arbetet inom den tillgängliga tidsplanen och budgeten.

I det här steget behöver du:

1. Uppskatta det arbete som krävs
2. Fastställa vilka kompetenser som behövs
3. Beräkna teamets tillgängliga kapacitet
4. Fördela resurser utifrån prioritet och tillgänglighet
5. Justera tidsplanen eller omfattningen om kapaciteten inte motsvarar efterfrågan

När du har identifierat vilka typer av resurser du behöver finns det många metoder för resursfördelning som du kan använda. I det här steget behöver du bli mer specifik kring resursschemaläggning. Hur mycket tid kommer dessa personer att ägna åt projektleveransen?

Du kan göra den här uppskattningen på två huvudsakliga sätt:

• Underifrån och upp: Uppskatta hur många timmar som krävs för att slutföra varje krav och hur många timmar varje person behöver bidra med till varje leverans. Den här metoden passar bäst när omfattningen är väldefinierad, noggrannhet är viktig och tidsplanerna är flexibla.

• Uppifrån och ner: Om du har en fast budget att arbeta med baserat på din projektledningsplan, börja med denna begränsning och fördela personalresurser utifrån de viktigaste rollerna som krävs för att projektet ska lyckas. Den här metoden passar bäst när budgeten eller tidsfristerna är fasta,
• och avvägningar måste göras tidigt.

Använd min mall för kalkylblad för resursfördelning för att snabba upp processen – den gör beräkningarna åt dig så att du snabbt kan se var din budget används.

För att vägleda fördelningsprocessen kan du också överväga att skapa en resursfördelningsstruktur (RBS) – ett hierarkiskt ramverk som kategoriserar alla resurser – mänskliga, materiella och tekniska – efter typ och funktion. Den är särskilt användbar för att visualisera hela omfattningen av de resurser som krävs och säkerställa att inget kritiskt förbises.

Om du inte är säker på vilka roller som är kritiska kan du intervjua kollegor som har genomfört liknande projekt tidigare. Var inte heller rädd för att ta hjälp av dina ämnesexperter och deras omfattande kunskap. De kan definitivt hjälpa dig att förstå hur många timmar de behöver för att kunna utföra sitt bästa arbete.

Proffstips

Tänk på att människor är notoriskt dåliga på att uppskatta. Jag brukar lägga in en buffert på minst 10 % för att ta hänsyn till oförutsedda risker eller förseningar.

Steg 3: Resursanskaffning

Resursanskaffning är processen att säkra de personer, den utrustning, de verktyg och det material som behövs för att genomföra projektet i tid och inom budget. Utmaningen är att balansera snabbhet, kostnad, tillgänglighet och kompetensmatchning – eftersom den idealiska resursen inte alltid är tillgänglig när du behöver den.

När det gäller personalresurser finns det två huvudsakliga sätt att bemanna dina projekt:

• Rekrytera internt. Främst genom din chef eller relationer som du har byggt upp inom organisationen. Interna rekryteringar går snabbare att introducera, är bekanta med företagets arbetsflöden och innebär lägre operativa risker. Däremot kan de redan vara överbelastade.

• Rekrytera externt. Att samarbeta med rekryteringsavdelningen, en bemanningsbyrå eller att ta emot rekommendationer från anställda kan vara ett bra sätt att attrahera nya medarbetare. När det gäller det sistnämnda kan du dock behöva strukturera ditt rekommendationsprogram för att minska partiskhet. Externa rekryteringar kan snabbt täppa till kompetensluckor, tillföra specialiserad expertis eller öka kapaciteten. Däremot kräver de vanligtvis mer tid och budget för introduktion.

Även om det kan vara frestande att ignorera röda eller gula flaggor under intervjustadiet för att snabbt komma igång, bör du vara så noggrann som projektschemat tillåter för att säkerställa att du hittar rätt person. Det sparar många timmars arbete senare.

I det här steget behöver du också införskaffa det material du behöver för projektet. Be om offerter från flera leverantörer och förhandla för att hitta det bästa priset. Överväg att använda programvara för resursbokning för att effektivt schemalägga och fördela delade resurser, till exempel utrustning eller mötesrum

Steg 4: Teamutveckling och teamledning

Teamutveckling och teamledning handlar om att hjälpa projektresurser att samarbeta effektivt under hela projektgenomförandet. I det här skedet skiftar projektledarens roll från att bemanna projektet till att över tid upprätthålla teamets prestation, samarbete, ansvarstagande och motivation.

Om du tyckte att projektplanering, uppskattning och anskaffning av resurser var utmanande, är det ingenting jämfört med hur svårt det är att utveckla och leda ett team. Du skulle kunna ägna en hel artikel åt personalledning, så här är kortversionen: skapa förutsättningar som låter människor utföra sitt bästa arbete.

Effektiv teamledning omfattar:

• förtydliga ansvarsområden,
• balansera arbetsbelastningar,
• undanröja hinder,
• lösa konflikter,
• följa upp resultat,
• och stödja samarbetet i hela teamet.

Kom ihåg att resursansvariga ofta behöver tillämpa metoder för resurshantering när projekt utvecklas, för att balansera arbetsbelastningar på nytt, justera ansvarsområden och anpassa teamstrukturer så att leveransen håller tidsplanen.

Steg 5: Kontinuerlig resursutvärdering

Varje nytt projekt inleds med goda intentioner, men det kan vara svårt att tänka på lärdomar och mätvärden när du väl är mitt uppe i arbetet och bombarderas av intressenternas önskemål från alla håll.

PMI kallar detta steg för ”kontrollera resurser”. Jag förstår tanken, men tycker inte särskilt mycket om den konnotationen. 

För att säkerställa att du inte tappar fokus på resultatet bör du planera in regelbundna hälsokontroller av projektet innan arbetet drar igång. Som en del av hälsokontrollen kommer du att:

• Granska faktiska timmar/kostnader mot uppskattade timmar/kostnader (du kan göra detta i Excel eller i det kostnadsfria verktyg för resurshantering som du föredrar)
  • Om du märker att personalen totalt sett är överbelagd och inte ser något sätt att korrigera situationen, informera dina kunder om statusen för resursutnyttjandet så att detta inte kommer som en överraskning senare. Dela också dina idéer om hur kostnaderna kan minskas för att komma tillbaka på rätt spår.
• Ha regelbunden kontakt med ditt projektteam för att säkerställa att de är engagerade i arbete som de tycker är värdefullt
  • Var uppmärksam på arbete som har avvikit från planen. Identifiera möjligheter att göra mer kostnadseffektiva ersättningar som ökar personalens motivation samtidigt som projektkostnaderna minskar.
• Genomför regelbundna agila retrospektiv för att revidera och uppdatera projektprocesserna baserat på lärdomar.

Exempel på en process för resurshantering i projekt

Nu när vi har gått igenom stegen kan vi tillämpa denna metod på följande exempel:

"Du är projektledare och har fått i uppgift att genomföra utbildning för statliga tjänstemän under de kommande sex månaderna."

För att hålla det enkelt använde jag kalkylblad i den här övningen, men vilket verktyg för resurshantering som helst fungerar.

Steg 1: Resursplanering

• Dokumentera din förståelse av projektets omfattning i en beskrivning av projektets omfattning, baserat på tillgänglig dokumentation, intervjuer osv., och validera den med dina intressenter
• Identifiera, utifrån projektets omfattning, vilka typer av personer du behöver för att genomföra projektarbetet samt deras föreslagna ansvarsområden utifrån sina roller
• Lista det material du behöver för att genomföra utbildningen
• Om du planerar resurser för flera projekt samtidigt, organisera dem efter prioritet

Steg 2: Resursuppskattning / Resursfördelning

• Föreställ dig att din kund ger dig en budget på $100,000 för den här utbildningen, att projektet pågår i sex månader och att kunden vill att projektledaren avsätter 50 % av sin tid till detta uppdrag. Anta ungefärliga timpriser för varje position, dokumentera dina antaganden och räkna ut siffrorna.
• När du räknar på det kan du se att ungefär hälften av budgeten, baserat på kundens önskemål, går till din projektledare. Fundera på om det verkar rimligt utifrån dina tidigare erfarenheter. Jag bedömer att det är rimligt – eftersom utbildningen riktar sig till inflytelserika personer och kräver utveckling av tekniskt innehåll antar jag att jag kommer att behöva vara ganska involverad.

• Uppskatta därefter aktivitetsresurser för de återstående rollerna och dokumentera dina antaganden. Glöm inte att reservera 10 % för oförutsedda kostnader.

• I mitt första försök hamnar jag 60 000 USD över budget. Oj då. Det betyder att jag måste ta reda på hur jag kan minska kostnaderna genom resursutjämning.
  • Jag har min seniora ingenjör på 20 % av sin tid under hela projektet, men jag behöver förmodligen bara hen under den första månaden för att hjälpa till att identifiera kursämnen och sedan igen under månad 4 och 5 för att granska innehållet. Jag behöver dessutom förmodligen bara hen en dag i veckan i genomsnitt, i stället för två dagar. Det minskar min budget med 30 000 USD.
    • Jag justerar de återstående timmarna utifrån vad jag tror att jag kan klara mig med. Jag måste minska projektledartimmarna till 35 % och reducera reserven från 10 % till 5 % för att få budgeten att gå ihop. Det lämnar bara 300 USD till material. Det kommer att bli knappt.

• Vid det här laget brukar jag gå tillbaka och prata med kunden om olika sätt att minska projektets omfattning. Det kan innebära att utbildningen förkortas till 3 dagar i stället för 5 för att spara in på instruktörs- och analytikertid, att antalet deltagare minskas för att sänka materialkostnaderna eller att kursinnehållet ändras så att en senior ingenjör inte längre behövs.

Steg 3: Resursanskaffning

Jag kommer att använda en kombination av metoder för att bemanna detta uppdrag baserat på resurstillgänglighet:

• Intern rekrytering: Den juniora ingenjören och den juniora verksamhetsanalytikern är enkla att tillsätta. Jag har två stjärnmedarbetare i mitt team som arbetar bra med mig och letar efter en utmaning. Jag kan till och med utbilda analytikern så att hen med tiden kan ta över en del av mina projektledaruppgifter och därigenom minska kostnaderna. Efter ett kort samtal för att bekräfta deras intresse och tillgänglighet är de med.
• Extern rekrytering: Den seniora ingenjörsrollen är svår att tillsätta. Det finns få interna kandidater, och det är svårt att rekrytera någon externt med en så nischad kompetens. Som tur är känner någon i mitt nätverk en tidigare medarbetare som skulle kunna hjälpa till på timbasis. Efter att ha fyllt i lite pappersarbete är vi igång.
• Kontraktsanställning: Kunden har redan en kursinstruktör i åtanke. Jag samarbetar med mitt rekryteringsteam och den seniora ingenjören för att intervjua kandidaten och arbetar sedan med inköpsavdelningen för att anlita hen på deltid. Jag kommer inte att behöva genomföra den här typen av utbildning igen i framtiden, så det är inte meningsfullt att försöka tillsätta en heltidsanställning.

Steg 4: Teamutveckling & ledning

Utöver återkommande teammöten bokar jag in veckovisa individuella samtal med de personer i projektet som jag leder. Vi diskuterar deras utmaningar och ambitioner, samt hur jag kan hjälpa dem att hålla motivationen uppe och på bästa sätt uppmärksamma deras insatser. 

För dem som jag inte leder direkt bokar jag in ett månatligt samtal för att säkerställa att de är nöjda med projektet och för att fånga upp eventuell feedback de kan ha till mig om hur jag kan förbättra mig. 

Eftersom jag tar mig tid att lära känna deras karriärmål och är transparent med dem kring deras prestationer och hur de kan förbättras, litar de tillräckligt på mig för att inte bara göra sitt bästa arbete utan också ge mig den feedback jag behöver för att bli en bättre chef.

Steg 5: Kontinuerlig resursutvärdering

Även om projektet har en intensiv start märker jag, när jag stämmer av min månadsbudget, gradvis att min coachning börjar löna sig och att jag behöver lägga mindre tid på projektleveransen. När analytikern tar på sig fler projektledningsuppgifter blir det enklare för oss att hålla oss till vår ursprungligen snäva budget.

Vi genomför också månatliga agila retrospektiv där vi diskuterar och dokumenterar lärdomar, som vi går igenom innan vi påbörjar varje ny leverans. På så sätt kan vi minska antalet timmar vi lägger på varje utbildningsmodul. 

Vi kan inkludera en extra modul utan att få några ytterligare kostnader, en goodwillgest som motiverar våra kunder att anlita oss för ett ännu större projekt nästa år.

Varför är resurshantering i projekt viktigt?

Att följa bästa praxis för resurshantering i projekt kan förvandla ditt projekt från en fullständig röra till en promenad i parken. Även om det är möjligt att leverera ett projekt utan en plan och med personer som inte passar för eller är motiverade av arbetet, skulle jag inte rekommendera det. Projektet blir onödigt utmanande och miljön är direkt otrevlig.

Om det görs korrekt gynnar utvecklingen av en effektiv plan för resurshantering projektledaren, teammedlemmarna, intressenterna och verksamheten.

• Projektledaren får enklare att hantera projektet om arbetet, den uppskattade arbetsinsatsen och de kompetenser som krävs avgränsas på lämpligt sätt vid projektinitieringen
• Teammedlemmarna motiveras av och engagerar sig i sitt arbete, vilket förbättrar produktiviteten och minskar personalomsättningen
• Det blir enklare att uppfylla eller till och med överträffa intressenternas förväntningar om projektet avgränsas och bemannas med rätt resurser
• En framgångsrik projektleverans främjar fortsatt tillväxt genom förfrågningar om nya uppdrag eller återkommande affärer.

Läs mer om varför resurshantering är viktigt här.

Hur kan programvara för resurshantering hjälpa till?

Även om det är möjligt att genomföra resursplanering med Excel kräver det manuell datainmatning och ständiga uppdateringar. Genom att investera i programvara för resurshantering får du tillgång till en mängd automatiserade funktioner som kan spara tid och minska risken för fel.

Så vad bör du leta efter i ett verktyg för resurshantering? Användbara funktioner omfattar resursspårning i realtid, kompetensmatchning och balansering av arbetsbelastningen. Verktyg för kapacitetsplanering, en närliggande typ av programvara, kan hjälpa dig att balansera uppgifterna för att förhindra att teamet överbelastas och samla in feedback för att säkerställa kontinuerliga förbättringar.

Många verktyg integreras också sömlöst med annan projektledningsprogramvara som du kanske redan använder, så att du får en helhetsbild av projektets framsteg och resursutnyttjandegrader.

Letar du efter rätt verktyg för resurshantering? Ta en titt på den här guiden om en demonstration av programvara för resurshantering för att fatta ett välgrundat beslut.

Bästa programvaran för resurshantering

1. 

   Retain

   Visit Website
2. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Vad händer härnäst?

Vill du behärska de mer detaljerade aspekterna av resurshantering? Ta del av expertutbildning från DPM School eller gå en av dessa topprankade kurser i resurshantering.