Vad är ett arbetsflöde? Översikt, exempel & verktyg

Arbetsflöden visualiseras ofta i flödesscheman, som antingen visar de processteg som varje arbetsobjekt går igenom för att betraktas som slutfört, eller hur processen ser ut på en mer övergripande nivå (det vill säga stegen i processen för att slutföra en uppgift eller ett projekt i sin helhet).

Blanda inte ihop arbetsflödesdiagram och andra typer av flödesscheman med andra visualiseringsverktyg för projektledning:

• Gantt-scheman visar specifika uppgifter och aktiviteter som ska slutföras under projektets gång, när de ska slutföras och vem som arbetar med dem. Arbetsflöden ligger på en högre nivå och fokuserar på faser eller steg snarare än enskilda uppgifter.
• Kritiska linjer visar projektets kortast möjliga tidslinje baserat på varaktigheten för specifika uppgifter och deras beroenden. Arbetsflöden innehåller vanligtvis inte tidpunkter eller varaktigheter för olika steg.
• PERT-diagram tar också hänsyn till specifika uppgifter och beroenden, men fokuserar på milstolpar snarare än specifika aktiviteter. Dina arbetsflöden kan ange milstolpar, men de tar inte hänsyn till beroenden (endast stegordningen).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Arbetsflödenas utveckling

Arbetsflödenas ursprung kan spåras tillbaka till Frederick Taylor och Henry Gantt, vars arbete handlade om att tillämpa vetenskapliga principer för att förbättra arbetarnas produktivitet. Detta gav upphov till en mängd nya idéer om hur man skulle leda arbetare, organisera arbetsflödet och skapa mer produktiva medarbetare och team.

Användningen av datorer på kontor gjorde det möjligt att automatisera repetitiva uppgifter och arbetsflöden och processer, och affärsprogramvara som verktyg för företagsresursplanering (ERPs) och programvara för kundrelationshantering (CRMs) blev allt populärare.

Arbetsflöden är nu oskiljaktiga från de programvaruverktyg för arbetsflödeshantering som driver dem, och nyare framsteg som integreringen av maskininlärning och artificiell intelligens för användning i projektledningsprogram, molnbaserad databehandling och lagring samt programvara för processanalys ger organisationer möjlighet att förfina och anpassa sina processer för att hitta de mest effektiva och produktiva arbetssätten.

Exempel på olika typer av arbetsflöden

Användningsområden för arbetsflöden och exempel på arbetsflöden som du kan använda som projektledare omfattar: 

1. Att ta emot en projektförfrågan från en projektsponsor och starta projektet
2. Att definiera krav, utveckla en lösning som uppfyller dessa krav, testa och lansera en produkt eller tjänst
3. Projektledningslivscykeln: tänk projektinitiering, planering, genomförande, övervakning och styrning samt avslut.

Du kan också skapa arbetsflöden som ditt team genomför, till exempel arbetsflöden för kundupplevelse och support, introduktion av nya medarbetare, inköp, affärsverksamhet eller digitala arbetsflöden för att skapa och godkänna digitala tillgångar.

Här är ett detaljerat exempel på ett arbetsflöde för supportleverans.

1. Klagomålet eller supportärendet registreras hos servicedeskanalytikern.
2. En lösning försöks genomföras. Om den lyckas, går du vidare till steg sju.
3. Om den inte lyckas tilldelas ärendet till lämplig servicedeskanalytiker för vidare utredning.
4. Försök genomföra ytterligare en lösning och uppdatera samt kommentera ärendet. Upprepa vid behov.
5. Uttöm servicedeskens kunskap och eskalera ärendet.
6. Övervaka ärendet tillsammans med eskaleringsteamet.
7. Hitta en fungerande lösning och informera kunden.
8. Stäng ärendet.

Arbetsflöden kan dokumenteras och kommuniceras på många olika nivåer.

Arbetsflödet nedan visar en större omfattning av arbetet och en process på högre nivå för leverans av support, som innehåller mindre processer (dessa bör också dokumenteras).

Det här arbetsflödesexemplet använder simbanor för att tydliggöra ansvaret i varje steg av arbetsflödet genom att visa vilket team som hanterar varje del av processen. Simbanor krävs inte, men de är användbara när du kartlägger en komplex process som sträcker sig över flera team eller ansvarsområden. Ett annat sätt att korrekt återge arbetsflödet är att veta hur man skapar ett flödesschema, eftersom du då kan lära dig vilka symboler som ska användas och när. 

I den första simbanan hittar du ett delarbetsflöde som beskriver vad som händer mer detaljerat än processen på högre nivå. 

Så skapar du ett effektivt arbetsflöde

Här är en steg-för-steg-guide för att skapa ett effektivt arbetsflöde:

1. Börja med klisterlappar. Skapa en klisterlapp för varje uppgift som behöver utföras eller varje steg i arbetsflödet för projektledning, och ordna dem i en genomtänkt ordning av uppgifter.
2. Rådgör med teamet. Prata med de personer som faktiskt genomför stegen i arbetsflödet. Ta reda på om något saknas, om något steg ligger i fel ordning eller om det finns andra överväganden som du har missat. 
3. Visualisera arbetsflödet. Detta är vanligtvis enklast att göra i programvara för flödesscheman, programvara för arbetsflödesdiagram eller programvara för tankekartor. Skriv ned stegen i processen och lämna utrymme mellan dem.
4. Rita rutor runt varje steg i aktiviteten och pilar för att visa nästa steg.
5. Identifiera flaskhalsar, överflödiga moment och beroenden. Markera dessa med specifika symboler eller färger (och inkludera en förklaring).
6. Definiera roller och ansvarsområden. Du kommer inte att tilldela personer till specifika faser eller uppgifter, men du bör veta vilka roller som kommer att vara involverade i processen. I ett arbetsflöde för projektinitiering ansvarar till exempel projektledaren för att planera ett uppstartsmöte, och kunden måste godkänna projektplanen.
7. Arkivera det på lämplig plats och se till att alla har åtkomst. Det är inte bara viktigt för teamet att kunna gå tillbaka och hänvisa till det medan arbetet utförs, utan också för introduktion av nya medarbetare och utbildning av teammedlemmar.

Bästa praxis för att skapa arbetsflöden

När du skapar arbetsflöden för dina projekt finns här några bästa praxis att tänka på.

• Ha ett tydligt mål. Se till att arbetsflödet har ett syfte och är något teamet behöver. Ingen kommer att följa en process som inte ger dem eller projektet något värde.
• Skapa en återkopplingsloop. Fortsätt att få återkoppling från teamet och alla andra som använder arbetsflödet. Ta reda på vad som fungerar och vad som inte gör det, och justera arbetsflödet efter behov.
• Använd programvara och verktyg för processautomatisering. Programvara för arbetsflödesautomatisering och annan programvara för processarbetsflöden är utformade för att skapa, automatisera och optimera arbetsflöden för att minska mänskliga fel och ineffektivitet. Läs om fördelarna med automatisering här.
• Fastställ hur du ska mäta framgång. Avgör vilka KPI:er och mått du ska använda för att bedöma om arbetsflödet används framgångsrikt. Dessa data är en bra indikator på om du behöver justera det eller inte.
• Ta hänsyn till skalbarhet. Avgör hur du ska anpassa dina arbetsflöden när teamet och organisationen växer. Du kan behöva lägga till fler steg i processen, lägga till eller ta bort personer som deltar eller införa fler godkännandefaser eller kontrollpunkter (läs mer om arbetsflöden för dokumentgodkännande här).
• Iterera. Uppdatera kontinuerligt dina arbetsflöden när du får återkoppling, skalar upp och använder mått för att avgöra om de fungerar. Iteration innebär inte att dina arbetsflöden var felaktiga, utan bara att arbetsflöden kan effektiviseras (vilket också gör dina arbetsflöden mer agila).

Vad är skillnaden mellan arbetsflöden & processer?

Ett arbetsflöde är en uppsättning steg som måste följas för att slutföra en uppgift, medan en process är utformad för att följas strikt för att uppnå ett specifikt resultat.

Jämfört med processer är arbetsflöden vanligtvis mer flexibla och mindre formella, eftersom de kan anpassas till förändrade omständigheter. De kräver inte nödvändigtvis omfattande dokumentation eller godkännande från flera intressenter. 

Därför är arbetsflöden ofta snabbare och enklare att implementera än processer. Processer kan dock vara mer effektiva i vissa situationer, till exempel när det finns behov av strikt efterlevnad av regelverk. 

Automatisera arbetsflöden med verktyg & programvara

Arbetsflöden och de arbetsflödeshanteringssystem som styr dem är ofta en och samma sak. Utöver några av de hanteringsverktyg jag nämnde ovan finns det ytterligare några att överväga:

• Verktyg för hantering av affärsprocesser (BPM) är användbara för att organisera, hantera och uppdatera dina viktigaste affärsprocesser samt genomföra processförbättringar och kartläggning av arbetsflöden (läs mer om arbetsflöden kontra BPM här).
• Arbetsflödesappar är användbara i situationer där du behöver göra en processförändring men inte har tillgång till din dator.
• Programvara för projektarbetsflöden är idealisk för att hantera arbetsflöden inom ramen för ett större projekt och erbjuder funktioner för arbetsflödesprogramvara som automatisering av uppgifter, samarbete i realtid och detaljerad uppföljning av framsteg för att hålla teamet samordnat och produktivt.
• Programvara för arbetsflöden med öppen källkod erbjuder ett anpassningsbart alternativ för team som vill skräddarsy sina arbetsflöden efter specifika behov. Dessa verktyg är särskilt värdefulla för organisationer med unika processer eller budgetbegränsningar.
• Programvara för arbetsflöden för stora företag är utformad för storskaliga organisationer och erbjuder avancerade funktioner som integration mellan avdelningar, robusta automatiseringsfunktioner och skalbarhet för att hantera komplexa arbetsflöden med stora volymer.
• Alternativ till ProcessMaker är utmärkta om du för närvarande använder eller testar ProcessMaker men upptäcker att det inte riktigt passar dina behov.

Det är alltid värt att undersöka vilka verktyg som erbjuder unika och innovativa funktioner som kan snabba upp dina processer, till exempel AI-arbetsflöden.