Kreativ resursstyrning: En guide för byråer och mer därtill
Att hantera resurser väl är avgörande för kreativa team och byråer eftersom det gör det möjligt för dem att utföra mer av sitt bästa arbete och konsekvent fakturera fler timmar.
Men det kan likna att spela Tetris att få alla delar som är i rörelse att passa perfekt, så att ingen ”sitter på bänken” eller har för många toppar och dalar i sitt schema.
Vad är kreativ resurshantering?
Kreativ resurshantering är processen att hantera det kreativa teamets schema och samordna aktiviteter för att slutföra projektarbete.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det innebär att fastställa hur många timmar varje person (eller resurs) behöver varje vecka för att slutföra sina projekt före deadline och om någon teammedlem har för mycket eller för lite arbete inplanerat.
När du har denna information kan du balansera arbetsbelastningen. Det kan innebära att ta in frilansare om dina designers har för mycket arbete, fördela arbetet över flera veckor eller flytta fram deadlines.
Ditt kreativa team bör ha ett arbetsflöde för resurshantering som omfattar både kortsiktiga och långsiktiga prognoser. Det hjälper dig att bättre förutse framtida resursbehov och avgöra när och hur mycket nytt arbete teamet kan ta sig an. Om din byrå hanterar interna kampanjer eller kundkampanjer kan du även behöva ta hänsyn till teammedlemmar som hanterar kampanjverktyg, till exempel de som använder e-postmarknadsföringsprogram för byråer, för att säkerställa att du bemannar alla arbetsflöden på rätt sätt.
Varför är kreativ resurshantering viktigt?
Kreativ resurshantering är viktigt eftersom det:
- Gör att du kan optimera vinster och tid: Att ha alla projektteamets medlemmar fullt allokerade till fakturerbara timmar och arbete (om du utför fakturerbart arbete) är ett bra sätt att maximera vinsterna. Om du arbetar i ett internt team, till exempel i en VFX-studio som inte fakturerar kunder, gör resurshantering att du kan arbeta effektivare och maximera din tid. Genom att använda resurshantering eller VFX-projektledningsprogram kan du undvika perioder utan uppdrag och att betala teamet för att ”sitta på bänken”.
- Förhindrar överarbete och utbrändhet: Jämnt arbete, snarare än perioder av övertid och för lite arbete, hjälper till att förhindra att teammedlemmar blir utbrända (särskilt byråresurser, som du kan hålla koll på med resurshanteringsprogram för byråer). Att planera i förväg är ett bra sätt att förebygga detta. Medan vissa personer kanske föredrar toppar och dalar (liksom många frilansare och kontraktsanställda), föredrar andra stabiliteten i ett förutsägbart schema.
- Minskar risken för uppsägningar eller permitteringar: Även om detta ansvar aldrig direkt bör ligga på projektledaren bör projektledaren kunna bidra med prognoser och information om resursutnyttjande samt dela denna information med ledningen eller affärsutvecklingsteamet. På så sätt vet den som ansvarar för att boka eller initiera nya projekt var resursluckorna finns och vilken typ av arbete som bör prioriteras för att hålla utnyttjandegraden balanserad.
- Förbättrar prognoserna: Konsekvent resurshantering leder på lång sikt till bättre prognoser för resurser. Genom att hålla kalkylblad eller resurshanteringsprogram uppdaterade när projekttidsplaner förändras kan du bättre förutse framtida resursbehov. Det kan också hjälpa teammedlemmarna att planera sina scheman bättre och undvika att lägga in en semester under en stor lansering!
- Förbättrar teamsamarbetet: Teammedlemmar med balanserad arbetsbelastning bidrar till att främja ett bättre teamsamarbete. På vissa kreativa byråer delas teamen in i grupper som arbetar tillsammans med projekt. Det innebär att det bör finnas gott om tid för bra överlämningar eller för att utvecklare ska kunna rådgöra med designteamet tidigare i det kreativa arbetsflödet för att upptäcka risker eller problem. Den här typen av samarbete är inte möjlig när arbetsbelastningen inte är balanserad.
- Hjälper till att hantera kundernas förväntningar: Om din kund till exempel skriver under ett avtal och sedan får veta att du inte har tillgängliga resurser för att påbörja projektet förrän om 6-8 veckor blir kunden inte nöjd. Resurshanteringsprogram för kunder kan hjälpa till genom att ge insyn i resurstillgängligheten i realtid, så att du kan fastställa realistiska tidsplaner. Om du däremot lovar ett specifikt lanseringsdatum utan att ha de nödvändiga resurserna kan det stressa teamet och leda till förhastat arbete eller att man tummar på kvaliteten för att hålla deadlines.
Hur skiljer sig resurshantering i kreativa team jämfört med andra branscher?
Även om nästan alla team behöver hantera resurser på någon nivå, behöver kreativa team hantera sina resurser effektivt. Detta beror på att kreativa resurser vanligtvis har mycket specialiserade färdigheter.
Om ditt team till exempel har tre grafiska designers kan alla tre ha mycket olika färdigheter. Du kanske har en senior designer som har omfattande utbildning inom användarupplevelse eller som kan säkerställa att all digital design är tillgänglig.
En annan designer på mellannivå kan vara bättre på logotyp- och varumärkesdesign, och din tredje designer kan vara mer junior och, med viss vägledning från en av de mer seniora designerna eller din kreativa chef, hjälpa till att förverkliga kreativa koncept.
På grund av skillnaderna i kompetens kan du inte bara slumpmässigt tilldela någon av dessa designers till ett nytt projekt. När du överväger kreativa talanger är det viktigt att förstå vilka färdigheter som behövs för projektet och tilldela rätt person till rätt fas av arbetet.
Detta kan skilja sig från ditt utvecklingsteam, där det kan finnas skillnader i erfarenhet, men där flera utvecklare bör kunna koda i samma programmeringsspråk och vara mer utbytbara från projekt till projekt.
Fem bästa metoder för effektiv hantering av kreativa resurser
Här är fem bästa metoder för hantering av kreativa resurser.
- Börja med kapacitetsplanering: Kartlägg hur mycket tid varje teammedlem har bokad jämfört med tillgänglig tid (detta görs bäst med hjälp av en mall för kapacitetsplanering). Ta hänsyn till icke-debiterbara ansvarsområden, planerad PTO eller åtaganden som kompetensutveckling. Detta ger dig en bild av hur mycket av teamets tid som är tillgänglig. Om du använder underleverantörer eller frilansare bör du fråga dem om deras tillgänglighet varje vecka eller månad, ifall du behöver avlasta teamet när arbetsbelastningen blir för hög.
- Genomför resursallokeringen före projektstart: När du planerar nytt arbete bör du börja allokera resurser före projektstart och ta dig tid att få alla på plats och uppdaterade innan det faktiska arbetet börjar. Detta kan hjälpa till att spara tid när projektet väl startar. För att allokera resurser bör du gå igenom arbetsbeskrivningen och de färdigheter som krävs. Designfasen för en ny webbplats kan till exempel behöva stöd inom UX, en designer och en utvecklare för att påbörja informationsarkitekturen och skapa några wireframes med låg detaljnivå.
Du kan även rådfråga en innehållsexpert eller SEO-specialist för att skapa goda förutsättningar för projektets senare faser. - Balansera arbetsbelastningen: Håll koll på dina resurser när projektets tidsplan och omfattning förändras. Säg att du planerade att din designer skulle arbeta med wireframes under en två veckor lång sprint, men att du fick feedback från intressenter som förlänger tiden till fyra veckor. Om hon var fullt bokad med annat arbete under den andra sprinten kan hon inte göra båda sakerna. För att balansera hennes arbetsbelastning har du två alternativ. Du kan skjuta upp arbetet i den andra sprinten med två veckor eller omfördela det. Frågan här handlar om kompetens. Vissa designers kan vara utbytbara, men om en specialiserad färdighet behövs kanske det inte går att flytta arbetet till en annan designer.
- Analysera data: Titta på tidigare resultat från liknande projekt. Precis som när vi uppskattar nytt arbete kan vi titta på data från våra verktyg för uppgiftshantering för att förstå vilka steg som behöver tas och hur lång tid dessa steg tog i liknande projekt. På så sätt får vi en baslinje att planera utifrån. Se till att du justerar för variationer i kompetens och uppgifternas komplexitet och granska regelbundet tidsregistrering och data om resursutnyttjande för värdefulla insikter om resursresultat.
- Planera och kommunicera i förväg: Även om en del av det vi har diskuterat här verkar självklart är det inte alltid så. Alla tänker inte på hur projektets framsteg (om det ligger före eller efter tidsplanen) kan påverka resurshanteringen eller till och med projektplaneringen för nya projekt. Att ha resursmöten där teamets aktuella arbetsbelastning och potentiella framtida arbete diskuteras kan vara till stor hjälp när det gäller att upptäcka resursbehov och balansera arbetsbelastningen.
Programvaruverktyg för hantering av kreativa resurser
Det finns många verktyg för projekthantering inom kreativa byråer som också kan hjälpa till med resurshantering.
När du väljer programvara för resurshantering eller programvara för kundresurshantering bör du välja ett verktyg som kan visa dig olika resursallokeringar och deras påverkan på projektets tidsplan och omfattning. På så sätt sparar du värdefull tid och den ansträngning du annars skulle ha lagt på att jämföra detta manuellt.
Många verktyg för resursplanering är väldigt datainriktade, och det är bra, men det är helt annorlunda när man arbetar med kreativa personer. Deras hjärnor handlar inte om data, siffror, logistik eller budgetar.
Om kostnaden spelar roll kan du också prova ett kostnadsfritt verktyg för resurshantering för att komma igång.
Om du gillar din programvara för projektledning men den saknar integrerad resurshantering kan du överväga att välja ett verktyg eller flera verktyg med integrationer som gör just det. Våra favoritverktyg för resurshantering inom kreativa projekt är bland annat:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Om du letar efter programvara som är utvecklad för resurshantering inom marknadsföring kan du prova den här listan över programvara för resurshantering inom marknadsföring eller vår lista över verktyg för resurshantering inom medieområdet.
Vad händer härnäst?
Även om den här artikeln var tänkt att hjälpa dig med bästa praxis för hantering av kreativa resurser finns det mer att lära sig. Gå med i vår gemenskap för att läsa mer om resurshantering från andra yrkesverksamma projektledare. Du får också tillgång till över 100 mallar, exempel och provdokument för viktig projektdokumentation som Gantt-scheman och resursplaner.
