Um Guia para Iniciantes sobre Software de Gestão de Fluxos de Trabalho
Se está aqui, isso deve significar que tem curiosidade sobre a simplificação dos processos na sua organização. Além disso, está à procura de uma ferramenta que o possa ajudar nessa tarefa, para que possa finalmente livrar-se de todas essas folhas de cálculo do Excel, notas autocolantes e outras formas criativas que desenvolveu até agora para controlar os seus processos. Por isso, vamos explorar em conjunto o que é o software de gestão de fluxos de trabalho e alguns dos seus benefícios.
Mas, antes de começarmos a responder à pergunta sobre o que é o software de gestão de fluxos de trabalho, vejamos o contexto. O software de fluxos de trabalho é atualmente muito importante, e o valor do seu mercado demonstra-o (estimado em $10.5M USD). Prevê-se que este mercado cresça quase $14M USD em dimensão, entre 2023 e 2028.
Por que razão está a crescer? Principalmente porque as empresas decidiram dar uma oportunidade aos robôs e renderam-se ao poder da automatização. Agora, comecemos a falar sobre a gestão de fluxos de trabalho!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Em poucas palavras, a gestão de fluxos de trabalho é um processo iterativo de otimização da qualidade dos fluxos de trabalho. Claro como água turva? Para o esclarecer, vou começar pelo básico e explicar-lhe o que é um fluxo de trabalho.
O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é uma série de etapas que representam a sequência que deve ser seguida para concluir uma atividade. Ao contrário de um processo empresarial, que é linear, um fluxo de trabalho incorpora lógica condicional para tomar decisões ao longo do percurso, o que pode fazer com que o processo do fluxo de trabalho siga caminhos diferentes.
A forma tradicional de representar um fluxo de trabalho é através de um fluxograma, e muitas ferramentas de software podem ajudá-lo a criar diagramas visualmente apelativos a partir de modelos ou de raiz. A expectativa é que transforme processos manuais em diferentes fluxos de trabalho com etapas repetíveis que possam ser seguidas para gerar resultados previsíveis.
Exemplos de fluxos de trabalho:
- Gestão de documentos ou aprovações de materiais de marketing
- Integração de novos colaboradores
- Encaminhamento de um pedido de autorização de viagem ou aprovação de despesas
O software de fluxogramas tem normalmente uma interface intuitiva com funcionalidade de arrastar e largar, que lhe permite criar fluxos de trabalho personalizados num ambiente sem código. Além disso, oferece funcionalidades de colaboração para que possa cocriar em tempo real. Adicionalmente, o software de fluxos de trabalho de processos integra-se frequentemente com estas ferramentas, permitindo transições perfeitas do planeamento visual para a execução e o acompanhamento num sistema unificado. Estes processos envolvem frequentemente o tratamento de documentos complexos, o que torna essencial a implementação de um sistema de gestão de documentos para aprovações estruturadas, controlo de versões e colaboração segura.
É agora importante notar que os fluxos de trabalho, devido aos seus caminhos ramificados, podem tornar-se complexos à medida que mais decisões e mais membros da equipa passam a fazer parte do fluxo de trabalho. É precisamente esta complexidade que a gestão de fluxos de trabalho procura resolver, frequentemente com a ajuda de software empresarial de fluxos de trabalho capaz de gerir processos complexos, automatizar tarefas e garantir uma colaboração perfeita entre equipas numerosas.
O que é a gestão de fluxos de trabalho?
A gestão de fluxos de trabalho é uma prática que envolve mapear os seus fluxos de trabalho, acompanhá-los e, finalmente, otimizá-los através da integração ou da automatização, ou de ambas.
As integrações de fluxos de trabalho envolvem normalmente a ligação de diferentes aplicações para trocar informações. Estas integrações podem ser configuradas manualmente através de uma API, mas também utilizando software de terceiros, como o Zapier.
A automatização dos fluxos de trabalho requer um tipo de software denominado software de automatização de fluxos de trabalho que lhe permite definir regras empresariais que regulam o fluxo de informações. Estas ferramentas de automatização de fluxos de trabalho podem transformar tarefas repetitivas em processos automatizados previsíveis que lhe poupam tempo e dinheiro.
A gestão de fluxos de trabalho é cíclica, o que significa que, sempre que simplifica um fluxo de trabalho, volta a mapeá-lo e começa depois a acompanhá-lo novamente até à próxima otimização. Trata-se de procurar constantemente melhorar. Uma ferramenta de gestão de fluxos de trabalho ajudá-lo-á nesta tarefa cíclica.
Leia mais sobre os diferentes tipos de gestão de fluxos de trabalho aqui.
O que é um software de gestão de fluxos de trabalho?
O software de gestão de fluxos de trabalho é um programa que normalmente faz parte de uma ferramenta de gestão de projetos e pode ajudá-lo a gerir os fluxos de trabalho da equipa. Pode acompanhar diferentes fluxos de trabalho de projetos através de painéis, criar ou otimizar fluxos de trabalho utilizando vistas de gestão de tarefas, como Kanban ou linha cronológica, definir dependências e identificar melhorias.
Um sistema de gestão de fluxos de trabalho está normalmente disponível em três modalidades.
Tipos de software de gestão de fluxos de trabalho
No local
Uma implementação no local significa que o software ficará no seu hardware, ficando responsável pela sua manutenção. Embora esta opção ofereça vantagens de segurança, também significa que gastará mais dinheiro, uma vez que terá de manter tanto o software como o hardware.
Baseado na nuvem
Atualmente, o software de fluxos de trabalho baseado na nuvem é a opção mais comum. Este tipo de implementação significa que utiliza os recursos do fornecedor, incluindo hardware e armazenamento na nuvem. Pense em qualquer ferramenta SaaS que utilize atualmente, como um CRM, software de controlo de tempo, software de fluxos de trabalho de documentos ou software de controlo de documentos.
Híbrido
Uma implementação híbrida significa que armazenará as suas informações em locais diferentes, dependendo das operações e dos objetivos da sua empresa. As informações mais críticas para a sua empresa serão armazenadas na sua nuvem, enquanto os recursos menos críticos serão armazenados com o fornecedor. Esta é uma excelente opção para permissões detalhadas e controlo de acesso.
Funcionalidades comuns do software de gestão de fluxos de trabalho
Eis algumas das principais funcionalidades do software de gestão de fluxos de trabalho.
- Gestão de tarefas. Independentemente do plano de preços do software de fluxos de trabalho que escolher, a maioria dos softwares de fluxos de trabalho de projetos inclui funcionalidades de gestão de tarefas. As vistas de gestão de tarefas, como as vistas de lista, estão normalmente incluídas nos planos básicos e oferecem campos personalizáveis para que possa acompanhar as métricas mais importantes para si.
- Automação de processos. Tal como referimos, a automação ajuda a otimizar os fluxos de trabalho, principalmente ao permitir a execução automática de tarefas. Outro benefício da automação de processos é o envio de notificações às partes interessadas sempre que seja necessária intervenção humana. Também pode procurar software específico de automação de processos.
- Relatórios e análises. Todas as ferramentas de gestão de fluxos de trabalho terão um módulo de relatórios. Isto ajudá-lo-á a acompanhar os KPIs e a garantir que os seus fluxos de trabalho estão a produzir os resultados esperados. Os relatórios também podem ajudá-lo a identificar estrangulamentos e a perceber quando precisa de fazer um acompanhamento.
- Capacidades de integração. As integrações irão ampliar o alcance do seu fluxo de trabalho, ligando várias aplicações e permitindo a troca de informações entre elas.
- Interface intuitiva. Lembre-se de que os fluxos de trabalho podem tornar-se complexos à medida que entram em jogo mais variáveis. Por isso, estas ferramentas irão concentrar-se em proporcionar-lhe uma excelente experiência de utilizador, para que não se distraia a tentar encontrar elementos na ferramenta. Um bom exemplo disso é o Microsoft Visio.
Vantagens do software de gestão de fluxos de trabalho
Os benefícios do software de gestão de fluxos de trabalho incluem:
- Aumento da produtividade
- Melhoria da colaboração
- Simplificação dos processos
- Reforço da responsabilização e da transparência
Muitos destes benefícios são amplificados quando aplica boas práticas de gestão documental, como armazenamento seguro na nuvem, controlos de acesso e políticas de retenção, especialmente se os seus fluxos de trabalho envolverem documentação sujeita a requisitos rigorosos de conformidade.
Exemplos dos melhores softwares de gestão de fluxos de trabalho
Eis algumas ferramentas que podem ajudá-lo a gerir fluxos de trabalho. Se quiser obter mais informações sobre alguma das ferramentas desta lista, pode encontrá-las na nossa lista dos melhores softwares de gestão de fluxos de trabalho.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Várias destas plataformas também utilizam IA para automatização e orquestração, capacidades cada vez mais comuns em softwares de gestão de fluxos de trabalho com IA.
