Mapeamento de Fluxos de Trabalho: Processo e 3 Melhores Práticas de Especialistas

O que é o mapeamento de processos de fluxo de trabalho?

O mapeamento de processos de fluxo de trabalho representa visualmente a forma como as pessoas executam o seu trabalho numa organização — por vezes, é designado por mapeamento de processos empresariais. No entanto, não se deixe enganar pelo nome; os fluxos de trabalho e os processos são muito diferentes.

Enquanto os fluxos de trabalho se concentram na sequência de tarefas de uma função específica, os processos abrangem atividades mais amplas, de ponta a ponta. O mapeamento de processos de fluxo de trabalho ajuda a clarificar estas distinções, ilustrando tanto os fluxos de trabalho ao nível das tarefas como os processos empresariais abrangentes.

É como criar uma planta que ilustra a forma como cada tarefa do fluxo de trabalho se liga à seguinte. Trata-se de garantir que todos se adaptam e compreendem o seu papel na manutenção da eficiência das operações e da satisfação dos clientes.

Ao mapear os fluxos de trabalho, pode obter uma visão global da forma como as diferentes partes da sua organização se articulam, identificar áreas para a otimização dos fluxos de trabalho e garantir que tudo funciona sem problemas, mesmo quando surgem questões que estão fora do seu controlo.

Exemplo de um fluxo de trabalho simples

Eis um exemplo de fluxo de trabalho simples para a apresentação e o reembolso de despesas de colaboradores.

1. Apresentação das despesas: Um colaborador preenche um formulário de relatório de despesas com os detalhes das despesas incorridas durante as atividades profissionais.
2. Revisão e aprovação: O responsável pelo colaborador analisa a despesa para garantir a conformidade com as políticas e os orçamentos. Se tudo estiver correto, aprova a despesa para reembolso.
3. Verificação contabilística: As despesas aprovadas são encaminhadas para o departamento de contabilidade. Os contabilistas verificam a sua exatidão e garantem que estão alinhadas com as dotações orçamentais.
4. Processamento do pagamento: Depois de verificadas, o departamento de contabilidade processa o pagamento do reembolso ao colaborador.
5. Registo contabilístico: É mantido um registo da transação de reembolso para efeitos de auditoria e elaboração de relatórios.

Vantagens do mapeamento de fluxos de trabalho

Vamos explorar as vantagens associadas ao mapeamento de fluxos de trabalho:

1. Estabelece boas práticas: Ao definir claramente o que funciona melhor para a sua empresa e atribuir responsabilidades, o mapeamento de fluxos de trabalho garante que os clientes e os colaboradores têm uma experiência consistente e fiável.
2. Promove a excelência operacional: O mapeamento de fluxos de trabalho permite às organizações identificar ineficiências e simplificar os fluxos de trabalho, o que melhora a produtividade dos membros da equipa.
3. Facilita a digitalização da empresa: Poderá identificar áreas onde as tarefas manuais podem ser automatizadas, aumentando a eficiência dos fluxos de trabalho e reduzindo os custos. Fornece um roteiro para digitalizar os seus fluxos de trabalho e destacar oportunidades de inovação e de integração tecnológica dos fluxos de trabalho.
4. Simplifica a integração: Os processos bem documentados simplificam a integração de novos colaboradores ou clientes. Estes poderão compreender rapidamente as suas funções e responsabilidades e contribuir de imediato para a equipa ou o projeto.
5. Permite uma melhoria contínua: Ao utilizar fluxos de trabalho visuais, pode identificar áreas a melhorar e efetuar alterações iterativas ao longo do tempo. Isto promove uma cultura de melhoria contínua dos processos, impulsionando a inovação e o crescimento da sua organização.

Tipos de mapas de fluxos de trabalho

Existem muitos tipos de diagramas de fluxos de trabalho. Desde tipos básicos de fluxogramas a diagramas de raias e até gráficos de Gantt de gestão de projetos, cada um proporciona uma forma única de visualizar os seus processos empresariais. Eis alguns exemplos de mapeamento de processos.

O mapa mental é um excelente ponto de partida para a geração de ideias, especialmente no que diz respeito a fluxos de trabalho criativos. Permite categorizar tarefas por área ou grupo empresarial e também é conhecido como mapa criativo ou não linear.

Os fluxogramas são a técnica de mapeamento mais utilizada. Apresentam as diferentes etapas de um processo de fluxo de trabalho de gestão de projetos por ordem sequencial, utilizando símbolos de mapeamento de processos definidos (como no gráfico abaixo).

Os diagramas de raias dividem o fluxograma em "raias", cada uma representando um departamento, função ou entidade diferente envolvida no processo.

Este diagrama é utilizado para clarificar as responsabilidades individuais e facilitar uma transferência eficaz de responsabilidades.

O mapeamento do fluxo de valor concentra-se na identificação e eliminação de ineficiências, para que possa melhorar a produtividade e proporcionar um maior valor ao cliente. Normalmente, inclui informações adicionais, como o tempo de ciclo, o prazo de execução e as métricas do processo.

Saiba mais sobre os tipos de gestão de fluxos de trabalho aqui.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Processo de mapeamento de fluxos de trabalho

Eis como criar os seus processos empresariais e fluxos de trabalho.

1. Identifique o que deve ser mapeado e as partes interessadas envolvidas

Defina claramente o âmbito do mapa do fluxo de trabalho, identificando o processo novo, o processo atual ou o fluxo do sistema que pretende mapear. Compreenda os limites do processo e os objetivos específicos que pretende alcançar com o exercício de planeamento do fluxo de trabalho.

Identifique as principais partes interessadas envolvidas no processo, incluindo as pessoas que executam as etapas, fornecem dados de entrada ou recebem resultados. Envolva estas partes interessadas para recolher opiniões e incorporar os seus contributos no processo.

2. Escolha o tipo de mapa do fluxo de trabalho

Como escolher o tipo correto de mapa do fluxo de trabalho? Considere o seguinte:

• Avalie a complexidade do seu processo. É simples ou multifacetado? 
• Determine o nível de detalhe necessário para registar com precisão cada etapa/tarefa.
• Identifique o público-alvo do seu mapa do fluxo de trabalho — são membros da equipa, partes interessadas ou entidades externas? Pode adaptar o mapa do processo ao seu nível de compreensão, o que é crucial para uma comunicação eficaz.
• Clarifique os objetivos específicos da sua iniciativa de mapeamento do fluxo de trabalho. Pretende simplificar processos, melhorar a colaboração ou identificar estrangulamentos?

3. Enumere os passos, subpassos, entradas e saídas

Utilize as ferramentas de software escolhidas nesta etapa para reduzir o trabalho manual. As ferramentas facilitam bastante o ajuste e a movimentação dos elementos para mapear relações e responsabilidades.

1. Enumere os passos de alto nível: Estas são as principais atividades ou marcos que têm de ser concluídos para alcançar o resultado pretendido. Por exemplo, Descoberta, Elaboração do processo, Revisão e comentários, Documentação e Formação e implementação
2. Divida os passos em subpassos: Divida cada passo em subpassos mais pequenos e detalhados. Continue a dividir o processo até alcançar um nível de detalhe que seja gerível e permita agir. Por exemplo:
   1. Descoberta
      1. Entrevistas
      2. Identificação das partes interessadas
      3. Revisão de documentos
      4. Análise das tendências do mercado
      5. etc.
   2. Elaboração do processo
      1. Selecionar a ferramenta
      2. Selecionar o tipo de fluxograma do processo
      3. Mapear o processo inicial
      4. Destacar lacunas, riscos e funções em falta
      5. etc.
   3. Revisão e comentários
      1. Enviar às partes interessadas para revisão
      2. Documentar os comentários
      3. Introduzir as atualizações no mapa de processos inicial
      4. etc.
3. Identifique e documente as entradas e saídas: Identifique as entradas necessárias para executar a tarefa e as saídas produzidas em cada passo e subpasso. 
   • As entradas são os recursos, informações ou materiais necessários para concluir o passo.
   • As saídas são os resultados ou entregáveis gerados pelo passo. 
   • Documente as entradas e saídas associadas a cada passo e subpasso. Seja específico quanto à natureza das entradas e saídas e à forma como são utilizadas ou produzidas no processo.
   • Por exemplo: as suas entradas para as entrevistas seriam as perguntas da entrevista, bem como o horário e a disponibilidade das partes interessadas. As saídas seriam os conhecimentos obtidos junto das partes interessadas.

4. Organize tudo por ordem e crie o mapa

Organize os passos e subpassos por ordem sequencial na ferramenta de mapeamento de processos escolhida, seguindo o fluxo cronológico do processo. Utilize setas ou conectores para indicar o fluxo do processo de um passo para o seguinte e aprenda a criar um fluxograma para utilizar os símbolos adequados. Depois:

1. Mapeie as relações e atribua responsáveis: Mapeie as relações entre passos, subpassos, entradas e saídas, bem como os respetivos responsáveis. Utilize conectores ou setas para indicar o fluxo de informações ou materiais entre diferentes elementos do processo, de modo a mapear as dependências no fluxo de trabalho.
2. Considere as atividades paralelas: Podem ser executados vários passos ou tarefas em paralelo. Identifique estas atividades no processo e represente-as adequadamente no mapa de processos. Utilize ramificações ou linhas paralelas para indicar atividades paralelas.

3. Incluir pontos de decisão: Identifique os pontos de decisão onde são possíveis diferentes caminhos ou resultados. Um fluxograma de decisão é especialmente útil neste caso, ajudando a visualizar cada condição e o resultado correspondente numa estrutura clara e lógica.
4. Mapear entradas e saídas: Colabore com os responsáveis pelos processos, participantes e clientes numa sessão de brainstorming. Isto permitir-lhe-á recolher e organizar as ideias destes intervenientes. Utilize o modelo SIPOC (Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes) para identificar as principais entradas e saídas associadas a cada passo. Documente estas entradas e saídas no mapa do processo do fluxo de trabalho para fornecer contexto e clareza.

5. Obter feedback e iterar

Reveja e valide a exatidão e a completude do mapa e faça as alterações necessárias para melhorar a clareza e a eficiência.

1. Rever e validar: Analise cuidadosamente o mapa do fluxo de trabalho para garantir a sequência correta e o fluxo lógico dos passos. Valide-o junto das partes interessadas ou de especialistas no assunto para verificar a exatidão e a completude.
2. Iterar e melhorar: Reveja e atualize continuamente o mapa, integre o feedback e faça revisões.

Ferramentas para mapear fluxos de trabalho

Existe uma variedade de plataformas intuitivas de software de fluxo de trabalho que lhe permitem visualizar cada passo do fluxo de trabalho, criar fluxos detalhados que melhoram a produtividade e aumentar a eficiência geral.

Alguns elementos que deve considerar ao escolher um software de diagramas de fluxo de trabalho, como o Camunda ou uma das suas alternativas:

1. Integração com outros sistemas
2. Personalização e flexibilidade
3. Capacidades de análise e visualização de dados
4. Escalabilidade e desempenho

Muitas vezes, pode encontrar ferramentas específicas para o seu setor, como software de fluxo de trabalho para a construção.

Opções de ferramentas gratuitas

Estas ferramentas têm normalmente um plano básico gratuito se estiver a começar e não conseguir justificar o custo de uma plataforma com um plano completo.

1. Miro é uma plataforma versátil de quadro branco online que permite criar diagramas de fluxo de trabalho, entre outros tipos de diagramas. Disponibiliza uma ferramenta de geração de fluxogramas com IA, bem como funcionalidades de colaboração, como edição em tempo real, comentários e integração de videoconferência, que podem ser utilizadas ao trabalhar com equipas multifuncionais.
2. Lucidchart é um software flexível para criar fluxogramas que permite aos utilizadores gerar mapas de fluxos de trabalho. Disponibiliza uma vasta seleção de formas, modelos e funcionalidades de colaboração, além de se integrar com o Microsoft Office e o Google Workspace. 
3. Google Drawings é uma ferramenta gratuita baseada na Web do conjunto Google Workspace. Embora possa oferecer menos funcionalidades do que as ferramentas dedicadas à criação de diagramas, permite ainda assim criar fluxos de trabalho básicos utilizando formas, linhas e texto.
4. Cacoo oferece um plano gratuito com funcionalidades limitadas que permitem aos utilizadores criar até 6 diagramas. Disponibiliza uma interface fácil de utilizar, várias formas e modelos de mapas de processos, bem como ferramentas de colaboração para projetos de equipa.
5. Diagrams.net (anteriormente draw.io) é uma ferramenta gratuita e de código aberto para a criação de diagramas, com uma interface fácil de utilizar e uma vasta gama de funcionalidades, incluindo o mapeamento de fluxos de trabalho. Pode ser utilizada online ou offline e permite a integração com várias plataformas de armazenamento na nuvem.

Sugestão de especialista

Se fizer parte de uma equipa pequena, deverá conseguir utilizar uma das ferramentas de outro departamento que já paga ou escolher uma ferramenta online gratuita de mapeamento. Muitas têm modelos e funções essenciais para criar mapas ou oferecem um plano gratuito que pode ser suficiente para as necessidades de uma empresa mais pequena.

O software de fluxo de trabalho de código aberto é muitas vezes outra opção económica que oferece funcionalidades avançadas e personalização para as suas necessidades específicas.

Opções de ferramentas pagas

Existem mais opções de software de diagramas de fluxo de trabalho se tiver orçamento para tal. Eis algumas que poderá querer explorar:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Best for collaborative diagrams
2. 2. Miro — Best for industry-specific workflow templates
3. 3. Qntrl — Best for automating business processes
4. 4. FigJam — Best for 300+ built-in templates
5. 5. Process Street — Best for drag-and-drop workflow diagrams
6. 6. Visio — Best for organizational visualizations
7. 7. Camunda Platform — Best for people and system processes
8. 8. SmartDraw — Best for automated diagram formatting
9. 9. Pneumatic Workflow — Best for building workflow templates
10. 10. ClickCharts — Best for versatile diagram drawing

Opções de ferramentas baseadas em IA

A IA não vai desaparecer, por isso, porque não adotá-la e utilizá-la para facilitar o mapeamento do seu fluxo de trabalho, permitindo que a tecnologia faça o trabalho de análise por si?  

Nota importante sobre as funcionalidades de IA nas ferramentas

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eDepois de investigar e experimentar várias ferramentas de fluxo de trabalho com funcionalidades de IA, percebi que estas têm limitações na maioria das ferramentas. As funcionalidades de IA ainda precisam de ser totalmente desenvolvidas e melhoradas para que se possa confiar exclusivamente nelas, especialmente se estiver a utilizar uma ferramenta em que a IA é apenas uma componente secundária de uma oferta mais abrangente.\u003c/span\u003e

1. Flowster simplifica a gestão de processos empresariais com IA. Utiliza tecnologia inovadora para encontrar problemas e melhorar os seus fluxos de trabalho. A IA verifica os seus fluxos de trabalho e cria mapas por si, poupando tempo e esforço manual.
2. Decisions—Workflow Manager permite-lhe integrar a IA no fluxo de trabalho da sua organização. Isto resulta na automatização das operações e num aumento da eficiência. Com a funcionalidade de motor de regras da plataforma, pode codificar a lógica da sua empresa e automatizar decisões. A funcionalidade de mineração de processos também ajuda os utilizadores a identificar e corrigir problemas para otimizar ainda mais as operações da empresa.

Erros a evitar

Evite estes erros comuns ao criar mapas de fluxos de trabalho ou de processos empresariais.

1. Complicar demasiado. Os mapas excessivamente complexos podem confundir em vez de clarificar os processos.
2. Ser vago ou generalista. Indique passos e ações específicos em cada processo.
3. Não envolver as partes interessadas relevantes. Certifique-se de que todas as partes relevantes dão o seu contributo, para poder captar o processo com precisão.
4. Ignorar os comentários pode resultar na perda de oportunidades de otimização.
5. Não atualizar regularmente o mapa do fluxo de trabalho para refletir alterações e mantê-lo relevante. Caso contrário, os utilizadores seguirão um processo desatualizado, o que pode conduzir a uma experiência menos consistente para as partes interessadas ou para os clientes.
6. Não dar prioridade ao que deve ser mapeado primeiro. Dê prioridade ao mapeamento dos processos mais essenciais, para garantir que os recursos são atribuídos de forma eficaz.
7. Falta de consistência. Para melhorar a legibilidade e a compreensão, mantenha a consistência nos símbolos, na terminologia e na formatação ao longo de todo o mapa.

Dicas de especialistas

Eis algumas dicas que fui descobrindo ao longo dos meus anos de criação de mapas de processos de fluxo de trabalho.

1. Obtenha uma nova perspetiva sobre o seu fluxo de trabalho

Enquanto gestor, atribuo um processo empresarial a um novo colaborador e peço-lhe que o mapeie. Essa pessoa reúne-se com indivíduos e grupos dentro da empresa, acompanha outros colaboradores no processo empresarial específico e mapeia-o com base no que aprendeu.  

Isto permite-lhe aprender fazendo perguntas e compreender verdadeiramente as funções e tarefas incluídas no processo. Também obtém uma nova perspetiva sobre a forma como o processo é compreendido e funciona. Se estivermos demasiado envolvidos no processo, isso pode impedir-nos de identificar lacunas ou eficiências. 

2. Mapeie vários cenários

Tente criar várias versões do mapa do fluxo de trabalho com base em diferentes cenários ou casos de utilização.

Isto permitirá às partes interessadas compreender como o processo pode variar em diferentes condições e prepará-las para lidar eficazmente com várias situações. Ainda assim, também é essencial garantir o seu apoio e a adoção do fluxo de trabalho novo ou melhorado.

3. Torne-o visualmente apelativo

Inclua elementos visuais, como ícones, ilustrações e codificação por cores, para tornar o mapa do fluxo de trabalho visualmente apelativo e fácil de compreender. Isto melhora a clareza e aumenta o envolvimento.

Junte-se a nós para obter mais informações sobre o mapeamento de fluxos de trabalho

Procura interagir com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Torne-se membro da comunidade, tenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais através do Slack.