O Que É Um Gráfico de Gantt? Guia Completo Para Gestores de Projetos
Vou dizê-lo sem rodeios. Adoro um bom gráfico de Gantt. É nerdice? Se for, também será um grande nerd quando terminar de ler este artigo.
Mas deixem-me ser claro: disse “um bom gráfico de Gantt”.
Um bom gráfico de Gantt conta uma história visual sobre as relações entre o trabalho a realizar, apresentado ao longo de um período de tempo.
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- Mostra o que tem de acontecer para que outra coisa possa começar, ou o que tem de terminar para que outra coisa termine.
- Mostra que trabalho estará a decorrer simultaneamente num silo e que trabalho exigirá colaboração.
- Articula fases e dá lógica a datas importantes.
- Pega na complexidade do projeto e transforma-a em simplicidade.
- E mostra um caminho viável para o sucesso.
Compare-se isto com aquilo que considero um gráfico de Gantt mau. Um gráfico de Gantt mau é aquele que só um gestor de projetos quer consultar. Repete a complexidade do projeto numa página e é tão interessante visualmente como bolor a crescer numa fatia de pão.
É a história que ninguém quer ouvir, porque está cheia de jargão e é aborrecida. E, por causa disso, os únicos contributos que recebe ao longo de um projeto vêm do gestor de projetos, e apenas dele.
Como é um gráfico de Gantt
Concebido no final do século XIX pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, o gráfico de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos que permite ao utilizador visualizar rapidamente os dados do projeto. Os dados mais relevantes são as dependências entre tarefas, bem como o progresso atual do projeto.
Tudo isto é apresentado em relação ao cronograma estabelecido do projeto. Tal como o itinerário de uma viagem longa mostra o que acontece e quando, bem como o que vem a seguir, um gráfico de Gantt oferece uma visão global das etapas de um projeto, do que acontece a seguir e de quando tudo deverá estar concluído (o que, naturalmente, é uma estimativa, pois as coisas podem mudar)!
Adoro começar o planeamento do meu projeto em papel, pois acredito firmemente que, se não consegue mapeá-lo em papel, ainda não está preparado para utilizar o computador para o fazer.
Atualmente, os gráficos de Gantt são criados em software, em grande parte de forma automática. Saiba mais sobre software de gráficos de Gantt aqui.
Configuração do gráfico de Gantt
Qualquer software de gráficos de Gantt irá criar um gráfico de barras horizontal (que é, em poucas palavras, aquilo que as pessoas pensam ser um gráfico de Gantt).
O eixo vertical à esquerda é composto pela lista de tarefas que será concluída ao longo do projeto, potencialmente em alguns níveis diferentes se o projeto for complexo.
As tarefas são normalmente organizadas de cima para baixo pela ordem em que têm de ser concluídas para o projeto ou, num projeto mais complexo, podem ser organizadas por contexto, fase, equipa ou área.
O eixo horizontal corresponde ao cronograma do projeto. As barras horizontais criadas para cada tarefa do projeto são proporcionais ao tempo necessário para cada tarefa. Se todo o projeto demorar quatro semanas e se prevê que a primeira tarefa demore uma semana, o gráfico de barras dessa tarefa preencherá um quarto do cronograma.
A maioria dos softwares de gráficos de Gantt online também pode apresentar o membro da equipa do projeto que foi atribuído a cada tarefa. A parte preenchida da barra informa o gestor de projetos, a equipa e as partes interessadas sobre o progresso alcançado em cada tarefa.
O gráfico de Gantt proporciona ao gestor de projetos, à equipa e às partes interessadas uma visão consistente do caminho crítico do projeto e do progresso geral do projeto.
Ao ter uma representação visual deste caminho crítico, é fácil perceber quando é necessário implementar ajustes ao planeamento para evitar estrangulamentos no progresso do projeto.
Leitura relacionada: 7 elementos a incluir num gráfico de Gantt + outras dicas sobre gráficos de Gantt
Porque são utilizados os gráficos de Gantt?
O gráfico de Gantt identifica as tarefas que podem ser concluídas simultaneamente e aquelas que dependem da conclusão de outra tarefa. É uma forma de visualizar a gestão do seu projeto e delinear os aspetos mais importantes do mesmo.
Como o gráfico de barras é apresentado numa linha temporal, um gráfico de Gantt também pode revelar onde existem períodos de inatividade no projeto. Além disso, o gráfico de Gantt é uma excelente forma de identificar pausas importantes ou considerações de tempo (digam comigo: PTO, férias) que terão um impacto significativo na capacidade da equipa de avançar.
Os gestores de projeto, as equipas e as partes interessadas podem utilizar o gráfico de Gantt para ver como estão a progredir em relação ao plano e garantir que quaisquer questões relacionadas com o tempo são abordadas e tidas em conta antecipadamente.
Saiba mais sobre para que servem os gráficos de Gantt e quais são os seus casos de utilização específicos aqui.
Dica profissional: Um gráfico de Gantt que permanece numa ferramenta e não é utilizado numa conversa real não é muito útil! Se é gestor de projeto, membro de uma equipa ou parte interessada de uma equipa que utiliza um gráfico de Gantt, torne esse gráfico tão visível quanto possível e utilize-o como uma ferramenta para falar abertamente sobre o andamento do projeto e sobre o que está por vir.
Vantagens de um gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt foi concebido para organizar num só lugar, de forma visual, as tarefas essenciais do projeto e os dados relativos à sua calendarização.
Ter informações tão importantes num único gráfico simplifica a comunicação do plano (e de quaisquer atualizações) e facilita a compreensão do tempo necessário para concluir tanto as tarefas individuais como um projeto inteiro.
A utilização de um gráfico de Gantt na gestão de projetos é benéfica porque permite ver, rapidamente, de que forma cada tarefa se relaciona com as restantes, o que deve ser concluído e quando, bem como o tempo atribuído a cada tarefa.
Isto ajuda a manter a organização e o rumo enquanto trabalha no seu projeto. Além disso, um gráfico de Gantt pode ajudar a identificar antecipadamente potenciais riscos e problemas no projeto, para que possam ser resolvidos antes de se tornarem demasiado graves.
Se for atualizado de forma consistente, até um gráfico de Gantt simples pode funcionar como uma ferramenta essencial, permitindo que qualquer membro da equipa do projeto veja rapidamente o progresso e o plano do projeto ao longo do tempo.
Aspetos a ter em conta
Para criar um gráfico de Gantt, precisa primeiro de um plano de projeto básico que inclua tarefas, datas e dependências, se aplicável. Não tente criar um gráfico de Gantt sem estes elementos como dados de entrada.
Mesmo quando utiliza software de gestão de projetos para criar um gráfico de Gantt, terá primeiro de dispor de um plano de projeto que enumere todas (pode começar por algumas) as tarefas individuais necessárias para o seu empreendimento.
É também necessário ter uma estimativa do tempo que cada tarefa poderá demorar e saber se determinadas tarefas dependem umas das outras. As datas de início e de conclusão também devem ser estabelecidas. Os marcos do projeto podem servir de motivação para a equipa do projeto ou podem ser exigidos pelas partes interessadas (ou pelo contrato).
Tal como acontece com qualquer software de gestão de projetos, o utilizador deve fornecer o máximo de informação possível. O gestor de projeto deve então compreender os elementos terminais de todo o projeto e conhecer a estrutura analítica do projeto.
Nenhuma ferramenta de gráficos de Gantt lhe dirá que falta uma tarefa específica ou quem, na sua equipa, deve fazer o quê. Lembre-se: um gráfico de Gantt é apenas uma representação visual de um plano de projeto ao longo do tempo. Por si só, não é o plano.
Melhores utilizações dos gráficos de Gantt
Os profissionais de gestão de projetos utilizam ferramentas como os gráficos de Gantt porque estas podem ser usadas para visualizar projetos de todos os tipos e dimensões para as partes interessadas.
O gráfico de Gantt existe há décadas e tem sido fundamental para visualizar e comunicar o progresso de muitos projetos de grande dimensão de que beneficia, como infraestruturas de transportes, sistemas rodoviários e até o processo de criação de conteúdos do The Digital Project Manager!
Um dos meus tipos de projeto favoritos para visualizar com um gráfico de Gantt é a construção, porque é muito provável que todos tenhamos passado de carro por uma casa ou edifício enquanto estava a ser construído ao longo do tempo e sabemos que não devemos começar a instalar os armários antes de o telhado estar concluído!
Atualmente, os gráficos de Gantt são utilizados em praticamente todas as indústrias e setores, como comprova a miríade de softwares de gráficos de Gantt que foram criados e de modelos que foram desenvolvidos para muitos contextos ou cenários diferentes (PS: Obtenha aqui o nosso modelo de gráfico de Gantt).
Os gestores de projeto que utilizam a metodologia preditiva ou em cascata recorrem normalmente aos gráficos de Gantt para visualizar o caminho da sua equipa até à conclusão bem-sucedida. Na verdade, de certa forma, foi daí que a metodologia em cascata recebeu o seu nome: da cascata do gráfico de Gantt até à linha de chegada.
Uma vez que a metodologia em cascata aborda um calendário do projeto de forma sequencial, com todos os planos definidos desde o início, o gráfico de Gantt é ideal para mapear visualmente esta sequência.
Além disso, os gráficos de Gantt proporcionam aos gestores de projetos e às equipas uma forma visual de dividir o projeto em partes geríveis. Esta ferramenta também os ajuda a identificar marcos no cronograma de um projeto, fornecendo-lhes dados que podem utilizar para dar feedback às partes interessadas de uma organização.
Utilizações negligenciadas dos gráficos de Gantt
Como um gráfico de Gantt mapeia as dependências entre tarefas e o caminho crítico de um projeto, esta ferramenta de gestão de projetos pode mostrar como a alteração de uma única tarefa pode potencialmente afetar todo o projeto. Uma gestão de projetos bem-sucedida exige frequentemente a capacidade de ser ágil, pelo que é essencial prever de que forma uma alteração feita agora afetará a conclusão de um projeto no futuro. Este tipo de feedback é um dos elementos subutilizados de um gráfico de Gantt.
Dica profissional: Embora seja verdade que os gráficos de Gantt são frequentemente utilizados em projetos preditivos do tipo Cascata, também podem ser utilizados em projetos Ágeis para visualizar o que está concluído e o que se sabe que será concluído.
A principal diferença entre projetos Preditivos/Cascata e Adaptativos/Ágeis não está em utilizar ou não um gráfico de Gantt; está na forma como fazemos o planeamento e na necessidade de saber tudo sobre o design e a funcionalidade desde o início (Preditivo/Cascata), ou na possibilidade de descobrir, conceber e desenvolver ao longo do processo (Adaptativo/Ágil).
Limitações dos gráficos de Gantt
Nenhuma ferramenta ou software de gestão de projetos é perfeito. O mesmo se aplica ao gráfico de Gantt — pode tornar-se demasiado complexo à medida que aumenta o número de dependências e atividades.
Por outras palavras, um gráfico de barras excessivamente sobrecarregado pode incluir tantos detalhes que a impressão geral se torna confusa. Um gráfico de Gantt não deve ser utilizado apenas por utilizar; tem de acrescentar valor.
Se qualquer atividade de gestão de projetos, incluindo a criação de um gráfico de Gantt, não acrescentar valor, não a faça. Enquanto gestor de projetos, concentre o seu tempo e conhecimento especializado em atividades que acrescentem valor.
Por exemplo, mesmo que tenha criado um gráfico de Gantt, se a sua equipa e as partes interessadas não o estiverem a utilizar ou não encontrarem valor nele, então não é valioso. Gerir o seu tempo e energia para produzir valor, não burocracia.
Dito isto, eis algumas omissões importantes dos gráficos de Gantt.
Prioridades das tarefas
Como um gráfico de Gantt tradicional apresenta normalmente as tarefas de um projeto de forma sequencial, o gráfico não representa com exatidão as prioridades das tarefas. Num gráfico de Gantt tradicional, cada tarefa parece ser tão importante como todas as outras, o que pode não refletir com exatidão o processo do projeto.
Recursos necessários
Embora seja essencialmente um gráfico de barras, o tamanho da barra de cada tarefa corresponde ao tempo e não aos recursos necessários para concluir a tarefa. A gestão de tarefas pode precisar de consultar estas informações, uma vez que algumas decisões de planeamento podem ter de se basear mais nos recursos do que no tempo.
Custos do projeto
Outra limitação do gráfico de Gantt é a sua ênfase no cronograma de um projeto em vez dos custos. A gestão de projetos exige frequentemente que o custo seja um fator na tomada de decisões, e um gráfico de Gantt não fornecerá dados que ajudem a tomar este tipo de decisão.
Visão completa do projeto
O software de gestão de projetos que cria gráficos de Gantt divide frequentemente os gráficos em segmentos. Isto dificulta a visualização de todo o projeto num único ecrã ou numa única folha de papel, tornando estes gráficos ineficazes para partilhar com um público. Em suma, pode existir tanta informação num gráfico de Gantt que não seja possível visualizar todo o projeto de uma só vez.
Se enfrentar o problema de colocar tudo num único ecrã ou numa única folha de papel, considere se poderá “agrupar” as tarefas em fluxos de trabalho ou marcos de nível superior, de modo a permitir que tudo caiba numa única vista, mesmo com uma escala temporal ajustada. Experimente!
Outros métodos de visualização de projetos
Uma gestão de projetos bem-sucedida resulta frequentemente da utilização de várias ferramentas. Além de um gráfico de Gantt, um gráfico PERT (técnica de avaliação e revisão de programas) também pode ser útil. Um gráfico PERT, ao contrário do caminho crítico, centra-se mais na dependência entre tarefas do que num cronograma, o que o torna útil para gerir projetos de maior dimensão.
Um diagrama de rede é útil para representar visualmente a forma como os componentes ou as tarefas de um projeto interagem, algo que um gráfico de Gantt não irá apresentar (esta é a principal diferença entre os gráficos de Gantt e os gráficos PERT).
Existem também ferramentas de gestão de projetos, como os quadros Kanban, que funcionam limitando o trabalho em curso/atribuído a cada pessoa ou equipa, em vez de estabelecerem prazos.
Considerações finais
O gráfico de Gantt tem tido décadas de sucesso como ferramenta de gestão de projetos porque, em última análise, é uma forma intuitiva de visualizar as tarefas e o tempo necessários para concluir um projeto. Mas lembre-se: o gráfico de Gantt não é o plano do projeto.
Quando utilizado em conjunto com outras ferramentas de gestão de projetos, o gráfico de Gantt pode fornecer um excelente mapa para acompanhar o progresso de um projeto e ver o que se segue para a equipa do projeto.
Se está a ter dificuldade em visualizar o que se segue ou onde a sua equipa precisa de estar no futuro, um gráfico de Gantt é um excelente ponto de partida. Na verdade, todos os executivos com quem trabalhei estavam familiarizados com os gráficos de Gantt e, em alguns casos, um gráfico de Gantt era um indicador de um plano de projeto sólido. Experimente!
Encontre aqui o software de gráficos de Gantt adequado às necessidades do seu projeto (depois de elaborar um plano básico, não salte essa etapa!):
- Ferramentas para criar gráficos de Gantt
- Software de gráficos de Gantt
- Software gratuito de gráficos de Gantt
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