O Que É o Risco de Recursos & Como Gerir de Forma Eficaz
Gira o Risco como um Profissional: O risco de recursos resulta da falta de recursos suficientes ou adequados, muitas vezes devido a restrições orçamentais, lacunas de talento ou problemas na cadeia de abastecimento. A gestão proativa e as soluções criativas são essenciais para mitigar este risco.
Soluções para Orçamentos Limitados: Quando se deparar com restrições orçamentais, considere prolongar os prazos do projeto, reduzir o âmbito ou entregar resultados menos complexos para concluir o projeto sem ultrapassar o orçamento ou comprometer a funcionalidade.
Faça Estimativas Prudentes: Estimativas imprecisas podem causar riscos relacionados com os recursos. Melhore as suas estimativas considerando a complexidade e as contingências e reserve tempo e orçamento adequados para a conclusão do projeto.
Enquanto gestor de projetos, nem sempre tem controlo sobre os recursos disponíveis. Isto torna o risco de recursos num projeto um verdadeiro desafio.
Eis como geri-lo proativamente e reagir com confiança, melhorar as suas capacidades de gestão de recursos e aumentar as probabilidades de sucesso do projeto.
O que é o risco de recursos?
O risco de recursos é um tipo específico de risco de projeto que resulta de não ter recursos suficientes (ou adequados) para concluir o trabalho do projeto.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
O risco de recursos pode resultar de um orçamento insuficiente, de pessoal insuficiente, da falta de conjuntos de competências específicos ou da ausência do software ou equipamento adequado para realizar o trabalho do projeto. As causas incluem alterações nos prazos, falta de competências essenciais ou problemas na cadeia de abastecimento.
Exemplos de risco de recursos
Para o ajudar a preparar-se melhor para lidar com o risco de recursos e melhorar a afetação de recursos (quando chegar o momento), vejamos alguns exemplos reais e como poderá geri-los para reduzir o risco.
Escassez de recursos
A maioria dos projetos enfrenta limitações de recursos, a menos que disponha de um orçamento, tempo, talento de excelência e equipamento ilimitados. As faltas de recursos mais comuns resultam de restrições orçamentais, lacunas de talento ou tempo insuficiente devido a excesso de reservas ou atrasos nas contratações.
Se tiver um orçamento insuficiente, terá de ser criativo. Poderá conseguir prolongar o seu cronograma (para colocar os recursos adequados em posição e concluir o projeto sem incorrer em horas extraordinárias) ou fornecer um produto ou resultado menos complexo (reduzir o âmbito) que continue a cumprir o objetivo.
Por exemplo, se tiver um orçamento limitado para um projeto de desenvolvimento de um website, comece com um modelo e personalize-o em vez de criar um design totalmente personalizado. Esta abordagem ajuda-o a entregar um produto funcional a um custo mais baixo.
Também pode elaborar planos de contingência ou dispor de um orçamento de contingência específico ao qual possa recorrer em caso de défice. Algumas agências solicitam um orçamento de contingência de 10-20% para cobrir possíveis custos adicionais além das estimativas iniciais.
Ausências inesperadas
As ausências inesperadas ocorrem quando os membros da equipa se ausentam à última hora devido a doença, luto ou esgotamento. Na maioria das circunstâncias, é difícil planear estas situações.
Reduza o risco partindo do princípio de que isso irá acontecer e acrescentando alguma margem de manobra aos cronogramas do projeto para evitar atrasos. Outra opção é configurar um sistema (utilizando software de gestão de recursos dos colaboradores) no qual os membros da equipa possam substituir-se mutuamente se alguém se ausentar inesperadamente.
Estimativas imprecisas
Estimativas de projeto imprecisas podem conduzir a riscos de recursos se subestimar as pessoas, o tempo ou o orçamento necessários. Por exemplo, se sabe que a sua equipa costuma demorar 10 horas a concluir o design da página inicial de um website simples, deverá acrescentar algumas horas para uma página mais complexa.
No que diz respeito à estimativa do orçamento, também poderá deparar-se com riscos se o seu cliente ou outras partes interessadas tiverem a ideia de que o seu projeto deverá custar menos do que irá custar.
Por exemplo, suponhamos que é contratado para criar um website para uma empresa de consultoria. Esta dispõe de $100,000 para o projeto, mas considera que necessita de pelo menos $125,000 para evitar ultrapassar o orçamento, e gostaria de definir o preço do projeto em $150,000 para o manter dentro da rentabilidade esperada. Neste caso, poderá enfrentar riscos se decidir aceitar o projeto por $100,000 ou estimar que consegue realizá-lo com um orçamento inferior.
Sobrealocação
A sobrealocação ocorre quando tem demasiados recursos afetos a um projeto. Isto pode causar atrasos noutro trabalho e também pode fazer com que os seus outros recursos sejam subutilizados.
Uma das melhores estratégias de redução deste risco consiste num planeamento regular da capacidade. Desta forma, pode verificar se alguém no seu projeto tem capacidade para realizar outro trabalho e fazê-lo trabalhar simultaneamente em projetos adicionais. No entanto, há uma ressalva: mudar demasiado de contexto pode pôr em risco a execução global do projeto e conduzir ao esgotamento.
Lacunas de competências
As lacunas de competências constituem um risco potencial; avalie as competências da equipa e assinale quaisquer lacunas que possam afetar os resultados do projeto.
Por exemplo, gerir projetos de desenvolvimento de software sem um especialista em experiência do utilizador pode resultar numa experiência do utilizador abaixo do ideal quando a aplicação for lançada.
Ao iniciar um novo projeto, enumere os requisitos de recursos antes de realizar qualquer planeamento de recursos ou atribuição, para garantir que sabe o que é necessário, e assinale quaisquer lacunas depois de todos os recursos terem sido atribuídos.
Conflitos
Os conflitos de agenda podem representar um risco relacionado com recursos se não forem detetados atempadamente. Ao definir os marcos do projeto, registe quando um membro da equipa do projeto tem vários marcos na mesma semana ou no mesmo dia.
Por exemplo, se o Projeto A tiver uma apresentação para o cliente dentro de 2 semanas e o seu designer estiver envolvido na preparação da apresentação e tiver muitas revisões a efetuar no mesmo dia para a reformulação do site do Cliente B, veja se é possível transferir uma dessas tarefas, para garantir que dispõe de tempo suficiente para se concentrar nas tarefas em questão.
Se os prazos não puderem ser alterados, peça a outro designer para ajudar nas edições ou apoiar o projeto de outras formas. Isto não só satisfaz as necessidades do cliente, como também ajuda o designer a desenvolver competências valiosas de direção criativa para a sua carreira.
Dependências
A gestão de dependências é também uma parte essencial da gestão dos riscos relacionados com recursos. Para compreender onde estão as suas dependências (e os riscos associados às mesmas), faça o mapeamento de dependências como parte do processo de planeamento do projeto.
Se uma tarefa dependente se prolongar, pode pôr em risco todo o cronograma do projeto. Por exemplo, um atraso na compra do domínio de um site pode levar a uma situação caótica durante o lançamento do site. Isto pode ser especialmente catastrófico se o nome escolhido já tiver sido comprado por outra pessoa.
Outro exemplo comum, com alguns fatores externos adicionais, é o design e o desenvolvimento. Se o seu cliente ou interveniente demorar demasiado tempo a aprovar os designs finais antes do desenvolvimento, uma de duas coisas irá acontecer.
O projeto pode não ser lançado dentro do prazo ou exigir um cronograma acelerado, aumentando o risco de erros no desenvolvimento. Por isso, certifique-se de que o seu cliente ou interveniente compreende este risco quando solicitar feedback sobre o design.
Como mitigar os riscos relacionados com recursos
O melhor conselho que posso dar para mitigar os riscos relacionados com recursos é identificá-los proativamente. Pode ser mais fácil dizer do que fazer, mas quanto mais projetos gerir, mais verá os mesmos riscos repetirem-se. Isto pode ajudá-lo a planear proativamente e a evitar que ponham o seu projeto em risco.
1. Identifique potenciais carências de recursos
Ao iniciar novos projetos ou iniciativas, identifique potenciais carências de recursos antes de começar. Utilize uma ferramenta de previsão para criar protótipos dos seus potenciais planos de projeto, ver onde existem lacunas de recursos e, em seguida, resolva quaisquer carências antes de estas ocorrerem.
2. Faça o planeamento da capacidade & da carga de trabalho
A gestão da capacidade e o planeamento da carga de trabalho podem ajudá-lo a antecipar-se aos riscos relacionados com recursos. É como olhar para a esquina antes de virar à direita num semáforo vermelho. Pode ver o que se aproxima e cronometrar os seus movimentos na perfeição.
Se trabalha numa agência ou numa equipa orientada para projetos, reúna-se periodicamente para rever os níveis de utilização dos recursos e verificar quem tem uma carga de trabalho inferior ou superior à capacidade, de modo a mitigar os riscos em tempo real.
Realize estas reuniões regularmente (ou seja, não apenas no início de um novo projeto). Isto deve-se ao facto de os cronogramas dos projetos e os âmbitos dos projetos poderem mudar dependendo de vários fatores, o que pode originar estrangulamentos e necessidades de recursos variáveis.
3. Mantenha os membros da equipa envolvidos
Manter os membros da sua equipa envolvidos ao longo do ciclo de vida do projeto também pode ajudar a reduzir os riscos relacionados com os recursos. Com uma equipa envolvida, será menos provável que ocorram ausências não planeadas, subutilização ou esgotamento. Os recursos com períodos de inatividade podem procurar formas adicionais de contribuir para o projeto ou para iniciativas relacionadas.
Se estiver a ter dificuldades em manter a sua equipa envolvida, organize algumas atividades de formação de equipas. Pode ser algo tão simples como reservar trinta minutos para jogar um jogo, falar sobre algo que não seja trabalho (se tiver uma equipa pequena) ou fazer uma pausa para café — todas estas opções funcionam presencialmente ou virtualmente.
4. Realize um planeamento de sucessão
O planeamento de sucessão não acontece com a frequência necessária na maioria das organizações. A saída de alguém durante um projeto pode ser extremamente perturbadora, sobretudo se essa pessoa tiver competências difíceis de substituir.
Como parte da sua avaliação de riscos, analise os recursos do seu projeto e as respetivas competências para determinar quem pode desenvolver internamente, de modo a adquirir as competências necessárias caso alguém venha a sair. Deve também analisar quem poderá ter disponível no seu banco virtual caso encontre uma lacuna de recursos.
Os programas de formação da sua organização devem ter em conta formas de desenvolver as competências dos membros da sua equipa, ajudando-os a prepararem-se para futuras oportunidades de progressão.
Este tipo de desenvolvimento de competências beneficia todos — a organização terá os recursos necessários para substituir quem seguiu em frente, e o indivíduo terá competências mais valorizadas no mercado para progredir na sua carreira.
5. Reduza as dependências
Utilizando os seus fluxos de trabalho e o mapa de dependências, identifique todos os pontos em que as dependências representam riscos. Se não tiver a certeza do que deve procurar, considere os pontos em que o atraso de uma pessoa poderia atrasar todo o projeto.
Por exemplo, se estiver a criar conteúdos para um stand de uma feira que precisam de ser impressos e enviados até uma determinada data, certifique-se de que a pessoa responsável por criar e aprovar os conteúdos consegue concluir a sua parte atempadamente. Relembre todas as partes envolvidas da importância de manter o trabalho no caminho certo. Para ajudar a manter a organização, utilize um software de planeamento de recursos para coordenar dependências relacionadas com recursos humanos ou equipamentos.
Se os materiais não forem enviados para a gráfica a tempo, não ficarão prontos a tempo de cumprir a data de envio e, em última análise, não serão distribuídos no recinto da feira.
6. Monitorize a utilização
Embora já tenhamos falado sobre a utilização dos recursos, seria negligente não recordar que esta não é uma atividade pontual. Monitorizar frequentemente a utilização e fazer os ajustes necessários pode ajudar a manter os níveis de pessoal ideais.
Se as pessoas estiverem sobrecarregadas ou subutilizadas, identifique a causa. Por exemplo, se o programador A trabalhar mais depressa do que o programador B, mas ambos tiverem a mesma carga de trabalho, o programador A poderá ter períodos de inatividade enquanto o programador B terá dificuldades e fará horas extraordinárias.
7. Planeie contingências
Uma última consideração sobre a redução do risco relacionado com os recursos é o planeamento de contingências. Conhece todos os clichés sobre os planos mais bem elaborados — porque não criar alguns planos adicionais? Desta forma, se se deparar com um risco que possa fazer descarrilar o seu projeto, terá algumas ideias para evitar que isso aconteça. Isto pode ajudar a reduzir o stress de todas as partes envolvidas no projeto (incluindo o seu)!
Ferramentas para gerir riscos relacionados com os recursos
Não tem de gerir sozinho os riscos relacionados com os seus recursos! Para além de trabalhar com a sua equipa em estratégias de redução de riscos, várias ferramentas de planeamento de recursos podem ajudá-lo a realizar esta tarefa.
O principal benefício do software de planeamento de recursos é poder utilizá-lo para criar um mapa de dependências que mostra onde as tarefas podem sobrepor-se ou prever como os seus recursos são (ou serão) utilizados ao longo do tempo.
Quando se trata de escolher a ferramenta de gestão de recursos certa para os seus projetos, estas são algumas das melhores opções:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Se trabalhar numa área mais especializada, o software de gestão de recursos de inventário ou o software de gestão de recursos de clientes poderão ser mais adequados às suas necessidades.
Junte-se a nós para obter mais informações sobre gestão de recursos
Se precisar de mais apoio no que diz respeito à gestão de recursos e à gestão de riscos, junte-se à nossa comunidade de membros. Desde seminários na Internet e modelos até conversas diárias com outros gestores de projetos experientes, temos tudo o que precisa para crescer na sua função e na sua carreira!
