Gerir Projetos Complexos: Dicas para Aperfeiçoar as Suas Competências

O que é um projeto complexo?

Um projeto complexo é um tipo de projeto que apresenta um elevado grau de dificuldade, complexidade, incerteza e risco devido a vários fatores. Estes podem incluir uma equipa numerosa, um orçamento elevado, muitas partes interessadas com prioridades conflituantes ou tecnologia nova ou emergente.

Este é o oposto de um projeto simples. Num projeto simples, tem uma equipa pequena, um objetivo claro e, possivelmente, uma duração curta. Por exemplo, um projeto pequeno pode consistir na criação de um conjunto de banners publicitários digitais, enquanto um projeto complexo pode consistir na criação de um website inteiro de raiz.

O objetivo do software de gestão de projetos é ajudar a controlar projetos complexos e pode ser uma ferramenta essencial neste processo.

Planear o seu jogo — definir objetivos e reunir recursos

Ao iniciar um projeto complexo, o processo não é assim tão diferente de preparar-se para jogar um videojogo novo. 

Primeiro, precisa de instalar o jogo. No seu projeto, pode começar por reunir o seu termo de abertura do projeto ou a declaração de trabalho assinada pelo cliente ou por outras partes interessadas. 

Em seguida, pode escolher ou personalizar a sua personagem. Escolha o nome, a aparência, os acessórios e as competências e capacidades que terá durante o jogo. Isto é semelhante a realizar uma reunião de arranque do projeto, na qual clarifica os papéis de cada pessoa. Pode até utilizar uma matriz RACI para apresentar esta informação a toda a equipa.

Depois, deve confirmar as definições. Certifique-se de que as definições de áudio e imagem do jogo estão exatamente como pretende. Sente-se confortavelmente na cadeira ou no sofá. Num projeto complexo da vida real, isto pode significar preparar o seu software, gerir as notificações e configurar os procedimentos operacionais normalizados, juntamente com o modelo de plano de comunicação, o plano do projeto e o registo de riscos. 

Se o seu jogo tiver um, pode jogar o tutorial para garantir que compreende todas as regras. Num projeto complexo, isto pode assumir mais a forma de uma reunião interna de arranque ou de uma pequena tarefa de teste para garantir que todos estão alinhados quanto à forma como irão trabalhar em conjunto. 

Por fim, pode jogar o jogo ou executar o seu projeto com sucesso! 

Dedicar todo o tempo necessário à preparação garante que você e a sua equipa estão alinhados, esclareceram todas as questões e têm tudo o que é necessário para alcançar o sucesso — quer se trate de um projeto ou de uma divertida sessão de videojogos!

Navegar pelos vilões dos projetos complexos (e como derrotá-los)

Nível 1: alinhamento das partes interessadas — os gremlins das reuniões

Vilão: os gremlins das reuniões

No primeiro nível do nosso jogo, encontramos um inimigo mortal: o gremlin das reuniões. Esta personagem representa a parte interessada que exige constantemente atualizações sobre o estado do projeto, normalmente sob a forma de reuniões. Um gremlin das reuniões pode também exigir uma chamada imediata, uma reunião no Zoom ou um Huddle do Slack, colocando-o a si ou aos seus colegas numa situação difícil e obrigando-vos a preparar tudo à pressa.

Num projeto realmente complexo, com muitos pequenos detalhes e muito terreno para cobrir, este vilão pode também tentar um movimento especial chamado «a investida e a debandada», em que entra numa reunião agendada, desvia completamente o foco e depois abandona a reunião, deixando todos a olhar para ele enquanto se afasta.

Em alguns casos, um gremlin das reuniões pode ser um interveniente sénior que está mais afastado das operações quotidianas do projeto. Pode ser a pessoa que dá a aprovação final ou que controla o orçamento. Por isso, embora precise de atualizações regulares, a forma como procura informações pode ser desgastante para si enquanto gestor de projeto e, por extensão, para os membros da sua equipa.

O desafio

Neste nível do nosso jogo, é frequente estar presente mais do que um gremlin das reuniões. Estes gremlins podem diferir nas suas prioridades, estilos de comunicação e até nas suas necessidades específicas relativamente ao tipo de atualização que procuram.

Por exemplo, o CIO da empresa do seu cliente pode pedir reuniões e procurar informações sobre infraestruturas e segurança de dados. Ao mesmo tempo, o CMO pode querer uma reunião semanal para falar sobre indicadores-chave de desempenho de marketing e sobre a forma como o seu projeto irá apoiar o crescimento.

Vencer os seus gremlins das reuniões pode parecer mais um jogo de acertar na toupeira do que uma batalha profissional, mas utilizar software eficiente de gestão de projetos pode ajudar a simplificar a comunicação. No entanto, definir expectativas e compreender as necessidades de cada gremlin irá ajudá-lo a vencê-los no seu próprio jogo.

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Como vencer o nível 

O código secreto aqui consiste em reduzir o impacto dos seus gremlins das reuniões e maximizar o tempo da equipa para trabalhar e se concentrar. Isto pode exigir algum bloqueio e desarme criativos da sua parte. Pode fazê-lo:

• Criando um plano de comunicação com o qual todos (incluindo o gremlin das reuniões) concordem.
• Definindo uma cadência regular de reuniões.
• Estabelecendo agendas e objetivos claros para as reuniões agendadas.

• Utilizando ferramentas de gestão de projetos para acompanhar decisões e ações, permitindo que os gremlins das reuniões recebam atualizações sobre o progresso em tempo real.
• Enviando atualizações proativas, mas assíncronas, aos gremlins das reuniões em intervalos regulares.
• Estabelecendo alguns períodos sem reuniões para que a sua equipa possa trabalhar concentrada — e fazendo cumprir esses períodos.

Nível 2: Expansão do âmbito e das funcionalidades – O metamorfo

Personagem vilã: O metamorfo

No segundo nível, poderá encontrar o metamorfo. Este vilão muda facilmente de forma, acrescentando membros (ou outras características) ou alterando completamente o seu aspeto, por vezes várias vezes em poucos minutos.

Isto é semelhante à forma como os intervenientes num projeto complexo podem pedir revisões adicionais, novas funcionalidades ou até uma mudança de direção a qualquer momento.

O desafio

A sua missão aqui é tentar impedir que o metamorfo mude de forma e, se não conseguir, tentar minimizar o número de vezes que ele muda.

Num projeto complexo, poderá nunca conseguir eliminar completamente a expansão do âmbito ou das funcionalidades, mas pode tentar minimizá-la e reduzir tanto quanto possível o seu impacto na equipa do projeto.

Como vencer o nível 

Para vencer este nível, deve implementar algumas estratégias para:

• Definir limites claros para o projeto.
• Rever regularmente o âmbito do projeto com os intervenientes.
• Implementar processos de controlo de alterações.

Nível 3: Ambientes de alto risco

Personagem vilã: O elemento de incerteza

Embora nem sempre consiga ver este vilão, irá certamente sentir a sua presença. À medida que avança por este nível, poderá ter de tomar decisões sem dispor de todas as informações necessárias. Ou, mesmo que pense ter todas as informações necessárias, este vilão poderá sair das sombras, trazendo mais detalhes, requisitos ou expectativas que não foram comunicados a si nem à sua equipa de projeto.

Se alguma vez trabalhou num projeto complexo ou o geriu, este vilão ser-lhe-á provavelmente muito familiar. A imprevisibilidade e os riscos são inerentes aos projetos complexos, que também são frequentemente ambientes de alto risco.

O desafio

O desafio que enfrenta neste nível consiste em minimizar o número de vezes que surge o elemento de incerteza. Poderá nunca conseguir reduzir este número a zero, mas o objetivo continua a ser reduzi-lo tanto quanto possível.

Num projeto, também pretende minimizar o grau de incerteza ou ambiguidade com que a sua equipa se depara. Consequentemente, tornar os requisitos e as tarefas tão claros quanto possível é uma parte importante do trabalho de um gestor de projetos.

Como superar o nível 

Embora exista sempre alguma incerteza ao iniciar um projeto complexo de grandes dimensões, há algumas coisas que pode fazer para minimizar a ambiguidade, ajudar a equipa a compreender as dependências e continuar a fazer progressos no projeto. Estas incluem:

• Fazer perguntas e realizar entrevistas com as partes interessadas
• Dar prioridade à descoberta antes de iniciar o projeto
• Realizar avaliações abrangentes dos riscos e desenvolver planos de gestão de riscos.
• Utilizar metodologias de projeto flexíveis, como as metodologias ágeis, para desenvolver planos iterativos e gerir o desconhecido.
• Manter um envolvimento e uma comunicação contínuos com as partes interessadas.

Nível 4: Restrições de recursos

Personagem vilã: a Hidra dos Recursos

Neste nível, um dos níveis mais desafiantes do nosso jogo, irá enfrentar a Hidra dos Recursos. Sempre que consegue gerir uma restrição de recursos juntamente com um colega de equipa, surgem outras três — por vezes, todas ao mesmo tempo.

Este vilão representa o desafio incessante de lidar com recursos limitados na gestão de projetos complexos. Mesmo com os prazos mais longos, o aumento dos recursos e os orçamentos maiores associados a projetos de maior dimensão e mais complexos, continuam a existir restrições. Por vezes, as restrições dos projetos complexos são ainda mais difíceis de resolver do que as restrições dos projetos mais pequenos e simples.

O desafio

As restrições de recursos podem afetar negativamente os prazos do projeto e pôr em risco a sua capacidade de cumprir todo o âmbito. Mitigue as restrições de recursos com aplicações de gestão de projetos fáceis de utilizar. Sinta-se capacitado para tomar decisões difíceis e apresentar soluções criativas para as restrições de recursos que surgem enquanto joga ou trabalha no projeto.

Como superar o nível 

Para derrotar a hidra, há algumas coisas que pode fazer para gerir os recursos da sua organização, com base nas interdependências ou nas alterações ao calendário, ao âmbito ou ao orçamento. Estas incluem:

• Dar prioridade aos elementos do projeto com base no valor e no impacto para a empresa ou para os utilizadores.
• Ser eficiente na alocação e gestão dos seus recursos.
• Adicionar, sempre que possível, tempo de reserva ou folga ao plano do projeto.
• Negociar recursos adicionais ou ajustar o âmbito do projeto conforme necessário.
• Utilizar um painel de controlo robusto de gestão de projetos para acompanhar meticulosamente as cargas de trabalho e as prioridades
• Rever e desenvolver regularmente as suas competências de gestão de recursos para se manter preparado

Dominar o jogo—técnicas avançadas de gestão de projetos

A prática leva à perfeição. Assim, à medida que joga ou gere mais projetos, adquire novas técnicas de planeamento de projetos para superar quaisquer vilões que possa encontrar. Eis algumas formas de elevar as suas competências e conseguir competir a níveis mais elevados.

Estratégias adaptativas e respostas ágeis

Uma forma de vencer o jogo é utilizar alguns dos princípios associados às metodologias Ágeis para aumentar a flexibilidade e a capacidade de resposta na gestão dos seus projetos.

Isto pode significar trabalhar em sprints, para que a sua equipa se possa concentrar na entrega de valor em incrementos mais pequenos. O final do seu sprint deve resultar numa demonstração do trabalho concluído, o que poderá satisfazer os seus gremlins das reuniões, proporcionando-lhes visibilidade frequente sobre o progresso. Mas, se isto não lhes parecer suficiente, pode convidá-los para a sua reunião diária, para as sessões de preparação do backlog ou para as sessões de aperfeiçoamento. Como o Ágil promove a colaboração diária entre a equipa de desenvolvimento e as partes interessadas do negócio, esta não é uma estratégia invulgar.

Outra forma como a utilização do Ágil pode ajudá-lo a derrotar os seus vilões é proporcionando uma estrutura (o sprint e o objetivo do sprint) para manter o alargamento descontrolado do âmbito sob controlo. Assim que o objetivo do sprint estiver definido e o sprint planeado, haverá muito pouca margem para adicionar âmbito. Quaisquer novas funcionalidades podem ser adicionadas ao backlog e planeadas para sprints futuros, minimizando as distrações para a equipa.

Um sprint curto também pode ajudar a eliminar alguma incerteza a curto prazo, uma vez que a equipa poderá concentrar-se na tarefa em questão e depois considerar outras necessidades em sprints futuros.

Dinâmica da equipa e distribuição de funções

Outra forma de vencer o jogo, ou de gerir um projeto muito complexo, é ter uma enorme clareza relativamente às funções e responsabilidades.

Em qualquer jogo multijogador, cada jogador da equipa tem uma função na conquista do nível e na derrota do vilão. O mesmo se aplica ao ciclo de vida de um projeto complexo. No seu projeto, pode documentar estas funções numa matriz RACI que poderá partilhar com a equipa alargada para minimizar a confusão.

Enquanto gestor de projetos, também seria responsável por elaborar um plano para cada nível e resolver problemas com os restantes jogadores.

Pode começar por garantir que tem o número certo de jogadores com as competências adequadas para o nível. Em seguida, pode passar ao modo de gestão de tarefas e planear o roteiro e as tarefas correspondentes que irá concluir para derrotar o vilão.

A grande conclusão aqui é que não tem de fazer tudo sozinho. O trabalho em equipa é o que ajudará a manter os vilões sob controlo.

Isto não é muito diferente de um projeto complexo ou megaprojeto que assume no trabalho. Começa por definir os marcos do projeto e os membros da equipa ou recursos de que necessitará para os alcançar. Poderá querer falar com a sua equipa numa fase inicial para discutir quaisquer riscos que identifiquem com base nas suas funções específicas e na experiência anterior em equipas de projeto.

Isto ajudará a si e à sua equipa a agir proativamente para garantir que os vilões (ou riscos do projeto) não o dominam nem fazem o seu projeto descarrilar.

Adicione ao seu inventário—ferramentas de gestão de projetos

Tal como tem diferentes ferramentas e códigos de batota num videojogo, dispõe de inúmeras ferramentas para o ajudar a gerir projetos complexos e a evitar que algo se interponha entre si e o sucesso do projeto. É por isso que as pessoas utilizam soluções de gestão de projetos.  

Os tipos de software incluem, entre outros:

1. Ferramentas de Planeamento de Projetos - As ferramentas de planeamento de projetos podem ajudar a criar o plano do projeto, atribuir recursos e garantir que todos estejam alinhados. Além de partilhar o plano com a sua equipa interna, poderá ser sensato partilhá-lo também com os clientes ou outras partes interessadas, como parte da sua estratégia de comunicação eficaz.
2. Software de Gestão de Recursos - Algumas ferramentas de planeamento de projetos também incluem funcionalidades de gestão de recursos. No entanto, se a sua não tiver, poderá ser sensato investir em software de gestão de recursos para ajudar a compreender quando os membros da equipa estão sobrecarregados ou subutilizados.
3. Ferramentas de Colaboração - As ferramentas de colaboração são essenciais em projetos complexos. Estas podem incluir ferramentas de videoconferência como o Google Meet ou o Zoom, ferramentas de mensagens como o Slack e o Microsoft Teams, software de quadros brancos como o Mural ou o Miro, ou até ferramentas de gravação de ecrã como o Loom ou o Vidyard, para aquelas situações em que uma reunião poderia quase ser um e-mail, mas precisa de alguns elementos visuais.
4. Software de Gestão de Fluxos de Trabalho - Este software pode ajudá-lo a gerir fluxos de trabalho comuns ao longo do ciclo de vida do projeto. Se tiver fluxos de trabalho repetíveis, como integrar membros no projeto, realizar um processo de garantia de qualidade ou efetuar uma implementação em produção, este software pode ajudá-lo a automatizar esses processos, poupando tempo para tarefas mais importantes, como gerir as partes interessadas e a execução geral do projeto.
5. Software de Acompanhamento de Projetos  - Em projetos de grande dimensão, ter software de acompanhamento de projetos é também essencial. Embora o seu software de planeamento de projetos possa desempenhar igualmente esta função, deve garantir que tem uma solução disponível. Desde acompanhar o ritmo de diferentes marcos ou entregáveis até analisar os objetivos gerais do projeto, é importante saber como a equipa está a progredir para concluir o projeto dentro do prazo.
6. Software de Gestão de Riscos - A complexidade dos projetos traz riscos adicionais. Criar e implementar um plano de gestão de riscos pode ajudar a equipa (e as partes interessadas) a antecipar-se aos riscos. Se quiser uma ferramenta que o ajude nesta tarefa, considere adicionar software de gestão de riscos ao conjunto de ferramentas tecnológicas do seu projeto. Enquanto gestor de projeto, poderá realizar reuniões de gestão de riscos ao longo do projeto para atualizar o registo de riscos, bem como o plano de gestão de riscos.

Explorar os tipos de software de gestão de projetos pode revelar ferramentas que aumentam a produtividade e a colaboração. Poderá restringir a escolha do software a utilizar depois de elaborar uma lista das funcionalidades mais importantes dos sistemas de gestão de projetos de que a sua equipa necessita.

Aprender com Cada Partida 

Tal como poderá precisar de várias tentativas para superar cada nível de um jogo difícil, quanto mais praticar o acompanhamento de projetos complexos, mais fácil será identificar e eliminar os vilões ou problemas que se escondem nas sombras, à espera de comprometer o seu sucesso.

Mas, quanto mais jogos jogar, mais estratégias poderá precisar de desenvolver para vencer todos os vilões. A forma como lida com um gremlin das reuniões num jogo poderá ser muito diferente da forma como derrota o gremlin das reuniões que encontra noutro jogo. 

Neste artigo, apresentámos várias formas de subir de nível no que diz respeito à gestão de projetos complexos. Escolher algumas estratégias para implementar pode ajudá-lo a melhorar o seu processo atual e a tornar o seu trabalho mais fácil, transparente e eficiente.

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Um agradecimento especial a Sara Fisher e Kelsey Pierson pelas suas ideias e contribuições inestimáveis para este artigo. Consegui entrar em contacto com a Sara e a Kelsey através da Comunidade DPM. Se também quiser entrar em contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas, pode aderir à nossa comunidade de membros para ter acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e entrar em contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.