Como manter um projeto no bom caminho: 7 estratégias essenciais
O acompanhamento do projeto é essencial: Acompanhar corretamente o progresso ajuda os projetos a manterem-se dentro do orçamento, a cumprir os prazos e a respeitar o âmbito, o que, por sua vez, facilita a comunicação do progresso às partes interessadas.
As ferramentas certas para o sucesso: Escolha um software de gestão de projetos adequado ao seu caso de utilização — deve disponibilizar funcionalidades de painel de controlo para monitorizar métricas e identificar rapidamente problemas ou questões.
Diga não ao aumento descontrolado do âmbito: Defina claramente o âmbito do projeto e obtenha antecipadamente o acordo das partes interessadas para evitar o aumento descontrolado do âmbito, alinhar as expectativas relativamente aos limites do projeto e evitar o fracasso do projeto.
Defina objetivos SMART: Utilize o modelo de objetivos SMART para definir objetivos de projeto mensuráveis e realistas e estabelecer métricas e prazos claros de sucesso que promovam a responsabilização.
Sem uma ideia de como manter o seu projeto no caminho certo, pode rapidamente dar por si acima do orçamento, atrasado em relação ao calendário e com entregáveis que não cumprem o âmbito. Além disso, será difícil comunicar o progresso às partes interessadas.
Compreender como acompanhar os projetos é fundamental para garantir entregáveis bem-sucedidos e realizados atempadamente. Eis as minhas principais dicas de gestão de projetos para manter os seus projetos e os membros da sua equipa no caminho do sucesso.
1. Utilize as ferramentas de gestão de projetos adequadas
Acompanhar o progresso de um projeto sem software é bastante difícil. O software de gestão de projetos e as aplicações adequadas disponibilizam funcionalidades para:
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- Acompanhar o progresso em painéis. Procure ferramentas de acompanhamento de projetos com funcionalidades de painel. Quando pode criar painéis personalizados, consegue consultar métricas importantes do projeto num relance, o que lhe permite implementar controlos de projeto eficazes, monitorizar KPIs e identificar rapidamente se algo está a sair do caminho certo.
- Acompanhar o tempo para efeitos de faturação ou outros fins
- Gerir a colaboração e a comunicação internas da equipa
- Criar vistas para as partes interessadas, para que possam acompanhar o progresso quando lhes for mais conveniente (em vez de lhe enviarem constantemente e-mails ou pedidos de informação a si ou à sua equipa de projeto)
Tudo isto é muito difícil de fazer manualmente. Tenha em conta que uma ferramenta de gestão de projetos eficaz é aquela que suporta a sua metodologia (por exemplo, ágil ou em cascata).
Se trabalha principalmente com quadros Kanban, por exemplo, o Trello pode ser uma boa solução. Os modelos do Monday, que potenciam o conceito de uma folha de cálculo, podem ser mais adequados ao seu caso de utilização. Se a sua equipa trabalha com estruturas baseadas em tickets, algo como o Asana ou outro sistema de gestão de projetos baseado em tickets pode ser a escolha certa.
2. Clarifique o âmbito do projeto
O desvio do âmbito é uma das razões mais comuns para o fracasso de um projeto. A prevenção é muito importante neste caso, por isso evite o desvio do âmbito:
- Definindo o projeto exaustivamente. Faça uma lista do que o projeto irá e não irá fazer e planeie cumpri-la.
- Comunicando o âmbito. Certifique-se de que todas as pessoas envolvidas, incluindo a equipa de projeto, conhecem o âmbito definido e concordam com ele. Seja transparente relativamente aos seus planos de projeto e obtenha os acordos por escrito (por exemplo, numa resposta a um e-mail), sempre que possível.
- Sendo realista quanto aos resultados potenciais. Evite fazer promessas excessivas. Comprometer-se com entregáveis irrealistas prepara-o, a si e à sua equipa, para o fracasso.
- Utilizando uma matriz RACI para definir as partes interessadas. Limite as partes interessadas e os colaboradores às pessoas responsáveis, incumbidas, consultadas e informadas.
3. Defina objetivos SMART para o projeto
Utilize o modelo de objetivos SMART para definir objetivos de projeto que possam ser alcançados realisticamente através dos entregáveis. Colabore com a sua equipa, especialistas no assunto e partes interessadas para considerar o que é pretendido e o que é viável.
Defina KPIs e métricas específicos para o projeto, de modo a poder medir o sucesso do projeto e saber quando este for alcançado.
4. Defina marcos realistas
Defina prazos realistas, limites temporais e datas de entrega para o seu projeto. A data de entrega principal do seu projeto virá provavelmente de uma fonte externa — por exemplo, um patrocinador executivo do projeto ou um cliente. É provável que essas pessoas também contribuam para a definição dos marcos do projeto individuais.
Depois de compreender as necessidades das partes interessadas externas, preencha os detalhes do seu esboço do projeto com marcos internos. Dependendo da complexidade do projeto, poderá ter de recorrer a táticas para gerir tarefas e prazos sobrepostos (normalmente associados à gestão de vários projetos).
Também pode utilizar ferramentas e recursos visuais, como gráficos de Gantt, para definir as tarefas necessárias para o seu projeto. Isto ajuda-o a visualizar o calendário geral do projeto e a compreender as dependências — por vezes, o fracasso de um projeto pode ser resultado de uma má compreensão do trabalho que tem de ser concluído antes de outro trabalho poder começar.
Ao mapear e planear antecipadamente as dependências, pode alocar melhor os recursos do projeto no momento certo para cada tarefa.
5. Realize reuniões de acompanhamento regulares
As reuniões regulares sobre o estado do projeto são um passo fundamental no acompanhamento do projeto, e deve também tirar partido de quaisquer funcionalidades de comunicação automatizada do software de gestão de projetos escolhido.
Discuta a periodicidade das reuniões e defina calendários de acompanhamento no início do projeto para manter a visibilidade do projeto.
Realizar uma reunião importante de acompanhamento todas as semanas nem sempre é produtivo. No caso de projetos simples, pode não haver muita evolução de uma semana para a outra. Outros intervenientes podem querer ser tranquilizados regularmente de que o projeto está no bom caminho. Para eles, uma chamada semanal de acompanhamento pode parecer necessária.
6. Utilize o controlo do tempo
Utilize software de controlo do tempo para acompanhar a carga de trabalho dos membros da equipa e o tempo despendido em cada entrega. Isto permite-lhe ter visibilidade sobre o desempenho da sua equipa e perceber onde está a ser gasto o tempo.
Também ajuda a acompanhar o progresso do projeto e a avaliar a rapidez com que o orçamento está a ser utilizado em comparação com a rapidez com que o calendário do projeto está a decorrer. Com estes dados, pode identificar ineficiências e ajustar os planos em conformidade.
Para além da produtividade, o controlo do tempo desempenha um papel crucial no controlo do tempo para a gestão de riscos, ajudando-o a detetar sinais de alerta precoces, como recursos sobrecarregados ou uma execução ineficiente das tarefas, que podem afetar os prazos, os orçamentos ou o sucesso geral do projeto.
Peça aos membros da equipa do projeto que registem o seu tempo no software. Registar o tempo melhora frequentemente a gestão do tempo de forma automática e fornece-lhe os dados necessários para elaborar melhores planos de projeto para projetos futuros.
7. Planeie os riscos antecipadamente
No início de um projeto, crie um registo de riscos ou um registo RAID e documente todos os riscos potenciais que possam afetar o seu projeto caso ocorram. Ter respostas aos riscos planeadas antecipadamente pode evitar que o seu projeto falhe e garantir o sucesso do projeto.
Um acompanhamento adequado do projeto permitir-lhe-á reconhecer e responder rapidamente quando estes riscos surgirem. Tem de conseguir compreender quando o seu projeto está em sérias dificuldades e, em seguida, tomar as medidas definidas no seu registo de riscos para minimizar ou evitar quaisquer impactos negativos.
As ferramentas que se enquadram na categoria de software visual de gestão de projetos podem ser especialmente úteis neste caso; destacam sinais de alerta, como prazos não cumpridos, tarefas atrasadas ou atrasos no calendário, através de indicações visuais e alertas codificados por cores, ajudando-o a responder aos riscos antes de estes se agravarem.
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